Aßlar, Ehringshausen und Leun beenden Förderprogramm des Landes Hessen erfolgreich

Es war ein Mammut-Programm, welches sich die drei Nachbarkommunen Aßlar, Ehringshausen und Leun vorgenommen hatten. Über einen Zeitraum von lediglich 24 Monaten sollten die bisher papiergebundene Aktenführung weitestgehend durch elektronische Akten abgelöst werden.

Großzügige finanzielle Unterstützung hierfür gab es von Seiten des Geschäftsbereichs der Hessischen Digitalministerin aus dem Programm „Starke Heimat Hessen“ zur Förderung smarter Kommunen und Regionen. Das Land greift den Kommunen mit einer Förderquote von 90% unter die Arme, für Aßlar, Ehringshausen und Leun bedeutete dies insgesamt über 483.000 €.

Insgesamt über 537.000 € wurden von den drei Kommunen in den vergangenen zwei Jahren in die Hand genommen, um die digitale Transformation der Verwaltungen voranzutreiben.

„Durch unser Förderprogramm wollen wir helfen, die Digitalisierung in allen Bereichen voran zu treiben. Die Digitalisierung der Verwaltung ist hier ein großer Aufgabenbereich. Als Land streben wir an, dass die Kommunen von und miteinander lernen. Dieses Projekt der drei Kommunen ist ein gutes Beispiel, wie man gemeinsam schneller und effektiver vorankommt“, sagte die hessische Digitalministerin Prof. Dr. Kristina Sinemus. Bereits bei Erstellung der ersten Projektskizzen war den beteiligten Kommunen klar, dass am Ende nicht nur ein klassisches elektronisches Dokumentenmanagement stehen sollte. Vielmehr sollte das Ziel sein, elektronische Akten möglichst breitflächig in Fachanwendungen zu integrieren, diese durch ein gemeinsames Fundament zu vernetzen und möglichst durchgängig digitale Workflows zu schaffen. Hierfür wurde letztlich die gesamte vorhandene Software-Landschaft auf den Prüfstand gestellt und an den verschiedensten Stellen umgebaut, ausgebaut und konsolidiert. Nicht weniger als 13 Fachverfahren wurden letztlich angefasst.

Herzstück des gesamten Projekts bilden hierbei die eAkten-Lösungen der ekom21. Das Produkt „eAkte Office“ wird künftig die Verwaltung des allgemeinen Schriftguts übernehmen und die digitale Verteilung der Eingangspost managen.

Über das gemeinsame Fundament „eAkte Basis“ werden diverse eAkten der einzelnen Fachabteilungen an einem gemeinsamen revisionssicheren Langzeitspeicher vernetzt. So wurden beispielsweise Fachspezifische eAkten-Lösungen in den Bereichen Finanzen, Steuern, Bauwesen, Personalwesen, Gewerbe- Melde- und Standesamtswesen eingeführt. Über den Branchen-Standard „cmis“ wird es in Zukunft möglich sein, noch weitere Fachverfahren an die nun geschaffenen Strukturen anzubinden.

Aber nicht nur die Ablage, auch die Schaffung von digitalen Workflows sollte erreicht werden. Als anschauliche Beispiele sind hier die Schaffung der Plattform „Betreuungsplatz online“ sowie der Umbau des Liegenschafts- und Gebäudemanagements zu nennen.

Über „Betreuungsplatz online“ wurde im vergangenen Jahr der komplette Prozess der Platzvergabe in den kommunalen Kitas digitalisiert, von der ersten Vormerkung über das Platzangebot bis hin zum Abschluss des Betreuungsvertrags. Und auch danach stehen den Eltern mittlerweile über ein digitales Elternkonto eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung. So können beispielsweise die Kinder online krankgemeldet werden oder auch Änderungen im Betreuungsumfang beantragt werden.

Durch den Umbau des Liegenschafts- und Gebäudemanagements wurden ebenfalls großflächig digitale Arbeitsabläufe etabliert. So werden beispielsweise künftig Schadensmeldungen in kommunalen Liegenschaften von der Aufnahme über die Beauftragung von Fremdfirmen bis zur Auszahlung der Rechnung komplett digital abgebildet. In der Gemeinde Ehringshausen erfolgt darüber hinaus auch die Verwaltung der über 60 Vermietungsverhältnisse nun über ein digitales Mietmanagement mit integrierter Verfahrensakte.

Von Beginn an war das Projektteam mit nicht planbaren Herausforderungen und Hindernissen konfrontiert. So waren zu Beginn des Projekts im Dezember 2021 noch die Auswirkungen der Corona-Pandemie zu bewältigen. Diese wurde mehr oder weniger nahtlos von dem Ukraine-Krieg und der damit verbundenen Flüchtlingskrise abgelöst. Bei allen am Projekt beteiligten Kommunen handelt es sich um kleine bis mittlere Verwaltungseinheiten. Dementsprechend hoch war die zusätzliche Arbeitsbelastung durch diese Ereignisse. Auch auf Seiten der am Projekt beteiligten Dienstleister entstanden immer wieder personelle Engpässe, welche zu zeitlichen Verzögerungen im Projekt führten.

Rückblickend konnten jedoch alle geplanten Software-Einführungen umgesetzt werden und die Systeme sind produktiv im Einsatz. Ein Schlüssel zur erfolgreichen Abwicklung des Projekts lag in der engen Zusammenarbeit der drei Nachbarkommunen. An einigen Stellen konnten beispielsweise Schulungsmaßnahmen gemeinsam durchgeführt und hierdurch Zeit und Kosten gespart werden. Auch nach offiziellem Ende des Förderprojekts wird diese gute Zusammenarbeit natürlich weitergeführt werden.

Es versteht sich bei der Menge der umgesetzten Teilprojekte von selbst, dass es an der einen oder anderen Stelle noch hakt und knirscht. Nicht jede Kommune konnte in dem Projektzeitraum jedes Einzelprojekt bis ins letzte Detail umsetzen; vielmehr musste man sich teilweise zunächst auf die Grundfunktionalitäten beschränken. Diesem Umstand wurde jedoch durch die Spezialisierung einzelner Kommunen auf einzelne Teilprojekte Rechnung getragen. So hat beispielsweise die Stadt Leun bei der digitalen Verteilung der Eingangspost erste Erfahrungen gesammelt, die Gemeinde Ehringshausen hingegen ist im Bereich digitales Liegenschafts- und Gebäudemanagement deutlich weiter vorangeschritten. Die Stadt Aßlar schließlich hat bei der Digitalisierung der Abläufe im städtischen Bauhof große Fortschritte gemacht. Die dort entwickelten digitalen Abläufe reichen vom Auftragseingang über den mobilen Personal- und Maschineneinsatz bis hin zur Rechnungsstellung.

So wird es in den kommenden Monaten zunächst darauf ankommen, die neu aufgebauten Software-Strukturen flächig zu etablieren, das gewonnene Wissen untereinander auszutauschen und die drei Kommunen auf einen einheitlichen Stand zu heben. Darüber hinaus werden die drei Kommunen jedoch über verschiedene Transferwerkzeuge die gewonnenen Erkenntnisse auch allen anderen hessischen Kommunen zur Verfügung stellen.