Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal

Gemeinde Ehrenberg (Rhön) – Marktgemeinde Hilders – Stadt Tann (Rhön)

Niederschrift der Verbandsversammlung des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal

am Donnerstag, 25.05.2023, im DGH in Tann (Rhön)-Wendershausen

Tagesordnung (lt. Einladung)

TOP 1: Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Der Vorsitzende der Verbandsversammlung, Günter Stehling, begrüßt die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Sitzung und stellt die ordnungsgemäße Einladung fest. Von 13 gewählten sind 9 Vertreter/innen anwesend, so dass die Beschlussfähigkeit festgestellt werden konnte.

Zur Tagesordnung gibt es einen Antrag auf Erweiterung um einen neuen Tagesordnungspunkt. Dieser lautet „Einsichtnahme der Haushaltssatzung mit Haushaltsplan für das Jahr 2023 durch die Kommunalaufsicht (Landkreis Fulda)“ und soll als TOP 5 aufgenommen werden. Die lfd. Nummern der folgenden Tagesordnungspunkte ändert sich dadurch entsprechend.

TOP 2: Niederschrift der Verbandsversammlung vom 30.11.2022

Innerhalb der Widerspruchsfrist lt. § 25 (4) der Geschäftsordnung wurden keine Einwendungen gegen die Richtigkeit der Niederschrift der letzten Verbandsversammlung vom 30.11.2022 erhoben.

Auch in der aktuellen Versammlung gibt es keine Einwände zur Niederschrift, so dass über die Entlastung der Schriftführerin beschlossen werden kann.

TOP 3: Aktueller Stand aus den Arbeitsgruppen

Der Vorsitzende des Vorstands, Bürgermeister Ronny Günkel, begrüßt die Mitglieder der Verbandsversammlung und berichtet aus den Arbeitsgruppen des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal:

AG Finanzen: Bürgermeister Günkel übergibt das Wort an Steffen Sauer als Leiter der Finanzabteilung Tann (Rhön): Wesentliches Thema sind die Planungen über die weitere Zusammenarbeit und ggf. Zusammenlegung der einzelnen Finanzabteilungen. Die Verwaltung der GVV-Finanzen (Haushalt, Rechnungswesen/Kasse, Jahresabschluss etc.) wurde ab diesem Jahr vorerst dauerhaft auf die Stadt Tann übertragen, da sich der jährliche Wechsel der Zuständigkeiten als wenig praktikabel gezeigt hat.

Aktuell wird die neue Version der seit 2022 genutzten Finanzsoftware Infoma umgesetzt, außerdem soll ein weiteres Programm für revisionssichere Archive im GVV und in den drei Mitgliedskommunen eingeführt werden.

Der Jahresabschluss 2021 liegt derzeit der Kommunalaufsicht zur Prüfung vor; mit dem Ergebnis wird im Sommer diesen Jahres gerechnet.

AG Standesamt: Bürgermeister Günkel berichtet über das Standesamt Ulstertal, welches seit Januar 2021 am Standort Tann zusammenarbeitet und sich gut zusammengefunden hat. Seit einiger Zeit gibt es auch die Möglichkeit, für kleinere Erledigungen einen Termin im Rathaus in Hilders zu vereinbaren.

Das Ulstertal hat mit den Schutzhütten in Seiferts und Thaiden seit diesem Jahr zwei neue Außen-Trauorte.

AG Personal: Alexandra Henkel informiert, dass die gemeinsame Personalabteilung im Ulstertal seit Dezember 2022 nun auch räumlich mit Sitz im Rathaus Hilders zusammengelegt wurde. Wegen Ausfalls einer Kollegin fehlt bis Herbst diesen Jahres eine ¾ Stelle, das entspricht 30 Stunden pro Woche. Dank der Zusammenarbeit im Ulstertal können aktuelle Personalausfälle gerade noch aufgefangen werden. Der reguläre Arbeitsablauf zeichnet sich noch in diesem Jahr ab, sodass dann die Abteilung mit den geplanten 2,5 Stellen besetzt sein wird.

AG EDV-IT: Die Einstellung eines gemeinsamen Mitarbeiters für den Bereich EDV und IT hat sich bewährt. In den Kommunen fanden zum Jahreswechsel Schulungen zum Thema Cybersicherheit statt, der Sitzungsdienst wird aktuell im Verband und in der Stadt Tann eingeführt und das gemeinsame Dokumentenmanagement ist für die zweite Jahreshälfte 2023 geplant.

Bürgermeister Ronny Günkel bedankt sich bei den Mitarbeiter/innen der Abteilungen im Gemeindeverwaltungsverband für ihren Einsatz.

TOP 4: Erster Finanzbericht 2023 über den Stand des Haushaltsvollzugs

Steffen Sauer stellt den Anwesenden den Ersten Finanzbericht zum 15.05.2023 vor. Die Unterlagen werden den Mitgliedern der Verbandsversammlung im Nachgang zur Sitzung digital zur Verfügung gestellt.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel auskömmlich sind. Die Haushaltsentwicklung 2023 wird bei der Haushaltsplanung 2024 berücksichtigt.

TOP 5: Einsichtnahme der Haushaltssatzung mit Haushaltsplan für das Jahr 2023 durch die Kommunalaufsicht (Landkreis Fulda)

Die Verfügung des Landkreises Fulda wurde den Mitgliedern der Verbandsversammlung digital zur Verfügung gestellt.

Ergänzend dazu erläutert Steffen Sauer, dass der Gemeindeverwaltungsverband bei der Prüfung keine volle Punktzahl erreichen kann. Gründe hierfür sind u. a., dass keine Rücklagen gebildet werden und dass kein positives, sondern ein ausgeglichenes Ergebnis geplant wird. Da der Haushalt keine genehmigungspflichtigen Bestandteile enthält und keine Kredit- oder Darlehensaufnahme erfolgt, wird er von der Kommunalaufsicht nur zur Kenntnis genommen. Diese hat festgestellt, dass der Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal die Finanzen nach den Grundsätzen einer geordneten Haushaltswirtschaft führt.

Nach Bekanntgabe der Verfügung in der Verbandsversammlung kann die öffentliche Bekanntmachung der Haushaltssatzung und die Auslegung des Haushaltsplans nach § 97 Abs. 4 HGO erfolgen.

TOP 6: Geschäftsordnung – Endgültige Fassung

Die Geschäftsordnung der Verbandsversammlung des Gemeindeverwaltungsverbandes Ulstertal wurde in der letzten Sitzung am 30.11.2022 beschlossen. Im Rahmen der weiteren Bearbeitung ist nun aufgefallen, dass in § 25 Absatz 5 eine Dopplung zu Absatz 4 besteht. Aus diesem Grund schlägt der Vorsitzende Günter Stehling vor, eine redaktionelle Änderung der Geschäftsordnung vorzunehmen und Absatz 5 des § 25 zu streichen.

Ergänzend dazu schlägt Hartmut Jenisch eine weitere Änderung vor: Beim Treffen der Fraktionsvorsitzenden im April 2023 wurden frühere Sitzungszeiten, konkret von 19:30 Uhr bis 22:30 Uhr besprochen. Hierfür müsste § 15 Absatz 2 Satz 1 der Geschäftsordnung entsprechend abgeändert werden.

Es ist zunächst zu beschließen, ob die Änderungen der Geschäftsordnung zugelassen werden.

Es wird darüber beschlossen, dass § 25 Absatz 5 der Geschäftsordnung ersatzlos gestrichen wird. Die lfd. Nummern der folgenden Absätze ändern sich entsprechend.

Es wird darüber beschlossen, § 15 Absatz 2 Satz 1 wie folgt zu ändern: „Die Sitzungen beginnen in der Regel um 19:30 Uhr und enden um 22:30 Uhr.“

TOP 7: Rückschau Informationsveranstaltung für Fraktionsvorsitzende

Bürgermeister Ronny Günkel informiert über eine Veranstaltung für Fraktions- und Parlamentsvorsitzende am 25.04.2023 in Ehrenberg-Wüstensachsen. Diese diente dem Austausch von Informationen und für Anfragen aus dem Kreis der Vertretungen. Es wurden u. a. die Themen Kindergärten, Feldwegeverband, Hochwasserschutz, Friedwald und Öffentlichkeitsarbeit besprochen.

Die Veranstaltung wurde insgesamt positiv angenommen und soll in kürzeren Zeitabständen weitergeführt werden.

TOP 8: Informationen und Anfragen

Seit der letzten Sitzung der Verbandsversammlung haben insgesamt 15 Vorstandssitzungen, i. d. R. einmal wöchentlich, stattgefunden. Bürgermeister Ronny Günkel berichtet über verschiedene Themen aus den Sitzungen:

Neben den bereits unter TOP 3 erwähnten Themen informiert er die Anwesenden darüber, dass der GVV Ulstertal mit dem Infoma-Innovationspreis ausgezeichnet wurde und als einer der Finalisten ein Preisgeld von 2.500 € erhalten hat. Dieser Gewinn wurde an die JSG-Rhön im Rahmen eines Fußballtrainings übergeben.

Der ausgefallene Termin der GVV-Versicherung zum Thema „Versicherungsschutz für Gremienmitglieder“ soll nachgeholt werden. Sobald ein Ersatztermin gefunden wurde erfolgt die Einladung an alle Parlamentarier der drei Ulstertalkommunen.

Der Landkreis Fulda erwartet von den Kommunen die Beteiligung am Hochwasserschutz durch Starkregenwarnsysteme im Ulstertal. Mithilfe von künstlicher Intelligenz soll die Auswertung von Messwerten frühzeitig vor Hochwasser und Überschwemmung warnen.

Außerdem war MdL Sebastian Müller erneut Gast in der Bürgermeisterrunde. In diesen Gesprächen können die Bürgermeister in kleiner Runde über die Belange in den Kommunen berichten.

Die Mitglieder der Verbandsversammlung hatten anschließend die Möglichkeit, Fragen an den Vorstand zu stellen:

Otto Naderer hofft, dass künftig auch in Ehrenberg eine Abteilung des Verwaltungsverbands ansässig wird. Bürgermeister Mario Dänner merkt dazu an, dass lediglich die Aufgaben der Finanzverwaltung durch die Tanner Mitarbeiter/innen übernommen wurden. Wie eine gemeinsame Finanzabteilung aussehen wird, wo sie ihren Sitz haben wird oder ob sie mithilfe der Digitalisierung auch dezentral arbeiten kann, werden die weiteren Planungen zeigen.

Andreas Jörges fügt hinzu, dass der GVV seinerzeit gegründet wurde, um nicht noch mehr Personalkosten zu erzeugen. Bürgermeister Ronny Günkel erwidert hierauf, dass die Anforderungen an die Kommunen gestiegen seien und dank des Verbandes können diese gemeinschaftlich und kostengünstig erfüllt werden – so wie es sich im Fall des gemeinsamen IT-Mitarbeiters zeigt. Im Gegenteil: wäre der Gemeindeverwaltungsverband nicht gegründet worden, käme der Mehraufwand auf jede Kommune im einzelnen zu und das Personal müsste direkt vor Ort aufgestockt werden. Dies könne mithilfe des Verbands kompensiert werden.

Da keine weiteren Anfragen gestellt wurden, schließt Günter Stehling die Sitzung um 21:25 Uhr und bedankt sich bei den Anwesenden.

Der Termin für die nächste Verbandsversammlung wird zu gegebener Zeit bekannt gegeben.

Hilders, 26.05.2023