Niederschrift

über die öffentliche Sitzung der Gemeindevertretung

Anwesend:

Gemeindevertreter Alexander Curth

Gemeindevertreter Arnold Diebel

Gemeindevertreter Holger Faulhaber

Gemeindevertreterin Silvia Fuchs

Gemeindevertreter Sebastian Hattwich

Gemeindevertreter Michael Klotzbach

Gemeindevertreter Martin Kurz

Gemeindevertreter Oliver Kurz

Gemeindevertreter Jens Nuhn

Gemeindevertreterin Sandra Preuß

Gemeindevertreter Frank Rehbaum

Gemeindevertreter Thomas Roppel

Gemeindevertreter Thomas Röth

Gemeindevertreter Bernd Stamm

Abwesend:

Gemeindevertreter Achim Kimpel (entschuldigt)

Gemeindevertreter Andreas Kuhn (entschuldigt)

Gemeindevertreter Karl-Heinz Lepper (entschuldigt)

Gemeindevertreterin Manuela Mondel (entschuldigt)

Gemeindevertreter Stefan Nieding (entschuldigt)

Gemeindevertreter Mike Schmidt (entschuldigt)

Gemeindevertreter Ernst Steinberger (entschuldigt)

Gemeindevertreter Björn Wettlaufer (entschuldigt)

Außerdem anwesend:

Bürgermeister Axel Schmidt

Beigeordnete Gabriele Hattwich

Beigeordnete Gerlinde Müllner

Beigeordneter Bernd Schäfer

Beigeordneter Heinrich Schenk

Beigeordneter Andreas Thon

Außerdem abwesend:

1. Beigeordneter Thomas Schneemilch (entschuldigt)

Beigeordneter Hans-Dieter Berg (entschuldigt)

Schriftführer:

Marco Liedtke

Tagesordnung

Die Mitglieder der Gemeindevertretung und des Gemeindevorstandes waren durch Einladung des Vorsitzenden der Gemeindevertretung vom 21.11.2023 unter Angabe der zur Verhandlung stehenden Gegenstände, der Stunde und des Ortes der Versammlung auf heute zu einer Sitzung zusammenberufen. Zwischen dem Zugang der Ladung und dem Sitzungstag lagen mindestens 3 Tage.

Da von den 23 Mitgliedern der Gemeindevertretung zum Sitzungsbeginn 15 Gemeindevertreter (also mehr als die Hälfte) erschienen waren, so war die Versammlung beschlussfähig. Zeit, Ort und Tagesordnung der Sitzung sind in ortsüblicher Weise bekannt gemacht worden. Man ging hierauf zur Beratung der Gegenstände der Tagesordnung über. Die Niederschrift über die Sitzung (s. Anlage) wurde gemäß § 61 HGO gefertigt.

Die Tagesordnung entspricht der Einladung vom 21.11.2023.

Bürgermeister Schmidt beantragt folgenden Tagesordnungspunkt zusätzlich auf die Tagesordnung zu nehmen:

TOP 13: Außerplanmäßige Aufwendungen für die Neuinstallation der Serverinfrastruktur aufgrund einer Cyber-Attacke

Da keine Gegenrede erfolgt, ist die Tagesordnung entsprechend erweitert.

Vorsitzender Bornschier beantragt die Änderung der Reihenfolge der Tagesordnung. Die bisherigen Tagesordnungspunkte 10 sowie 11 sollen neu zu den Tagesordnungspunkten 6 und 7 werden.

Auch hier erfolgt keine Gegenrede. Somit wird die Reihenfolge der Tagesordnung geändert.

Gegen das Protokoll der Sitzung der Gemeindevertretung vom 19.10.2023 wurden keine Einwände erhoben. Es wird vom Vorsitzenden geschlossen.

1. EDV-Ausfall in der Verwaltung

Am 23.11.2023 haben wir folgende Pressemitteilung herausgegeben:

“Seit Mittwochmorgen (22.11.2023) ist die EDV-Anlage der Gemeinde Kirchheim komplett ausgefallen. Es ist nicht auszuschließen, dass es sich dabei um eine sogenannte Cyber-Attacke handelt. Als Sofortmaßnahmen wurden IT-Experten sowie Sicherheitsbehörden verständigt. So konnte Stand heute (24.11.2023) ein größerer Schaden und insbesondere ein Datenverlust verhindert werden. Die telefonische Erreichbarkeit der Gemeinde ist wiederhergestellt. Für dringende Fälle (u.a. des Bürgerbüros Tel. 06625/ 9200-66) wurde ein Notdienst eingerichtet. Die komplette Wiederherstellung der EDV-Anlage ist in gut einer Woche (49. Kw) zu erwarten.“

Wir befinden uns nun in der 49. Kw. Die Funktionsfähigkeit der EDV-Anlage ist zu einem Großteil wiederhergestellt. Die Vorkehrungen zur Datensicherheit, u.a. die regelmäßig stattfindenden Datensicherungen, haben gegriffen. Dadurch konnten die Auswirkungen des EDV-Ausfalls in Grenzen gehalten werden. Dank des hervorragenden Einsatzes aller Mitarbeiter war die Handlungsfähigkeit der Gemeinde schon nach 2 Tagen wiederhergestellt. Allerdings haben einige Vorgänge einen gewissen zeitlichen Verzug, der schnell abgearbeitet werden soll. Auch das Ratsinformationssystem konnte einige Zeit nicht genutzt werden, so dass auch die Gremienarbeit betroffen war. Grundsätzlich lässt sich zusammenfassen, dass wir als Gemeinde Kirchheim mit einem „blauen Auge“ davongekommen sind.

2. Bürgerversammlung

Am 15.11.2023 hat eine Bürgerversammlung zum Thema Finanzlage der Gemeinde Kirchheim, insbesondere zur Thematik vorläufige Haushaltsführung und in diesem Zusammenhang: Beschluss der Gemeindevertretung vom 19.10.2023 zur Auflösung der Gemeindewerke stattgefunden. Die Veranstaltung war sehr gut besucht und pressewirksam.

3. Freistellung eines Mitarbeiters

Am 01.11.2023 hat der Gemeindevorstand beschlossen, den ehemaligen Leiter der Eigenbetriebe und Leiter der Finanzabteilung mit sofortige Wirkung (unter Anrechnung der bestehenden Überstunden) freizustellen.

4. Betriebskommission

Am 09.02.2023 wurde durch mich berichtet, dass aufgrund der damaligen Nichthandlungsfähigkeit der Betriebskommission deren Aufgaben auf den Gemeindevorstand übertragen wurden. Durch mittlerweile durchgeführte Umstrukturierungen konnte der Gemeindevorstand nun beschließen, dass zum 01.01.2024 die (gesetzlichen) Aufgaben der Betriebskommission eben wieder an dieselbe übertragen werden.

Sachverhalt:

1.

Am 22.03.2022 wurde folgender Punkt im Gemeindevorstand behandelt:

Sachverhalt:

Die Firma T GmbH & Co. KG, Straße in XXX, hat einen Antrag zur Einleitung eines Bauleitplanverfahrens auf Aufstellung des Bebauungsplanes Nr. 36 und 19. Änderung des Flächennutzungsplanes „Solarpark Rotterterode“ gestellt.

Der Ortsbeirat Rotterterode wurde bereits zu vorliegendem Antrag angeschrieben und angehört. Der Umsetzung des Antrages wurde zugestimmt.

Beschluss:

Der Gemeindevorstand beschließt, dem Antrag auf Aufstellung des Bebauungsplanes Nr. 36 und 19. Änderung des Flächennutzungsplanes der Firma T. zu entsprechen.

2.

Das Projekt wurde seinerzeit augenscheinlich nicht weiterverfolgt.

Nun hat sich die Firma ENVIRIA hier gemeldet. Sie will das oben genannte Projekt umsetzen, sie gibt weiter an, dass bereits Pachtverträge mit den Grundstückseigentümern für die Laufzeit von 25 Jahren vorliegen würden. Absprachegemäß soll der Firma ENVIRIA ermöglicht werden, das Projekt im Rahmen der Gemeindevertretersitzung vom 07.12.2023 vorzustellen. Dies wird im Rahmen einer PowerPoint Präsentation, Zeitansatz ca. 15 Minuten, erfolgen.

Herr Hohnstein von der Firma ENVIRIA präsentiert das geplante Vorhaben.

Sachverhalt:

Im Ortsteil Kirchheim ist im Bereich östlich der Schloßstraße (Landesstraße L 3159) im Zuge der Aufstellung eines Bebauungsplanes unter Berücksichtigung des vorhandenen Gebäudebestandes an der Bergstraße die Schaffung der bauplanungsrechtlichen Voraussetzungen für die städtebauliche Entwicklung und Erschließung bislang unbebauter Grün- und Freiflächen am nördlichen Ortsrand in Richtung des Gewässers Wälsebach vorgesehen. Konkret ist hier seitens der Firma Bickhardt Bau AG die Sanierung der unter Denkmalschutz stehenden Liegenschaften Bergstraße 9 sowie die Errichtung von vier Mehrfamilienhäusern mit zugehörigen Stellplätzen und Freiflächen im rückwärtigen Bereich des Grundstückes geplant.

Der Bereich des Plangebietes ist bauplanungsrechtlich bislang nur im Bereich der vorhandenen Bebauung an der Bergstraße nach § 34 Baugesetzbuch (BauGB) zu bewerten und im Übrigen dem Außenbereich nach § 35 BauGB zuzuordnen. Zur Umsetzung der geplanten städtebaulichen Entwicklung und Bebauung soll daher ein qualifizierter Bebauungsplan im zweistufigen Regelverfahren mit Umweltprüfung nach § 2 Abs. 4 BauGB aufgestellt werden. Das Planziel des Bebauungsplanes ist die Ausweisung eines Allgemeinen Wohngebietes gemäß § 4 Baunutzungsverordnung (BauNVO) sowie die Sicherung der Erschließung und der Grünflächen im Bereich des gesetzlichen Gewässerrandstreifens entlang des Wälsebaches.

Der rechtswirksame Flächennutzungsplan der Gemeinde Kirchheim von 2004 stellt für den Bereich des Plangebietes bislang „Gemischte Baufläche“ dar. Da Bebauungspläne gemäß § 8 Abs. 2 BauGB aus dem Flächennutzungsplan zu entwickeln sind, stehen die geplanten Festsetzungen zur Art der baulichen Nutzung im Bebauungsplan den Darstellungen des Flächennutzungsplanes somit zunächst entgegen, sodass eine teilräumliche Änderung des Flächennutzungsplanes im Parallelverfahren zur Aufstellung des Bebauungsplanes erforderlich ist.

Der räumliche Geltungsbereich der 19. Änderung des Flächennutzungsplanes umfasst Flächen in der Gemarkung Kirchheim, Flur 28.

Der Vorentwurf des Bebauungsplanes und der Flächennutzungsplan-Änderung mit zugehörigen Begründungen und Umweltberichten, ein Artenschutzrechtlicher Fachbeitrag sowie ein Geräuschimmissionsgutachten lagen in der Zeit vom 10.07.2023 bis einschließlich dem 11.08.2023 im Rathaus der Gemeinde Kirchheim während der allgemeinen Dienststunden der Verwaltung zu jedermanns Einsicht öffentlich aus. Die Anregungen wurden geprüft und die Planunterlagen gemäß den beigefügten Beschlussempfehlungen fortgeschrieben und durch Hinweise ergänzt, sodass nunmehr die formale Entwurfsoffenlegung nach § 3 Abs. 2 BauGB mit gleichzeitiger Beteiligung der Behörden und sonstigen Träger öffentlicher Belange erfolgen kann.

Um Beschlussfassung wird gebeten.

Der Vorsitzende des Haupt- und Finanzausschusses, Herr Frank Rehbaum, verliest die Beschlussempfehlung sowie die Abstimmung der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 28. November 2023 mit 7 Ja-Stimmen (einstimmig).

Herr Adler, Planungsbüro Fischer informiert die Anwesenden über den aktuellen Sachstand und beantwortet zusammen mit Herrn Bauer, Firma Bickhardt-Bau sowie Herrn Neumann, Architekturbüro Neumann die entsprechenden Rückfragen.

Beschluss:

Abstimmung:

Sachverhalt:

Im Ortsteil Kirchheim ist im Bereich östlich der Schloßstraße (Landesstraße L 3159) im Zuge der Aufstellung eines Bebauungsplanes unter Berücksichtigung des vorhandenen Gebäudebestandes an der Bergstraße die Schaffung der bauplanungsrechtlichen Voraussetzungen für die städtebauliche Entwicklung und Erschließung bislang unbebauter Grün- und Freiflächen am nördlichen Ortsrand in Richtung des Gewässers Wälsebach vorgesehen. Konkret ist hier seitens der Firma Bickhardt Bau AG die Sanierung der unter Denkmalschutz stehenden Liegenschaften Bergstraße 9 sowie die Errichtung von vier Mehrfamilienhäusern mit zugehörigen Stellplätzen und Freiflächen im rückwärtigen Bereich des Grundstückes geplant.

Der Bereich des Plangebietes ist bauplanungsrechtlich bislang nur im Bereich der vorhandenen Bebauung an der Bergstraße nach § 34 Baugesetzbuch (BauGB) zu bewerten und im Übrigen dem Außenbereich nach § 35 BauGB zuzuordnen. Zur Umsetzung der geplanten städtebaulichen Entwicklung und Bebauung soll daher ein qualifizierter Bebauungsplan im zweistufigen Regelverfahren mit Umweltprüfung nach § 2 Abs. 4 BauGB aufgestellt werden. Das Planziel des Bebauungsplanes ist die Ausweisung eines Allgemeinen Wohngebietes gemäß § 4 Baunutzungsverordnung (BauNVO) sowie die Sicherung der Erschließung und der Grünflächen im Bereich des gesetzlichen Gewässerrandstreifens entlang des Wälsebaches.

Als Grundlage für die Ausgestaltung der zeichnerischen und textlichen Festsetzungen sowie der bauordnungsrechtlichen Gestaltungsvorschriften des Bebauungsplanes dient die seitens der Firma Bickhardt Bau AG vorgelegte Bebauungs- und Nutzungskonzeption mit den darin enthaltenen und für die Ebene der verbindlichen Bauleitplanung relevanten Inhalten und Planungsvorgaben.

Der räumliche Geltungsbereich des Bebauungsplanes umfasst in der Gemarkung Kirchheim, Flur 28, die Flurstücke 65/1 teilweise, 65/4 teilweise, 65/6 teilweise, 77 teilweise, 79, 80 und 83 (Plankarte 1). Der Bebauungsplan umfasst darüber hinaus in der Gemarkung Heddersdorf, Flur 1, das Flurstück 106/17, das der Planung als externe Ausgleichsfläche für den erforderlichen biotopschutzrechtlichen Ausgleich zugeordnet wird (Plankarte 2).

Der rechtswirksame Flächennutzungsplan der Gemeinde Kirchheim von 2004 stellt für den Bereich des Plangebietes bislang „Gemischte Baufläche“ dar. Da Bebauungspläne gemäß § 8 Abs. 2 BauGB aus dem Flächennutzungsplan zu entwickeln sind, stehen die geplanten Festsetzungen zur Art der baulichen Nutzung im Bebauungsplan den Darstellungen des Flächennutzungsplanes somit zunächst entgegen, sodass eine teilräumliche Änderung des Flächennutzungsplanes im Parallelverfahren zur Aufstellung des Bebauungsplanes erforderlich ist.

Der Vorentwurf des Bebauungsplanes und der Flächennutzungsplan-Änderung mit zugehörigen Begründungen und Umweltberichten, ein Artenschutzrechtlicher Fachbeitrag sowie ein Geräuschimmissionsgutachten lagen in der Zeit vom 10.07.2023 bis einschließlich dem 11.08.2023 im Rathaus der Gemeinde Kirchheim während der allgemeinen Dienststunden der Verwaltung zu jedermanns Einsicht öffentlich aus. Die Anregungen wurden geprüft und die Planunterlagen gemäß den beigefügten Beschlussempfehlungen fortgeschrieben und durch Hinweise ergänzt, sodass nunmehr die formale Entwurfsoffenlegung nach § 3 Abs. 2 BauGB mit gleichzeitiger Beteiligung der Behörden und sonstigen Träger öffentlicher Belange erfolgen kann.

Um Beschlussfassung wird gebeten.

Der Vorsitzende des Haupt- und Finanzausschusses, Herr Frank Rehbaum, verliest die Beschlussempfehlung sowie die Abstimmung der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 28. November 2023 mit 7 Ja-Stimmen (einstimmig).

Herr Adler, Planungsbüro Fischer informiert die Anwesenden über den aktuellen Sachstand und beantwortet zusammen mit Herrn Bauer, Firma Bickhardt-Bau sowie Herrn Neumann, Architekturbüro Neumann die entsprechenden Rückfragen.

Beschluss:

Die in der Anlage befindlichen Beschlussempfehlungen zu den im Rahmen der frühzeitigen Beteiligung der Öffentlichkeit gemäß § 3 Abs. 1 BauGB sowie der Behörden und sonstiger Träger öffentlicher Belange gemäß § 4 Abs. 1 BauGB eingegangenen Stellungnahmen mit Hinweisen und Anregungen werden als Stellungnahmen der Gemeinde Kirchheim beschlossen.

Der Entwurf des Bebauungsplanes und die Begründung sind in der gemäß (1) geänderten Fassung nach § 3 Abs. 2 BauGB im Internet zu veröffentlichen und ergänzend öffentlich auszulegen. Die beteiligten Behörden und sonstigen Träger öffentlicher Belange sind von der Veröffentlichung im Internet zu benachrichtigen.

Abstimmung:

Sachverhalt:

Es wird auf den Änderungsantrag zum Haushaltsplan 2023 der CDU-Fraktion Bezug genommen, der in der Gemeindevertretung vom 04.05.2023 wie folgt beschlossen wurde:

Die Einnahmen der in Kirchheim seit 2013 erhobenen Pferdesteuer beliefen sich im Jahr 2021 auf 1.822 €. Im Haushalt der Gemeinde Kirchheim sind für das Jahr 2023 Einnahmen von 2.000 € veranschlagt (siehe Kostenstelle 32161100 auf Seite 133 im Haushaltsplan).

Kirchheim ist eine von zwei Gemeinden deutschlandweit, welche eine Pferdesteuer erhebt. Neben Schlangenbad hält Kirchheim weiterhin an der Pferdesteuer fest. Andere Gemeinden wie zum Beispiel Bad Soden-Allendorf oder Weißenborn haben die Pferdesteuer wieder abgeschafft. Grund dafür waren u. a. die unverhältnismäßig hohen Verwaltungskosten. Der Reitverein in Bad Soden löste sich auf Grund der hohen Steuerkosten in 2015 auf. In 2016 war dann auch Ende für eine Pferdepension.

Nach Kenntnisstand unserer Fraktion gibt es keine regelmäßige Überprüfung der steuerpflichtigen Bürger. Sollte die Gemeine dies tun, so würden erheblich Mehrkosten entstehen, was den geringen Gewinn der Pferdesteuer weiter schmälern würde.

Die Beschlussempfehlung seinerzeit lautete:

Die Gemeindevertretung beauftragt den Gemeindevorstand die Pferdesteuer mit Wirkung zum 01.01.2023 aufzuheben. Die allgemeine Verwaltung könnte durch die Nicht Einziehung der Pferdesteuer entlastet werden. Auch wenn die Ordnungsverwaltung nicht direkt für die Pferdesteuer zuständig ist, so können doch insgesamt neben Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen (Büromaterial etc, s. Pkt. 13), auch in der Ordnungsverwaltung Kosten i. H. v. 2.000 € eingespart werden.

Der Beschluss wurde wie folgt gefasst:

Die Gemeindevertretung beauftragt den Gemeindevorstand die Pferdesteuer mit Wirkung zum 01.01.2023 aufzuheben. Die allgemeine Verwaltung könnte durch die Nicht-Einziehung der Pferdesteuer entlastet werden. Auch wenn die Ordnungsverwaltung nicht direkt für die Pferdesteuer zuständig ist, so können doch insgesamt neben Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen (Büromaterial etc, s. Pkt. 13), auch in der Ordnungsverwaltung (Kostenstelle 21021100) Kosten i. H. v. 2.000 € eingespart werden.

Da in der Gemeindevertretersitzung vom 04.05.2023 lediglich ein „Änderungsantrag zum Haushaltsplan 2023“ beschlossen wurde, konnte der Beschluss bisher nicht umgesetzt werden.

Der Vorsitzende des Haupt- und Finanzausschusses, Herr Frank Rehbaum, verliest die Beschlussempfehlung sowie die Abstimmung der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 28. November 2023 mit 6 Ja-Stimmen (einstimmig).

Beschluss:

Die Gemeindevertretung beschließt, dass die „Satzung über die Erhebung einer Pferdesteuer im Gebiet der Gemeinde Kirchheim“ zum 01.01.2023 rückwirkend aufgehoben wird.

Sachverhalt:

In der Sitzung des Gemeindevorstandes Kirchheim vom 12.02.2019 wurde im Rahmen des TOP 8 „Beratung und Beschlussfassung über die Sitzungen und Unterrichtungen Betriebskommission“ darüber berichtet, dass für die Anfrage der Aufstellung der Jahresabschlüsse der Gemeindewerke mit dem Steuerberatungsbüro Schüllermann, die den Eigenbetrieb kennen, Kontakt aufgenommen wurde, um eine Abschätzung zu erhalten, wie hoch der Aufwand für die Erstellung eines Jahresabschlusses für die Gemeindewerke Kirchheim ist. Dieser Aufwand wurde seinerzeit auf ca. 12.000,00 EUR brutto veranschlagt und bei gleichzeitiger Beauftragung der Jahre 2013 bis 2018 ein Nachlass von jeweils 15 % gewährt.

Die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Schüllermann und Partner AG hat am 02.12.2019 ein Angebot über die Prüfung der Jahresabschlüsse und der Lageberichte der Jahre 2016 bis 2018 der Gemeindewerke Kirchheim abgegeben. Da die Prüfung des Jahresabschlusses und des Lageberichts des Jahres 2015 erst jetzt, im Oktober / November 2023 abgeschlossen wurde, teilte uns die Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Schüllermann und Partner AG mit, dass sich die Stundensätze geändert haben und daher das Angebot angepasst werden muss. Dieses wurde zum 01.11.2023 neu ausgestellt.

Die Abrechnung der Dienstleistungen leitet sich direkt aus dem Zeitaufwand der Mitarbeiter ab. Die Angebote beziehen sich auf Pauschalpreise. Die Angebotserhöhung gestaltet sich wie folgt:

Für die sonstigen Reisekosten werden die lohnsteuerlich zulässigen Sätze in Rechnung gestellt. Hinzu kommt die Umsatzsteuer in der gesetzlichen Höhe von derzeit 19 %.

Es wird von der Verwaltung allerdings darauf aufmerksam gemacht, dass die genannten Preise durch die bekannten Sachverhalte sicherlich nicht eingehalten werden können, da schon heute unter Betrachtung der vorgelegten Jahresabschlüsse und die damit zusammenhängende Buchhaltung, Ablage und Dokumentation ein zeitlicher Mehraufwand entstehen wird.

Der Vorsitzende des Haupt- und Finanzausschusses, Herr Frank Rehbaum, verliest die Beschlussempfehlung sowie die Abstimmung der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 28. November 2023 mit 6 Ja-Stimmen (einstimmig).

Beschluss:

Die Gemeindevertretung beschließt, das neue Angebot der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Schüllermann und Partner AG vom 01.11.2023 i. H. v. 7.775,00 EUR anzunehmen, mit dem Wissen, dass sich die Endabrechnung durch zeitlichen Mehraufwand entsprechend erhöhen könnte.

Sachverhalt:

Durch die neue kaufmännische Leitung der Gemeindewerke und der damit neuen Zuständigkeit im Rahmen der Buchführung in Lexware musste festgestellt werden, dass die jahrzehntelange alleinige Nutzung der Lexwaresoftware als „Einzelplatzversion“ nicht mit den GoBD im Einklang stehen (wie bereits in vorherigen Beschlüssen bereits erwähnt). Da die ursprüngliche Software seit Jahren kein Update erfahren hatte, musste sowohl eine aktuelle Version angeschafft, als auch Dienstleister zur Unterstützung eingesetzt werden.

Ist die Haushaltssatzung bei Beginn des Haushaltsjahres noch nicht bekannt gemacht, so darf die Gemeinde gemäß § 99 Abs. 1 Punkt 1 HGO nur die finanziellen Leistungen erbringen, zu denen sie rechtlich verpflichtet ist oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind; sie darf insbesondere Bauten, Beschaffungen und sonstige Leistungen des Finanzhaushalts fortsetzen, für die im Haushaltsplan eines Vorjahres (letzter genehmigter Haushalt) Beträge vorgesehen waren.

Die Gemeinde befindet sich in der vorläufigen Haushaltsführung, da der letzte Haushalt für 2021 genehmigt worden ist. Im vorgenannten Sachverhalt handelt es sich um notwendige, unaufschiebbare Aufgaben, die zur Weiterführung im Rahmen der Auflösung der Gemeindewerke stehen. Die Kosten belaufen sich bisher auf 3.224,44 EUR, die sich wie folgt zusammensetzen:

In welcher Höhe Kosten noch anfallen werden, kann aufgrund der jetzigen Situation nicht abgeschätzt werden.

Der Vorsitzende des Haupt- und Finanzausschusses, Herr Frank Rehbaum, verliest die Beschlussempfehlung sowie die Abstimmung der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 28. November 2023 mit 6 Ja-Stimmen (einstimmig).

Beschluss:

Die Gemeindevertretung beschließt, dass die bisher angefallenen Kosten i. H. v. 3.224,44 EUR im Rahmen der vorläufigen Haushaltsführung gezahlt werden müssen, mit dem Wissen, dass weitere Dienstleistungen in Anspruch genommen werden müssen.

Sachverhalt:

Für die Buchführung der Gemeindewerke wurde und wird die Software „Lexware“ genutzt. Durch den Wechsel in der Betriebsleitung zum 01.09.2023 musste festgestellt werden, dass sowohl der Ablauf der Rechnungslegung als auch die Buchungssystematik nicht den GoBD entsprechen. Weiterhin wurde ersichtlich, dass die internen Abläufe überwiegend „händisch“ und damit sehr zeitaufwendig ausgeführt wurden, d. h., die Vorzüge der Software, nämlich ein automatisiertes Verfahren anzuwenden, nicht bzw. nur gering genutzt hat. Auch hätte vor geraumer Zeit ein Rechnungsworkflow eingesetzt werden können, analog der Software und Buchführung der Gemeinde.

Nachdem externe Beratungen zur weiteren Vorgehensweise mit Lexware in Anspruch genommen wurde war sehr schnell ersichtlich, dass keine schnelle Lösung zur besseren und praktikableren Abwicklung der Buchführung erkennbar war, da viele einzelne Sachverhalte mit der Software neu verknüpft und angepasst werden müssten.

Bei einem Gespräch mit Herrn Kellner von der Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft Schüllermann und Partner AG zwecks Prüfung des Jahresabschlusses 2016 wurde von ihm vorgeschlagen, sich für das Jahr 2024 nicht den „Stress“ zu machen, sich nochmals mit Lexware auseinanderzusetzen, sondern auch, analog der Gemeinde, mit dem Programm der ekom21 zu arbeiten. Nach seiner Meinung spräche nichts dagegen, dass z. B. noch keine Anfangsbestände eingespielt werden könnten und dass schon der Kommunale Verwaltungskontenrahmen (KVKR) genutzt wird. Durch den Beschluss, die Gemeindewerke aufzulösen, könne das Jahr 2024 als Überbrückungsjahr genutzt und in diesem Zuge fehlende Daten eingepflegt werden, sodass eine Verschmelzung mit der Gemeinde dann ggf. auch etwas einfacher gelingen kann. Nach Rücksprache mit dem Rechnungsprüfungsamt des Landkreises Hersfeld-Rotenburg bestehen auch dort keine Bedenken.

Aufgrund des vorgenannten Sachverhaltes wurde sich mit der ekom21 in Verbindung gesetzt und ein Angebot angefordert. Das Angebot umfasst die Einrichtung eines neuen Mandanten nebst fünf Dienstleistungstagen für die Einrichtung der Datenbank und des Rechnungsworkflows i. H. v. 7.680,00 EUR.

Die Gemeinde befindet sich in der vorläufigen Haushaltsführung, doch zeigt der erläuterte Sachverhalt, dass es sich hierbei um notwendige, unaufschiebbare Aufgaben handelt, die zur Weiterführung im Rahmen der Auflösung der Gemeindewerke stehen.

In welcher Höhe Kosten noch anfallen werden, kann aufgrund der jetzigen Situation nicht abgeschätzt werden.

Der Vorsitzende des Haupt- und Finanzausschusses, Herr Frank Rehbaum, verliest die Beschlussempfehlung sowie die Abstimmung der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 28. November 2023 mit 7 Ja-Stimmen (einstimmig).

Beschluss:

Die Gemeindevertretung beschließt, für die Gemeindewerke einen neuen Mandanten bei der ekom21 einrichten zu lassen und das Angebot i. H. v. 7.680,00 EUR im Rahmen der vorläufigen Haushaltsführung anzunehmen, mit dem Wissen, dass weitere Dienstleistungen in Anspruch genommen werden müssen.

Sachverhalt:

Am 08.05.2021 wurde die in § 2 der Haushaltssatzung 2021 der Gemeinde Kirchheim / Hessen vorgesehene Kreditaufnahme i. H. v. 304.600,00 EUR, gemäß § 97a der HGO i. V. m. § 103 Abs. 2 HGO, genehmigt.

Nach § 103 Abs. 1 HGO dürfen Kredite unbeschadet des § 93 Abs. 3 HGO nur im Finanzhaushalt und nur für Investitionen, Investitionsförderungsmaßnahmen und zur Umschuldung aufgenommen werden. Über die Aufnahme und die Kreditbedingungen entscheidet der Gemeindevorstand, soweit die Gemeindevertretung keine andere Regelung trifft; dabei kann sie abweichend von § 50 Abs. 1 Satz 2 HGO die Entscheidung auf ein Mitglied des Gemeindevorstandes übertragen. Die Kreditaufnahme erfolgt grundsätzlich in Euro. In anderen Währungen ist die Kreditaufnahme nur in Verbindung mit einem Währungssicherungsgeschäft zulässig. Die Kreditermächtigung gilt nach § 103 Abs. 3 HGO bis zum Ende des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres und, wenn die Haushaltssatzung für das übernächste Jahr nicht rechtzeitig bekannt gemacht wird, bis zur Bekanntmachung dieser Haushaltssatzung.

Der zur Verfügung stehende Investitionskredit i. H. v. 304.600,00 EUR wird bereits durch einen Mietkauf eines Wechselladers für die Feuerwehr i. H. v. 190.681,20 EUR in Anspruch genommen, sodass noch 110.019,50 EUR zur Verfügung stehen. Da bereits in den Haushaltsjahren 2022 und 2023, in denen keine Haushaltsgenehmigungen vorliegen, Investitionen vorgenommen worden sind und, um die restliche Kreditermächtigung zum 31.12.2023 nicht verfallen zu lassen wird vorgeschlagen, einen Investitionskredit i. H. v. 100.000,00 EUR aufzunehmen. Da nur noch tagesaktuelle Zinsangebote erstellt werden, werden die Konditionen zum Tag der Sitzung der Gemeindevertretung mitgeteilt.

Der Vorsitzende des Haupt- und Finanzausschusses, Herr Frank Rehbaum, verliest die Beschlussempfehlung sowie die Abstimmung der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 28. November 2023 mit 7 Ja-Stimmen (einstimmig).

Beschluss:

Die Gemeindevertretung beschließt, einen Investitionskredit für die Gemeinde Kirchheim i. H. v. 100.000,00 EUR bei der Sparkasse Hersfeld Rotenburg zu einem Zinssatz von 3,67% p. a. und einer Laufzeit von 10 Jahren aufzunehmen.

Abstimmung:

Sachverhalt:

Seit Mittwochmorgen (22.11.2023) ist die EDV-Anlage der Gemeinde Kirchheim komplett ausgefallen. Es ist nicht auszuschließen, dass es sich dabei um eine sogenannte Cyber-Attacke handelt. Als Sofortmaßnahmen wurden IT-Experten sowie Sicherheitsbehörden verständigt. So konnte Stand heute (24.11.2023) ein größerer Schaden und insbesondere ein Datenverlust verhindert werden. Die telefonische Erreichbarkeit der Gemeinde ist wiederhergestellt. Für dringende Fälle (u.a. des Bürgerbüros Tel. 06625/ 9200-66) wurde ein Notdienst eingerichtet. Die komplette Wiederherstellung der EDV-Anlage ist in gut einer Woche (49. Kw) zu erwarten.

Nach einer Telefonkonferenz am 23.11.2023 mit dem EDV-Dienstleister „ekom21“ wurde erläutert, dass die Daten vom 20. und 21.11.2023 (Montag und Dienstag) nicht mehr wiederherzustellen sind, der Datenbackup bis Freitag jedoch vorhanden ist und wiedereingespielt werden kann. Um die Daten wieder „sauber“ in die Systeme einzuspielen wurde sich darauf verständigt, den Server und sämtliche Clients neu aufzusetzen. Noch am selbigen Tag wurde von der ekom21 ein Angebot für eine komplette Neuinstallation der Client- und Serverinfrastruktur vorgelegt:

In der außerordentlichen Sitzung des Gemeindevorstandes am 24.11.2023 (Freitag) um 9.00 Uhr wurde der vorgenannte Sachverhalt und die damit zusammenhängenden Kosten ohne Gegenrede mitgeteilt.

Der Vorsitzende des Haupt- und Finanzausschusses, Herr Frank Rehbaum, verliest die Beschlussempfehlung sowie die Abstimmung der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 28. November 2023 mit 7 Ja-Stimmen (einstimmig).

Beschluss:

Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt der Gemeindevertretung folgenden Beschluss zu fassen:

Die Gemeindevertretung beschließt, dass die bereits in Auftrag gegebenen Kosten i. H. v. 15.450,96 EUR an die ekom21 als außerplanmäßige Ausgaben verausgabt werden mussten.

Die nächste Sitzung der Gemeindevertretung findet am 25.01.2024 statt.

Vorsitzender der Gemeindevertretung  — Schriftführer

gez. Martin Bornschier  — gez. Marco Liedtke