Anfrage des Gemeindevertreters Christian Schwiddessen vom 06.05.2025 „Anfrage zur nächsten Sitzung der Gemeindevertretung am 22.05.2025"
1. | Warum wurde mir als Bürger und Mitglied der Gemeindevertretung eine persönliche Einladung der Gemeinde mit dem Zusatz „parteilos“ im Adressfeld postalisch zugestellt - obwohl dieser Zusatz nicht von mir kommuniziert wurde und datenschutzrechtlich hochproblematisch ist? |
Im Rahmen der Vorbereitung für den Petersberger Standortdialog wurden für dieses erstmalig stattfindende Format alle Fraktionsvorsitzenden sowie die fraktionslosen Mandatsträger der Gemeindevertretung eingeladen. Mit dieser inklusiven Maßnahme sollte explizit eine gleichberechtigte Beteiligung aller politischen Kräfte unserer Gemeinde gewährleistet werden. Bei der Adressierung Ihrer Einladung ist bedauerlicherweise eine Verwechslung der Begriffe „fraktionslos" und „parteilos" unterlaufen. Es handelt sich hierbei um einen Verwaltungsfehler ohne jegliche Absicht. Wichtig ist festzuhalten, dass in der Verwaltung keine Informationen zu einer potentiellen Parteizugehörigkeit von Ihnen gespeichert sind.
2. | Auf welcher datenschutzrechtlichen Grundlage erfolgt die Speicherung oder Nutzung parteipolitischer Zuordnungen bei der postalischen Versendung von Schreiben durch die Gemeindeverwaltung? |
Es erfolgte keine Speicherung oder Nutzung parteipolitischer Zuordnungen innerhalb der Gemeindeverwaltung.
Bei der Erstellung der Einladungen für den Petersberger Standortdialog wurden, wie bereits in der Antwort zu Frage 1 erläutert, die Begriffe „parteilos“ und „fraktionslos“ verwechselt.
3. | Wie kann es sein, dass - entgegen der Wichtigkeit des Datenschutzes - ein solcher Vorfall passiert? |
Trotz aller Bemühungen, stets äußerst genau zu arbeiten, geschehen in jeder Organisation, in der Menschen tätig sind, vereinzelt Fehler. Wie bereits in der Antwort zu Frage 1 erläutert, handelt es sich um eine Verwechslung der Begriffe „fraktionslos" und „parteilos" bei der Adressierung. Hintergrund dieser Information ist die in Frage 1 dargestellte Situation, fraktionslose Mandatsträger in der Einladung mit Fraktionen gleichzustellen. Die eingeladenen Mandatsträger wurden im Rahmen ihrer Funktion in der Gemeindevertretung eingeladen.
4. | Welche Prozesse zur Qualitätssicherung im Umgang mit personenbezogenen Daten sind derzeit implementiert und wo liegen deren offensichtliche Schwächen? |
Die Verwaltung verfügt über Richtlinien zum Umgang mit personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung und dem Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG). Beispielsweise sind zu nennen Datenschutz-Schulungen, Verfahrensverzeichnisse, Zugriffskontrollen, IT-Sicherheitskonzept und alltagsbezogene, standardisierte Prozesse. Eine potenzielle Schwäche bestand im konkreten Fall bei der Endkontrolle vor Versand der Einladungen, da der Adressfeld-Fehler nicht erkannt wurde.
5. | Warum wurde auf meine schriftliche Anfrage an die Bürgermeisterin vom 1.4.2025 bis heute nicht reagiert - trotz mehrwöchiger Bearbeitungszeit? |
Zu Ihrer Anfrage vom 1.4.2025 wurde - wie bei allen eingehenden Anfragen üblich - automatisch eine Eingangsbestätigung versendet. Anzumerken ist, dass insofern von einem Absender mehrere E-Mails versendet werden, die Eingangsbestätigung nur einmalig rausgeht. Die Bürgermeisterin hat im April ihren gesetzlich vorgeschriebenen Resturlaub aus 2024 sowie anschließenden Jahresurlaub genommen, sodass es keine umgehende Reaktion gab. Persönlich an die Bürgermeisterin adressierte Anliegen werden grundsätzlich nicht an Stellvertreter übergeben, es sei denn es ist eine ausdrückliche Dringlichkeit vermerkt oder persönlich kommuniziert.
6. | Wie versteht die Verwaltung das Prinzip der Bürgernähe, wenn auf berechtigte Anliegen wochenlang gar nicht geantwortet wird? |
Die Verwaltung definiert Bürgernähe als offene, transparente und effiziente Kommunikation mit allen Bürgerinnen und Bürgern sowie Mandatsträgern. Wir bestätigen standardmäßig den Eingang aller Anfragen und bearbeiten diese nach festgelegten Prioritäten und verfügbaren Ressourcen. Die Bürgermeisterin hat wiederholt alle Mandatsträger gebeten, bei dringenden Anliegen direkt telefonisch Kontakt aufzunehmen, um eine zeitnahe Bearbeitung zu gewährleisten. Die Bürgermeisterin und ihr Büro sind über die bekannte Telefonnummer jederzeit für dringende Anliegen erreichbar - auch in der Urlaubzeit.
7. | Welche Konsequenzen zieht die Bürgermeisterin persönlich aus diesem Vorgang, auch im Hinblick auf ihre öffentlichen Aussagen zur Modernisierung, Digitalisierung und Transparenz der Verwaltung? |
Der vorliegende Fall einer Begriffsverwechslung bei der Adressierung einer Einladung steht in keinem direkten Zusammenhang mit der Modernisierungs-, Digitalisierungs- und Transparenzstrategie der Gemeinde. Es handelt sich um ein isoliertes Büroversehen im Rahmen einer manuellen Tätigkeit, dass keine Rückschlüsse auf die Qualität und Fortschritte unserer strategischen Verwaltungsentwicklung zulässt. Die Bürgermeisterin sieht daher keine Veranlassung, persönliche Konsequenzen zu ziehen, hat jedoch unmittelbar nach Bekanntwerden des Vorgangs Gespräche innerhalb der Verwaltung initiiert, um ähnliche Vorkommnisse künftig zu vermeiden. Zudem hat sie dem Anfragensteller Gesprächsbereitschaft signalisiert, um offene Fragen unkompliziert und persönlich zu klären.