Archivnutzungsordnung des Stadtarchivs der Stadt Rosbach v. d. Höhe

(1)

Die Nutzung des Archivgutes nach Maßgabe der Archivsatzung steht jeder Person zu, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit Eigentümerinnen oder Eigentümern Archivguts privater Herkunft nichts anderes ergibt.

(2)

Arten der Nutzung:

1.

Archivgut wird grundsätzlich durch persönliche Einsichtnahme im Archiv genutzt.

2.

Zusätzlich ist eine mündliche oder schriftliche Auskunftserteilung möglich, die eine Vorlage oder Abgabe von Reproduktionen gemäß der Gebührenordnung einschließen kann.

3.

Die schriftliche oder mündliche Auskunftserteilung kann sich auf Hinweise zu einschlägigem Archivgut beschränken.

4.

Über die Art der Nutzung entscheidet das Archiv. Ein Anspruch auf Vorlage von Archivgut in der ursprünglichen Überlieferungsform besteht grundsätzlich nicht.

(1)

Die Nutzung ist schriftlich/online [bei Nutzung eines Online-Antrags oder Portals, z.B. Arcinsys] zu beantragen. Die Nutzerin oder der Nutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen.

(2)

In dem Nutzungsantrag ist anzugeben:

1.

Name, Vorname, Anschrift und Geburtsdatum der Antragstellerin oder des Antragstellers,

2.

Name, Vorname und Anschrift der Auftraggeberin oder des Auftraggebers, wenn die Nutzung im Auftrag erfolgt,

3.

das Nutzungsvorhaben mit zeitlicher und sachlicher Eingrenzung,

4.

ggf. die Absicht der Veröffentlichung.

(3)

Für jedes Nutzungsvorhaben ist ein eigener Nutzungsantrag zu stellen.

(4)

Die Nutzerin oder der Nutzer hat sich zur Beachtung der Archivsatzung zu verpflichten und die Kenntnisnahme der Hinweise zum Datenschutz zu bestätigen.

(1)

Über die Erteilung der Nutzungsgenehmigung und die Art der Nutzung entscheidet das Stadtarchiv auf der Grundlage der Archivsatzung.

(2)

Die Nutzung von Archivgut ist einzuschränken oder zu versagen, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass

1.

dem Wohl der StadtRosbach v. d. Höhe, dem Wohl der Bundesrepublik Deutschland oder der Länder wesentliche Nachteile erwachsen oder

2.

schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter beeinträchtigt werden oder

3.

Vereinbarungen mit der Eigentümerin oder dem Eigentümer Archivguts privater Herkunft entgegenstehen.

(3)

Darüber hinaus kann die Nutzung von Archivgut auch eingeschränkt oder versagt werden, wenn

1.

die Antragstellerin oder der Antragsteller schwerwiegend gegen die Archivsatzung oder Nutzungsordnung verstoßen oder ihr/ihm erteilte Auflagen nicht eingehalten hat,

2.

der Ordnungszustand des Archivgutes eine Nutzung nicht zulässt,

3.

der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet werden würde oder

4.

durch die Nutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entsteht.

(4)

Die Nutzungsgenehmigung kann mit Bedingungen und Auflagen versehen werden. Dies gilt insbesondere, wenn gesetzliche Schutzfristen nach § 5 verkürzt werden oder wenn eine Vereinbarung mit der Eigentümerin oder dem Eigentümer Archivguts privater Herkunft vorliegt.

(5)

Die Nutzungsgenehmigung kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn:

1.

Angaben im Nutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,

2.

nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Nutzung geführt hätten,

3.

die Nutzerin oder der Nutzer schwerwiegend gegen die Archivsatzung oder die Nutzungsordnung verstößt oder ihr/ihm erteilte Auflagen nicht einhält oder

4.

die Nutzerin oder der Nutzer Urheber- und Persönlichkeitsrechte sowie schutzwürdige Belange Betroffener nicht beachtet.

(6)

Werden durch die Nutzung und Veröffentlichung von Archivgut Rechte und schutzwürdige Belange von Personen berührt, kann die Genehmigung von einer Zustimmung der Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger abhängig gemacht werden.

(1)

Archivgut ist von der Nutzung ausgeschlossen, solange es einer Schutzfrist nach § 9 und § 7 Abs. 2 HArchivG unterliegt und eine Verkürzung der Schutzfrist nicht erfolgt ist oder keine Einwilligung der Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger vorliegt. Das Stadtarchiv teilt der Antragstellerin oder dem Antragsteller das Bestehen von Schutzfristen unverzüglich mit.

(2)

Verkürzung der Schutzfristen ist bei dem Stadtarchiv unter Erläuterung der in § 9 HArchivG genannten Gründe mit genauen Angaben zu beantragen. Es erteilt einen Bescheid und verbindet ihn ggf. mit der Nutzungsgenehmigung und Auflagen.

(3)

Ist eine Veröffentlichung von personenbezogenen Angaben vor Ablauf der Schutzfristen beabsichtigt, muss die Einwilligung der Betroffenen oder ihrer Rechtsnachfolger eingeholt werden oder muss dargelegt werden, warum der Forschungsgegenstand die Angaben der personenbezogenen Daten notwendig macht. Dies gilt nicht bei Amtsträgern in Ausübung ihres Amtes und bei Personen der Zeitgeschichte, soweit deren schutzwürdige Belange gewahrt werden.

(1)

Das Archivgut wird während der festgesetzten Öffnungszeiten in den dafür bestimmten Räumen zur Einsichtnahme vorgelegt.

(2)

Das Betreten der Magazine durch Nutzerinnen und Nutzer ist untersagt.

(3)

Die Nutzerin oder der Nutzer hat sich im Nutzungsraum so zu verhalten, dass andere Personen nicht behindert oder belästigt werden. Zum Schutz des Archivgutes ist es insbesondere untersagt, im Nutzungsraum zu rauchen, zu essen oder zu trinken. Taschen, Mäntel und dergleichen dürfen nicht in den Nutzungsraum mitgenommen werden.

(1)

Archivalien werden grundsätzlich nur in Anwesenheit des Archivverwalters oder dessen Vertreter zur Einsichtnahme vorgelegt.

(2)

Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und in gleicher Ordnung und in gleichem Zustand, wie es vorgelegt wurde, spätestens am Ende der jeweiligen Öffnungszeit wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen, die Reihenfolge der Dokumente zu verändern, Bestandteile des Archivguts zu entfernen, Vermerke im Archivgut anzubringen oder vorhandene zu tilgen sowie Archivgut als Schreib- oder Durchzeichnungsunterlage zu verwenden.

(3)

Bemerkt die Nutzerin oder der Nutzer Schäden am Archivgut, so hat sie/er dies unverzüglich dem Aufsichtspersonal anzuzeigen.

(4)

Das Stadtarchiv kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivgutes beschränken; es kann die Bereithaltung zur Nutzung zeitlich begrenzen.

(5)

Auf die Versendung von Archivgut zur Nutzung außerhalb des Stadtarchivs besteht kein Anspruch. Archivgut kann zu Ausstellungszwecken auf Kosten der Ausleihenden ausgeliehen werden. Die Ausleihe kann von Auflagen abhängig gemacht werden. Für die Ausleihe zu Ausstellungszwecken ist ein Leihvertrag abzuschließen.

(1)

Die Stadt kann gestatten, dass von Archivgut Reproduktionen angefertigt und publiziert werden und dass Archivgut für Editionen verwendet wird. Die Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck unter der Angabe der Quelle (mindestens Archiv, Signatur) verwendet werden. Veränderungen, Bearbeitungen und sonstige Abwandlungen bereitgestellter Daten sind mit einem Veränderungshinweis in der Quellenangabe zu versehen.

(2)

Bei Reproduktionen und Editionen von Archivgut privater Herkunft ist die Einwilligung der Eigentümerin oder des Eigentümers einzuholen.

(3)

Reproduktionen von Archivgut dürfen nur hergestellt werden, soweit dabei eine Gefährdung oder Schädigung des Archivguts ausgeschlossen werden kann.

Über die jeweils geeigneten und zulässigen Reproduktionsverfahren entscheidet das Stadtarchiv

(4)

Das Stadtarchiv kann ausnahmsweise im Rahmen eines Schutzfristverkürzungsbescheids die Herstellung von Reproduktionen von Archivgut gestatten, das schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter berührt oder noch einer Schutzfrist unterliegt. Eine Weitergabe an Dritte ist nur zulässig, wenn diesen ebenfalls ein Schutzfristverkürzungsantrag genehmigt wurde. Das Stadtarchiv kann die Auflage machen, dass ihm die Reproduktionen nach Abschluss des Nutzungsvorhabens zurückzugeben oder zu vernichten sind.

(5)

Nutzerinnen und Nutzer können im Nutzungsraum selbst unter Aufsicht Fotografien von Archivgut anfertigen. Ausgenommen sind:

1.

Archivgut, das archivrechtlichen Schutzfristen unterliegt oder durch dessen Nutzung die schutzwürdigen Belange von Betroffenen und Dritten beeinträchtigt werden;

2.

fremdes Archivgut, sofern die Eigentümerin oder der Eigentümer keine Fotografiererlaubnis erteilt hat;

3.

Werke, die Einschränkungen nach dem Urheberrechtsgesetz und/oder dem Kunsturhebergesetz unterliegen (Fotografien, Postkarten, Werke der bildenden Kunst und Karten/Pläne);

4.

Archivgut, bei dem durch die Anfertigung von Aufnahmen ein besonderes Schadensrisiko besteht.

Um zu verhindern, dass andere Nutzerinnen und Nutzer durch das Fotografieren gestört werden, darf nur geräuschlos und ohne Verwendung weiterer Hilfsmittel fotografiert werden. Um den Erhaltungszustand nicht zu gefährden, darf weder mit Blitzlicht fotografiert noch bei gebundenem Archivgut der Falz zusätzlich beschwert werden.

Sonstige Arten von Reproduktionen werden grundsätzlich durch das Stadtarchiv angefertigt.

(6)

Die Verwertungsrechte an allen Reproduktionen und Reproduktionsformen verbleiben bei der Stadt Rosbach.

(1)

Die Nutzerin oder der Nutzer hat bei der Auswertung der aus dem Archivgut gewonnenen Erkenntnisse die Rechte der Stadt sowie die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Betroffener und Dritter zu wahren. Sie/er hat die Stadt auf Verlangen von Ansprüchen Dritter durch schriftliche Erklärung freizustellen.

(2)

Bei der Veröffentlichung von aus dem Archivgut gewonnenen Erkenntnissen ist die Quelle (mindestens Archiv, Signatur) anzugeben.

(1)

Wird eine Arbeit unter maßgeblicher Verwendung von Archivgut des Stadtarchivs verfasst, sind Nutzerinnen und Nutzer verpflichtet, dem Archiv kostenlos und unaufgefordert ein Belegexemplar zu überlassen. Dies gilt auch für Manuskripte und die Veröffentlichungen von Reproduktionen. Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden.

(2)

Beruht die Arbeit nur teilweise auf Archivgut des Archivs, so hat die Nutzerin oder der Nutzer unaufgefordert die Drucklegung mit den genauen bibliographischen Angaben anzuzeigen und kostenlos Kopien der entsprechenden Seiten zur Verfügung zu stellen.

(3)

Wird die Arbeit in einem elektronischen Netzwerk (z. B. Internet) veröffentlicht, so hat die Nutzerin oder der Nutzer dem Archiv unaufgefordert die entsprechende Adresse mitzuteilen. Bei zugangsbeschränkten Angeboten ist dem Archiv kostenloser Zugriff zur Sicherung eines Belegexemplars in elektronischer Form zu gewähren. § 10 Abs. 2 gilt entsprechend.

(1)

Die Nutzerin oder der Nutzer haftet für die von ihr/ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivgutes sowie für sonstige bei der Nutzung des Stadtarchivs verursachte Schäden. Dies gilt nicht, wenn die Nutzerin oder der Nutzer nachweist, dass sie/ihn kein Verschulden trifft.

(2)

Die Stadt haftet bei der Vorlage von Archivgut oder Reproduktionen nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zurückzuführen sind.

(1)

Die Erhebung von Gebühren und Auslagen richtet sich nach der jeweils geltenden Verwaltungsgebührensatzung der Stadt.

(2)

Bei der Nutzung des Archivgutes für wissenschaftliche, ortsgeschichtliche oder Unterrichtszwecke kann auf die Erhebung von Gebühren verzichtet werden.

(1)

Für die Nutzung von Archivgut durch die Stellen der Stadt, bei denen es entstanden ist oder die es abgegeben haben, finden die Vorschriften dieser Nutzungsordnung keine Anwendung, sofern es sich nicht um Schriftgut handelt, das bei ihnen aufgrund besonderer Vorschriften hätte gesperrt, gelöscht oder vernichtet werden müssen.

(2)

Die Art und Weise der Nutzung werden zwischen der abgebenden Stelle und dem Stadtarchiv vereinbart. Dabei ist sicherzustellen, dass das Archivgut gegen Verlust, Beschädigung und unbefugte Nutzung geschützt und fristgerecht zurückgegeben wird.