Satzung über die Aufgaben, die Organisation und die Nutzung des Stadtarchivs der Stadt Rosbach v. d. Höhe (Archivsatzung)

(1)

Diese Satzung regelt den Umgang mit und die Nutzung von öffentlichem Archivgut der Stadt Rosbach v. d. Höhe.

(2)

Sie regelt ferner die Gliederung und Verwaltung des Stadtarchivs der Stadt Rosbach v. d. Höhe.

(3)

Öffentliches Archivgut sind alle Unterlagen der Stadt Rosbach v. d. Höhe oder von sonstigen anbietungspflichtigen städtischen Stellen bzw. Rechtspersönlichkeiten,

1.

für die das Archiv die Archivwürdigkeit festgestellt hat,

2.

die dem Archiv übergeben wurden und

3.

die vom Archiv zu Archivgut umgewidmet wurden.

Als öffentliches Archivgut gelten auch archivwürdige Unterlagen, die das Archiv zur Ergänzung seines Archivguts gesammelt, erworben oder übernommen hat.

(4)

Unterlagen sind alle Schrift-, Bild- und Tondokumente sowie andere Informationsobjekte unabhängig von ihrem Trägermaterial oder ihrer Speicherungsform sowie alle Hilfsmittel und ergänzende Daten für ihre Ordnung, Nutzung und Auswertung.

(5)

Archivwürdig sind Unterlagen, die von bleibendem Wert sind

1.

aufgrund ihrer politischen, rechtlichen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart

2.

für die Sicherung berechtigter Interessen der Bürgerinnen und Bürger

3.

für die Rechtswahrung oder die auf Grund von Rechtsvorschriften dauernd aufzubewahren sind.

(1)

Die Stadt Rosbach v. d. Höhe unterhält ein Stadtarchiv.

(2)

Das Stadtarchiv wird aus folgenden Teilarchiven gebildet:

1.

Archiv Stadt Rosbach ab 1972 mit dem Schriftgut der Stadtverwaltung der am 1.8.1972 durch die Gebietsreform neu entstandenen Stadt Rosbach v. d. Höhe.

2.

Gemeindearchiv Ober-Rosbach mit den Archivalien der ehemaligen Gemeinde Ober-Rosbach bzw. der Stadt Rosbach bis 1972,

3.

Gemeindearchiv Nieder-Rosbach mit den Archivalien der ehemaligen Gemeinde Nieder-Rosbach bis 1970,

4.

Gemeindearchiv Rodheim mit den Archivalien der ehemaligen Gemeinde Rodheim v. d. Höhe bis 1972.

Bei den Gemeindearchiven von Ober- und Nieder-Rosbach sowie Rodheim handelt es sich um historische Archive, deren Bestand abgeschlossen ist.

(3)

Das Archiv der Stadt Rosbach v. d. Höhe (ab 1.8.1972) wird von der Stadt verwaltet.

(4)

Die Verwaltung der Gemeindearchive von Ober- und Nieder-Rosbach erfolgt im Auftrag der Stadt Rosbach durch Mitglieder des Vorstands des Heimatgeschichtsverein Rosbach e. V. (HGV).

Die Verwaltung des Gemeindearchivs Rodheim erfolgt im Auftrag der Stadt Rosbach durch Mitglieder des Vorstands des Rodheimer Geschichts- und Heimatvereins e. V. (RGHV).

Die Vereine schlagen der Stadt diejenigen Mitglieder ihres Vorstandes vor, die die Verwaltung des jeweiligen Archivs ausüben sollen. Ist die Stadt mit dem Vorschlag einverstanden, ernennt sie die genannten Personen für die Dauer ihrer Vorstandstätigkeit zu Ehrenbeamten.

Näheres regeln Vereinbarungen zwischen der Stadt und den beiden Vereinen.

(1)

Das Archiv der Stadt Rosbach (§ 2 Abs. 2 Ziff. 1) hat die Aufgabe, bei städtischen Stellen angefallene Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden, nach Feststellung der Archivwürdigkeit gemäß § 4 Abs. 6 zu archivieren.

Bei den Gemeindearchiven von Ober- und Nieder-Rosbach sowie Rodheim beschränkt sich die Aufgabe darauf, das in deren Bestand befindliche Archivgut zu archivieren.

(2)

Die Archivierung umfasst die Aufgaben, die Archivwürdigkeit von Unterlagen festzustellen, diese zu übernehmen, sie sachgemäß aufzubewahren, dauerhaft zu sichern, deren Integrität und Authentizität zu bewahren sowie sie zu erhalten, instand zu setzen, zu erschließen, verfügbar zu machen und für die Nutzung bereitzustellen.

(3)

Als städtische Stellen gelten auch

1.

städtische Eigenbetriebe sowie

2.

juristische Personen des Privatrechts, wenn sie nicht am wirtschaftlichen Wettbewerb teilnehmen und der Stadt mehr als die Hälfte der Anteile oder Stimmen zusteht.

(4)

Das Stadtarchiv ist an allen grundsätzlichen Fragen zu beteiligen, die Folgen für eine mögliche spätere Archivierung der Unterlagen haben (z. B. Aktenplan, Aktenordnung, Einsatz von Recyclingpapier, Einsatz von Mikrofilmen, Einführung und Änderung technischer Systeme zur Erstellung und Speicherung von Unterlagen).

(5)

Das Stadtarchiv kann Dokumentationsmaterialien zur Ergänzung seines Archivguts sammeln. Es kann Archivgut privater Herkunft aufnehmen.

(6)

Das Stadtarchiv trägt zur Erforschung und Kenntnis der Stadtgeschichte bei.

(1)

Die städtischen Stellen sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind und deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, auszusondern. Die Stellen prüfen in regelmäßigen Abständen, mindestens aber alle zwei Jahre, welche Teile ihrer Unterlagen für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Unterlagen sind dabei spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung auszusondern, soweit nicht Rechtsvorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestimmen.

(2)

Ausgesonderte Unterlagen sind von der abgebenden Stelle mit einer Anbietungsliste dem Archiv vollständig zur Übernahme anzubieten. Anzubieten sind auch Unterlagen,

1.

die besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung oder des Datenschutzes unterworfen sind,

2.

die aufgrund besonderer Vorschriften in der Verarbeitung hätten eingeschränkt, gelöscht oder vernichtet werden müssen,

3.

sowie Daten nach Art. 9 und 10 der Verordnung (EU) Nr. 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. EU Nr. L 119 S. 1, Nr. L 314 S.72) enthalten.

(3)

Dem Stadtarchiv sind auch Belegstücke sämtlicher Veröffentlichungen und amtlicher Drucksachen der Stadt sowie die ausgesonderten Bücher aus den Dienstbibliotheken der städtischen Stellen anzubieten.

(4)

Technische Kriterien für die Übernahme digitaler Unterlagen (insbes. Dateiformate, Form der Übermittlung) legen die anbietende Stelle und das Stadtarchiv vorab im Grundsatz fest.

(5)

Auf die Anbietung von offensichtlich nicht archivwürdigen Unterlagen und Daten darf nur im Einvernehmen mit dem Stadtarchiv verzichtet werden.

(6)

Das Stadtarchiv entscheidet über die Archivwürdigkeit der ausgesonderten Unterlagen (Bewertung) und die Übernahme in das Stadtarchiv. Zur Feststellung der Archivwürdigkeit ist dem Archiv auch vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen Einsicht in die Unterlagen der abgebenden Stelle zu gewähren.

(7)

Die abgebende Stelle hat die Unterlagen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Jahres mit einer Abgabeliste an das Archiv zu übergeben. Mit der Übernahme gehen die Unterlagen in die ausschließliche Verfügungsgewalt des Stadtarchivs über. Die Abgabeliste ist dauernd aufzubewahren.

(1)

Die Nutzung des Archivgutes nach Maßgabe der Archivsatzung steht jeder Person zu, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit Eigentümerinnen oder Eigentümern Archivguts privater Herkunft nichts anderes ergibt.

(2)

Die Einzelheiten der Nutzung des Stadtarchivs der Stadt Rosbach werden durch die Nutzungsordnung des Stadtarchivs der Stadt Rosbach v. d. Höhe (als Anlage zu dieser Satzung) geregelt.