Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal

Niederschrift

Sitzung der Verbandsversammlung

Tagesordnung:

Öffentliche Sitzung:

Die Tagesordnung wird wie folgt abgehandelt:

Sachverhalt:

Der Vorsitzende der Verbandsversammlung, Günter Stehling, eröffnet die Sitzung und stellt die ordnungsgemäße Einladung sowie die Beschlussfähigkeit fest.

Eventuelle Anträge auf Erweiterung der Tagesordnung können hier mit aufgenommen und beschlossen werden.

Diskussionsverlauf:

Der Vorsitzende der Verbandsversammlung, Günter Stehling, begrüßt die Anwesenden zur ersten Sitzung im Jahr 2026 und zugleich zur letzten in dieser Zusammensetzung.

Die Einladung wurde fristgerecht am 18.02.2026 verschickt, somit ist diese ordnungsgemäß erfolgt.

Mit 12 von 13 Vertreter/innen sind alle drei Mitgliedskommunen vertreten und damit ist das Gremium beschlussfähig.

Zur Erweiterung der Tagesordnung gibt es keinen Antrag.

Sachverhalt:

Der Vorsitzende des Verbandsvorstands, Bürgermeister Ronny Günkel (Hilders), begrüßt die Anwesenden.

Er informiert über den aktuellen Stand aus den Abteilungen Standesamt, IT und Personal. Aus der AG Finanzen berichtet Steffen Sauer.

Diskussionsverlauf:

Bürgermeister Günkel ist turnusmäßig im Jahr 2026 Vorsitzender des Verbandsvorstands. Er begrüßt die Anwesenden und berichtet aus den Abteilungen des Gemeindeverwaltungsverbands:

Personalabteilung

Diverse Bewerbungsverfahren haben die Mitarbeiterinnen der Personalabteilung beschäftigt, u. a. möchte die Stadt Tann ab Sommer 2026 erneut eine/n Verwaltungsfachangestellte/n ausbilden.

Durch das Projekt KommUnity vermittelt das Land Hessen ihre Beschäftigten zur Aushilfe in den Kommunen. Hierdurch konnte die Stadt Tann eine befristete Unterstützung für ihr Haupt- und Ordnungsamt gewinnen.

Nach Ostern wird die Personalabteilung in neue Räumlichkeiten ziehen. Diese befinden sich im Nebengebäude des Hilderser Rathauses.

Im Dezember 2025 fand eine Personalversammlung für die drei Beschäftigten des GVV Ulstertal und die fünf gestellten Mitarbeiter/innen statt. Zusätzlich führt der Verbandsvorstand regelmäßige Quartalsgespräche mit dem Personalrat des Verbands.

IT-Abteilung

Derzeit finden u. a. die Vorbereitungen für die Einführung des neuen Ratsinformationssystems statt. Dieses soll nach der Kommunalwahl für die neuen Parlamentarier zur Verfügung stehen. Ebenfalls soll zeitnah die digitale Signatur eingeführt werden. Außerdem fanden div. IT-Schulungen für die Beschäftigten im Ulstertal statt, u. a. zum Thema Datenschutz, die Firma Cosmema GmbH hat einen KI-Assistenten vorgestellt und der Virenscanner wurde ausgetauscht.

Standesamt

Die Mitarbeiterinnen im Standesamt verzeichnen aktuell einen reibungslosen Arbeitsablauf. Neben der Beurkundung von Geburten, Eheschließungen und Sterbefällen kommen auch Themen wie Nachbeurkundung von Personenstandsfällen im Ausland, Änderungen im Namensrecht und im Geschlechtseintrag immer häufiger vor.

AG Finanzen

Die Leitungen der drei Finanzabteilungen im Ulstertal treffen sich derzeit regelmäßig, um die künftige Zusammenarbeit auch in diesem Bereich voranzutreiben. Ziel ist es, die Abläufe zu vereinheitlichen und zu optimieren, um Synergien zu schaffen.

Ein weiteres großes Thema ist die Umsatzsteuer, die aktuell für die Jahre 2024 und 2025 berechnet wird.

Sachverhalt:

Das Eigenkapital beträgt 64.457,43 Euro (im Vorjahr 70.354,51 Euro) und hat sich im Vergleich zum Vorjahr um 5.897,08 Euro verringert. Die Eigenkapitalquote (= Eigenkapital x 100 : Gesamtkapital) beträgt somit 19,63 % (im Vorjahr 46,98 %).

Die Bilanzsumme hat sich gegenüber dem Ergebnis 2021 von 149.743,55 Euro um 178.644,45 Euro auf 328.388,00 Euro erhöht.

Im Übrigen wird auf den beigefügten Prüfungsbericht nebst Rechenschaftsbericht, Anhang etc. verwiesen.

Der Kreisausschuss des Landkreises Fulda, Fachdienst Revision, hat den Jahresabschluss 2022 des Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal geprüft und folgenden Prüfungsvermerk erteilt:

„Uneingeschränkter kommunaler Bestätigungsvermerk für den Jahresabschluss

Nach der Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse, mit Ausnahme der unter Punkt 3.2 genannten Feststellungen, stimmt der Jahresabschluss mit der Buchführung überein, entspricht den gesetzlichen Vorschriften, vermittelt ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Verbandes und stellt die wirtschaftliche Lage sowie die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung

zutreffend dar."

Diskussionsverlauf:

Steffen Sauer erläutert, dass es sich beim Jahresabschluss 2022 um den ersten Abschluss handelt, der mit dem Programm Infoma erstellt worden ist. Derzeit sind auch die Jahresabrechnungen 2023 und 2024 in Bearbeitung.

Der Prüfbericht der Aufsichtsbehörde ist als Anlage beigefügt. Es wurden keine Themen zur Bemängelung festgestellt, weshalb der uneingeschränkte Bestätigungsvermerk erteilt wurde.

Beschluss:

Der Verbandsvorstand empfiehlt die folgende Beschlussfassung:

Es wird beschlossen,

1.  Der geprüfte Jahresabschluss 2022, bestehend aus Vermögensrechnung (Bilanz), Ergebnisrechnung und Finanzrechnung wird wie folgt festgestellt:
   Die Bilanzsumme beträgt 328.388,00 Euro.
   Das Ergebnis des Haushaltsjahres 2022 wird mit einem Jahresergebnis in Höhe von -5.897,08 Euro im ordentlichen und mit einem Jahresergebnis von 0,00 Euro im außerordentlichen Ergebnis, somit mit einem Gesamtergebnis von -5.897,08 Euro festgestellt.
2.  Dem Verbandsvorstand wird gemäß § 114 Absatz 1 HGO für das Haushaltsjahr 2022 Entlastung erteilt.

Anmerkung:

1. Der geprüfte Jahresabschluss wird wie vorgestellt festgestellt.

2. Dem Verbandsvorstand wird Entlastung erteilt.

Sachverhalt:

Die Bürgermeister berichten über wesentliche Beschlüsse und Themen des Verbandsvorstands seit der letzten Verbandsversammlung am 24.11.2025.

Die Mitglieder der Verbandsversammlung haben die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Diskussionsverlauf:

Bürgermeister Günkel berichtet über folgende Themen seit der letzten Verbandsversammlung am 24.11.2025:

Die neue Homepage des GVV Ulstertal ist fertiggestellt. Sie kann unter www.gvv-ulstertal.de abgerufen werden.

Dem neu gegründeten GVV Rhön (Gemeinde Ebersburg und Stadt Gersfeld) wurde Unterstützung in div. Fragen zur Verbandsarbeit zugesagt.

Der Verbandsvorstand sieht es als Chance, das Ulstertal auf dem Hessentag 2026 in Fulda zu präsentieren. Aus diesem Grund hat man sich für die Teilnahme am Festzug beworben, die inzwischen positiv vom Veranstalter beschieden wurde.

Es haben Gespräche mit den Feuerwehr-Sachbearbeitern und den GBIs wegen der künftigen Zusammenarbeit stattgefunden. Bis zum Sommer möchte man die Planungen soweit vorantreiben, dass ein Vorschlag für den Haushalt 2027 eingereicht werden kann.

Weitere Themen waren die Überarbeitung der Beleuchtungsrichtlinien im Ulstertal, die gemeinsame Vorgehensweise u. a. bei den Themen GWA-Projekte und kommunale Wärmeplanung. Bürgermeister Günkel hebt hervor, wie wichtig ein Austausch der Bürgermeister untereinander und ein gemeinsames Auftreten gegenüber externer Stellen ist, um auch in Zukunft als kleine Kommunen handlungsfähig zu bleiben.

Abschließend nutzt er die Gelegenheit zur Danksagung an die Gremienmitglieder für ihre Bereitschaft, sich ehrenamtlich einzubringen und das Ulstertal gemeinsam voranzutreiben. Er erwähnt dabei auch die Vertreterinnen und Vertreter bzw. deren persönliche Stellvertretungen, die in der nächsten Legislaturperiode nicht mehr zur Verfügung stehen: Petra Menz (Gemeinde Ehrenberg), Hartmut Jenisch sowie Paloma Günkel-Laudenbach und Silke Faulstich (Marktgemeinde Hilders), Jörg Witzel sowie Christiane Fuß und Konrad Kirchner (Stadt Tann).

Einen besonderen Dank spricht Bürgermeister Günkel im Namen des gesamten Verbandsvorstands Herrn Günter Stehling für seine Dienste als Vorsitzender der Verbandsversammlung und die vertrauensvolle und konstruktive Zusammenarbeit aus.

Für die neu gewählte Verbandsversammlung steht der Termin für die konstituierende Sitzung bereits fest, zu dem Bürgermeister Günkel schon heute herzlich einlädt. Sie findet am Mittwoch, 10.06.2026, um 19:30 Uhr in Ehrenberg-Seiferts statt.

Anfragen aus den Reihen der Anwesenden:

Otto Naderer regt an, die Öffentlichkeit in die Tätigkeit des GVV Ulstertal mehr einzubinden und zu informieren. Es wird überlegt, hierfür die Social Media-Kanäle der Gemeinden zu nutzen, denn in den kommunalen Amtsblättern gab es bereits vor einiger Zeit eine Vorstellungsreihe über die Abteilungen des GVV und seine Aufgaben.

Ein weiteres Thema war die Beschaffung von Feuerwehr-Schutzkleidung mit einem kurzen informellen Austausch darüber.

Am Ende der Sitzung dank auch Günter Stehling den Gremiumsmitgliedern für die Zusammenarbeit in den vergangenen 5 Jahren und beschließt die Sitzung um 20:50 Uhr.