Niederschrift
der Verbandsversammlung des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal
am Mittwoch, 21.05.2025, im DGH Ehrenberg (Rhön)-Thaiden
| Beginn: | 19:30 Uhr |
| Ende: | 21:00 Uhr |
| Status: | öffentlich |
Tagesordnung (lt. Einladung)
| 1. | Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit |
| 2. | Aktueller Stand aus den Abteilungen |
| 3. | Mitteilung zum Stand des Jahresabschlusses für das Haushaltsjahr 2022 |
| 4. | Unterrichtung der Verbandsversammlung über den Stand des Haushaltsvollzugs nach § 28 GemHVO |
| 5. | Informationen und Anfragen |
TOP 1: Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit
Der Vorsitzende der Verbandsversammlung, Günter Stehling, eröffnet die Sitzung und begrüßt die Anwesenden zur ersten Versammlung im Jahr 2025. Er stellt die ordnungsgemäße Einladung sowie die Beschlussfähigkeit fest. Es sind insgesamt 11 Vertreter/innen aus allen drei Mitgliedskommunen anwesend.
Zur Tagesordnung gibt es keine Änderungs- oder Ergänzungswünsche.
TOP 2: Aktueller Stand aus den Arbeitsgruppen
Der Vorsitzende des Verbandsvorstandes, Bürgermeister Peter Kirchner, schließt sich der Begrüßung der Anwesenden an.
Er informiert über den aktuellen Stand aus den Abteilungen Standesamt, IT und Personal. Aus der AG Finanzen berichtet Steffen Sauer.
Standesamt
Die Mitarbeiterinnen des Standesamt Ulstertal sowie die drei Traubeamten haben an einer Fortbildung teilgenommen. Bürgermeister Kirchner informiert über die umfangreichen Änderungen im Namensrecht ab 2025.
Personalabteilung
Im Dezember 2024 wurde das Leistungsentgelt nach TVöD einheitlich für alle Beschäftigten im Ulstertal umgesetzt. Bisher gab es verschiedene, historisch gewachsene Modelle in den einzelnen Kommunen, die in Abstimmung mit den Personalräten im Ulstertal vereinheitlicht wurden.
Ebenfalls wurde die Erschwerniszulage für die Mitarbeiter aus Bauhof, Wasserversorgung und Kläranlage in den drei Kommunen angepasst und auf einen einheitlichen Stand gebracht.
Bei den Bauhofmitarbeitern wurde der Verpflichtung zur regelmäßigen Führerscheinkontrolle nachgekommen, für die übrigen Mitarbeiter muss noch eine verträgliche und unbürokratische Lösung gefunden werden.
Für bestimmte Einrichtungsbereiche mit Aufsichtstätigkeiten über Minderjährige (z. B. Kindergarten, Schwimmbäder, Ausbildungsleiter) wurden von den Beschäftigten erweiterte Führungszeugnisse angefordert.
Seit 01.01.2025 steht den drei Ulstertalkommunen eine neue Sicherheitsfachkraft für Fragen zu Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit beratend zur Seite.
Nach Beendigung einer Personalgestellung wurde als Nachfolgerin eine neue Mitarbeiterin in Teilzeit in der Personalabteilung eingestellt. Derzeit ist zusätzlich eine Minijobkraft befristet für die Digitalisierung der Personalakten beschäftigt. Diese Tätigkeiten sind allerdings nahezu abgeschlossen.
Die Ersparnis für die Personalkosten in den drei Kommunen wird nach den abgeschlossenen Tarifverhandlungen im öffentlichen Dienst neu berechnet. Statt der ursprünglich eingeplanten 5 % Erhöhung ab 01.01.2025 haben sich die Tarifvertragsparteien auf 3 % ab 01.04.2025 verständigt.
Die Zusammenlegung und Vereinheitlichung von drei unterschiedlich strukturierten Kommunen in eine gemeinsame Personalabteilung ist herausfordernd. Aber trotz unterschiedlicher Vorgehensweisen in der Vergangenheit strebt man gemeinsame Lösungen für die Zukunft an.
IT-Abteilung
Um die verschiedenen Verfahren weitgehend papierlos zu bearbeiten, wurde der digitale Posteingang sowie die digitale Aktenablage eingeführt, eine digitale Signatur ist noch in Planung.
Nach Insolvenz der bisherigen Cyberversicherung konnte eine Nachfolgeversicherung über die GVV-Kommunal gefunden werden. In der heutigen Zeit – nach einer Vielzahl von Hackerangriffen auch auf öffentliche Einrichtungen – ist ein erfolgreicher und kostengünstiger Vertragsabschluss nicht mehr selbstverständlich.
Das Projekt „Digitales Bauamt“ ist abgeschlossen und die Fördergelder wurden abgerufen. Davon wurde u. a. verschiedene Hardware angeschafft sowie die Verscannung der Bauakten finanziert. Die drei Ulstertalkommunen haben das Projekt in Zusammenarbeit mit dem Landkreis Fulda umgesetzt.
Die Fotoboxen für die Erstellung von digitalen Passbildern wurden zum Teil bereits an die Bürgerbüros ausgeliefert. Allerdings gestaltet sich die Inbetriebnahme als schwierig, da die Geräte bzw. die nötige Software nicht funktioniert. Man rechnet in den nächsten Wochen damit, künftig Passbilder direkt in den Bürgerbüros erstellen zu können.
Die elektronische Wohnsitzanmeldung eWA wird ebenfalls gemeinsam im Ulstertal eingeführt. Damit können sich Bürger bei Wohnsitzwechsel per OZG-Prozess digital ummelden, ohne im Bürgerbüro vorstellig werden zu müssen. Die Kosten für die Bereitstellung des Programms übernimmt in den ersten Jahren das Land Hessen.
AG Finanzen
Die Jahresabschlüsse 2022 und 2023 sind in den drei Kommunen in Vorbereitung bzw. liegen bereits der Revision zur Prüfung vor.
Das Berichtswesen über IKVS soll im zweiten Halbjahr eingeführt werden. Damit können standardisierte Auswertungen erstellt und die Arbeit für die Kämmerer maßgeblich erleichtert werden.
Die drei Kämmerer treffen sich regelmäßig, um die künftige Zusammenarbeit im Bereich Finanzen vorzubereiten. Ziel ist es, bis zum Ende des Jahres eine Planung für die Zusammenarbeit der Kassen und Spezialisierung auf verschiedene Themen zu erstellen.
Zu den Berichten aus den Abteilungen gibt es keine weiteren Rückfragen.
TOP 3: Mitteilung zum Stand des Jahresabschlusses für das Haushaltsjahr 2022
Der Leiter der AG Finanzen, Steffen Sauer (Tann), berichtet über den Stand des Jahresabschlusses 2022. Er informiert die Anwesenden darüber, dass dieser fertiggestellt ist und nun der Revision des Landkreises Fulda zur Prüfung vorgelegt werden kann. Da keine Kreditaufnahmen genehmigt werden müssen, nimmt die Revision die Jahresrechnung nur zur Kenntnis. Daher kann mit einer kurzfristigen Rückmeldung gerechnet werden.
Die Mitglieder der Verbandsversammlung werden mithilfe einer Präsentation durch das Zahlenwerk geführt, welches dem Protokoll als Anlage beigefügt wird.
Aus den Reihen der Anwesenden gab es keine Rückfragen.
TOP 4: Unterrichtung der Verbandsversammlung über den Stand des Haushaltsvollzugs nach § 28 GemHVO
Der Leiter der AG Finanzen, Steffen Sauer, berichtet über den Stand des Haushaltsvollzugs zum Stichtag 30.04.2025.
Die Unterlagen hierzu sind den Vertreter/innen vorab zugegangen. Er erläutert, dass die Umlagen erst zum 30.06.2025 von den drei Mitgliedskommunen angefordert werden, daher sind bis zum Stichtag noch keine Zahlungen geflossen.
Zusammenfassend wird festgehalten, dass die zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel auskömmlich sind. Die Haushaltsentwicklung 2025 wird bei der Haushaltsplanaufstellung 2026 berücksichtigt.
Aus der Runde gibt es keine weiteren Fragen.
TOP 5: Informationen und Anfragen
Bürgermeister Kirchner berichtet über die wichtigsten Themen aus den Vorstandssitzungen seit der letzten Verbandsversammlung am 21.11.2024:
Zum 01.01.2025 gab es einen turnusmäßigen Wechsel im Verbandsvorstand. Im Jahr 2025 hat Bürgermeister Kirchner den Vorsitz inne, sein Stellvertreter ist Bürgermeister Günkel.
Im Januar 2025 wurde Matthias Gelbe als Nachfolger im Amt des Bürgermeisters von Tann gewählt. Er nimmt seitdem regelmäßig an den Vorstandssitzungen teil. Bürgermeister Dänner ist noch bis zum 30.06.2025 im Amt. Seine Posten u. a. im Feldwegeverband, im Zweckverband Abfallsammlung und in der ekom21 müssen nachbesetzt werden. Man ist sich einig, dass das Ulstertal weiterhin in diesen Gremien vertreten sein soll.
Verschiedene Personen waren in diesem Jahr zu Gast in den Vorstandssitzungen:
| - | Herr Dr. Keil (Landkreis Fulda): Radwegekonzept im Ulstertal (Projekt des Bundes) |
| - | Herr John (Hess. Wirtschaftsministerium): Entwicklung der ländlichen Räume, Information über Förderprogramme |
| - | Sebastian Müller (Mitglied des Landtags): verschiedene Themen aus dem Landtag und dem Landwirtschaftsministerium, u. a. kommunaler Finanzausgleich, Nivellierungshebesätze für die Grundsteuer, Feuerwehr etc. |
| - | Überlandwerk Rhön: Überarbeitung der Wartungsverträge für die Straßenbeleuchtung |
| - | Agrokraft GmbH: Erstellung einer Potentialanalyse für das Ulstertal und zur Zukunftsfähigkeit der Kommunen |
| - | Werbewerk Hilders: Erstellung einer neuen Homepage für den GVV Ulstertal mit Einbindung des Tourismus, Echtstart ist für den 01.07.2025 geplant |
| - | Verein Natur und Lebensraum Rhön: Vorstellung aktueller Projekte zur Bioökonomie und mögliche Fördergelder für die Kommunen |
| - | Rainer Ickler (Fuldaer Zeitung): erneuter Bericht über den Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal |
| - | Integrationsbüro Landkreis Fulda: Überlegungen zu einer Jobbörse, um Arbeitssuchende mit heimischen Arbeitgebern zusammenzuführen |
| - | FFW-Sachbearbeiterinnen: Vereinheitlichung und Zusammenlegung von Aufgaben sowie Überlegungen zu einer möglichen Zusammenarbeit |
| - | Personalrat und Leitungen bzw. Mitarbeitende der Abteilungen in unregelmäßigen Abständen zu unterschiedlichen Themen |
| - | Wittich-Verlag: in Kürze Termin zur künftigen Vertragsgestaltung für die drei kommunalen Blättchen |
Die Bürgermeister haben sich ebenfalls mit den Sicherheitskonzepten für Veranstaltungen befasst. Hintergrund ist ein Förderprogramm des Landes Hessen für die Beschaffung von Schutzeinrichtungen. Aktuell sehe man keine akute Terrorgefahr für lokale Veranstaltungen.
Am 19.05.2025 hat ein gemeinsamer Betriebsausflug für alle Beschäftigten der drei Kommunen sowie des GVV Ulstertal stattgefunden. Die Bürgermeister betonen den Mehrwert einer solchen Veranstaltung für die Zusammenarbeit im Ulstertal.
Abschließend informiert Bürgermeister Kirchner, dass dies die letzte Verbandsversammlung für Bürgermeister Dänner sei und dankt ihm für seine großen Verdienste für die Zusammenarbeit im Ulstertal sowie die Gründung und Etablierung des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal.
Günter Stehling schließt die Sitzung um 21:00 Uhr und bedankt sich bei den Anwesenden für ihre Teilnahme.
Der Termin für die nächste Verbandsversammlung wird zu gegebener Zeit bekannt gegeben.
Hilders, 22.05.2025
| Günter Stehling | Alexandra Henkel |
| Vorsitzender | Schriftführerin |