Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal
Niederschrift 01. Sitzung der Verbandsversammlung
| Sitzungsart: | öffentlich |
| Sitzungsort: | Dorfgemeinschaftshaus Seiferts |
| Sitzungszeit: | 10.06.2026, 19:36 Uhr - 20:56 Uhr |
Tagesordnung:
| 1. | Eröffnung der Sitzung durch den Vorsitzenden des Verbandsvorstands |
| 2. | Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung und der Beschlussfähigkeit |
| 3. | Wahl der oder des Vorsitzenden der Verbandsversammlung |
| 4. | Wahlen zur Stellvertretung der/des Vorsitzenden der Verbandsversammlung |
| 4.1. | Wahl der ersten Stellvertreterin bzw. des ersten Stellvertreters |
| 4.2. | Wahl der zweiten Stellvertreterin bzw. des zweiten Stellvertreters |
| 5. | Wahl der Schriftführerin/des Schriftführers und ihrer/seiner Stellvertretung |
| 6. | Wahl des Vertreters und des Stellvertreters für die Verbandsversammlung der ekom21 – KGRZ Hessen |
| 7. | Bericht aus den Abteilungen des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal |
| 8. | Informationen und Anfragen |
Öffentliche Sitzung:
Die Tagesordnung wird wie folgt abgehandelt:
| TOP 1 | Eröffnung der Sitzung durch den Vorsitzenden des Verbandsvorstands Aktenzeichen: 11.11.0010 |
Diskussionsverlauf:
Bürgermeister Ronny Günkel, diesjähriger Vorsitzender des Verbandsvorstands, eröffnet die konstituierende Sitzung der Verbandsversammlung und begrüßt die Vertreterinnen und Vertreter bzw. deren persönliche Stellvertreterinnen und Stellvertreter der Gemeinde Ehrenberg (Rhön), der Marktgemeinde Hilders und der Stadt Tann (Rhön) sowie die anwesenden Gäste.
Gemäß § 7 Abs. 3 der Verbandssatzung leitet Bürgermeister Günkel die Sitzung bis zur Neuwahl der bzw. des Vorsitzenden der Verbandsversammlung.
| TOP 2 | Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung und der Beschlussfähigkeit Aktenzeichen: 11.11.0010 |
Diskussionsverlauf:
Die Einladung zur konstituierenden Sitzung der Verbandsversammlung wurde am 28./29.05.2026 in den Amtsblättern der drei Mitgliedskommunen veröffentlicht. Am 30.05.2026 erfolgte die Einladung über das Ratsinformationssystem an die Vertreterinnen und Vertreter der Gemeinde Ehrenberg (Rhön), der Marktgemeinde Hilders und der Stadt Tann (Rhön).
Zur Sitzung sind 13 Vertreter/innen bzw. deren persönliche Stellvertreter/innen erschienen, so dass der Sitzungsleiter, Bürgermeister Ronny Günkel, die ordnungsgemäße und fristgerechte Einladung und die Beschlussfähigkeit nach § 8 Abs. 1 der Verbandssatzung feststellt.
| TOP 3 | Wahl der oder des Vorsitzenden der Verbandsversammlung Aktenzeichen: 11.11.0010 |
Diskussionsverlauf:
Die Vertreterinnen und Vertreter aus den drei Mitgliedskommunen werden um Vorschläge für die Wahl der bzw. des Vorsitzenden der Verbandsversammlung gebeten.
Johanna Vogler schlägt Lars Rippstein vor. Er ist zur heutigen Sitzung entschuldigt, hat aber vorab sein Einverständnis erklärt, für die Wahl des Vorsitzenden zur Verfügung zu stehen und bei erfolgreicher Wahl diese auch anzunehmen.
Bürgermeister Günkel fragt, ob die Wahl in einer offenen Abstimmung durchgeführt werden könne.
Anschließend wird die Wahl zum Vorsitzenden durchgeführt und der neue Vorsitzende des Gremiums bestimmt. Aufgrund der vorliegenden Einverständniserklärung wird Lars Rippstein als neuer Vorsitzender der Verbandsversammlung bestimmt.
Beschluss 1:
Es wird darüber abgestimmt, ob die Wahl in einer offenen Abstimmung erfolgen kann.
Abstimmung: Ja: 13 | Nein: 0 | Enthaltung: 0
Beschluss 2:
Lars Rippstein wird zum neuen Vorsitzenden der Verbandsversammlung gewählt.
Abstimmung: Ja: 13 | Nein: 0 | Enthaltung: 0
| TOP 4 | Wahlen zur Stellvertretung der/des Vorsitzenden der Verbandsversammlung Aktenzeichen: 11.11.0010 |
Diskussionsverlauf:
Da der gewählte Vorsitzende der Verbandsversammlung, Lars Rippstein, zur Sitzung nicht anwesend ist, übernimmt der Vorsitzende des Verbandsvorstands, Bürgermeister Ronny Günkel, bis zur Wahl der Stellvertretung des Vorsitzenden weiterhin die Sitzungsleitung und bittet um Vorschläge für die Wahl.
Es werden der Tanner Vertreter Reiner Jörges und der Ehrenberger Vertreter Oliver Heinbuch vorgeschlagen, wobei Herr Heinbuch sich bereit erklärt, für die Wahl des zweiten Stellvertreters zur Verfügung zu stehen.
Beschluss:
Die Vertreter/innen bzw. persönlichen Stellvertreter/innen beschließen, die Wahl als offene Abstimmung durchzuführen.
Abstimmung: Ja: 13 | Nein: 0 | Enthaltung: 0
| TOP 4.1 | Wahl der ersten Stellvertreterin bzw. des ersten Stellvertreters Aktenzeichen: 11.11.0010 |
Beschluss:
Reiner Jörges, Stadt Tann (Rhön), wird zum ersten Stellvertreter des Vorsitzenden der Verbandsversammlung gewählt.
Er nimmt die Wahl an und übernimmt die weitere Sitzungsleitung.
Abstimmung: Ja: 12 | Nein: 0 | Enthaltung: 1
| TOP 4.2 | Wahl der zweiten Stellvertreterin bzw. des zweiten Stellvertreters Aktenzeichen: 11.11.0010 |
Beschluss:
Oliver Heinbuch, Gemeinde Ehrenberg (Rhön), wird zum zweiten Stellvertreter des Vorsitzenden der Verbandsversammlung gewählt.
Er nimmt die Wahl an.
Abstimmung: Ja: 12 | Nein: 0 | Enthaltung: 1
| TOP 5 | Wahl der Schriftführerin/des Schriftführers und ihrer/seiner Stellvertretung Aktenzeichen: 11.11.0010 |
Diskussionsverlauf:
Für die Wahl zur Schriftführerin der Verbandsversammlung wird Alexandra Henkel als Mitarbeiterin des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal vorgeschlagen. Für ihre Stellvertretung wird Anne Grob, ebenfalls Mitarbeiterin des GVV Ulstertal, vorgeschlagen.
Frau Grob ist zur Sitzung nicht anwesend, hat aber ihr Einverständnis erklärt, im Falle einer Wahl das Amt der stellvertretenden Schriftführerin anzunehmen.
Beschluss:
Alexandra Henkel wird zur Schriftführerin der Verbandsversammlung gewählt, als ihre Stellvertreterin wird Anne Grob gewählt.
Alexandra Henkel nimmt die Wahl an, Anne Grob hat ihr Einverständnis vorab schriftlich erklärt.
Abstimmung: Ja: 13 | Nein: 0 | Enthaltung: 0
| TOP 6 | Wahl des Vertreters und des Stellvertreters für die Verbandsversammlung der ekom21 – KGRZ Hessen Aktenzeichen: 11.11.0010 |
Beschluss:
Die Verbandsversammlung beschließt, Bürgermeister Matthias Gelbe (Tann) als Vertreter des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal für die Verbandsversammlung der ekom21 – KGRZ zu benennen und Bürgermeister Peter Kirchner (Ehrenberg) als sein Stellvertreter.
Abstimmung: Ja: 13 | Nein: 0 | Enthaltung: 0
| TOP 7 | Bericht aus den Abteilungen des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal Aktenzeichen: 11.11.0010 |
Diskussionsverlauf:
An der Verbandsversammlung nehmen Leevke Happel für die Personalabteilung und Steffen Jordan als IT-Mitarbeiter teil. Beide berichten aus ihren Arbeitsbereichen.
Personalabteilung
Leevke Happel stellt sich und ihre Abteilung vor: Zum 01.12.2022 wurden die drei Personalabteilungen zusammengeführt. Seitdem arbeiten am Dienstsitz in Hilders vier Personalsachbearbeiterinnen in Teilzeit mit insgesamt 2,5 Stellen. Diese sind zuständig für rd. 170 Personalfälle im gesamten Ulstertal – von Hauptbeschäftigten über Minijobber, Ferienjobber, Ortsvorsteher etc. Die Sachbearbeitung wurde im gesamten Ulstertal weitgehend vereinheitlicht und digitalisiert, damit wurde die Bearbeitung effizienter und Vertretungen können gewährleistet werden.
IT-Abteilung
Steffen Jordan ist seit fast 5 Jahren beim GVV Ulstertal als IT-Mitarbeiter beschäftigt. Die Stelle wurde in 2021 neu geschaffen, vorher mussten die Mitarbeiter in den drei Rathäusern diese Tätigkeiten miterledigen. Die Rathäuser waren zu der Zeit autark, eine Zusammenarbeit und Datenweitergabe untereinander war nicht einfach möglich. Mit der Einstellung eines gemeinsamen ITlers wurden viele Prozesse vereinheitlicht, z. B. die Datenablage in einem gemeinsamen Dokumentenmanagementsystem, der Datenschutz und das Ratsinformationssystem. Künftige Themen sind u. a. die Einführung einer digitalen Signatur, die weitere Digitalisierung der Verwaltung, die Einbindung der künstlichen Intelligenz in verschiedene Abläufe und die Anbindung an diverse Schnittstellen.
Auf Nachfrage von Bernd Limpert ergänzt Steffen Jordan, dass eine Umstellung auf europäische IT-Systeme nicht einfach durchführbar ist, da es für Microsoft als Marktführer insbesondere bei speziellen Programmen wie Outlook noch keine geeignete Alternative für die Kommunen gibt.
Bürgermeister Günkel ergänzt, dass die Einstellung eines gemeinsamen IT-Mitarbeiters für die vielfältigen Anforderungen notwendig war. Dadurch konnten die Verträge mit dem externen Dienstleister auf das Notwendigste reduziert werden, was den drei Kommunen viel Geld einspart.
Auch die Zusammenarbeit in der Personalabteilung hebt er als erfolgreich hervor. Dadurch konnten Personalausfälle aufgefangen und die Sachbearbeitung aufrechterhalten werden. Durch die Spezialisierung der Mitarbeiterinnen werden die Arbeiten effizient und kompetent erledigt.
Da Andrea Walch für das Standesamt nicht an der Sitzung teilnehmen kann, informiert Bürgermeister Günkel aus dieser Abteilung:
Das Standesamt war die erste gemeinsame Abteilung des GVV Ulstertal. Seit dem 01.01.2021 arbeiten die drei Sachbearbeiterinnen in Teilzeit mit Dienstsitz in Tann zusammen. Insgesamt besetzen sie 1,5 Stellen. Sie werden unterstützt von weiteren vier Traubeamten, neben Iris Reutter von der Gemeinde Ehrenberg (Rhön) sind das die drei Bürgermeister. Neu im Kreise der Traubeamten ist Bürgermeister Gelbe, der vor kurzem die Ausbildung zum Standesbeamten besucht hat und seitdem auch Trauungen durchführen darf. Für die standesamtlichen Trauungen stehen im Ulstertal insgesamt 18 Trauorte zur Verfügung. Neben den drei Rathäusern und einigen Dorfgemeinschaftshäusern gibt es auch Außentrauorte wie der kürzlich gewidmete Kugelbaum in der Gemarkung Tann (Rhön)-Hundsbach.
Das Standesamt bietet viele Dienste bereits online an. Die entsprechenden Formulare können auf der Homepage des GVV Ulstertal abgerufen werden. Auch die digitale Nacherfassung von Alt-Unterlagen ist bereits erfolgt. Das vom Gesetzgeber geforderte Pensum konnte dank der Zusammenarbeit in der gemeinsamen Abteilung erreicht werden. Die Tätigkeit im Standesamt ist aufgrund der vielen Gesetzesänderungen im ständigen Wandel und erfordert den regelmäßigen Besuch von Schulungen für die Sachbearbeiterinnen wie für die Traubeamten.
Aus dem Bereich Finanzen berichtet ebenfalls Bürgermeister Günkel, da Steffen Sauer zur Sitzung nicht anwesend sein kann:
Aktuell gibt es noch keine gemeinsame Finanzabteilung im Ulstertal. Steffen Sauer ist als übergeordneter Kämmerer für den Haushalt des Gemeindeverwaltungsverbands zuständig. Diese Zuständigkeit sollte zunächst jährlich zwischen den Mitgliedskommunen wechseln, was sich aber als wenig praktikabel gezeigt hat, so dass die Sachbearbeitung in Tann geblieben ist.
Die Finanzleiter der drei Kommunen treffen sich regelmäßig, um die weiteren Schritte einer künftigen Zusammenarbeit zu besprechen. Ab Juni gibt es zusätzliche Treffen zusammen mit den Sachbearbeitern der drei Kommunen. Ziel ist es, die Tätigkeiten zu vereinheitlichen, um auch hier eine Vertretungsregelung zu schaffen und eine ununterbrochene Fortführung der Sachbearbeitung zu gewährleisten. Weitere Themen sind die geplante Einführung der Umsatzsteuer nach § 2b UStG zum 01.01.2027 sowie die Erstellung der Jahresabschlüsse und die damit verbundenen Haushaltsgenehmigungen.
Oliver Heinbuch fragt nach dem Dienstsitz der künftigen gemeinsamen Finanzabteilung. Bürgermeister Günkel betont, dass die Kämmerer in ihren Kommunen verbleiben werden, da sie unmittelbar mit ihren Bürgermeistern zusammenarbeiten. Von wo aus die übrigen Sachbearbeiter/innen künftig arbeiten werden, ist zu diesem frühen Zeitpunkt noch nicht in Planung.
| TOP 8 | Informationen und Anfragen Aktenzeichen: 11.11.0010 |
Diskussionsverlauf:
Bürgermeister Ronny Günkel berichtet aus den regelmäßig stattfindenden Vorstandssitzungen der drei Bürgermeister. Diese Zusammenkünfte werden genutzt, um Themen zu besprechen, die alle drei Kommunen betreffen. So können Gäste wie die neue Geschäftsführerin der Agentur für Arbeit Bad Hersfeld-Fulda, Frau Katharina Henkel, die sich den Bürgermeistern vorgestellt hat, gemeinsam eingeladen werden. Ebenfalls zu Gast war z. B. der IT-Dienstleister zur Besprechung der künftigen Zuständigkeiten. Außerdem werden gemeinsame Personalgespräche geführt sowie der Personalrat des GVV Ulstertal angehört.
Weitere Themen, die alle drei Kommunen betreffen und aus diesem Grund gemeinsam in einer Vorstandssitzung besprochen werden, waren u. a. das künftige Beleuchtungskonzept im Ulstertal, die zukünftige Energieversorgung, die Möglichkeiten von erneuerbaren Energien sowie die geplante Zusammenarbeit in der Sachbearbeitung „Feuerwehrwesen, Katastrophenschutz/Zivilschutz“.
Bürgermeister Günkel stellt die neue Homepage des Ulstertals vor (www.gvv-ulstertal.de). Hier wurde ein gemeinsamer Auftritt des Verbands mit seinen klassischen Verwaltungsaufgaben zusammen mit einer Präsentation des Tourismus der drei Mitgliedskommunen geschaffen.
Die Bürgermeister betonen die kollegiale Zusammenarbeit im Vorstand und schätzen die gegenseitige Unterstützung. Aus diesem Grund ist die Idee entstanden, am Hessentags-Festzug gemeinsam teilzunehmen, um die Zusammengehörigkeit im Ulstertal zu unterstreichen.
Abschließend informiert Bürgermeister Günkel noch über den nächsten Termin der Verbandsversammlung. Diese findet am Mittwoch, 12.08.2026, um 19:30 Uhr statt. Der konkrete Sitzungsort wird noch bekannt gegeben.
Die Anwesenden haben die Möglichkeit, Fragen an den Verbandsvorstand zu stellen:
Stefan Maiwald möchte wissen, ob eine künftige Zusammenarbeit der drei kommunalen Bauhöfe geplant ist, um vorhandene Maschinen und Technik effektiv einsetzen zu können und die Mitarbeiter zu entlasten. Die Bürgermeister betonen, dass man im Bereich des Feldwegeverbandes bereits zusammenarbeite, man möchte aber das Thema im Rahmen einer Vorstandssitzung noch einmal konkreter besprechen.
Reiner Jörges fragt, ob es in Bezug auf eine mögliche gemeinsame Sachbearbeitung einheitliche Feuerwehr-Gebührenordnungen im Ulstertal gibt. Bürgermeister Günkel entgegnet, dass es derzeit noch keine einheitlichen Regelungen gibt, eine Anpassung jedoch auch hier erstrebenswert sei.
Abschließend betont Reiner Jörges die bisherige gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit in der Verbandsversammlung und wünscht dem neuen Gremium auch künftig einen guten und offenen Umgang miteinander. Mit diesen Worten beendet er die Sitzung um 20:56 Uhr.