Niederschrift der Verbandsversammlung des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal

am Mittwoch, 30.11.2022, im Ulstersaal in Hilders

Anwesenheit

Bürgermeister

Kämmerer

Schriftführerin

Tagesordnung

TOP 1: Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Der Vorsitzende der Verbandsversammlung, Günter Stehling, begrüßt die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Sitzung und stellt die ordnungsgemäße Einladung fest. Von 13 gewählten sind 12 Vertreter/innen bzw. ein persönlicher Stellvertreter anwesend, so dass die Beschlussfähigkeit festgestellt werden konnte.

Zur Tagesordnung gibt es einen Antrag auf Erweiterung um einen neuen Tagesordnungspunkt. Dieser lautet „Zweiter Finanzbericht 2022 über den Stand des Haushaltsvollzugs“ und soll als TOP 5 aufgenommen werden. Die lfd. Nummern der folgenden Tagesordnungspunkte ändert sich dadurch entsprechend.

TOP 2: Niederschrift der Verbandsversammlung vom 21.07.2022

Gegen die Niederschrift der letzten Verbandsversammlung gab es keine Einwände, so dass die Schriftführerin entlastet werden kann.

TOP 3: Aktueller Stand aus den Arbeitsgruppen

Der Vorsitzende des Vorstands, Bürgermeister Peter Kirchner, begrüßt die Mitglieder der Verbandsversammlung und berichtet aus den Arbeitsgruppen des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal:

AG Standesamt: Die Arbeitsgruppe hat sich seit der Gründung am 01.01.2021 gut zusammengefunden und die Zusammenarbeit läuft geregelt. Derzeit gibt es aus der AG Standesamt keine nennenswerten Neuigkeiten zu berichten.

AG EDV-IT: Der Verbandsmitarbeiter, Steffen Jordan, beschäftigt sich aktuell mit dem Thema Cybersicherheit. In verschiedenen Fortbildungen und Schulungen werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dahingehend sensibilisiert. Außerdem hat zum gleichen Thema in Wiesbaden ein Cyber-Sicherheitsgipfel stattgefunden und noch im Dezember schult der Landkreis Fulda interessierte Beschäftigte. Die Verträge mit dem Dienstleister STW wurden gekündigt und neu ausgehandelt. Viele Arbeiten übernimmt künftig Steffen Jordan, was dem Verband Kosten einspart. Auch das Thema Datenschutz wird intensiver bearbeitet; ein Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragter hat bereits stattgefunden. Des Weiteren wird das Programm für den Sitzungsdienst weiter ausgebaut und für den GVV Ulstertal und die Stadt Tann eingerichtet. Für den gemeinsamen Server der drei Ulstertalkommunen musste eine neue USV-Anlage angeschafft werden. Diese dient als Sicherung im Falle eines Stromausfalls. Ferner wurde das Behördenpostfach esina21 neu eingeführt, um Daten DSGVO-konform verschicken zu können.

AG Finanzen: Die Aufstellung des Haushalts 2023 für den Gemeindeverwaltungsverband war aktuelles Thema der Arbeitsgemeinschaft. Außerdem wurde ein Blick in die Zukunft gewagt – wird die AG Finanzen künftig zentral zusammenarbeiten oder verbleiben die Mitarbeiter/innen in ihren Kommunen, wird es einen festen Ansprechpartner geben? Aktuell wechselt die Sachbearbeitung jährlich mit dem Sitz des Vorstandsvorsitzenden. Die Bearbeitung von Steuern und Abgaben soll bereits in Kürze im Ulstertal zusammengeführt und auf eine gemeinsame Grundlage gebracht werden. Auf Initiative von Steffen Sauer, Kämmerer der Stadt Tann (Rhön), hat sich der GVV für den Innovationspreis der Finanzsoftware Infoma beworben und mit dem Projekt „Zusammenführung des Finanzwesens von drei Kommunen und Digitalisierung des Rechnungseingang und -ausgangs“ einen der Finalistenplätze belegt. Das Preisgeld in Höhe von 2.500 € wird im Dezember während einer kleinen Feierstunde an den Gemeindeverwaltungsverband verliehen und kommt einem gemeinnützigen Projekt im Ulstertal zugute.

AG Personal: Am 01.12.2022 wird die Arbeitsgemeinschaft auch räumlich zusammengelegt und hat dann ihren Sitz im Rathaus in Hilders. Diverse Krankheitsfälle und Fehlzeiten führen derzeit zu einem hohen Arbeitsaufkommen. Durch die Zusammenlegung der drei Personalabteilungen zur AG Personal sind nun aber Vertretungen geregelt und Ausfälle können besser aufgefangen werden.

TOP 4: Jahresabschluss 2020 – Entlastung des Vorstands

Der aktuell für den Gemeindeverwaltungsverband zuständige Kämmerer Werner Reinhardt, Ehrenberg (Rhön), berichtet, dass der Fachdienst Revision des Landkreises Fulda den Jahresabschluss 2020 geprüft hat. Den Mitgliedern der Verbandsversammlung wurden Prüfungsbericht und Rechenschaftsbericht vorab zugestellt.

Der Jahresabschluss 2020 soll gemäß der vorliegenden Beschlussvorlage der AG Finanzen beschlossen und der Verbandsvorstand für das Jahr 2020 entlastet werden.

TOP 5: Zweiter Finanzbericht 2022 über den Stand des Haushaltsvollzugs

Werner Reinhardt berichtet über den Stand des Haushaltsvollzugs zum Stichtag 30.11.2022:

Die Liquidität des Gemeindeverwaltungsverbandes war im gesamten Haushaltsjahr gegeben. Die Umlagen wurden rechtzeitig und in ausreichender Höhe angefordert, um alle anstehenden Zahlungsverpflichtungen pünktlich zu leisten. Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass alle Aufgaben des Gemeindeverwaltungsverbandes mit den zur Verfügung gestellten Mitteln erledigt werden konnten.

TOP 6: Haushalt 2023

Werner Reinhardt stellt den Entwurf der Haushaltssatzung und des Haushaltsplans 2023 vor. Folgende Beschlussvorlage wurde den Mitgliedern der Verbandsversammlung bereits vor der Sitzung zugestellt:

Am 15.11.2022 haben die drei Bürgermeister der Verbandskommunen zusammen mit den Leitern der jeweiligen Finanzabteilungen den Entwurf der Haushaltssatzung und des Haushaltsplanes für das Haushaltsjahr 2023 aufgestellt.

Der Ergebnishaushalt und der Finanzhaushalt sind ausgeglichen. Kredite werden nicht veranschlagt. Auch die mittelfristige Ergebnis- und Finanzplanung zeigt jeweils ausgeglichene Jahresergebnisse. Soweit die Aufwendungen und Investitionen nicht aus Entgelten oder Zuweisungen finanziert werden können, werden sie durch die Betriebskosten- bzw. Investitionsumlagen der drei Mitgliedskommunen gedeckt. Mit Verfügung vom 22.11.2022 fordert die Kommunalaufsicht, für das Haushaltsjahr 2023 die neuen Muster der GemHVO zwingend anzuwenden.

Beschlussvorschlag:

Aufgrund des § 7 Absatz 2 Gesetz über kommunale Gemeinschaftsarbeit (KGG) in der Fassung vom 16.12.1969 (GVBl. I S. 307), zuletzt geändert durch Art. 1 Gesetz zur Änderung des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit und anderer Rechtsvorschriften vom 11.12.2019 (GVBl. S. 416) i. V. m. den §§ 94 ff. der Hessischen Gemeindeordnung (HGO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 07.03.2015 (GVBl. I S. 142), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 07.05.2020 (GVBl. S. 318) beschließt die Verbandsversammlung des Gemeindeverwaltungsverbandes Ulstertal folgende Haushaltssatzung:

§ 1

Der Haushaltsplan für das Haushaltsjahr 2023 wird

festgesetzt.

§ 2

Kredite werden nicht veranschlagt.

§ 3

Verpflichtungsermächtigungen werden nicht veranschlagt.

§ 4

Liquiditätskredite werden nicht beansprucht.

§ 5

Nach § 19 KGG i. V. m. § 17 der Satzung für den Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal werden

folgende voraussichtlichen Umlagen festgesetzt:

§ 6

Ein Haushaltssicherungskonzept wurde nicht beschlossen.

§ 7

Es gilt der von der Verbandsversammlung als Teil des Haushaltsplans 2023 beschlossene Stellenplan.

§ 8

Deckungsfähigkeit gem. § 20 Abs. 1 GemHVO:

Ansätze der in einem Budget veranschlagten Aufwendungen und Auszahlungen sind gegenseitig deckungsfähig, soweit im Haushaltsplan nichts weiter bestimmt ist. Jeder Teilhaushalt bildet ein Budget nach § 4 Abs. 1 GemHVO.

Zweckbindung gem. § 19 Abs. 2 GemHVO:

Zahlungswirksame Mehrerträge aus Kostenersatzleistungen und Erstattungen (Hauptkonto 548) berechtigen zu Mehraufwendungen der Kontenklasse 6 und 7 im jeweiligen Budget (Teilhaushalt). Mehreinzahlungen aus Sonderposten aus Zuweisungen (Kontengruppe 36) berechtigen zu Mehrauszahlungen für Investitionen in immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen (Kontenklasse 0).

Übertragbarkeit gem. § 21 Abs. 2 GemHVO:

Die Ansätze für Investitionen und Investitionsfördermaßnahmen bleiben bis zur Fälligkeit der letzten Zahlung für ihren Zweck verfügbar, bei Baumaßnahmen und Beschaffungen längstens jedoch zwei Jahre nach Schluss des Haushaltsjahres, in dem der Bau oder der Gegenstand in seinen wesentlichen Teilen benutzt werden kann.

Hierzu gab es keine weiteren Fragen, so dass über den Haushaltsplan und die Haushaltssatzung 2023 beschlossen werden konnte.

TOP 7: Geschäftsordnung – erster Entwurf

Günter Stehling berichtet, dass sich eine Arbeitsgruppe aus Vertretern der Verbandsversammlung, den drei Bürgermeistern und Alexandra Henkel zur Ausarbeitung einer Geschäftsordnung am 02.11.2022 getroffen hat. Ein erster Entwurf wurde ausgearbeitet und den Mitgliedern der Verbandsversammlung vorab zur Verfügung gestellt. Zum Entwurf gab es in der Sitzung keine Einwände oder Rückfragen, so dass darüber beschlossen werden konnte.

Der Vorsitzende dankt der Arbeitsgruppe; ein besonderer Dank geht an Berthold Gilbert für seine vorbereiteten Ausarbeitungen zur Geschäftsordnung.

TOP 8: Informationen und Anfragen

Seit der letzten Sitzung der Verbandsversammlung haben insgesamt 14 Vorstandssitzungen, i. d. R. einmal wöchentlich, stattgefunden. Bürgermeister Peter Kirchner berichtet über verschiedene Themen aus den Sitzungen:

MdL Sebastian Müller war am 14.09.2022 Gast in der Vorstandssitzung. Mit ihm wurden verschiedene Themen wie Fördermittel (u. a. IKEK-Programm), Tourismus, Gewerbeentwicklung, Grünes Band etc. besprochen.

Die Schilder an den Eingangsstraßen zum Ulstertal sowie zu den Hauptorten Wüstensachsen, Hilders und Tann werden ausgetauscht und zeigen künftig das neue Logo des Ulstertals. Ebenfalls wird über eine Modernisierung der Internetseite www.ulstertal.de nachgedacht. Hierzu hat ein Vorgespräch mit Tobias Schlegel (Agentur Werbewerk Hilders) stattgefunden. Die derzeitige Homepage ist nur eine sog. Landingpage, über die man auf die Seiten der drei Kommunen weitergeleitet wird. Sie soll attraktiver gestaltet werden und künftig auch über den GVV und dessen Abteilungen und Ansprechpartner/innen informieren, Formulare z. B. des Standesamts zur Verfügung stellen etc.

Zum künftigen Vorsitz im Verbandsvorstand wurde in der Vorstandssitzung am 06.10.2022 beschlossen, dass dieser turnusgemäß ab 01.01.2023 an den Hilderser Bürgermeister Ronny Günkel übergeht. Ab 01.01.2024 hat der Bürgermeister der Stadt Tann (Rhön), Mario Dänner, den Vorsitz inne und zum 01.01.2025 wechselt der Vorsitz wieder zum Ehrenberger Bürgermeister, Peter Kirchner.

Die Mitglieder der Verbandsversammlung hatten anschließend die Möglichkeit, Fragen zu stellen.

Auf die Frage, ob die Rotation im Vorsitz zu Problemen führe, entgegnete Bürgermeister Peter Kirchner, dass es gut sei, wenn der Vorsitz jährlich wechselt. Das unterstreiche die gemeinsame Arbeit auf Augenhöhe. Die anfänglichen Probleme, z. B. auch bei der Weitergabe aller notwendigen Unterlagen, haben sich durch die Einstellung der Vorstandsassistenz und die fortschreitende Digitalisierung erübrigt. Wie sich die Zuständigkeiten im Finanzwesen künftig gestalten, wird – wie eingangs bereits erwähnt – derzeit eingehend innerhalb der drei Kommunen besprochen.

Günter Stehling schließt die Sitzung um 20:58 Uhr mit den besten Wünschen für die bevorstehende Adventszeit.

Der Termin für die nächste Verbandsversammlung wird zu gegebener Zeit bekannt gegeben.

Hilders, 13.12.2022