Niederschrift der Verbandsversammlung des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal

Gemeinde Ehrenberg (Rhön) – Marktgemeinde Hilders – Stadt Tann (Rhön)

Niederschrift der Verbandsversammlung des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal

am Donnerstag, 21.07.2022,

im Bürgerhaus in Ehrenberg-Wüstensachsen

Anwesenheit

Bürgermeister

Schriftführerin

Tagesordnung

TOP 1: Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Vorsitzender Günter Stehling eröffnet die Sitzung und begrüßt den Vorstand sowie die anwesenden Mitglieder der Verbandsversammlung. Er stellt die ordnungsgemäße Einladung und die Beschlussfähigkeit (mit 10 von 13 Teilnehmer*innen) nach § 8 (1) der Satzung fest.

TOP 2: Niederschrift der Verbandsversammlung vom 24.02.2022

Die Einwände von Verbandsmitglied Berthold Gilbert zu TOP 3 der Niederschrift der Verbandsversammlung vom 24.02.2022 (Gemeinsamer Außenauftritt (corporate design) des GVV Ulstertal – Vorstellung durch Tobias Schlegel von „Werbewerk Hilders“) werden vorgetragen. Anschließend werden die anwesenden Mitglieder um Abstimmung gebeten, ob das Protokoll geändert werden soll:

 — JA: 6 / NEIN: 0 / ENTHALTUNGEN: 4

Der Vorsitzende Günter Stehling schlägt folgende Neuformulierung vor:

„In der Sitzung hat ein reger Austausch zur Gestaltung des neuen Logos stattgefunden mit dem Ergebnis, dass es keine Einwände gegen das neue Logo gab. Einige Anregungen aus den Reihen der Verbandsversammlung hierzu werden in den weiteren Prozess mit aufgenommen.“

Eine weitere Abstimmung zur Neuformulierung des TOP 3 der Niederschrift der letzten Verbandsversammlung kommt zu folgendem Ergebnis:  —  JA: 7 / NEIN: 0 / ENTHALTUNGEN: 3

TOP 3: Aktueller Stand aus den Arbeitsgruppen

AG Personal: Alexandra Henkel berichtet, dass in den drei Kommunen Dienstvereinbarungen für die Einführung der digitalen Zeitwirtschaft abgeschlossen wurden. Zum 01.07.2022 startete die gemeinsame Zeitwirtschaft über das Programm LOGA. Die einzelnen Personalabteilungen werden zum 01.09.2022 in die gemeinsame AG Personal mit Sitz im Rathaus Hilders zusammengeführt.

AG Finanzen: Der Finanzbericht über den Stand des Haushaltsvollzugs 2022 zum Stichtag 30.06.2022 gemäß § 7 Abs. 2 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit (KGG) i. V. m. § 28 Gemeindehaushaltsverordnung (GemHVO) wurde den Mitgliedern der Verbandsversammlung vorab zur Verfügung gestellt. BGM Kirchner berichtet aus der AG, dass nach dem Start der gemeinsamen Finanzsoftware INFOMA zum 01.01.2022 mit dem digitalen Rechnungs-Workflow weitere Module wie die Webkasse eingeführt wurden. Diese wird u. a. in den Schwimmbädern, Bürgerbüros, Tourist-Infos und im Standesamt benötigt, um Bareinnahmen zu verbuchen. Er informiert die Verbandsmitglieder, dass der GVV bis zum Jahresende voraussichtlich keine Darlehen und Kredite benötigt, weil die zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel lt. derzeitigem Stand auskömmlich sind.

AG EDV-IT: BGM Kirchner erläutert die Tätigkeiten des IT-Sachbearbeiters Steffen Jordan in diesem Jahr (Einführung der Finanzsoftware INFOMA und Loga-Zeitwirtschaft, die Umsetzung des OZG, Einrichtung gemeinsamer Software für die Ortsgerichte, div. Netzwerkarbeiten in den einzelnen Dienststellen mit Updates, Hardware-Beschaffungen und -installationen etc.).

AG Standesamt: Im Jahr 2022 gibt es relativ viele Trauungen. Derzeit können an insgesamt 13 Orten im Ulstertal Trauungen vollzogen werden, die Widmung eines Trauortes erfolgte zeitlich begrenzt. Aufgrund der großen Nachfrage nach Außentrauorten sollen in Ehrenberg die Plätze um die Rhönklubhütten Seiferts und Thaiden gewidmet werden. Um die Vielfältigkeit der Aufgaben einer Standesbeamtin/eines Standesbeamten näher zu bringen, wird demnächst die Arbeit des gemeinsamen Standesamts Ulstertal in einem Bericht in den drei Blättchen vorgestellt.

TOP 4: Geschäftsordnung: erster Entwurf

Die drei Gemeindeverwaltungsverbände bzw. Verwaltungsgemeinschaften in Hessen – Allendorf-Eder/Bromskirchen, Südlicher Knüll und Feldatal-Grebenau-Romrod-Schwalmtal – wurden nach deren Geschäftsordnungen für ihre Verbandsversammlung und ihren Verbandsvorstand angefragt. Es liegt bisher nur eine Rückmeldung vor. In diesem Fall wurde keine gesonderte Geschäftsordnung beschlossen. Es gab lediglich eine mündliche Vereinbarung, dass die Geschäftsordnung der dortigen Gemeindevertretung im Bedarfsfall analog angewendet werden sollte. Die Verbandsatzung wurde dort bisher als ausreichend beurteilt.

BGM Kirchner schlägt vor, eine Arbeitsgruppe zu gründen, um aus den drei vorhandenen Geschäftsordnungen der Kommunen eine gemeinsame Ordnung für den GVV zusammenzustellen.

Hartmut Jenisch erklärt sich bereit, in der Gruppe mitzuarbeiten und schlägt zusätzlich Berthold Gilbert (beide Hilders) für das Gremium vor. Otto Naderer wird die Gemeinde Ehrenberg vertreten und Tann möchte ebenfalls mindestens eine Person entsenden, diese soll erst noch bestimmt werden. Außerdem unterstützt Vorsitzender Günter Stehling das Gremium. Wegen der bevorstehenden Urlaubszeit ist ein erstes Treffen im September bzw. Oktober geplant.

TOP 5: Informationen und Anfragen

Fördermöglichkeiten für Sportvereine: Herr Piaskowski vom Sportkreis Fulda-Hünfeld hat die drei Bürgermeister darüber informiert, dass einige Vereine im Ulstertal ihre Förderungen nicht ausschöpfen. Die Fördermöglichkeiten sollen den Sportvereinen an einem gemeinsamen Informationsabend am 01.09.2022 in Hilders vorgestellt werden. Ebenfalls möchten die Bürgermeister ihre kommunalen Förderrichtlinien zusammengetragen und ggf. vereinheitlichen.

Rückblick Informationsaustausch: Am 25.04.2022 hat ein Informationsabend zum GVV Ulstertal für die Fraktionsvorsitzenden stattgefunden. Neben einem Bericht über die bisherige Arbeit des GVV gab es einen Ausblick auf künftige Vorhaben und die Möglichkeit, eigene Anregungen vorzutragen. Es wurde der Wunsch nach einer jährlich stattfinden Veranstaltung dieser Art geäußert. Die nächste Informationsveranstaltung wurde auf den 25.04.2023 festgelegt.

Gemeinsame Bürgerbroschüre: Die Verteilung erfolgte an alle Haushalte im Ulstertal. Hierfür wurde bereits das neue gemeinsame Design mit dem Ulstertal-Logo verwendet. Hartmut Jenisch möchte wissen, ob es ein Feedback von den Bürger*innen gab. Die Bürgermeister berichten, dass es einige wenige Anregungen für Verbesserungen gab, insgesamt sei jedoch das Feedback gut.

Öffentlichkeitsarbeit: Der GVV soll durch Veröffentlichungen in den drei Blättchen bekannter gemacht werden. Ein erster Bericht ist vor kurzem erschienen, in einem weiteren wird das gemeinsame Standesamt vorgestellt (s. TOP 3).

Versand von Sitzungsunterlagen: Die GVV-Satzung regelt die Einladung zur Verbandsversammlung in § 7 Abs. 4 („schriftlich oder elektronisch“). Die Einwilligungserklärung haben die Mitglieder auf einer der ersten Sitzungen des GVV in Tann unterschrieben. Zur Bereitstellung von Sitzungsunterlagen wurde nun ein Unterordner im Ratsinformationssystem (RIS) eingerichtet – zunächst nur für die originären Vertreter*innen der Verbandsversammlung. Drei Mitglieder wünschen weiterhin den Versand in Papierform. Dieser Bitte soll entsprochen werden. Die Form der Bereitstellung von Unterlagen könnte ggf. in der Geschäftsordnung konkretisiert werden. Stellvertreter Marius Schulz teilt mit, dass er keinen eigenen Zugang zu den Unterlagen hatte. In der Versammlung wurde festgelegt, dass der Zugang zum RIS auf die Stellvertreter*innen ausgeweitet werden soll. Hierfür werden zusätzliche Einwilligungserklärungen benötigt. Eine Nachricht, dass neue Dokumente hinterlegt wurden, soll per E-Mail jedoch nur an die Verbandsmitglieder gehen. Diese sollen im Vertretungsfall ihre Stellvertreter*innen eigenverantwortlich informieren.

Vertretungsregelung Verbandsversammlung: Günter Stehling weist noch einmal darauf hin, dass die Reihenfolge der Stellvertreter*innen im Verhinderungsfall eines ordentlichen Mitglieds der Verbandsversammlung in § 5 der Verbandssatzung festgelegt ist. Dieser regelt, dass die Mitglieder im Fall der Verhinderung von ihrem persönlichen Stellvertreter vertreten werden. Da die persönlichen Stellvertreter*innen gewählt sind, ist die Vertretung durch eine/n andere/n Vertreter/in der gleichen Fraktion nicht zulässig.

Sitz der Arbeitsgruppen: Otto Naderer weist darauf hin, dass bisher noch keine der neu gegründeten AGs in Ehrenberg angesiedelt ist und fragt nach dem weiteren Planungsstand. BGM Kirchner betont, dass die AG EDV-IT ihren Sitz zwar im Rathaus in Tann hat, der Mitarbeiter Steffen Jordan alle Mitarbeiter im Ulstertal bei Bedarf auch vor Ort betreut. Die AG Personal wird im Rathaus Hilders ansässig werden. Sofern es sinnvoll und auch organisatorisch möglich ist, sollen die AGs gleichmäßig in den Kommunen verteilt werden.

Einsparungen IT-Bereich: Otto Naderer fragt nach, welche Einsparungen es durch die Einstellung von Steffen Jordan bisher gab. BGM Kirchner merkt an, dass ein direkter Vergleich schwierig ist, man könne jedoch die Kosten der betreuenden Firma (80 € netto/Stunde = 95 € brutto zzgl. Fahrtkosten) den Arbeitsplatzkosten für Steffen Jordan gegenüberstellen (58 €/Stunde).

BGM Günkel gibt zu bedenken, dass in der Vergangenheit neben der Firma die Mitarbeiter*innen in den Kommunen die Arbeiten neben ihren eigentlichen Tätigkeiten mitgemacht haben. Das ist jedoch in dem Umfang nicht mehr zu leisten. Neben der Entlastung der Rathaus-Mitarbeiter*innen übernimmt Steffen Jordan viele Aufgaben, für die bisher der externe Dienstleister zuständig war und die die Mitarbeiter vor Ort nicht leisten konnten. Hierfür wurden ihm Administratorenrechte eingerichtet, der bestehende Vertrag mit der Firma kann somit neu ausgehandelt werden. Außerdem konnten Projekte angestoßen werden, die ohne eine IT-Kraft nicht umgesetzt oder teurer geworden wären. Dennoch können die Kommunen auf externe Firmen nicht vollständig verzichten.

Günter Stehling schließt die Sitzung um 21:00 Uhr und dankt allen Anwesenden für die Teilnahme.

Der Termin für die nächste Verbandsversammlung wird zu gegebener Zeit bekannt gegeben.

Hilders, 29.07.2022