Niederschrift der Verbandsversammlung des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal am Dienstag, 11.06.2024, im Rathaus der Marktgemeinde Hilders

am Dienstag, 11.06.2024, im Rathaus der Marktgemeinde Hilders

Tagesordnung (lt. Einladung)

TOP 1: Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Der Vorsitzende der Verbandsversammlung, Günter Stehling, begrüßt die Anwesenden zur Verbandsversammlung und stellt die ordnungsgemäße Einladung fest. Alle 13 Vertreter/innen bzw. deren persönlich Stellvertreter/innen sind anwesend, die Versammlung ist beschlussfähig.

Er gibt bekannt, dass Jörg Witzel (Nachrücker von Selina Kirchner) als Vertreter der Stadt Tann am 22.03.2024 in die Verbandsversammlung gewählt wurde.

Zur Tagesordnung gab es keine Änderungs- oder Ergänzungswünsche.

TOP 2: Aktueller Stand aus den Arbeitsgruppen

Der diesjährige Vorsitzende des Verbandsvorstands, Bürgermeister Mario Dänner, begrüßt die Anwesenden und berichtet aus den einzelnen Abteilungen des GVV Ulstertal:

Standesamt

Das Standesamt arbeitet seit über drei Jahren gut zusammen und auch wegen des gemeinsamen Dienstsitzes in Tann wurden keine Beschwerden mehr an die Bürgermeister herangetragen – insbesondere auch, weil bereits viele Anträge digital gestellt werden können.

Personalabteilung

Leevke Happel berichtet über aktuelle Themen aus der Personalabteilung:

Die Personalkostenplanung soll künftig über das Personalprogramm LOGA durchgeführt werden. Zwei Mitarbeiterinnen wurden hierzu bereits geschult, zwei weitere Schulungen stehen noch aus. Anschließend soll mit den Planungen für 2025 begonnen werden.

Die digitale Personalakte im Zuge der DMS-Einführung (= digitaler Aktenplan) ist ein weiteres Thema, mit dem sich die Personalabteilung derzeit beschäftigt.

Das Leistungsentgelt nach TVöD wurde bisher in den drei Kommunen unterschiedlich berechnet und ausgezahlt. Das soll – auch im Hinblick auf eine Vereinfachung in der Sachbearbeitung – harmonisiert werden. Hierzu finden Gespräche mit den drei Personalräten statt. Die Verwendung des Leistungsentgelts für eine betriebliche Krankenversicherung wurde von den Beschäftigten mehrheitlich abgelehnt.

Erstmalig wurde im Rahmen der Personalratswahlen im Mai 2024 auch eine Vertretung für die Beschäftigten des GVV gewählt. Die zwei angestellten und fünf gestellten Mitarbeiter/innen haben mehrheitlich für Veronika Faulstich (Standesamt) als Personalratsmitglied gestimmt.

BGM Dänner ergänzt, dass durch die Zusammenarbeit in der Personalabteilung krankheitsbedingte und urlaubsbedingte Ausfälle kompensiert werden konnten und unterstreicht die Bedeutung der gemeinsamen Abteilung.

IT-Abteilung

Steffen Jordan stellt zwei Projekte der IT-Abteilung mithilfe einer Präsentation ausführlich vor: Digitalisierung Bauabteilung und Einführung des Dokumentenmanagementsystems (DMS).

Die Digitalisierung der Bauakten wird vom Land Hessen gefördert. Das Projekt muss bis Herbst 2024 abgeschlossen sein. Insgesamt werden im Ulstertal über 100 laufende Aktenmeter verscannt und verschlagwortet. Dies macht die Einführung eines einheitlichen digitalen Aktenplans (DMS) im Ulstertal notwendig. Dafür sollen ab einem Stichtag alle Akten im Ulstertal künftig digital geführt werden.

Weitere Aufgaben der IT-Abteilung sind der Telefonie- und EDV-Ausbau im Ehrenberger Kindergarten sowie in der Ulsterwelle Hilders, die Anpassung der ekom-Anbindung, Anlage und Abstimmung der E-Mail-Verteiler sowie viele weitere laufende Arbeiten.

BGM Dänner betont, dass die derzeit anstehenden tiefgreifenden und arbeitsintensiven Veränderungen ohne einen eigenen IT-Mitarbeiter nicht durchgeführt werden könnten. Das Thema IT hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen, so dass die vielfältigen Anforderungen und Aufgaben nicht mehr nur nebenbei erledigt werden können.

Oliver Heinbuch fragt, wie man sich vor Cyberattacken schütze. Der GVV Ulstertal hat hierfür eine Cyberversicherung abgeschlossen, die im Schadensfall greift. Außerdem setze man auf Backup-Sicherungen, aktuelle Firewalls und Posteingangsfilter. Alle Mitarbeiter wurden in einer sog. Sensibilisierungsschulung durch das Hessische Kompetenzzentrum geschult und die Verantwortlichen besuchen regelmäßig Veranstaltungen zum Thema wie den Cybersicherheitsgipfel des Hessischen Innenministeriums.

AG Finanzen

Steffen Sauer berichtet über die Tätigkeiten, die im Bereich Finanzen angefallen sind wie Erstellung der Jahresabschlüsse, Migration der Anlagenbuchhaltung in das System, Aufstellen des Haushalts sowie das Thema Grundsteuer ab 2025. Der digitale Aktenplan beschäftigt die Finanzabteilungen ebenfalls. Auch er lobt die Zusammenarbeit im Gemeindeverwaltungsverband und betont die Unterstützung der Finanzsachbearbeiter untereinander sowie die Möglichkeit von Einsparungen durch gemeinsame Schulungen.

TOP 3: Beschlussfassung des Jahresabschlusses und Entlastung des Verbandsvorstands für das Haushaltsjahr 2021

Steffen Sauer berichtet, dass der Fachdienst Revision des Landkreises Fulda den Jahresabschluss 2021 geprüft hat. Der finale Prüfbericht wurde der Verbandsversammlung vorab zur Verfügung gestellt.

Steffen Sauer erläutert die Bemerkungen in der Zusammenfassung zum Prüfbericht.

U. a. wird dort bemängelt, dass es weder einen Datenschutzbeauftragten noch einen Antikorruptionsbeauftragten im Verband gibt. Die Bestellung des Datenschutzbeauftragten ist in Arbeit, einen Antikorruptionsbeauftragten gibt es in den drei Kommunen derzeit auch noch nicht.

Steffen Sauer legt die Kosten für die Prüfungen dar, welche sich von ehemals 2.500 € auf 4.500 € erhöht haben.

Der vorliegende Jahresabschluss 2021 und die Entlastung des Vorstands müssen von der Verbandsversammlung beschlossen werden. Der Verbandsvorstand empfiehlt folgende Beschlussfassung:

Es wird beschlossen,

Begründung:

Das Eigenkapital beträgt 70.354,51 Euro (im Vorjahr 70.033,12 Euro) und hat sich im Vergleich zum Vorjahr um 321,39 Euro erhöht. Die Eigenkapitalquote (= Eigenkapital x 100 : Gesamtkapital) beträgt somit 46,98 % (im Vorjahr 43,49 %).

Die Bilanzsumme hat sich gegenüber dem Ergebnis 2020 von 161.025,73 Euro um 11.282,18 Euro auf 149.743,55 Euro verringert.

Im Übrigen wird auf den beigefügten Prüfungsbericht nebst Rechenschaftsbericht, Anhang etc. verwiesen.

Der Kreisausschuss des Landkreises Fulda, Fachdienst Revision, hat den Jahresabschluss 2021 des Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal geprüft und folgenden Prüfungsvermerk erteilt:

„Uneingeschränkter kommunaler Bestätigungsvermerk für den Jahresabschluss

Nach der Beurteilung aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse, mit Ausnahme der unter Punkt 3.2 genannten Feststellungen, stimmt der Jahresabschluss mit der Buchführung überein, entspricht den gesetzlichen Vorschriften, vermittelt ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage des Verbandes und stellt die wirtschaftliche Lage sowie die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend dar.“

TOP 4: Unterrichtung der Verbandsversammlung über den Stand des Haushaltsvollzugs nach § 28 GemHVO

Der Leiter der AG Finanzen, Steffen Sauer (Tann), berichtet über den Stand des Haushaltsvollzugs zum Stichtag 31.05.2024. Ergänzende Unterlagen zu diesem Tagesordnungspunkt wurden vorab zur Verfügung gestellt.

Er erläutert, dass die Regelungen in der GemHVO Standard für die Kommunen sind und in jeder Sitzung darüber informiert werden muss.

Aktuell liegen die Ausgaben im vorgesehenen Rahmen, die Umlagen wurden von den Mitgliedskommunen angefordert und auch bereits bezahlt.

Seit 2023 liegt das Finanzwesen des Verbands bei der Stadt Tann (Rhön). Hier bearbeiten neben ihm zwei weitere Mitarbeiterinnen die GVV-Finanzen zusätzlich zu ihrer eigentlichen Arbeit. Die Planungen für die Zukunft einer gemeinsamen Finanzabteilung sollen demnächst weiter vorangetrieben werden.

Die Verbandsversammlung nimmt den Stand des Haushaltsvollzugs zum Stichtag 31.05.2024 zur Kenntnis.

TOP 5: Informationen und Anfragen

Bürgermeister Dänner berichtet über die wichtigsten Themen aus den Vorstandssitzungen.

Die Bürgermeister treffen sich regelmäßig. Es werden verschiedene Themen besprochen und beraten. Teilweise nehmen zu verschiedenen Themen auch Gäste an den Sitzungen teil. Bürgermeister Dänner bekräftigt, dass die Treffen ein wichtiges Fundament bilden für die künftige Zusammenarbeit im Verband.

Er fasst die wichtigsten Themen aus dem Vorstand seit der letzten Verbandsversammlung zusammen:

Erneuerbare Energien: Das gesamte Ulstertal ist aktuell in Bezug auf Möglichkeiten für „Erneuerbare Energien“ sowie hinsichtlich erforderlicher Stromnetzstrukturen unterversorgt. Aus diesem Grund haben die Bürgermeister Gespräche mit dem Überlandwerk Rhön und der RhönEnergie geführt, einen möglichen Ausbau sowie notwendige Investitionen besprochen und eine Potentialanalyse bei der Firma Agrokraft GmbH in Auftrag gegeben. Zu diesem Thema findet in Kürze ein Gespräch im Regierungspräsidium Kassel mit der Regionalplanung statt. Über weitere Schritte werden die kommunalen Gremien informiert.

Runder Tisch Integration: Das Ulstertal hat derzeit die meisten Flüchtlinge im Landkreis Fulda aufgenommen. Mit dem Integrationsbüro des Landkreises fand am 22.02.2024 eine gemeinsame Veranstaltung zum Thema statt, an dem auch viele Ehrenamtliche teilgenommen haben.

GVV-Versicherung: Anfang März 2024 hat im Ulstertal eine gemeinsame Infoveranstaltung des Versicherers „GVV kommunal“ zum Thema „Versicherungsschutz für Gremienmitglieder“ stattgefunden.

Fachkraft für Arbeitssicherheit: Die derzeitige Sicherheitsfachkraft hört altersbedingt zum Ende des Jahres auf. Eine neue gemeinsame Fachkraft konnte gefunden werden. Ab 01.01.2025 steht sie den drei Kommunen und dem GVV in Fragen der Arbeitssicherheit beratend zur Seite.

Öffentlichkeitsarbeit: Neben den Veröffentlichungen in den drei Blättchen überarbeitet der GVV derzeit die Ulstertal-Homepage. Die Fertigstellung ist für Herbst 2024 geplant.

Radwegeausbau: Mit den Förderbescheiden wird in Kürze gerechnet. Dann kann mit den Arbeiten für die Elektro-Infrastruktur, neue Abstellanlagen, Fahrradverleih etc. begonnen werden. Außerdem ist der Lückenschluss nach Thüringen geplant. Mit der Ausarbeitung sind seit 2019 die drei Bauämter, Tourist-Infos und Bürgermeister beschäftigt.

Zukunft der Kindergärten: Aktuell gibt es keine neuen Erkenntnisse, ob und wann kirchliche Kindergärten in die kommunale Trägerschaft übergehen sollen. Das Thema soll auf einen späteren Zeitpunkt vertagt werden, ggf. wird es in der nächsten Informationsveranstaltung für Fraktions- und Gremienvorsitzende aufgegriffen. Diese soll im Herbst 2024 stattfinden.

Gemeinsame Feuerwehrsachbearbeitung: Aus den kommunalen Gremien kam der Antrag auf Prüfung, ob die Feuerwehrsachbearbeitung der drei Kommunen im Ulstertal aus Effektivitätsgründen zusammengelegt werden kann. Ein erstes Treffen mit den derzeitigen Sachbearbeiter/innen sowie den GBIs/dem SBI ist für Anfang Juli geplant.

Im Anschluss an die Ausführungen von Bürgermeister Dänner haben die Vertreter/innen die Möglichkeit, Fragen zu stellen:

Otto Naderer äußerte seine Skepsis gegenüber einer gemeinsamen Feuerwehr-Sachbearbeitung, da die Bearbeitung in den jeweiligen Kommunen derzeit gut laufe. Außerdem gebe es zu viele Unterschiede. Bürgermeister Dänner bekräftigt, dass man sich dem Thema vorsichtig nähern wolle, da jede Kommune anders aufgestellt ist. Möglicherweise gebe es aber gemeinsame Themen, die sich für eine einheitliche Bearbeitung anbieten. Aus diesem Grund möchte man zunächst die Sachbearbeiter sowie Brandinspektoren hören.

Otto Naderer fragt erneut, ob die Schaffung eines gemeinsamen Bauhofs sinnvoller sei, um personelle Engpässe auszugleichen. Günter Stehling entgegnet, dass dafür bereits der Feldwegeverband gegründet wurde.

Da es keine weiteren Anfragen und Anmerkungen gibt, beschließt Günter Stehling die Sitzung um 21:15 Uhr und bedankt sich bei den Anwesenden für die rege Teilnahme.

Der Termin für die nächste Verbandsversammlung wird zu gegebener Zeit bekannt gegeben.

Hilders, 19.06.2024