Niederschrift 02. Sitzung der Verbandsversammlung

02. Sitzung der Verbandsversammlung

Tagesordnung:

Öffentliche Sitzung:

Die Tagesordnung wird wie folgt abgehandelt:

Diskussionsverlauf:

Lars Rippstein als Vorsitzender der Verbandsversammlung eröffnet die 2. Sitzung der Verbandsversammlung in der aktuellen Legislaturperiode pünktlich um 19:30 Uhr und stellt die ordnungsgemäße Ladung und die Beschlussfähigkeit des Gremiums fest:

Die Einladung zur Verbandsversammlung wurde am 03.07.2026 ins Ratsinformationssystem gestellt. Die Veröffentlichung in den Amtsblättern der drei Ulstertalkommunen erfolgte am 30. bzw. 31.07.2026, so dass die ordnungsgemäße und fristgerechte Ladung nach § 7 Abs. 4 der Verbandssatzung (= 10 Tage zwischen Zugang der Ladung und Sitzungstag) festgestellt wird.

Die Beschlussfähigkeit der Verbandsversammlung nach § 8 Abs. 1 der Verbandssatzung kann ebenfalls festgestellt werden, da mehr als die Hälfte der satzungsmäßigen Stimmen vertreten sind sowie jedes Verbandsmitglied durch mindestens ein/e Vertreter/in bzw. Stellvertreter/in vertreten ist.

Diskussionsverlauf:

Lars Rippstein übergibt das Wort an den Kämmerer des GVV Ulstertal, Steffen Sauer (Tann). Dieser informiert über den Stand des Haushaltsvollzugs zum Stichtag 31.07.2026 mit folgendem Ergebnis:

„Die zur Verfügung gestellten Haushaltsmittel sind auskömmlich. Die Haushaltsentwicklung 2026 wird bei der Haushaltsplanaufstellung 2027 berücksichtigt.“

Der Finanzbericht wurde in der vorgelegten Form vom Gremium ohne weitere Rückfragen zur Kenntnis genommen und im Ratsinformationssystem veröffentlicht.

Diskussionsverlauf:

Standesamt:

Andrea Walch vom Standesamt Ulstertal wird zur Sitzung begrüßt. Sie informiert aus ihrer Abteilung:

Zum 01.01.2021 wurde das Standesamt Ulstertal als erste gemeinsame Abteilung in den Gemeindeverwaltungsverband überführt. Bereits vorher gab es mit der sog. Mandatierung eine interkommunale Zusammenarbeit und fachliche Vertretung unter den drei Ulstertalkommunen.

Zu den abwechslungsreichen Tätigkeiten im Standesamt gehören neben den Trauungen u. a. auch die Eintragungen in Personenstandsregister und Beurkundungen von Geburten, Eheschließungen und Sterbefällen zum Tagesgeschäft, ebenso wie die Nacherfassung von handschriftlichen Unterlagen in die digitale Form, Vaterschaftsanerkennungen und Namensänderungen. Dabei wird das Aufgabengebiet stetig komplexer und internationaler und die Mitarbeiterinnen müssen bei den gesetzlichen Regelungen immer auf dem aktuellen Stand sein. Darum sind für den Bereich Standesamt regelmäßige Fortbildungen vorgeschrieben.

Im Standesamt wird das Online-Zugangsgesetz immer weiter umgesetzt und viele Anträge und Voranmeldungen sind bereits auf digitalem Wege möglich.

Im Ulstertal gibt es 18 unterschiedlichste Trauorte, davon 5 unter freiem Himmel. In diesem Jahr wurden bereits 36 Ehen geschlossen, davon 1/3 in den drei Rathäusern, 1/3 an den Außentrauorten und 1/3 in den anderen Räumlichkeiten (DGHs, Alte Schule, Stadttor etc.).

Frau Walch bekräftigt, dass der Zusammenschluss und die damit verbundene Vereinheitlichung der Strukturen gut gelungen ist. Die drei Standesbeamtinnen sind aus ihren Stammkommunen an den GVV Ulstertal gestellt, d. h. ausgeliehen. Veronika Faulstich (Hilders), Andrea Walch und Michelle Koch (beide Tann) haben einen Stellenanteil von insgesamt 1,5 Vollzeitstellen. Sie werden bei Trauungen von den drei Bürgermeistern und von Iris Reutter (Ehrenberg) unterstützt.

AG Finanzen:

Steffen Sauer als Kämmerer des GVV Ulstertal informiert über die Entwicklung der Finanzabteilungen seit der Gründung des Gemeindeverwaltungsverbands - von der analogen hin zur digitalen Buchhaltung mit digitalen Kassen und digitalem Rechnungsworkflow.

Die drei Finanzleitungen treffen sich regelmäßig, um die weitere Zusammenarbeit auszubauen. Und die Beschäftigten aller drei Finanzabteilungen tauschen sich regelmäßig über fachliche Themen aus.

Zum 01.01.2027 wird die Umsatzsteuerpflicht für die Kommunen eingeführt. Mit Softwareumstellungen und Standardisierung von Abläufen bereiten sich die Finanzabteilungen darauf vor. Eine weitere Herausforderung ist die Vielzahl an Berichten, die regelmäßig geschrieben werden müssen. Hier soll die Anschaffung eines gemeinsamen Programms Unterstützung bringen. Steffen Sauer betont, dass die gemeinsame Anschaffung von Programmen und Lizenzen die Zusammenarbeit vereinfacht und somit auch Vertretungsmöglichkeiten im Ulstertal möglich macht.

Bürgermeister Ronny Günkel dankt Frau Walch und Herrn Sauer für ihre ausführliche Berichterstattung und informiert über die beiden anderen Abteilungen des GVV Ulstertal.

Personalabteilung:

Das Team hat sich gut zusammengefunden und die Mitarbeiterinnen erledigen das Tagesgeschäft mit den laufenden Arbeiten.

IT-Abteilung:

Neben laufenden Tätigkeiten gab es weitere Aufgaben für den IT-Mitarbeiter:

• Deaktivierung der 3 Fileserver
• Austausch der 3 Terminalserver (Supportende von Office2021)
• Austausch Server und Steuerungssoftware für Wasserversorgung und Kläranlage Tann
• Aktualisierung des Server-Betriebssystems von Infoma
• Aktualisierung Server-Betriebssystem auf 3 Anwendungsserver
• Umstellung Virenscanner auf allen Clients, Server und kommunalen Smartphones
• Erarbeitung IT-Richtlinien/Nutzungsvorgaben
• Teilnahme am Aktionsprogramm Kommunale Cybersicherheit durch die ekom21/Telekom mit IT-Revision
• Einrichtung und Einführung digitales Briefpapier und digitale Signaturen im DMS

Diskussionsverlauf:

Lars Rippstein übergibt das Wort an den Vorstandsvorsitzenden, Bürgermeister Ronny Günkel. Dieser berichtet aus dem Verbandsvorstand:

Seit der konstituierenden Sitzung der Verbandsversammlung am 10.06.2026 hat sich der Vorstand zu fünf gemeinsamen Sitzungen getroffen und neben den Themen aus den vier Abteilungen u. a. über folgendes beraten:

• Feuerwehr-Sachbearbeitung
• Katastrophenschutz - Einladung von Herrn Drexler (Landkreis Fulda)
• Hessentag 2026 - Nachbesprechung
• Amtsblätter der drei Kommunen - Vertragskonstellation

Aus dem Gremium gab es keine weiteren Fragen, so dass Lars Rippstein die Versammlung um 20:33 Uhr offiziell beendete.

Die nächste Sitzung der Verbandsversammlung findet am Mittwoch, 25.11.2026, in Tann (Rhön)-Theobaldshof statt.