Niederschrift der Verbandsversammlung des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal am Mittwoch, 29.11.2023, im DGH in Ehrenberg (Rhön)-Thaiden

Tagesordnung (lt. Einladung)

TOP 1: Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Der Vorsitzende der Verbandsversammlung, Günter Stehling, begrüßt die Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Sitzung und stellt die ordnungsgemäße Einladung fest. Von 13 gewählten sind 8 Vertreter/innen bzw. persönliche Stellvertreter/innen anwesend. Da die drei Mitgliedskommunen vertreten sind, konnte die Beschlussfähigkeit festgestellt werden.

Der Vorsitzende beantragt, dass die Tagesordnung um den neuen Punkt 5 „Information zum zweiten Finanzbericht über den Stand des Haushaltsvollzugs“ und um den neuen Punkt 6 „Beitritt des GVV Ulstertal zum IKZ Vergabewesen“ erweitert werden soll.

Der Tagesordnungspunkt „Informationen und Anfragen“ rückt damit auf Punkt 7.

TOP 2: Niederschrift der Verbandsversammlung vom 25.05.2023

Der Vorsitzende stellt fest, dass innerhalb der Widerspruchsfrist lt. § 25 (4) der Geschäftsordnung keine Einwände gegen die Richtigkeit der Niederschrift der letzten Verbandsversammlung vom 25.05.2023 erhoben wurden. Die Anwesenden stimmen über die Genehmigung des Protokolls ab.

Über die Entlastung der Schriftführerin wird beschlossen.

TOP 3: Aktueller Stand aus den Arbeitsgruppen

Der Vorsitzende des Verbandsvorstands, Bürgermeister Ronny Günkel, begrüßt die Anwesenden und übergibt das Wort an Steffen Sauer, Leiter der AG Finanzen.

Dieser berichtet, dass der Jahresabschluss 2021 des GVV Ulstertal derzeit der Revision zur Prüfung vorliegt. Die drei Finanzabteilungen haben eine neue gemeinsame Finanz-Software eingeführt, deren Umstellung weitestgehend abgeschlossen ist. Für das kommende Jahr müssen weitere Digitalisierungen vorgenommen werden, z. B. die Eingaben für die Grundsteuermessbeträge und die Umsetzung eines neuen Aktenplans für die drei Kommunen. Außerdem sollen Arbeitsabläufe harmonisiert werden, um den Weg für die Zusammenlegung der Finanzabteilungen im GVV zu ebnen.

Aus der gemeinsamen IT-Abteilung berichtet Bürgermeister Günkel: unter anderem wurden neue Programme für die Gewerbeämter eingerichtet, die digitale Dorflinde an acht Standorten in der Gemeinde Ehrenberg umgesetzt, der Sitzungsdienst für die Stadt Tann eingeführt, die IT-Infrastruktur im Ulstertal aufgerüstet, das BackUp-System der drei Kommunen vereinheitlicht, der Datenspeicher erhöht und die Datensicherung durch einen weiteren Server sichergestellt, um auch im Fall eines Cyberangriffs bestmöglich abgesichert zu sein. Aktuelle Themen in den nächsten Wochen und Monaten werden u. a. die Einführung eines neuen Aktenplans im Ulstertal und die Digitalisierung der vorhandenen Bauakten sein.

Über die Arbeiten der Personalabteilung Ulstertal berichtet deren Leiterin Leevke Happel: bereits seit dem 01.12.2022 arbeitet die Abteilung mit Sitz in Hilders zusammen. Aufgrund eines längeren Personalausfalls konnten dank der Kooperation laufende Arbeiten gewährleistet und Projekte durchgeführt werden – z. B. die Einführung einer gemeinsamen digitalen Zeitwirtschaft. Weitere größere Projekte sind für das kommende Jahr in Planung.

Aus dem gemeinsamen Standesamt berichtet Bürgermeister Ronny Günkel, dass auch dort dank der Zusammenarbeit im Ulstertal Personalausfälle aufgefangen und somit die Dienstleistung der Abteilung sichergestellt und Bestandsfälle aufgearbeitet werden konnten.

TOP 4: Haushalt 2024

Den Mitgliedern der Verbandsversammlung wurde der Entwurf der Haushaltssatzung und des Haushaltsplans 2024 vorab zur Verfügung gestellt. Der Leiter der AG Finanzen, Steffen Sauer, stellt diesen vor und erläutert die geplanten Haushaltsansätze.

Die Verbandsversammlung beschließt die Haushaltssatzung, den Haushaltsplan und den Stellenplan des Gemeindeverwaltungsverbandes Ulstertal für das Haushaltsjahr 2024 in der vorgelegten Form.

TOP 5: Information zum zweiten Finanzbericht über den Stand des Haushaltsvollzugs

Steffen Sauer stellt den zweiten Finanzbericht zum 15.11.2023 vor. Die Unterlagen werden den Mitgliedern der Verbandsversammlung digital zur Verfügung gestellt.

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass die Ausgaben zum aktuellen Stand niedriger ausfallen als geplant; es gibt keine Überschreitungen der Ansätze. Nach einer Spitzabrechnung im ersten Quartal 2024 werden die Investitionsumlagen und die Personalgestellungskosten von den drei Kommunen angefordert.

TOP 6: Beitritt des GVV Ulstertal zum IKZ Vergabewesen

Der Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal hat die Aufnahme zur gemeinsamen Vergabestelle des Landkreises zum 01.01.2024 beantragt. Kreisausschuss sowie Haupt- und Finanzausschuss des Kreistags des Landkreises Fulda haben darüber in der Sitzung am 31.10.2023 beraten und der Aufnahme zum IKZ Vergabewesen zugestimmt. Die Beschlussvorlage des Landkreises Fulda und die öffentlich-rechtliche Vereinbarung wurde den Mitgliedern der Verbandsversammlung vorab zur Verfügung gestellt. Für die Aufnahme ist ein Beschluss der Verbandsversammlung notwendig.

Nach § 3 der IKZ-Vereinbarung sind Zweckverbände von Sockel- und Schlüsselbetrag befreit und tragen nur den jeweiligen Verfahrensbetrag.

Bürgermeister Ronny Günkel informiert die Anwesenden, dass es derzeit keinen konkreten Auftrag für die Vergabestelle gibt, dennoch soll die Aufnahme angestrebt werden, um im Bedarfsfall Unterstützung durch qualifiziertes Personal des Landkreises zu bekommen. Alle am Vergabewesen teilnehmenden 16 Kommunen müssen ebenfalls dem Beitritt zustimmen. Auch die drei Ulstertalkommunen haben bereits in ihren Gremien darüber beschlossen.

Der Vorsitzende der Verbandsversammlung bittet die Anwesenden, über den Beitritt des GVV Ulstertal in das IKZ Vergabewesen des Landkreises Fulda zu beschließen.

TOP 8: Informationen und Anfragen

Bürgermeister Günkel informiert aus den Sitzungen und Besprechungen des Verbandsvorstands:

Am 14.06.2023 hat ein Treffen mit den Fraktionsvorsitzenden und den Leitern der Finanzabteilungen im Ulstertal zu den Themen „Kitas im Ulstertal“ und „Zukunft der gemeinsamen Finanzabteilung“ stattgefunden. Die Themen konnten nicht abschließend besprochen werden; weitere Sitzungen hierzu sind in Planung.

Zusammenarbeit im Ulstertal: Das Kreisjobcenter hat im Ulstertal ein „Rhönprojekt“ zur Vermittlung von Arbeitssuchenden in ortsansässige Betriebe organisiert und durchgeführt. Das Integrationsbüro des Landkreises Fulda möchte mit den Runden Tischen im Ulstertal enger zusammenarbeiten und plant ein erstes gemeinsames Treffen aller Ansprechpartner. Es gab Gespräche mit dem Gesundheitsnetz Osthessen über die Zukunft der ärztlichen Versorgung im Ulstertal. Die Stadt Tann hat ein Sandreinigungsgerät für die kommunalen Spielplätze angeschafft, welches von den Gemeinden Ehrenberg und Hilders mitgenutzt werden kann. Es finden gemeinsame ASA-Sitzungen und Schulungen statt, außerdem wurde ein erster gemeinsamer Betriebsausflug mit über 90 Beschäftigten aus den drei Kommunen durchgeführt.

Öffentlichkeitsarbeit: Auf den Kreisseiten im Marktkorb ist am 05.11.2023 ein Bericht über den Gemeindeverwaltungsverband erschienen, ferner gab es zahlreiche Veröffentlichungen in den Amtsblättern der Kommunen („Blättchen“). Für das kommende Jahr ist eine gemeinsame Homepage in Planung.

Ausblick: Am 05.03.2024 findet für alle Gremienmitglieder im Ulstertal eine Informationsveranstaltung zum Versicherungsschutz statt. Ein engerer Austausch der Feuerwehrsachbearbeiter/innen ist geplant. Außerdem stehen Überlegungen an, gemeinsame Aufgaben der Kommunen im Verband zu bündeln.

Bürgermeister Günkel betont noch einmal den Mehrwert, den der Gemeindeverwaltungsverband für die drei Ulstertalkommunen hat und bedankt sich bei den Vertreter/innen und Stellvertreter/innen für die gute Zusammenarbeit.

Günter Stehling schließt die Sitzung mit guten Wünschen für die bevorstehende Adventszeit.

Der Termin für die nächste Verbandsversammlung wird zu gegebener Zeit bekannt gegeben.

Hilders, 03.12.2023