Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal

Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal

Gemeinde Ehrenberg (Rhön) – Marktgemeinde Hilders – Stadt Tann (Rhön)

Niederschrift

der Verbandsversammlung des Gemeindeverwaltungsverbands Ulstertal

am Donnerstag, 21.11.2024, im DGH Tann (Rhön)-Wendershausen

Tagesordnung (lt. Einladung)

TOP 1: Eröffnung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

Reiner Jörges, stellvertretender Vorsitzender der Verbandsversammlung, leitet die heutige Sitzung in Vertretung für den ersten Vorsitzenden Günter Stehling.

Er begrüßt die Anwesenden und eröffnet die Sitzung. Er stellt die ordnungsgemäße Einladung und die Beschlussfähigkeit der Verbandsversammlung fest. Es sind insgesamt 8 Vertreter/innen bzw. persönliche Stellvertreter/innen aus allen drei Mitgliedskommunen anwesend.

Zur Tagesordnung gibt es keine Änderungs- oder Ergänzungswünsche.

TOP 2: Aktueller Stand aus den Arbeitsgruppen

Der Vorsitzende des Verbandsvorstands, Bürgermeister Mario Dänner, schließt sich der Begrüßung der Sitzungsteilnehmer/innen an und berichtet aus den Abteilungen IT, Standesamt und Personal. Aus der AG Finanzen wird Steffen Sauer berichten.

IT-Abteilung

In den letzten Monaten wurde hauptsächlich die Digitalisierung der Bauämter und die Vereinheitlichung der Aktenpläne umgesetzt. Die Bauakten der drei Kommunen sind inzwischen eingescannt und neue Hardware beschafft worden. Damit sind die Bauämter mithilfe von Landesmitteln gut für die digitale Zukunft ausgestattet. Einige abschließende Arbeiten sowie Schulungen für die Beschäftigten sollen bis Ende des Jahres noch erfolgen.

Mit der Digitalisierung der Bauakten mussten auch die Aktenpläne der drei Kommunen vereinheitlicht werden. Auch das ist inzwischen nahezu abgeschlossen und die endgültige Umstellung kann zum 01.01.2025 erfolgen. Noch im Dezember sollen die Beschäftigten im Ulstertal auch für den digitalen Posteingang geschult werden.

Neben diesen beiden Projekten und dem normalen Tagesgeschäft wurde zusätzlich u. a. die Telefonanlage in der Ehrenberger Kita neu installiert und die Server-Infrastruktur in der Kläranlage Hilders umgestellt. Aktuell laufen die Planungen der Bürgerbüros zur Umstellung auf digitale Lichtbilder bei der Ausstellung von Ausweisdokumenten. Hierfür muss die entsprechende Hardware beschafft und eingerichtet werden. Dank des eigenen IT-Mitarbeiters können solche Sonderaufgaben neben der regulären Arbeit durchgeführt und zusätzlich die Kosten für den IT-Support durch einen externen Dienstleister auf ein absolutes Mindestmaß reduziert werden.

Standesamt

Das gemeinsame Standesamt arbeitet seit fast vier Jahren zusammen. Es hat sich inzwischen eingespielt – die Kolleginnen arbeiten gut zusammen, es herrscht größtenteils Akzeptanz bei den Bürgern für die Zusammenlegung und auch von Seiten der Bestatter werden keine negativen Rückmeldungen an die Bürgermeister herangetragen. Allerdings werden die Aufgaben für die Standesämter aufgrund aktueller Rechtsprechungen immer komplizierter – so z. B. die Änderungen und die Umsetzung im Ehe- und Geburtsnamensrecht und dem Staatsangehörigkeitsrecht sowie das neue Selbstbestimmungesetz in Bezug auf den Geschlechtseintrag. Hinzu kommen vermehrt Fälle mit Auslandsberührung, bei denen internationales Privatrecht angewendet werden muss.

Personalabteilung

In der Vergangenheit gab es immer wieder personelle Engpässe. Diese konnten inzwischen aufgearbeitet werden und man schaut positiv in die Zukunft. Zum 01.12.2024 wird eine Mitarbeiterin direkt im Gemeindeverwaltungsverband eingestellt. Diese unterstützt die Kolleginnen in der Personalabteilung mit 25 Wochenstunden. Gleichzeitig wird eine Personalgestellung aufgehoben; die bisherige Personalsachbearbeiterin kehrt zurück in den Dienst der Stadt Tann.

Ein Ziel der Personalabteilung ist die Harmonisierung von Vorgängen für alle Beschäftigten im Ulstertal. Aktuell wird die leistungsorientierte Bezahlung auf eine einheitliche Berechnung umgestellt. Die in Kürze beginnende Digitalisierung der Personalakten soll die Zusammenarbeit vereinfachen und die Vereinheitlichung voranbringen.

AG Finanzen

Bürgermeister Dänner informiert die Anwesenden darüber, dass nach der Einrichtung der ersten drei Abteilungen nun auch die gemeinsame Finanzabteilung satzungsgemäß geschaffen werden soll. Praktisch arbeitet man bereits gut zusammen, es gibt einen ständigen Austausch – auch aufgrund der Nutzung der gemeinsamen Finanzsoftware Infoma – und die Beschäftigten werden zusammen beschult, aber rein organisatorisch sind die Abteilungen getrennt. Durch den Weggang des Ehrenberger und des Hilderser Kämmerers sei nun der richtige Zeitpunkt, eine Zusammenlegung voranzubringen. Bürgermeister Dänner übergibt hierzu das Wort an Steffen Sauer.

Dieser informiert die Anwesenden ausführlich über die aktuelle Situation in den einzelnen Finanzabteilungen und über die Pläne für eine künftige Zusammenarbeit. Er betont die Vorteile u. a. bei der Spezialisierung auf verschiedene Aufgabengebiete und bei personellen Engpässen. Im ersten Schritt muss die Stelle eines koordinierenden Kämmerers eingerichtet werden. Dieser betreut neben seinen Aufgaben in der eigenen Kommune zusätzlich den Gemeindeverwaltungsverband, stößt für alle drei Finanzabteilungen neue Projekte an (z. B. Berichtswesen), setzt gesetzliche Vorgaben um (z. B. Umsatzsteuerpflicht nach § 2b UStG) und koordiniert laufende Projekte (Haushaltsplanung, Jahresabschlüsse, Schulungen) sowie künftige Vorhaben (z. B. Weiterentwicklung in den Bereichen Kassen und Steuern/Abgaben, Vereinheitlichung im Buchungsverhalten). Der koordinierende Kämmerer fungiert als Projektleiter, aufgrund der Vielzahl an Aufgaben benötigt aber jede Kommune weiterhin ihren Kämmerer vor Ort. Er erläutert dies am Modell des IKZ Kegelspiel.

Zu diesem Tagesordnungspunkt gibt es keine Rückfragen aus dem Kreis der Anwesenden.

TOP 3: Haushalt 2025 – Beschlussfassung über den vorgelegten Entwurf

Die Mitglieder der Verbandsversammlung haben den Entwurf der Haushaltssatzung und des Haushaltsplans 2025 vorab zur Kenntnis erhalten.

Der Leiter der AG Finanzen, Steffen Sauer (Tann), stellt diesen vor und erläutert die geplanten Haushaltsansätze. Er erklärt, dass der Haushalt lt. Satzung ausgeglichen sein muss. Eventuelle Mehraufwendungen werden durch Erhöhung der Umlagen ausgeglichen. Die Umlage der drei Mitgliedskommunen berechnet sich nach der Einwohnerzahl zum Stichtag 30.06. des Vorjahres.

Da es keine weiteren Fragen zum Haushalt gibt, bittet der Sitzungsleiter Reiner Jörges um Abstimmung.

Beratung und Beschlussfassung über den Haushaltsplan für das Haushaltsjahr 2025 mit Stellenplan

Der Verbandsvorstand empfiehlt folgende Beschlussfassung:

Die Verbandsversammlung beschließt die Haushaltssatzung 2025 mit Stellenplan wie folgt:

Haushaltssatzung

des Gemeindeverwaltungsverbandes Ulstertal

für das Haushaltsjahr 2025

Aufgrund des § 7 Absatz 2 Gesetz über kommunale Gemeinschaftsarbeit (KGG) in der Fassung vom 16.12.1969 (GVBl. I S. 307), zuletzt geändert durch Art. 1 Gesetz zur Änderung des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit und anderer Rechtsvorschriften vom 11.12.2019 (GVBl. S. 416)) i. V. m. den §§ 94 ff. der Hessischen Gemeindeordnung (HGO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 07.03.2015 (GVBl. I S. 142), zuletzt geändert durch Artikel 1 des Gesetzes vom 07.05.2020 (GVBl. S. 318) hat die Verbandsversammlung des Gemeindeverwaltungsverbandes Ulstertal am __.__.2024 folgende Haushaltssatzung beschlossen:

§ 1

Der Haushaltsplan für das Haushaltsjahr 2025 wird

festgesetzt.

§ 2

Kredite werden nicht veranschlagt.

§ 3

Verpflichtungsermächtigungen werden nicht veranschlagt.

§ 4

Liquiditätskredite werden nicht beansprucht.

§ 5

Nach § 19 KGG i. V. m. § 17 der Satzung für den Gemeindeverwaltungsverband Ulstertal werden folgende voraussichtlichen Umlagen festgesetzt:

§ 6

Ein Haushaltssicherungskonzept wurde nicht beschlossen.

§ 7

Es gilt der von der Verbandsversammlung als Teil des Haushaltsplans 2025 beschlossene Stellenplan.

§ 8

Deckungsfähigkeit gem. § 20 Abs. 1 GemHVO:

Ansätze der in einem Budget veranschlagten zahlungswirksamen Aufwendungen und Auszahlungen sind gegenseitig deckungsfähig, soweit im Haushaltsplan nichts weiter bestimmt ist. Jeder Teilhaushalt bildet ein Budget nach § 4 Abs. 1 GemHVO.

Zweckbindung gem. § 19 Abs. 2 GemHVO:

Zahlungswirksame Mehrerträge aus Kostenersatzleistungen und Erstattungen (Hauptkonto 548) berechtigen zu Mehraufwendungen der Kontenklasse 6 und 7 im jeweiligen Budget (Teilhaushalt). Mehreinzahlungen aus Sonderposten aus Zuweisungen (Kontengruppe 36) berechtigen zu Mehrauszahlungen für Investitionen in immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen (Kontenklasse 0).

Übertragbarkeit gem. § 21 Abs. 2 GemHVO:

Die Ansätze für Investitionen und Investitionsfördermaßnahmen bleiben bis zur Fälligkeit der letzten Zahlung für ihren Zweck verfügbar, bei Baumaßnahmen und Beschaffungen längstens jedoch zwei Jahre nach Schluss des Haushaltsjahres, in dem der Bau oder der Gegenstand in seinen wesentlichen Teilen benutzt werden kann.

Es wird auf die Beratungen in der Sitzung des Verbandsvorstandes am 29.10.2024 verwiesen.

Abstimmungsergebnis: Ja: 8 / Nein: 0 / EnthaltungEN: 0

Feststellung des Investitionsprogramms für den Zeitraum 2024 - 2028

Der Verbandsvorstand empfiehlt die folgende Beschlussfassung:

Das Investitionsprogramm für den Planungszeitraum 2024 bis 2028 wird in der vorgelegten Form beschlossen.

Es wird auf die Beratungen in der Sitzung des Verbandsvorstandes am 29.10.2024 verwiesen.

Abstimmungsergebnis: Ja: 8 / Nein: 0 / EnthaltungEN: 0

TOP 4: Unterrichtung der Verbandsversammlung über den Stand des Haushaltsvollzugs nach § 28 GemHVO

Der Leiter der AG Finanzen, Steffen Sauer (Tann), berichtet über den Stand des Haushaltsvollzugs zum Stichtag 08.11.2024.

Die Unterlagen hierzu sind den Vertreter/innen vorab zugegangen. Er erläutert, dass eine Vielzahl von Anschaffungen über die Förderung für das digitale Bauamt abgewickelt werden konnten. Aus diesem Grund sind die veranschlagten Mittel ausreichend und alle Aufgaben des Verbands können mit den zur Verfügung stehenden Mitteln erledigt werden. Nach aktuellem Stand werden keine Überschreitungen erwartet und zu viel gezahlte Umlagen der Kommunen können nach der Spitzabrechnung am Jahresende wieder zurückerstattet werden.

Steffen Sauer ergänzt, dass derzeit der Jahresabschluss 2022 der Revision zur Prüfung vorliegt. Sobald dies abgeschlossen ist, soll der Jahresabschluss 2023 eingereicht werden.

TOP 5: Informationen und Anfragen

Bürgermeister Dänner berichtet über die wichtigsten Themen aus den Vorstandssitzungen seit der letzten Verbandsversammlung.

Cyberversicherung: Die Cogitanda hat ihren Jahresbeitrag bei angepassten Konditionen erhöht. Ein Gegenangebot der GVV-Versicherung wurde eingeholt, der Beitrag wäre hier identisch hoch. Ein Wechsel erscheint daher uninteressant.

Künstliche Intelligenz: Die Bürgermeister informieren sich aktuell über die Möglichkeiten, die KI den öffentlichen Verwaltungen bietet, z. B. beim Einsatz für Routinetätigkeiten. Hier steht man jedoch noch am Anfang der Überlegungen.

Feuerwehr-Sachbearbeitung: Ein erstes Treffen der Sachbearbeiter/innen und GBIs/SBI zusammen mit den Bürgermeistern hat stattgefunden. Hier haben sich die Teilnehmer/innen zunächst ausgetauscht und im Anschluss ihre gleichartigen Tätigkeiten notiert (wie Beschaffungswesen, Verdienstausfall-Bescheinigungen, Satzungswesen, Abrechnung kostenpflichtige Einsätze, Katastrophenschutz). Ziel des Treffens war die Ermittlung, ob Ressourcen gebündelt und durch eine gemeinsame Stelle erledigt werden können. Dies würde bedeuten, dass man über die Schaffung einer Stelle im GVV Ulstertal nachdenken müsste.

Erneuerbare Energien: Es haben div. Gesprächs- und Vor-Ort-Termine mit der Agrokraft GmbH stattgefunden. Das Überlandwerk Rhön ist als Versorger eng in die Planungen eingebunden. Es wurde eine Potentialanalyse in Auftrag gegeben, die derzeitige Netzstruktur lässt jedoch kaum Spielräume zu. Mit konkreteren Ergebnissen ist Anfang 2025 zu rechnen.

Wartungsverträge Straßenbeleuchtung: Mit dem Überlandwerk Rhön wurden die Änderungsverträge zu den bisherigen Wartungsverträgen besprochen. Ein weiterer Termin ist noch für dieses Jahr geplant.

Pressebericht: Herr Ickler von der FZ hat angekündigt, demnächst einen Bericht über den GVV Ulstertal zu veröffentlichen – über den aktuellen Stand der Zusammenarbeit, über weitere Vorhaben etc. Er wird demnächst zu einem Gespräch in die Vorstandssitzung eingeladen.

Homepage: Die neue Homepage für den Gemeindeverwaltungsverband ist fast fertiggestellt. Sie wurde vom Werbewerk Hilders umgesetzt und soll über den Gemeindeverwaltungsverband mit seinen Abteilungen informieren. Außerdem soll ein Downloadbereich Formulare und Anträge aus dem Standesamt digital zur Verfügung stellen. Mit der Veröffentlichung der Website wird in den nächsten Wochen gerechnet.

Betriebsausflug: Nach dem erfolgreichen Betriebsausflug in 2023 soll auch für 2025 wieder eine gemeinsame Veranstaltung für alle Beschäftigten der drei Kommunen geplant werden. Diese Treffen außerhalb des Arbeitsplatzes fördern das Kennenlernen und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit im Ulstertal.

IKZ: Die Stadt Gersfeld und die Gemeinde Ebersburg sind ebenfalls auf dem Weg in eine gemeinsame Zukunft. Die zwei Bürgermeister, Dr. Steffen Korell und Benjamin Reinhart, waren zu Gast in einer Vorstandssitzung und haben sich mit dem GVV-Vorstand über die interkommunale Zusammenarbeit im Ulstertal ausgetauscht.

Arbeitssicherheit: Die drei Kommunen waren auf der Suche nach einer neuen externen Sicherheitsfachkraft, nachdem die derzeit zuständige angekündigt hat, die Tätigkeit zum Jahresende 2024 aus Altersgründen zu beenden. Im Rahmen einer Vorstandssitzung haben Auswahlgespräche stattgefunden. Es konnte eine neue Sicherheitsfachkraft gefunden werden, die ihre Tätigkeit am 01.01.2025 aufnehmen wird.

Kindergarten-Betriebsverträge: Die beiden katholischen Kirchen Hilders und Eckweisbach haben eine Änderungskündigung der bestehenden Betriebsverträge angekündigt. Mit der Zukunft der Kindergärten in kirchlicher Trägerschaft – Übernahme durch die Kommunen oder Weiterführung unter kirchlicher Trägerschaft – wird sich der GVV-Vorstand in den kommenden Jahren beschäftigen müssen. Man ist sich dabei bewusst, dass eine Eigenverwaltung viel Personalkapazität benötigt. Das will man bei den kommenden Beratungen bedenken.

Da es keine weiteren Anfragen und Anmerkungen gibt, beschließt Reiner Jörges die Sitzung um 20:35 Uhr.

Der Termin für die nächste Verbandsversammlung wird zu gegebener Zeit bekannt gegeben.

Hilders, 22.11.2024