Öffentliche Ausschreibung_Marktwesen

Öffentliche Ausschreibung

Organisation und Durchführung des „Bunten Markttreibens in der Innenstadt“

zu den Volksfesten „Frankenhäuser Fliederfest“ und „Frankenhäuser Bauernmarkt“ der Stadt Bad Frankenhausen für die Jahre 2027 bis 2030

1. Auftraggeber

Stadt Bad Frankenhausen

Markt 1

06567 Bad Frankenhausen

vertreten durch den Bürgermeister

2. Gegenstand der Vergabe

Die Stadt Bad Frankenhausen vergibt die Organisation, Koordination und Durchführung des „Bunten Markttreibens in der Innenstadt“ im Rahmen der Veranstaltungen

• Frankenhäuser Fliederfest
• Frankenhäuser Bauernmarkt

für die Jahre 2027 bis 2030.

Der Auftragnehmer organisiert das Marktgeschehen im vom Auftraggeber festgelegten Innenstadtbereich eigenverantwortlich.

3. Veranstaltungsort und -zeiten

Veranstaltungsort:

Innenstadt der Stadt Bad Frankenhausen (öffentliche Straßen und Plätze gemäß Lageplan, Bestandteil der Vergabeunterlagen)

Veranstaltungszeiten je Volksfest:

4. Ziel der Leistung

Ziel ist ein niveauvolles, abwechslungsreiches und familienfreundliches Markttreiben, das dem Charakter der jeweiligen Veranstaltung entspricht.

Das Marktangebot soll insbesondere:

• Familien mit Kindern und Jugendlichen ansprechen,
• einen thematisch passenden Mix aus Waren, Dienstleistungen sowie Speisen und Getränken umfassen,
• eine ausgewogene und qualitativ hochwertige Händlerstruktur gewährleisten,
• ein stimmiges Gesamtbild im Innenstadtbereich erzeugen.

Das Markt- und Händlerkonzept ist strukturiert darzustellen.

5. Leistungsumfang des Auftragnehmers

Organisation und Händlerauswahl

• Auswahl und Koordination der teilnehmenden Händler
• Abschluss befristeter Marktstandverträge im Auftrag der Stadt Bad Frankenhausen
• Vorlage einer vollständigen Händler- und Standplatzliste spätestens eine Woche vor Veranstaltungsbeginn

Standplatzorganisation

• Einteilung der Standflächen gemäß Lageplan
• Einweisung der Händler vor Ort
• Sicherstellung eines geordneten Marktaufbaus

Marktstandentgelte

Der Auftragnehmer erhebt im Auftrag der Stadt Bad Frankenhausen folgende Marktstandentgelte:

• 10,00 € je laufendem Meter Frontlänge multipliziert mit der Anzahl der Veranstaltungstage
• Getränke- und Speisestände: 80,00 € bis 250,00 € je Veranstaltungstag (Festlegung im Einzelfall nach Standgröße und Angebot)
• Kraftstromanschluss: 16,00 € je Tag
• Lichtstromanschluss: 11,00 € je Tag

Die vereinnahmten Entgelte sind vollständig an die Stadt Bad Frankenhausen abzuführen.

Sicherheit und Ordnung

• Erstellung und Umsetzung eines Sicherheits- und Organisationskonzeptes, das insbesondere die Besucherlenkung sowie die Freihaltung von Rettungs- und Zufahrtswegen regelt
• Einhaltung aller einschlägigen veranstaltungs-, gewerbe-, bau-, ordnungs- und sicherheitsrechtlichen Vorschriften
• Bereitstellung geeigneten Sicherheits- und Ordnungspersonals in ausreichender Zahl

Hygiene und Nachhaltigkeit

• Umsetzung eines Hygiene- und Entsorgungskonzeptes
• Verwendung umweltfreundlicher Materialien
• Nutzung von Mehrweggeschirr und Mehrwegbesteck

Sauberkeit

• Sauberhaltung des Marktgebietes
• Fachgerechte Entsorgung der Abfälle

Besucherzahlen

• Ermittlung der Besucherzahlen im Marktbereich anhand eines nachvollziehbaren Zählverfahrens
• Festlegung der maßgeblichen Erfassungsbereiche vor Veranstaltungsbeginn
• Durchführung regelmäßiger, mindestens stündlicher Zählintervalle während der Hauptbesuchszeiten
• Übermittlung der Tagesgesamtzahlen spätestens am dritten Werktag nach Veranstaltungsende; es dürfen ausschließlich anonymisierte Daten erhoben werden.

Koordination mit weiteren Veranstaltungsbeteiligten

• Die Gesamtkoordination der Veranstaltung obliegt der Stadt Bad Frankenhausen.
• Der Auftragnehmer stimmt sein Markt- und Organisationskonzept (insbesondere Standplatzplanung und Sicherheitsorganisation) mit dem Auftraggeber sowie mit weiteren Veranstaltungsbeteiligten ab.
• Rettungs- und Zufahrtswege sind veranstaltungsübergreifend freizuhalten.

Nachbereitung

• Der Auftragnehmer nimmt an Auswertungs- und Abstimmungsgesprächen mit dem Auftraggeber zur Weiterentwicklung des Marktangebotes teil.
• Der Auftragnehmer wirkt bei der Analyse von Besucherzahlen, Sicherheitsabläufen und organisatorischen Verbesserungsmöglichkeiten mit.

6. Auf- und Abbau

• Der Aufbau der Marktstände ist am Samstag ab 06:00 Uhr zulässig; der Auftragnehmer organisiert einen geordneten Aufbau im Marktgebiet.
• Alle Stände müssen spätestens um 09:30 Uhr betriebsbereit sein; der Auftragnehmer überwacht die Einhaltung dieser Vorgabe organisatorisch.
• Der Abbau hat am Sonntag bis spätestens 24:00 Uhr zu erfolgen; der Auftragnehmer wirkt auf eine ordnungsgemäße Räumung des Marktgebietes hin.
• Wohnwagen im Marktbereich sind nicht gestattet; der Auftragnehmer stellt die Einhaltung sicher.
• Lärm ist beim Auf- und Abbau auf das notwendige Maß zu beschränken; der Auftragnehmer wirkt auf lärmarme Abläufe hin.

7. Leistungen des Auftraggebers

• Der Auftraggeber stellt die Standflächen im Marktgebiet kostenfrei zur Verfügung (gemäß Lageplan).
• Der Auftraggeber stellt Strom- und Wasseranschlüsse in dem Umfang bereit, wie sie im Lageplan/den Vergabeunterlagen ausgewiesen sind.
• Der Auftraggeber stellt ausreichende Sanitäranlagen bereit.

8. Finanzielle Regelungen

Der Auftragnehmer unterbreitet im Rahmen der Angebotsabgabe ein Angebot für die Vergütung seiner Leistungen je Volksfest.

Die angebotene Vergütung wird im Rahmen der Zuschlagsentscheidung berücksichtigt.

9. Eignungsanforderungen

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

• Referenzen vergleichbarer Marktveranstaltungen
• Gewerbeanmeldung oder gleichwertiger Nachweis der gewerblichen Tätigkeit
• Eigenerklärung zur persönlichen und wirtschaftlichen Zuverlässigkeit
• Nachweis einer bestehenden Veranstalterhaftpflichtversicherung oder verbindliche Zusage zum Abschluss vor Vertragsbeginn (Mindestdeckung 5.000.000 € pauschal)

Nicht geeignete Bewerber werden ausgeschlossen.

10. Zuschlagskriterien

Die Auswahl erfolgt anhand qualitativer Kriterien sowie der finanziellen Konditionen gemäß Vergabeunterlagen:

• Qualität des Markt- und Händlerkonzeptes (Angebotsmix, Passfähigkeit, Gesamterscheinung),
• Organisation und Sicherheit (Umsetzungsplanung, Personalansatz, Sicherheitskonzept)
• Nachhaltigkeitsaspekte (Mehrweg, Abfallkonzept, Umweltschutzmaßnahmen),
• Erfahrung und Referenzen (Vergleichbarkeit, Rolle, Ergebnisqualität),
• Höhe der angebotenen Vergütung.

Die Gewichtung der Zuschlagskriterien ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.

11. Haftung und Versicherung

• Der Auftragnehmer haftet für Schäden, die im Zusammenhang mit der Durchführung der Leistung im zugewiesenen Marktbereich entstehen.
• Vor Vertragsbeginn ist eine Veranstalterhaftpflichtversicherung (mind. 5.000.000 € pauschal; inkl. Vermögensfolgeschäden und Mietsachschäden) nachzuweisen; der Versicherungsschutz ist aufrechtzuerhalten.

12. Vertragslaufzeit

Der Vertrag gilt für die Veranstaltungen der Jahre 2027 bis 2030. Eine Verlängerung ist ausgeschlossen.

13. Angebotsabgabe

Die Angebotsabgabe erfolgt schriftlich bis zum 31.07.2026 bei der Stadtverwaltung Bad Frankenhausen.

Verspätet eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt.