Öffentliche Ausschreibung_Festzelt

Öffentliche Ausschreibung

Lieferung, Betrieb und Programmgestaltung eines Festzeltes

zu den Volksfesten „Frankenhäuser Fliederfest“ und „Frankenhäuser Bauernmarkt“ der Stadt Bad Frankenhausen für die Jahre 2027 bis 2030

1. Auftraggeber

Stadt Bad Frankenhausen

Markt 1

06567 Bad Frankenhausen

vertreten durch den Bürgermeister

2. Gegenstand der Vergabe

Die Stadt Bad Frankenhausen vergibt die Lieferung, den Auf- und Abbau, den Betrieb sowie die Programmgestaltung eines Festzeltes im Rahmen der Veranstaltungen

• Frankenhäuser Fliederfest
• Frankenhäuser Bauernmarkt

für die Jahre 2027 bis 2030.

Der Auftragnehmer übernimmt die Funktion des Festwirtes und betreibt das Festzelt einschließlich zugehöriger Neben- und Außenflächen eigenverantwortlich.

3. Veranstaltungsort und -zeiten

Veranstaltungsort:

Schlossplatz der Stadt Bad Frankenhausen; ca. 2.400 m² große, unbefestigte Grasfläche gemäß Lageplan (Bestandteil der Vergabeunterlagen).

Betriebszeiten je Volksfest

4. Ziel der Leistung

Ziel ist die Durchführung eines niveauvollen, abwechslungsreichen und familienfreundlichen Festzeltbetriebes, der dem Charakter der jeweiligen Veranstaltung entspricht.

Das Angebot soll insbesondere:

• Familien mit Kindern und Jugendlichen ansprechen und ein generationsübergreifendes Besuchererlebnis ermöglichen,
• ein inhaltlich abgestimmtes, qualitativ hochwertiges kulturelles Bühnenprogramm umfassen, das zur Gesamtveranstaltung passt,
• einen ausgewogenen und attraktiven Mix aus Speisen und Getränken bieten, der dem Veranstaltungsrahmen angemessen ist,
• ein stimmiges Gesamtbild des Festzeltbereiches gewährleisten.

Das Festzelt- und Programmkonzept ist strukturiert und nachvollziehbar darzustellen.

5. Leistungsumfang des Auftragnehmers

Festzelt, Auf- und Abbau, Betrieb

• Der Auftragnehmer liefert ein geeignetes Festzelt einschließlich erforderlicher Neben- und Außenflächen und führt Auf- und Abbau ordnungsgemäß durch.
• Der Aufbau darf maximal fünf Tage vor Veranstaltungsbeginn beginnen; der Abbau ist spätestens vier Tage nach Veranstaltungsende abzuschließen.
• Während Auf- und Abbau sowie während der Veranstaltung sind Rettungs- und Zufahrtswege jederzeit freizuhalten.
• Schäden an Grünflächen oder Bäumen sind zu vermeiden und ggf. auf eigene Kosten zu beseitigen.
• Der Auftragnehmer gestaltet Stand- und Sitzflächen gemäß Lageplan und sorgt für einen sicheren und geordneten Betrieb während der gesamten Veranstaltungsdauer.
• Der Auftragnehmer sorgt für eine dem jeweiligen Charakter des Volksfestes entsprechende Gestaltung und Dekoration des Festzeltes.

Kultur- und Veranstaltungsprogramm

• Der Auftragnehmer legt dem Auftraggeber spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn ein vollständiges Programmkonzept vor und stimmt dieses mit dem Auftraggeber ab.
• Der Auftragnehmer trägt sämtliche Künstlerhonorare, GEMA-Gebühren und programmbedingten Nebenkosten, soweit nicht ausdrücklich anders geregelt.
• Die Entscheidung über die Erhebung von Eintrittsgeldern obliegt dem Auftragnehmer.
• Die Eintrittspreise sind ortsüblich und angemessen zu gestalten.
• Die voraussichtlichen Eintrittspreise sind im Angebot darzustellen; ihre Plausibilität und Angemessenheit werden im Rahmen der Zuschlagsentscheidung berücksichtigt.

Infrastruktur und technische Versorgung

• Der Auftragnehmer organisiert und finanziert eigenverantwortlich die erforderlichen Strom-, Wasser- und Abwasseranschlüsse.
• Der Auftragnehmer organisiert und finanziert die erforderlichen öffentlichen Toiletten, soweit diese nicht durch den Auftraggeber bereitgestellt werden.
• Der Auftragnehmer stellt rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn die erforderlichen Anträge bei den zuständigen Versorgungsträgern und Behörden.
• Der Auftragnehmer stellt technische Anlagen für sicherheitsrelevante Durchsagen bereit und sorgt für deren Funktionsfähigkeit.

Sicherheit und Ordnung

• Der Auftragnehmer erstellt und setzt ein Sicherheits- und Organisationskonzept um, das insbesondere die Besucherlenkung sowie die Freihaltung von Rettungs- und Zufahrtswegen regelt.
• Der Auftragnehmer hält sämtliche einschlägigen veranstaltungs-, gewerbe-, bau-, ordnungs- und sicherheitsrechtlichen Vorschriften ein.
• Der Auftragnehmer stellt geeignetes Sicherheits- und Ordnungspersonal in ausreichender Zahl für die gesamte Veranstaltungsdauer bereit.
• Das Sicherheitskonzept ist mit dem Auftraggeber sowie mit weiteren Veranstaltungsbeteiligten abzustimmen.

Hygiene, Infektionsschutz und Jugendschutz

• Der Auftragnehmer erstellt und setzt ein Hygiene- und Infektionsschutzkonzept gemäß den geltenden Vorschriften um.
• Das Hygiene- und Infektionsschutzkonzept ist fristgerecht bei den zuständigen Behörden vorzulegen, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
• Der Auftragnehmer stellt die Einhaltung lebensmittelrechtlicher Vorgaben sicher.
• Der Auftragnehmer gewährleistet die Einhaltung der Bestimmungen des Jugendschutzgesetzes während der gesamten Veranstaltungsdauer.

Nachhaltigkeit

• Der Auftragnehmer beachtet die Vorgaben der Einwegkunststoffverbotsverordnung in der jeweils geltenden Fassung.
• Der Auftragnehmer verzichtet auf Einwegkunststoffprodukte und setzt geeignete Mehrwegsysteme ein.
• Der Auftragnehmer verwendet, soweit technisch möglich, energieeffiziente LED-Beleuchtung und vergleichbare nachhaltige Lösungen.

Sauberkeit und Entsorgung

• Der Auftragnehmer hält das gesamte zugewiesene Areal während und nach der Veranstaltung sauber.
• Der Auftragnehmer stellt Abfallbehälter in ausreichender Zahl bereit und organisiert deren regelmäßige Entleerung.
• Der Auftragnehmer entsorgt alle anfallenden Abfälle fachgerecht auf eigene Kosten.

Besucherzahlen

• Der Auftragnehmer ermittelt für jeden Veranstaltungstag die Besucherzahlen im Festzeltbereich anhand eines nachvollziehbaren Zählverfahrens.
• Vor Veranstaltungsbeginn sind die maßgeblichen Erfassungsbereiche festzulegen und das Verfahren in Grundzügen zu dokumentieren.
• Während der Hauptbesuchszeiten sind mindestens stündliche Zählintervalle durchzuführen und auf die jeweilige Veranstaltungsdauer hochzurechnen.
• Die Tagesgesamtzahlen sind spätestens am dritten Werktag nach Veranstaltungsende in aggregierter Form an den Auftraggeber zu übermitteln; es dürfen ausschließlich anonymisierte Daten erhoben werden.

Weitere Verpflichtungen

• Der Auftragnehmer stellt für Teilnehmende des Festumzuges zum Frankenhäuser Bauernmarkt ein Freigetränk (0,4 l) bereit.
• Der Auftragnehmer nimmt an Auswertungs- und Abstimmungsgesprächen mit dem Auftraggeber teil und wirkt bei der Weiterentwicklung der Veranstaltung mit.

Koordination mit weiteren Veranstaltungsbeteiligten

• Die Gesamtkoordination der Veranstaltung obliegt der Stadt Bad Frankenhausen.
• Der Auftragnehmer stimmt sein Festzelt-, Sicherheits- und Ablaufkonzept mit dem Auftraggeber sowie mit weiteren Veranstaltungsbeteiligten ab.
• Veranstaltungsübergreifend sind Rettungs- und Zufahrtswege freizuhalten.

Nachbereitung

• Der Auftragnehmer nimmt nach Durchführung der jeweiligen Veranstaltung an Auswertungs- und Abstimmungsgesprächen mit dem Auftraggeber teil.
• Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber auf Anforderung die zur Bewertung der Veranstaltung erforderlichen Informationen zur Verfügung, insbesondere zur Analyse von Besucherzahlen, Sicherheitsabläufen, organisatorischen Erfahrungen und Verbesserungspotenzialen.
• Der Auftragnehmer wirkt konstruktiv an der Weiterentwicklung des Festzelt- und Veranstaltungsangebotes mit.

6. Finanzielle Regelungen

• Der Auftraggeber stellt die in Punkt 3 bezeichnete Fläche kostenfrei zur Verfügung.
• Der Auftragnehmer kann im Rahmen der Angebotsabgabe einen erforderlichen Zuschuss je Volksfest benennen.
• Die Höhe des beantragten Zuschusses wird im Rahmen der Zuschlagsentscheidung berücksichtigt.

7. Eignungsanforderungen

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

• Referenzen vergleichbarer Festzelt- oder Veranstaltungsprojekte mit Programmverantwortung,
• Gewerbeanmeldung oder gleichwertiger Nachweis der gewerblichen Tätigkeit,
• Eigenerklärung zur persönlichen und wirtschaftlichen Zuverlässigkeit,
• Nachweis einer bestehenden Veranstalterhaftpflichtversicherung oder verbindliche Zusage zum Abschluss vor Vertragsbeginn mit einer Mindestdeckungssumme von 5.000.000 € pauschal für Personen- und Sachschäden einschließlich Vermögensfolgeschäden und Mietsachschäden.

Nicht geeignete Bewerber werden ausgeschlossen.

8. Zuschlagskriterien

Die Auswahl erfolgt anhand qualitativer Kriterien sowie der finanziellen Konditionen gemäß Vergabeunterlagen:

• Qualität und Attraktivität des Festzelt- und Programmkonzeptes,
• Organisation und Sicherheitskonzept,
• gastronomisches Konzept und Angebotsstruktur,
• Nachhaltigkeitsaspekte,
• Höhe des beantragten Zuschusses,
• Plausibilität und Angemessenheit der Eintrittspreise,
• Erfahrung und Referenzen.

Die Gewichtung der Zuschlagskriterien ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.

9. Haftung und Versicherung

• Der Auftragnehmer haftet für Schäden, die im Zusammenhang mit der Durchführung der Leistung im zugewiesenen Festzeltbereich entstehen.
• Vor Vertragsbeginn ist eine Veranstalterhaftpflichtversicherung (mind. 5.000.000 € pauschal; inkl. Vermögensfolgeschäden und Mietsachschäden) nachzuweisen; der Versicherungsschutz ist aufrechtzuerhalten.

10. Vertragslaufzeit

Der Vertrag gilt für die Veranstaltungen der Jahre 2027 bis 2030. Eine Verlängerung ist ausgeschlossen.

11. Angebotsabgabe

Die Angebotsabgabe erfolgt schriftlich bis zum 31.07.2026 bei der Stadtverwaltung Bad Frankenhausen.

Verspätet eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt.