Öffentliche Ausschreibung_Schausteller

Öffentliche Ausschreibung

Vergabe der Organisation und Durchführung des Schaustellerbetriebes

zu den Volksfesten „Frankenhäuser Fliederfest“ und „Frankenhäuser Bauernmarkt“ der Stadt Bad Frankenhausen für die Jahre 2027 bis 2030

1. Auftraggeber

Stadt Bad Frankenhausen

Markt 1

06567 Bad Frankenhausen

vertreten durch den Bürgermeister

2. Gegenstand der Vergabe

Die Stadt Bad Frankenhausen vergibt die Organisation, Koordination und Durchführung des Schaustellerbetriebes (Fahrgeschäfte und fliegender Handel) auf dem Schlossplatz im Rahmen der Veranstaltungen

• Frankenhäuser Fliederfest
• Frankenhäuser Bauernmarkt

für die Jahre 2027 bis 2030.

Die Durchführung erfolgt eigenverantwortlich und eigenwirtschaftlich durch den Betreiber.

Eine Vergütung durch die Stadt Bad Frankenhausen erfolgt nicht.

3. Veranstaltungsort und -zeiten

Veranstaltungsort:

Schlossplatz der Stadt Bad Frankenhausen (unbefestigte Fläche gemäß Lageplan, Bestandteil der Vergabeunterlagen)

Veranstaltungszeiten je Volksfest:

4. Ziel der Leistung

Ziel ist die Durchführung eines niveauvollen, abwechslungsreichen und familienfreundlichen Schaustellerangebotes, das dem Charakter der jeweiligen Veranstaltung entspricht.

Das Angebot soll insbesondere:

• Familien mit Kindern und Jugendlichen ansprechen,
• eine thematisch passende und vielfältige Angebotsstruktur aufweisen,
• Fahrgeschäfte, Spiel- und Belustigungsangebote sowie gastronomische Angebote umfassen,
• ein ausgewogenes und stimmiges Gesamtbild gewährleisten.

Das Schaustellerkonzept ist nachvollziehbar und strukturiert darzustellen.

5. Leistungsumfang des Betreibers

Organisation und Koordination

• Auswahl und vertragliche Bindung der Schausteller und Händler in eigenem Namen
• Vorlage einer vollständigen Beschickerliste spätestens vier Wochen vor Veranstaltungsbeginn
• Organisation der Standplatzaufteilung und Einweisung der Beschicker vor Ort 

Betrieb und Infrastruktur

• Sicherstellung der Strom-, Wasser- und Abwasserversorgung auf eigene Kosten und Verantwortung
• Rechtzeitige Abstimmung mit den zuständigen Versorgungsträgern

Sicherheit und Ordnung

• Erstellung und Umsetzung eines Sicherheits- und Organisationskonzeptes, das insbesondere die Besucherlenkung sowie die Freihaltung von Rettungs- und Zufahrtswegen regelt
• Einhaltung aller einschlägigen veranstaltungs-, gewerbe-, bau-, ordnungs- und sicherheitsrechtlichen Vorschriften
• Bereitstellung geeigneten Sicherheits- und Ordnungspersonals in ausreichender Zahl

Höhenfeuerwerk

• Durchführung eines Höhenfeuerwerkes am Samstag des Frankenhäuser Bauernmarktes um 22:00 Uhr auf eigene Kosten und Verantwortung
• Einholung sämtlicher hierfür erforderlicher Genehmigungen

Hygiene und Nachhaltigkeit

• Umsetzung eines Hygiene- und Entsorgungskonzeptes
• Verwendung umweltfreundlicher Materialien
• Nutzung von Mehrweggeschirr und Mehrwegbesteck

Sauberkeit und Flächennutzung

• Sauberhaltung des Veranstaltungsareals
• Fachgerechte Entsorgung der Abfälle
• Beseitigung etwaiger Schäden an der Veranstaltungsfläche

Besucherzahlen

• Ermittlung der Besucherzahlen im Schaustellerbereich anhand eines nachvollziehbaren Zählverfahrens
• Festlegung der maßgeblichen Erfassungsbereiche vor Veranstaltungsbeginn
• Durchführung regelmäßiger, mindestens stündlicher Zählintervalle während der Hauptbesuchszeiten
• Übermittlung der Tagesgesamtzahlen spätestens am dritten Werktag nach Veranstaltungsende; es dürfen ausschließlich anonymisierte Daten erhoben werden.

Koordination mit weiteren Veranstaltungsbeteiligten

• Die Gesamtkoordination der Veranstaltung obliegt der Stadt Bad Frankenhausen.
• Der Betreiber stimmt sein Konzept (insbesondere Flächenaufteilung, Sicherheitsorganisation und Ablaufplanung) mit dem Auftraggeber sowie mit weiteren Veranstaltungsbeteiligten ab.
• Rettungs- und Zufahrtswege sind veranstaltungsübergreifend freizuhalten.

Nachbereitung

• Der Betreiber nimmt an Auswertungs- und Abstimmungsgesprächen mit dem Auftraggeber teil, um die Veranstaltung fortzuentwickeln.
• Der Betreiber wirkt bei der Analyse von Besucherzahlen, Sicherheitsabläufen und organisatorischen Verbesserungsmöglichkeiten mit.

6. Finanzielle Regelungen

• Im Rahmen der Angebotsabgabe unterbreitet der Betreiber ein finanzielles Angebot für die zu zahlende Platzmiete je Volksfest.
• Die angebotene Platzmiete wird im Rahmen der Zuschlagsentscheidung berücksichtigt.
• Die Zahlung erfolgt unmittelbar nach Beendigung der jeweiligen Veranstaltung.

7. Eignungsanforderungen

Mit dem Angebot sind vorzulegen:

• Referenzen vergleichbarer Veranstaltungen
• Gewerbeanmeldung oder gleichwertiger Nachweis der gewerblichen Tätigkeit.
• Eigenerklärung zur persönlichen und wirtschaftlichen Zuverlässigkeit
• Nachweis einer bestehenden Veranstalterhaftpflichtversicherung oder verbindliche Zusage zum Abschluss vor Vertragsbeginn (Mindestdeckung 5.000.000 € pauschal)

Nicht geeignete Bewerber werden ausgeschlossen.

8. Auswahlkriterien und Gewichtung

Die Auswahl erfolgt anhand qualitativer Kriterien sowie der finanziellen Konditionen gemäß Vergabeunterlagen:

• Qualität und Attraktivität des Schaustellerkonzeptes (Gesamtbild, Passfähigkeit, Ausgewogenheit).
• Vielfalt und Familienorientierung des Angebotes (Zielgruppenansprache, Angebotsmix).
• Sicherheits- und Organisationskonzept (Plausibilität, Umsetzbarkeit, Personalansatz).
• Nachhaltigkeitsaspekte (Mehrweg, Abfallkonzept, umweltbezogene Maßnahmen).
• Erfahrung und Referenzen (Vergleichbarkeit, Rolle, Ergebnisqualität).
• Höhe der angebotenen Platzmiete

Die Gewichtung ist Bestandteil der Vergabeunterlagen.

9. Haftung und Versicherung

• Der Auftragnehmer haftet für Schäden, die im Zusammenhang mit der Durchführung der Leistung im zugewiesenen Schaustellerbereich entstehen.
• Vor Vertragsbeginn ist eine Veranstalterhaftpflichtversicherung (mind. 5.000.000 € pauschal; inkl. Vermögensfolgeschäden und Mietsachschäden) nachzuweisen; der Versicherungsschutz ist aufrechtzuerhalten.

10. Vertragslaufzeit

Der Vertrag gilt für die Veranstaltungen der Jahre 2027 bis 2030. Eine Verlängerung ist ausgeschlossen.

11. Angebotsabgabe

Die Angebotsabgabe erfolgt schriftlich bis zum 31.07.2026 bei der Stadtverwaltung Bad Frankenhausen.

Verspätet eingehende Angebote werden nicht berücksichtigt.