Bekanntmachung

Die Stadt Germersheim, die Verbandsgemeinde Bellheim, die Verbandsgemeinde Jockgrim und die Verbandsgemeinde Rülzheim haben die nachfolgende Zweckvereinbarung geschlossen, die nach Genehmigung durch die Kreisverwaltung Germersheim als zuständige Kommunalaufsichtsbehörde vom vom 07.08.2025, Az. 41-029-00, nachfolgend öffentlich bekanntgemacht wird:

Zweckvereinbarung

zwischen

der Stadt Germersheim, vertreten durch den Bürgermeister Herm Marcus Schaile

und der Verbandsgemeinde Bellheim, vertreten durch den Bürgermeister Herrn Gerald Job

und der Verbandsgemeinde Jockgrim, vertreten durch den Bürgermeister Herr Karl Dieter Wünstel

und der Verbandsgemeinde Rülzheim, vertreten durch den Bürgermeister Herm Matthias Schardt

zur Einrichtung und Nutzung einer gemeinsamen Zentralen Vergabestelle

Gemäß den §$ 12 und 13 des Landesgesetzes über die kommunale Zusammenarbeit (KomZG) vom 22. Dezember 1982 in der jeweils geltenden Fassung wird folgende Zweckvereinbarung getroffen.

Präambel

Die Vertragspartner sind als öffentliche Auftraggeber verpflichtet, Waren, Bau-, Liefer- und Dienstleistungen im Wettbewerb und im Wege transparenter Vergabeverfahren zu beschaffen. Für die Durchführung von Vergabeverfahren gibt es umfangreiche Regelungen und eine genauso umfangreiche Rechtsprechung. Dadurch hat sich das Vergaberecht zu einer komplexen Rechtsmaterie entwickelt. Die Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle" soll es den Vertragspartnern ermöglichen, rechtssichere Vergabeverfahren durchzuführen. Die gemeinsame Wahrnehmung vorgenannter Aufgaben durch eine Zentrale Vergabestelle soll Synergieeffekte erwirken und die Vergabeprozesse für die beteiligten Körperschaften einheitlich gliedern und dokumentieren.

Mit dem Beitritt der Verbandsgemeinde Rülzheim zur bestehenden Zentralen Vergabestelle der Stadt Germersheim, der Verbandsgemeinde Bellheim und der Verbandsgemeinde Jockgrim wird die interkommunale Zusammenarbeit ausgebaut und gestärkt.

§ 1

Bildung einer gemeinsamen Vergabestelle

(1) Die Stadt Germersheim, die Verbandsgemeinde Bellheim und die Verbandsgemeinde Jockgrim richten eine gemeinsame Zentrale Vergabestelle (ZVS) ein. Die Verbandsgemeinde Rülzheim tritt der gemeinsamen Zentralen Vergabestelle mit Wirkung vom 01.10.2025 bei.

(2) Die Verbandsgemeinde Bellheim und die Verbandsgemeinde Jockgrim sowie die Verbandsgemeinde Rülzheim übertragen der Stadt Germersheim die Aufgabe der Abwicklung aller förmlichen Vergabeverfahren nach der Verwaltungsvorschrift „Öffentliches Auftrags- und Beschaffungswesen in Landes Rheinland-Pfalz" in der jeweils gültigen Fassung und den vergaberechtlichen ab einer Wertgrenze von 10.000 Euro netto im Einzelfall zur Besorgung.

(3) Ändern sich die maßgebenden vergaberechtlichen Vorschriften, ist Absatz 2 sinngemäß und weiterhin anzuwenden.

(4) Die Vertragspartner schaffen eine Organisationseinheit, die „Zentrale Vergabestelle" (ZVS), die bis auf Weiteres bei der Stadt Germersheim eingebunden ist. Sie handelt dabei stets im Namen des Vertragspartners, in seinem Auftrag sowie auf seine Rechnung. Die Stadt Germersheim stellt dafür geeignete Räume und die erforderliche Sach- und Betriebsausstattung bereit.

(5) Die Vertragspartner stellen die für die ZVS erforderlichen Fachkräfte entsprechend dem Anteil der auf sie voraussichtlich entfallenden, durchzuführenden Vergabeverfahren. Die für die Aufgabenwahrnehmung erforderlichen Stellenteile werden im Stellenplan des jeweiligen Vertragspartners anteilig geführt. Die Verbandsgemeinde Bellheim und die Verbandsgemeinde Jockgrim sowie die Verbandsgemeinde Rülzheim bleiben Dienstvorgesetzte des von ihnen zur ZVS abgeordneten Personals. Der Stadt Germersheim wird die Funktion des Fachvorgesetzten übertragen. Die Anzahl der einzusetzenden Personen ist abhängig vom Umfang der durchzuführenden Vergaben. Das Nähere ist im Rahmen einer Ausführungsvereinbarung zu regeln.

§ 2

Aufgaben

(1) Aufgabe der gemeinsamen Vergabestelle ist die Durchführung öffentlicher nationaler und europaweiter Ausschreibungen (offene Verfahren) ab einer Wertgrenze von 10.000 Euro netto im Einzelfall nach den jeweils geltenden vergaberechtlichen Vorschriften. Direktkauf sowie freihändige Vergaben bis 10.000 Euro netto werden weiterhin von den Vertragspartnern abgewickelt.

(2) Zum Aufgabenumfang gehören insbesondere

(3) Den Vertragspartner obliegen weiterhin folgende Aufgaben:

(4) Bei der Durchführung des Vergabeverfahrens finden die hausinternen Regelungen des Vertragspartners entsprechend Anwendung.

(5) Die Durchführung der Vergaben erfolgt jeweils im Auftrag und im Namen des Vertragspartners, für den die Ausschreibung erledigt wird und auf seine Kosten.

(6) Die Vertragspartner, für die die Ausschreibungen durchgeführt werden, setzen sich rechtzeitig vor der Ausschreibung mit der Zentralen Vergabestelle zwecks Planung und Durchführung in Verbindung und stellen alle für die Aufgabenerfüllung erforderlichen Unterlagen fristgerecht zur Verfügung.

§ 3

Kostenregelung

(1) Die während eines Haushaltsjahres entstehenden Personal- und Sachkosten der Zentralen Vergabestelle werden von den Vertragspartnern wie folgt getragen:

(2) Die arbeitsplatzbezogenen Sachkosten werden von der Stadt Germersheim im laufenden Kalenderjahr als halbjährige Vorauszahlungen erhoben. Die Endabrechnung mit den Vertragspartner erfolgt jeweils im darauffolgenden Jahr spätestens bis 30. Juni.

§ 4

Mitwirkungspflichten

(1) Die zuständigen Mitarbeiter der Vertragspartner unterstützen die ZVS mit allen Informationen und Unterlagen, die für die Durchführung des Vergabeverfahrens notwendig sind.

(2) Antworten auf Bieterfragen, die die Zentrale Vergabestelle nicht selbst beantworten kann, sind der ZVS möglichst unverzüglich zuzuleiten.

(3) Jeder Vertragspartner benennt einen zuständigen Ansprechpartner für die jeweilige Kooperation.

§ 5

Einsatz der e-Vergabe

Die elektronische Abwicklung der Vergabeverfahren erhöht die Rechtssicherheit bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen sowie auf der Bieterseite. Der Einsatz dieses Systems dient der Wettbewerbsförderung und Transparenz. Die ZVS baut daher vollumfänglich auf den Einsatz der e-Vergabe. Die Vertragspartner einigen sich auf ein einheitliches Vergabemanagementsystem.

§ 6

Haftung

Die ZVS nimmt bei der Durchführung der Aufgaben nach dieser Vereinbarung Aufgaben für die Vertragspartner wahr. Die Vertragspartner haften für Schäden Dritter und tragen ihnen selbst entstehende Schäden in vollem Umfang. Dies gilt nicht für Schäden, die die Zentrale Vergabestelle fahrlässig, grob fahrlässig oder vorsätzlich herbeigeführt hat.

§ 7

Laufzeit

Die Zweckvereinbarung wird auf unbestimmte Dauer abgeschlossen.

§ 8

Änderungen und Auflösung

(1) Alle die Zweckvereinbarung betreffenden Vereinbarungen zwischen den Vertragspartnern bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform.

(2) Diese Zweckvereinbarung kann nur schriftlich mit einer Frist von einem Jahr zum Ende eines Kalenderjahres, frühestens jedoch zum 31.12.2028, von jedem der Vertragspartner gekündigt werden. In diesem Falle haben die zuständigen Organe der übrigen Vertragspartner binnen 3 Monaten darüber zu beschließen, ob sie die öffentlich-rechtliche Vereinbarung fortsetzen, ändern oder aufheben wollen.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 9

Wirksamkeit der Vertragsbestimmungen / Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Vereinbarung unwirksam sein, bleibt davon die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung soll diejenige wirksame Regelung treten, deren Wirkungen der Zielsetzung am nächsten kommt, die die o.a. Vertragspartner mit der unwirksamen Bestimmung verfolgt haben. Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend für den Fall, dass sich die Vereinbarung als lückenhaft erweist.

§ 10

Schlussbestimmung

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird in dieser Vereinbarung die männliche Sprachform verwendet. Mit den enthaltenen Begriffichkeiten sind sowohl weibliche als auch männliche Personen gemeint.

§ 11

Inkrafttreten

Diese Zweckvereinbarung tritt nach Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde und öffentlicher Bekanntmachung in Kraft.