Satzung über die Aufgaben und die Benutzung des Stadtarchivs der Stadt Eisfeld
(Archivsatzung)
Inhalt
| § 1 | Geltungsbereich |
| § 2 | Begriffsbestimmung |
| § 3 | Aufgaben des Stadtarchivs |
| § 4 | Verwaltung und Sicherung des Archivgutes |
| § 5 | Benutzungsberechtigung |
| § 6 | Benutzungsantrag |
| § 7 | Schutzfristen |
| § 8 | Benutzungsgenehmigung |
| § 9 | Benutzung |
| § 10 | Ausleihe |
| § 11 | Haftung |
| § 12 | Reproduktionen |
| § 13 | Belegexemplare |
| § 14 | Quellenangabe |
| § 15 | Gebühren |
| § 16 | Sprachform |
| § 17 | Inkrafttreten |
Auf der Grundlage der §§ 19 Abs.1, 20 Abs. 2 der Thüringer Gemeinde- und Landkreisordnung (Thüringer Kommunalordnung - ThürKO -) in der Fassung der Bekanntmachung vom 28.01.2003 (GVBl. S. 41), in der derzeit geltenden Fassung, und § 4 des Thüringer Gesetzes über die Sicherung und Nutzung von Archivgut (Thüringer Archivgesetz) in der Fassung der Bekanntmachung vom 29.06.2018 (GVBl S. 308), in der derzeit geltenden Fassung, erlässt die Stadt Eisfeld, aufgrund des Beschlusses des Stadtrates der Stadt Eisfeld vom 07.05.2026, die folgende Satzung über die Aufgaben und die Benutzung des Stadtarchivs der Stadt Eisfeld (Archivsatzung):
§ 1 Geltungsbereich
(1) Die Stadt Eisfeld unterhält ein Stadtarchiv als öffentliche Einrichtung.
(2) Diese Satzung gilt für die Archivierung und Benutzung von Archivgut im Stadtarchiv.
§ 2 Begriffsbestimmung
(1) Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Ordnung, Benutzung und Auswertung, die bei der Stadt Eisfeld bzw. deren Funktions- und Rechtsvorgängern und bei sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen und juristischen Personen entstanden sind. Unterlagen sind Urkunden, Amtsbücher, Akten, Einzelschriftstücke, Drucksachen, Karten, Pläne, Siegel, Stempel, Plakate, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger.
(2) Archivwürdigkeit besitzen alle die Unterlagen, die auf Grund ihrer rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen und kulturellen Bedeutung für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind.
(3) Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, durch Findhilfsmittel zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten.
§ 3 Aufgaben des Stadtarchivs
(1) Dem Stadtarchiv obliegt die Erfassung aller bei den städtischen Dienststellen entstehenden Unterlagen. Es ist verantwortlich für die Archivierung des für die Geschichte der Stadt bedeutsamen Archivgutes.
(2) Das Stadtarchiv kann nach eigener Einschätzung auch nichtstädtisches Archivgut aufnehmen, wenn ein nachvollziehbares öffentliches Interesse besteht. Soweit Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen nichts anderes bestimmen, gilt dafür diese Satzung.
(3) Das Stadtarchiv kann aufgrund von Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen auch privates Archivgut archivieren. Für dieses Archivgut gilt diese Satzung mit der Maßgabe, dass besondere Vereinbarungen mit Eigentümern oder besondere Festlegungen in den letztwilligen Verfügungen unberührt bleiben. Soweit dem Betroffenen Schutzrechte gegenüber der bisher verwahrenden Stelle zustehen, richten sich diese nunmehr auch gegen das Stadtarchiv.
(4) Das Stadtarchiv berät die Stadtverwaltung bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen. Es hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung anfallenden Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, zu archivieren.
(5) Das Stadtarchiv sammelt für die Geschichte von Eisfeld aussagefähige Dokumente und unterhält eine Archivbibliothek.
(6) Das Stadtarchiv fördert die Erforschung, Aufarbeitung und Fortschreibung der Stadtgeschichte.
§ 4 Verwaltung und Sicherung des Archivgutes
(1) Die Stadt Eisfeld sichert die ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit des Archivgutes und seinen Schutz vor unbefugter Benutzung oder Vernichtung durch geeignete technische, personelle und organisatorische Maßnahmen.
(2) Das Stadtarchiv hat das Verfügungsrecht über das Archivgut und ist befugt, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten zu ordnen, durch Findmittel zu erschließen, sowie Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten.
§ 5 Benutzungsberechtigung
(1) Das Recht, Archivgut im Stadtarchiv zu benutzen, steht jeder Person zu, die ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft macht, soweit dem nicht Schutzfristen oder Einschränkungen in besonderen Fällen entgegenstehen.
(2) Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benutzung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt.
§ 6 Benutzungsantrag
(1) Die Benutzung ist beim Stadtarchiv schriftlich zu beantragen (Anlage 1). Der Antragsteller hat sich auf Verlangen auszuweisen.
(2) Der Benutzer hat sich zur Beachtung der Archivsatzung zu verpflichten.
(3) Der Benutzer muss eine schriftliche Erklärung abgeben, dass er bei der Auswertung der durch die Benutzung des Archivguts gewonnen Erkenntnisse bestehende Urheber- und Persönlichkeitsrechte und andere berechtigte Interessen Dritter beachtet und Verstöße gegenüber den Berechtigten selbst vertreten wird.
(4) Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen Benutzungsantrag verzichtet
werden.
§ 7 Schutzfristen
(1) Archivgut darf nicht benutzt werden, solange es einer Schutzfrist unterliegt.
(2) Für das Archivgut des Stadtarchivs gelten die Schutzfristen und Regelungen der §§ 17 und 19 Thüringer Archivgesetz.
(3) Archivgut ist von der Benutzung ausgeschlossen, solange es einer Schutzfrist unterliegt und eine Verkürzung der Schutzfrist nicht erfolgt ist. Die Schutzfristen gelten nicht für solche Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren.
(4) Ein Antrag auf Verkürzung der Schutzfristen ist schriftlich an das Stadtarchiv zu stellen. Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung der Schutzfristen insbesondere zulässig, wenn:
| a. | die Benutzung für ein bestimmtes Forschungsvorhaben erforderlich ist und schutzwürdige Belange der betroffenen Person oder Dritter nicht beeinträchtigt werden oder das öffentliche Interesse an der Durchführung des Forschungsvorhabens die schutzwürdigen Belange erheblich überwiegt. Soweit es sich nicht um Personen der Zeitgeschichte handelt, sind die Forschungsergebnisse ohne personenbezogene Angaben aus dem Archivgut zu veröffentlichen; |
| b. | die Benutzung zum Zwecke der Strafverfolgung, Rehabilitierung von Betroffenen, Vermissten und Verstorbenen, zur Wiedergutmachung, Hilfeleistungen nach dem Häftlingshilfegesetz, dem Schutz des Persönlichkeitsrechts, der Aufklärung von Verwaltungsakten oder der Klärung des Schicksals Vermisster und ungeklärter Todesfälle erforderlich ist. |
(5) Über die Verkürzung bzw. Verlängerung der Schutzfristen entscheidet der Archivmitarbeiter mit Zustimmung der abgebenden Stelle. Bei personenbezogenem Archivgut ist der Datenschutzbeauftragte der Stadt Eisfeld zu hören.
(6) Die Regelungen dieses Paragraphen gelten nicht für Benutzungen durch die abgebende Stelle.
§ 8 Benutzungsgenehmigung
(1) Die Benutzungsgenehmigung erteilt der Archivmitarbeiter. Sie gilt nur für das laufende Kalenderjahr, für das im Benutzungsantrag angegebene Benutzungsvorhaben und für den angegebenen Benutzungszweck.
(2) Die Benutzung ist einzuschränken oder zu versagen, wenn:
| a. | Grund zu der Annahme besteht, dass dem Wohl der Bundesrepublik Deutschland, eines ihrer Länder oder der Stadt Eisfeld wesentliche Nachteile erwachsen würden; |
| b. | Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen; |
| c. | der Erhaltungszustand des Archivgutes beeinträchtigt würde; |
| d. | durch die Benutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde; |
| e. | Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen. |
(3) Die Benutzung kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn:
| a. | der Antragsteller gegen die Archivsatzung verstoßen oder ihm erteilte Auflagen nicht erfüllt hat oder sonstige Tatsachen den Verdacht der Unzuverlässigkeit begründen; |
| b. | der Ordnungszustand des Archivgutes eine Benutzung nicht zulässt; |
| c. | Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist; |
| d. | der Zweck der Benutzung auf andere Weise erreicht werden kann, insbesondere durch Einsicht in Druckwerke oder Reproduktionen und eine Benutzung des Originals aus wissenschaftlichen oder rechtlichen Gründen nicht zwingend erforderlich ist. |
(4) Die Benutzungsgenehmigung kann widerrufen werden, insbesondere wenn
| a. | Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen; |
| b. | nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten; |
| c. | der Benutzer gegen die Archivsatzung verstößt oder ihm erteilte Nebenbestimmungen nicht einhält; |
| d. | der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet. |
§ 9 Benutzung
(1) Die Benutzung erfolgt in der Regel als Direktbenutzung durch Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in dem dafür vorgesehenen Benutzerraum des Stadtarchivs zu den festgelegten Öffnungszeiten. Die Öffnungszeiten können an der Haupteingangstür oder auf der Homepage der Stadt Eisfeld unter www.stadt-eisfeld.de eingesehen werden.
(2) Das Stadtarchiv kann die Benutzung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen sowie durch Abgabe von Reproduktionen ermöglichen. Ein Rechtsanspruch auf die Abgabe von Reproduktionen kann nicht geltend gemacht werden. Die schriftliche oder mündliche Auskunftserteilung kann sich auf Verweis auf einschlägiges Archivgut beschränken.
(3) Die Mitarbeiter des Stadtarchivs sind behilflich bei der Ermittlung und Vorlage der Archivalien und Findmittel und beraten insoweit den Benutzer. Der Benutzer hat keinen Anspruch, beim Lesen oder Übersetzen der Archivalien unterstützt zu werden.
(4) Archivgut, Reproduktionen, Findmittel und sonstige Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Eine Änderung des Ordnungszustandes, die Entfernung von Bestandteilen, die Anbringung oder Tilgung von Vermerken und sonstige Änderungen am Archivgut sind untersagt.
(5) Bemerkt der Benutzer Schäden oder Veränderungen an dem Archivgut, so hat er diese unverzüglich einem Mitarbeiter des Stadtarchivs anzuzeigen.
(6) Der Umfang der gleichzeitig vorzulegenden Unterlagen wird vom Stadtarchiv festgelegt.
(7) Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benutzung vorgesehenen Räumen ist untersagt. Das Stadtarchiv ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen.
(8) Die Verwendung von technischen Geräten bei der Benutzung, wie Mobiltelefon oder Notebook, bedarf besonderer Genehmigung. Taschen, Mappen, Mäntel und dergleichen sind während der Nutzung an den dafür vorgesehenen Plätzen abzulegen.
(9) Die Benutzer haben sich im Benutzerraum so zu verhalten, dass kein anderer behindert oder belästigt wird. Zum Schutz des Archivgutes ist es untersagt, im Benutzerraum zu rauchen, zu essen und zu trinken. Dem Benutzer werden von den Mitarbeitern des Stadtarchives bei Bedarf Handschuhe und Mund-/ Nasenschutz zur Verfügung gestellt.
§ 10 Ausleihe
(1) Auf die Ausleihe von Archivgut zur Benutzung außerhalb des Stadtarchivs besteht kein Anspruch. Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. Die Ausleihe kann von Auflagen abhängig gemacht werden.
(2) Zu nichtamtlichen Zwecken kann Archivgut nur an hauptamtlich verwaltete Archive ausgeliehen werden, sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Benutzungsräumen unter Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen, es archivfachlich einwandfrei zu verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und es nach Ablauf der Ausleihfrist unversehrt zurückzugeben.
(3) Für Ausstellungszwecke wird Archivgut nur ausgeliehen, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann.
(4) Das Archivgut kann während der Ausleihe jederzeit zurückgefordert werden, insofern dies aus dienstlichen Gründen geboten erscheint.
(5) Über die Ausleihe entsprechend der Absätze 1 - 3 oder deren Beendigung entsprechend Absatz 3 entscheidet der Sachgebietsleiter, bei dessen Verhinderung der Hauptamtsleiter.
(6) Kosten für Verpackung, Versand und Versicherung gegen Verlust oder Beschädigung sind vom Benutzer zu tragen.
§ 11 Haftung
(1) Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivgutes sowie für die sonst bei der Benutzung des Archivs verursachten Schäden.
(2) Der Benutzer hat bei der Auswertung des Archivgutes die Rechte und schutzwürdigen Interessen der Stadt Eisfeld, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter und deren schutzwürdige Interessen zu wahren.
(3) Für Schäden, die dem Benutzer entstehen, haftet die Stadt Eisfeld nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit ihrer Mitarbeiter. Sie übernimmt insbesondere keine Haftung für Folgen, die sich aus einem Irrtum bei der Vorlage der Archivalien oder von Reproduktionen ergeben. Sie haftet weiterhin nicht für die inhaltliche Richtigkeit des Archivgutes.
§ 12 Reproduktionen
(1) Reproduktionen werden ausschließlich durch das Stadtarchiv oder durch eine vom Stadtarchiv beauftragte Stelle angefertigt. Die Anfertigung kann aus dienstlichen oder rechtlichen, insbesondere urheberrechtlichen Gründen oder wegen schlechter Beschaffenheit der Vorlage versagt werden.
(2) Die Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen bedarf der vorherigen Genehmigung des Stadtarchivs. Bei einer Veröffentlichung ist das Stadtarchiv anzugeben. Die Benutzer haben dem Stadtarchiv die Veröffentlichung anzuzeigen.
§ 13 Belegexemplare
Von jeder Veröffentlichung, die zu einem erheblichen Teil unter Verwendung von Archivgut des Stadtarchivs angefertigt wurde, ist diesem unaufgefordert und kostenlos ein Belegexemplar zu überlassen.
§ 14 Quellenangabe
Bei der Veröffentlichung von Archivgut ist in der Quellenangabe mindestens das Stadtarchiv Eisfeld, die Abteilung und die Signatur anzugeben. Die Abteilung und die Signatur sind beim Archivpersonal zu erfragen.
§ 15 Gebühren
Gebühren werden nach der Gebührensatzung für das Stadtarchiv Eisfeld erhoben.
§ 16 Sprachform
Die in dieser Satzung verwandten personenbezogenen Bezeichnungen gelten für alle Geschlechter.
§ 17 Inkrafttreten
Diese Satzung tritt am Tage nach ihrer öffentlichen Bekanntmachung in Kraft
Eisfeld, den 19.06.2026
Christoph Bauer
Bürgermeister - Siegel -
Bekanntmachungsnachweise:
Hinweise in der öffentlichen Bekanntmachung:
Verstöße wegen der Verletzung der Verfahrens- und Formvorschriften, die nicht die Genehmigung, die Ausfertigung und diese Bekanntmachung betreffen, können gegenüber der Stadt geltend gemacht werden.
Sie sind schriftlich unter Angabe der Gründe geltend zu machen.
Werden solche Verstöße nicht innerhalb einer Frist von einem Jahr nach dieser Bekanntmachung geltend gemacht, so sind diese Verstöße unbeachtlich.