1.

Der Stadtrat der Stadt Plaue beschließt die auf der Einladung aufgeführte geänderte Tagesordnung zur Stadtratssitzung am 31.08.2026 - öffentlicher Teil.

Beschluss-Nr. 116-31/08/2026

Abstimmungsergebnis:

Ja-Stimmen: 14

Nein-Stimmen: 0

Stimmenthaltungen: 0

2.

Der Stadtrat der Stadt Plaue beschließt:

Das Rechnungsprüfungsamt des Ilm-Kreises wird beauftragt, im Rahmen seiner gesetzlichen Zuständigkeiten eine anlassbezogene Sonderprüfung der Vergabe, Durchführung, Prüfung und Abrechnung von Bauleistungen der Stadt Plaue für den Zeitraum 01.01.2025 bis 31.08.2026 durchzuführen.

Gegenstand der Prüfung sollen insbesondere sein:

• die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der Vergabeverfahren,
• die Einhaltung der einschlägigen vergabe- und haushaltsrechtlichen Vorschriften,
• die ordnungsgemäße Dokumentation der Vergabeverfahren,
• die Zuständigkeit und Vertretungsbefugnis bei Auftragserteilungen,
• das Vorliegen wirksamer Beauftragungen für die abgerechneten Leistungen,
• die ordnungsgemäße Beauftragung und Abrechnung von Nachträgen,
• die sachliche und rechnerische Prüfung der Rechnungen,
• die Nachvollziehbarkeit der abgerechneten Mengen und Leistungen,
• die Übereinstimmung der abgerechneten Leistungen mit Leistungsverzeichnis, Auftrag und Nachträgen,
• die ordnungsgemäße Durchführung und Dokumentation von Aufmaßen und Leistungsfeststellungen,
• die Einhaltung der Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit,
• die ordnungsgemäße Anordnung und Freigabe von Zahlungen sowie
• die organisatorische Trennung von Beauftragung, Leistungsfeststellung, Rechnungsprüfung und Zahlungsanordnung.

Die Prüfung soll sich ausdrücklich auch auf die von der Verwaltungsgemeinschaft „Geratal/Plaue“ als Verwaltungsbehörde der Stadt Plaue wahrgenommenen Aufgaben erstrecken, soweit diese die Vorbereitung, Durchführung, Abwicklung und Prüfung von Vergabeverfahren und Bauleistungen der Stadt Plaue betreffen.

Dabei soll insbesondere nachvollziehbar festgestellt werden,

• welche Stelle bzw. welcher Funktionsträger die jeweilige Vergabe vorbereitet hat,

• wer die Vergabeentscheidung getroffen bzw. den Zuschlag erteilt hat,

• auf welcher Zuständigkeits- und Vertretungsgrundlage dies erfolgte,

• wer die Leistung festgestellt hat,

• wer die Rechnungen sachlich und rechnerisch geprüft hat,

• wer die Zahlungsanordnung veranlasst bzw. freigegeben hat und

• ob die jeweils erforderlichen Beschlüsse, Aufträge, Nachträge, Prüfvermerke, Aufmaße und sonstigen Nachweise vorliegen.

Soweit sich im Rahmen der Prüfung Anhaltspunkte für Unregelmäßigkeiten, Verstöße gegen Vergabe- oder Haushaltsrecht, unwirtschaftliches Verwaltungshandeln oder einen möglichen finanziellen Schaden der Stadt Plaue ergeben, sollen diese im Prüfbericht nachvollziehbar dargestellt und hinsichtlich ihrer finanziellen Auswirkungen bewertet werden.

Das Ergebnis der Sonderprüfung ist dem Stadtrat der Stadt Plaue nach Abschluss der Prüfung vorzulegen. Soweit rechtlich zulässig, soll dem Stadtrat dabei insbesondere dargestellt werden, ob und in welchem Umfang Beanstandungen festgestellt wurden und welche Maßnahmen zur Vermeidung vergleichbarer Vorgänge empfohlen werden.

Erläuterungen zum Beschlussentwurf:

Dem Antragsteller wurden Unterlagen zu Bauleistungen und deren Abrechnung bekannt, bei denen Fragen hinsichtlich der ordnungsgemäßen Vergabe, Beauftragung, Leistungserbringung und Abrechnung bestehen.

Der Stadtrat hat als kommunales Vertretungsorgan ein berechtigtes Interesse daran, sich ein vollständiges Bild über die ordnungsgemäße Verwendung der Haushaltsmittel der Stadt zu verschaffen. Dies gilt insbesondere bei Bauleistungen, bei denen aufgrund der regelmäßig erheblichen Auftragsvolumina, Nachträge und mengenabhängigen Abrechnungen besondere Anforderungen an die Dokumentation und Kontrolle bestehen.

Die Prüfung soll ausdrücklich ergebnisoffen erfolgen.

Mit dem Antrag wird dem Rechnungsprüfungsamt weder ein bestimmtes Prüfungsergebnis vorgegeben noch werden einzelne Personen oder Unternehmen vorab einer Pflichtverletzung bezichtigt.

Besondere Bedeutung hat die Prüfung der Zuständigkeits- und Verantwortungsabgrenzung zwischen der Stadt Plaue und der Verwaltungsgemeinschaft „Geratal/Plaue“. Die Stadt Plaue ist als Mitgliedsgemeinde Rechtsträgerin ihrer Aufgaben des eigenen Wirkungskreises. Die Verwaltungsgemeinschaft nimmt die ihr nach der Thüringer Kommunalordnung obliegenden Verwaltungsaufgaben für die Mitgliedsgemeinden wahr. Deshalb ist bei den zu prüfenden Bau- und Vergabevorgängen zwischen der kommunalpolitischen Entscheidungszuständigkeit der Stadt Plaue und der verwaltungsmäßigen Vorbereitung und Durchführung durch die Verwaltungsgemeinschaft „Geratal/Plaue“ zu unterscheiden.

Eine sachgerechte Prüfung muss daher den gesamten Vorgang von der Vorbereitung einer Maßnahme über die Ausschreibung und Vergabe bis zur Leistungserfassung, Rechnungsprüfung und Zahlung umfassen.

Eine Beschränkung der Prüfung auf die unmittelbar bei der Stadt Plaue vorhandenen Unterlagen würde dieser Zuständigkeitsstruktur nicht gerecht.

Insbesondere soll geprüft werden, ob die jeweiligen Entscheidungen und Verwaltungshandlungen innerhalb der hierfür geltenden Zuständigkeits- und Vertretungsregelungen getroffen wurden und ob die erforderliche Dokumentation vollständig und nachvollziehbar ist.

Bei Bauleistungen kommt darüber hinaus der Prüfung der Abrechnung besondere Bedeutung zu. Zu prüfen sind insbesondere die Übereinstimmung der abgerechneten Leistungen mit dem jeweiligen Auftrag und Leistungsverzeichnis, die Nachvollziehbarkeit der Mengen durch Aufmaße und Leistungsnachweise sowie die ordnungsgemäße Behandlung von Änderungen und Nachträgen.

Die Prüfung soll sich dabei auch an den einschlägigen Anforderungen der VOB/B, insbesondere an die Prüfbarkeit von Schluss- und Abschlagsrechnungen, orientieren.

Prüfungszeitraum: 01.01.2025 bis 31.08.2026

Prüfungsumfang:

Die Sonderprüfung soll sich insbesondere auf Vergabeakten, Aufträge, Nachträge, Leistungsverzeichnisse, Aufmaße, Leistungsnachweise, Rechnungen, Prüfvermerke, Zahlungsanordnungen und sonstige für die Beurteilung der Vorgänge erforderliche Unterlagen erstrecken.

Die Prüfung soll unabhängig und ergebnisoffen durchgeführt werden.

Die gesetzliche Unabhängigkeit des Rechnungsprüfungsamtes bleibt unberührt.

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