Amtliche Bekanntmachungen der Stadt Kölleda
Benutzungs und Gebührenordnung des Stadtarchivs der Stadt Kölleda
Aufgrund des § 18 der Thüringer Gemeinde- und Landkreisordnung (Thüringer Kommunalordnung - ThürKO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 28.01.2003 (GVBl. S. 41) in ihrer aktuell gültigen Fassung hat der Stadtrat der Stadt Kölleda in seiner Sitzung 28.10.2025 folgende Benutzungs- und Entgeltordnung beschlossen:
§ 1
Geltungsbereich
Diese Ordnung gilt für die Archivierung und Benutzung von Unterlagen im Stadt-Archiv Kölleda. Sie gilt für das Archivgut anderer, soweit mit der abgebenden Stelle keine andere Vereinbarung getroffen wurde.
§ 2
Aufgaben und Stellung des Archivs
(1) Die Stadt Kölleda unterhält ein Archiv. Das Archiv ist die Fachdienststelle für alle Fragen des kommunalen Archivwesens, sowie der Regional- und Lokalgeschichte.
(2) Das Archiv hat die Aufgabe, alle in der Verwaltung sowie in den kommunalen Eigenbetrieben anfallenden Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr ständig benötigt werden, zu überprüfen und solche von bleibendem Wert zu bewahren, zu erhalten, zu erschließen, gegen Beschädigung zu sichern, sowie allgemein nutzbar zu machen. Diese Aufgabe erstreckt sich auch auf das Archivgut der Rechts- und Funktionsträger der oben genannten Stellen.
(3) Das Archiv kann auch Archivgut anderer öffentlicher Stellen oder fremdes Archivgut archivieren. Es gilt diese Satzung, soweit Vereinbarungen oder Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen.
(4) Das Archiv kann aufgrund von Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen auch privates Archivgut archivieren. Für dieses Archivgut gilt die Satzung mit der Maßgabe, dass besondere Vereinbarungen unberührt bleiben.
(5) Das Archiv berät die öffentlichen Stellen bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen im Hinblick auf die spätere Archivierung. Den Vertretern des Archivs ist Einblick in die dazu erforderlichen Unterlagen zu gewähren. Andere Archiveigentümer können bei der Sicherung und Nutzbarmachung ihres Archivgutes beraten werden.
(6) Das Archiv fördert die Erforschung der Regional- und Lokalgeschichte. Es sammelt für die Geschichte und Gegenwart der Region bedeutsame Dokumentationsunterlagen und unterhält eine Archivbibliothek.
§ 3
Benutzung des Archivs
(1) Jeder, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, kann nach Maßgaben dieser Archivsatzung das Archiv benutzen, soweit durch Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivgutes nichts anderes festgelegt ist.
(2) Ein berechtigtes Interesse ist gegeben, wenn die Benutzung zu amtlich, wissenschaftlichen, publizistischen oder Bildungszwecken, sowie zur Wahrnehmung berechtigter persönlicher Belange begehrt wird.
(3) Als Benutzung des Archivs gelten:
| a) | Auskunft und Beratung durch das Archivpersonal |
| b) | Einsichtnahme in die Fundhilfsmittel |
| c) | Einsichtnahme in das Archivgut |
| d) | Nutzung der Bibliotheksbestände |
§ 4
Benutzungserlaubnis
(1) Die Benutzung des Archivs wird auf Antrag zugelassen, soweit Schutzfristen nicht entgegenstehen.
(2) Der Antragsteller hat sich auf Verlangen über seine Person auszuweisen und einen Benutzerantrag auszufüllen.
(3) Über den Benutzungsantrag entschiedet das Archiv. Die Genehmigung der Benutzung gilt jeweils nur für den angegebenen Zweck und nur für das laufende Kalenderjahr.
§ 5
Versagen der Benutzungserlaubnis
(1) Die Benutzung des Archivs kann eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn:
| a) | das Wohl der Bundesrepublik Deutschland, eines ihrer Länder oder der Stadt Kölleda verletzt werden können, |
| b) | Schutzwürdige Belange Dritter entstehen, |
| c) | der Ordnungs- und Erhaltungszustand des Archivgutes eine Benutzung nicht zulässt, |
| d) | ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde, |
| e) | der Antragsteller wiederholt oder schwerwiegend gegen die Archivsatzung verstoßen hat, |
| f) | Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist, |
| g) | der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder Reproduktionen erreicht werden kann. |
(2) Die Benutzungserlaubnis kann mit Nebenstimmungen (z.B. Auflagen, Bedingungen, Befristungen) verstehen werden. Sie kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn:
a) Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,
b) nachträglich Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,
c) der Benutzer gegen die Archivordnung verstößt oder ihm erteilte Auflagen nicht einhält
d) der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte, sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
§ 6
Benutzung der Archivräume
(1) Die Benutzung von Archivalien erfolgt in den dazu bestimmten Räumen des Archivs und nur während der festgelegten Öffnungszeiten. Das Betreten der Magazine durch Benutzer ist untersagt.
(2) Die Benutzer haben sich im Benutzerraum so zu verhalten, dass kein anderer behindert wird. Zum Schutz des Archivgutes ist es insbesondere untersagt, im Benutzerraum zu rauchen, zu essen, zu trinken. Gebrauchsgegenstände wie Taschen, Mäntel, Kameras dürfen ohne Erlaubnis nicht in den Benutzerraum mitgenommen werden.
§ 7
Vorlage von Archivgut
(1) Das Archiv kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivgutes beschränken; kann es die Bereithaltung zur Benutzung zeitlich begrenzen.
(2) Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und unbedingt in gleicher Ordnung und in gleichem Zustand, wie es vorgelegt wurde, spätestens am Ende der Öffnungszeiten, wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen oder zu verändern, insbesondere
| a) | Bemerkungen und Striche |
| b) | verblasste Stellennachzuziehen, |
| c) | darauf zu radieren, es als Schreibunterlage zu verwenden oder zu an Blätter herauszunehmen. |
(3) Bemerkt der Benutzer Schäden am Archivgut, so hat er sie unverzüglich dem Aufsichtspersonal anzuzeigen.
(4) Der Benutzer hat sich mit allen die Benutzung betreffenden Fragen an das Archivpersonal zu wenden. Daraus erwächst jedoch kein Anspruch darauf, beim Lesen oder Bearbeiten von Archivalien unterstützt zu werden.
(5) Archivalien können für Mehrfachbenutzung bereitgehalten werden. Wird der auf dem Benutzerantrag festgehaltenen Termin unbegründet versäumt und derselbe Benutzer wünscht erneute Vorlage des Archivgutes, so muss diese neu beantragt werden.
(6) In Ausnahmefällen kann Archivgut an andere Archive und zu Ausstellungszwecken ausgeliehen werden.
(7) Die vorstehenden Regelungen gelten entsprechend für die Archivbibliothek.
§ 8
Schriftliche Anfragen
(1) Bei der Beantwortung schriftlicher Anfragen besteht ein Anspruch auf Erledigung innerhalb von zwei Wochen. Kann die Anfrage dieser Frist nicht abschließend bearbeitet werden, ist ein Zwischenbescheid zu erteilen. Die Bearbeitung solcher Anfragen richtet sich grundsätzlich nur auf Art, Umfang und Zustand der einschlägigen Quellen und umfasst nicht deren inhaltliche Durchforstung.
(2) Für die Kosten und Gebühren gelten die Festlegungen in der Gebührenordnung.
§ 9
Haftung
(1) Der Benutzer haftet für die von ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivgutes, sowie die sonst bei der Benutzung des Archivs verursachten Schäden.
(2) Die Stadt Kölleda übernimmt keine Haftung für die Schäden, die dem Benutzer durch die Benutzung entstehen.
§ 10
Rechte Dritter
(1) Der Benutzer hat bei der Auswertung des Archivgutes die Rechte und schutzwürdigen Interessen der Stadt Kölleda, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter und derer schutzwürdige Interessen zu wahren. Das Archiv haftet nicht für die Verletzung.
§ 11
Belegexemplare
(1) Werden Arbeiten unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Archivs verfasst, sind die Benutzer verpflichtet, dem Archiv kostenlos und unaufgefordert ein Belegexemplar zu überlassen. Dies gilt auch für Manuskripte.
§ 12
Reproduktionen
(1) Die Reproduktionen von Archivgut und deren Publikation bedürfen der Zustimmung der Stadt Kölleda. Die Reproduktionen dürfen nur für die den freigegebenen Zweck und unter Angaben der Belegstelle verwendet werden.
(2) Von jeder Veröffentlichung einer Reproduktion ist dem Archiv ein Belegexemplar kostenlos zu überlassen.
(3) Die Herstellung von Reproduktionen fremder Archivalien bedarf der schriftlichen Zustimmung des Eigentümers.
§ 13
Quellennachweis
Bei Veröffentlichungen, die für Archivalien des Archivs verwendet wurden, ist als Quellenangabe der Vermerk „Archiv Kölleda“ mit dem jeweiligen Bestand und der Archivsignatur anzugeben.
§ 14
Gebühren
(1) Die Erhebung von Gebühren und Auslagen richtet sich nach der Gebührenordnung des Archivs Kölleda.
(2) Eine Gebührenbefreiung erfolgt bei der Nutzung zu amtlichen Zwecken.
(3) Bei der Nutzung des Archivs für wissenschaftliche und ortsgeschichtliche Zwecke kann auf die Erhebung von Gebühren verzichtet werden.
§ 15
Inkrafttreten
Diese Archivordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft. Die Archivordnung vom 17.04.2002 tritt an diesem Tage außer Kraft.
Kölleda, den 11.12.2025
Kraneis — Siegel
Bürgermeister
Anlage 1
Gebührenordnung für das Stadtarchiv Kölleda
§ 1
Gebührenpflicht
Für die Inanspruchnahme des Archives Kölleda werden Gebühren und Auslagen erhoben.
§ 2
Fälligkeit der Gebührenschuld
Mit der Anforderung der Leistung wird die Gebührenschuld fällig. Das Archiv kann seine Tätigkeit von der vorherigen Zahlung der Gebühren und Auslagen abhängig machen.
§ 3
Gebührenbefreiung
Gebühren werden nicht erhoben bei Benutzungen:
| a) | zu amtlichen Zwecken |
| b) | von Archivgut durch Stellen, die dieses Archivgut abgegeben haben oder an deren Rechtsnachfolger |
| c) | im Rahmen von Amtshilfe und Amtshilfeersuchen |
| d) | für nachweisbar wissenschaftliche, regional-geschichtliche und den an zu an zu unterrichtliche Zwecke |
| e) | für Forschungen durch Körperschaften, Anstalten und Stiftungen des und an zu öffentlichen Rechts |
| f) | für Auskünfte und Nachforschungen, die den Nachweis eines und den zu an zu versorgungsrechtlichen Anspruchs zum Ziel haben |
| g) | für mündliche und einfache Auskünfte, die ohne Hinzuziehen von den und zu an Archivalien erledigt werden können |
§ 4
Gebühren
| a) | Benutzung im Archiv | |
| ein Tag | 5,00 € |
| eine Woche | 15,00 € |
| ein Monat | 25,00 € |
| ein Jahr | 100,00 € |
| Von Schülern und Studenten wird jeweils die Hälfte erhoben. | |
| b) | Schriftliche Auskünfte und Gutachten, die Nachforschungen in Archivbeständen und Fundhilfsmitteln erfordern | |
| je angefangene halbe Arbeitsstunde | 10,00 € |
| c) | Benutzung von Archivgut, das besonderer technischer Vorkehrungen bedarf, z.B. Karten, Plakate, Tonträger | |
| je angefangener Tag | 10,00 € |
| d) | Archivalien Versendung bzw. Ausleihe (nur an andere Archive) | |
| je nach Sendung (bis 3 Akteneinheiten) | 2,50 € |
| e) | Reproduktionskosten: | ||
| Normalkopien über Sofortkopien | ||
| A4 | s/w | 0,50 € |
| A3 | s/w | 0,50 € |
| A4 | farbig | 1,00 € |
| A3 | farbig | 1,00 € |
| Reproduktionen, die die technischen Möglichkeiten des Archivs übersteigen (z.B. Siegelabgüsse, Dias, Film, Fotos), können in Auftrag gegeben werden. Dabei werden alle entstehenden Kosten in Rechnung gestellt. | ||
| f) | Recht auf Wiedergabe von Archivalien für die einmalige Reproduktion beim Druck gemäß § 12 Archivordnung. | |
| Entsprechend Auflagenhöhe von 2,50 € bis 255,00 €. | |
| Bei entsprechendem Umfang der publizierten Materialien können darüberhinausgehende Vereinbarungen getroffen werden. | |
| g) | Amtliche Beglaubigungen: | |
| Beglaubigungen von Unterschriften | 9,00 € |
| Beglaubigungen von Abschriften je Seite der Erstausfertigung | — 5,00 € |
| der Durchschrift | 5,00 € |
| Werden Publikationen im Interesse des Archivs bzw. der Stadt Kölleda angefertigt, können die Gebühren ermäßigt bzw. erlassen werden. | |