Übergang zur E-Akte im Landratsamt: Keine Originaldokumente mehr einreichen

Das Landratsamt des Saale-Orla-Kreises ist zuletzt in mehreren Bereichen zur elektronischen Aktenführung übergegangen bzw. bereitet diese vor. Aus diesem Anlass werden Bürgerinnen und Bürger gebeten, im Schriftverkehr mit der Kreisverwaltung keine Originaldokumente, sondern nur noch Kopien ihrer Nachweise wie Mietverträge, Kontoauszüge oder Gehaltsabrechnungen einzureichen.

Hintergrund ist, dass eingehende Post mit dem Übergang zur elektronischen Aktenführung gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Nach ihrer Digitalisierung werden die in Papierform eingereichten Dokumente vernichtet. Sollten in Einzelfällen tatsächlich die Originale benötigt werden, wird dies ausdrücklich erwähnt.

Die Einhaltung des Datenschutzes genießt in Zusammenhang mit der E-Akte höchste Priorität. Einblick in die Dokumente haben nur die Beschäftigten des Landratsamtes, die diesen für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen und die eine entsprechende Berechtigung besitzen. Dokumente sind optimal geschützt wie in einem elektronischen Safe. Gleichzeitig ermöglicht die digitale Aktenführung einen schnelleren Zugriff auf die Dokumente, Auskünfte können schneller erteilt werden, Bearbeitungszeiten werden verringert.

Ausdrücklich bittet das Landratsamt zudem darum, bei jeder Mitteilung an die Kreisverwaltung - sofern vorhanden - das jeweilige Aktenzeichen mit anzugeben.

Bürgerinnen und Bürger, die Dokumente per E-Mail einreichen, sollten hierfür gängige Dateiformate wie .pdf, .doc, .docx, .odt, .xls, .jpg, .jpeg, oder .png nutzen, da E-Mail-Anhänge mit abweichenden Dateiformaten aus Sicherheitsgründen blockiert werden. Eine vollständige Auflistung der zulässigen Dateiformate und weitere Hinweise sind unter www.saale-orla-kreis.de im Bereich Bürgerservice / Bürgerservice-Portal / Elektronische Kommunikation zu finden.

Text: Pressestelle Landratsamt