Mitarbeiter in der Geschäftsstelle (m/w/d) gesucht

Öffentliche Stellenausschreibung

Bei uns, der Verwaltungsgemeinschaft „Dolmar-Salzbrücke“ mit Amtssitz in 98547 Schwarza ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Mitarbeiter in der Geschäftsstelle (m/w/d)

unbefristet neu zu besetzen.

Es handelt sich um eine Teilzeitstelle mit einer regelmäßigen durchschnittlichen Wochenarbeitszeit von z. Zt. 34 Stunden (0,87 VbE). Die Stelle ist mit der Entgeltgruppe E 5 bewertet.

Unsere Verwaltungsgemeinschaft „Dolmar-Salzbrücke“ besteht derzeit aus 14 Mitgliedsgemeinden mit insgesamt ca. 8.700 Einwohnern. Nähere Informationen erhalten Sie unter www.vg-dolmar-salzbruecke.de.

Das vielseitige und anspruchsvolle Aufgabengebiet erwartet Sie:

• Führen der zentralen Poststelle sowie deren Koordination
• Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die gesamte Verwaltung
• Wahrnehmung des zentralen Telefondienstes und Empfang von Gästen
• Anfertigen und Verwalten von Schreiben, Glückwunschschreiben und Kondolenzen für die Gemeinschaftsvorsitzende
• Zentrale Beschaffung von Bürobedarf mit Angebotseinholung sowie Rechnungsbearbeitung
• Überwachung der Telefonverträge und Rundfunkbeiträge der VG und der Mitgliedsgemeinden
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen in der Verwaltung
• Koordinierung der Veröffentlichungen im Amtsblatt der VG (u. a. Annahme der Beiträge und Weiterleitung an den Verlag, Zusammenarbeit mit Verlag, Korrekturlesen, verantwortlich für die Einhaltung der Terminketten)
• Pflege und Aktualisierung der Homepage
• Mitwirkung bei Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
• Beschaffung von Repräsentationsmitteln
• Mitarbeit bei Wahlen
• Sitzungsdienst, insbesondere
  • Vor- und Nachbereitung von Gremiensitzungen
  • Protokolldienst in Gremiensitzungen (außerhalb der üblichen Arbeitszeiten)
  • Beschlusskontrolle und Bekanntmachungsüberwachung
  • Abrechnung der Sitzungsgelder
  • Aufbau und Pflege des digitalen Sitzungsdienstes
• Bewirtschaftung der Finanzmittel in den zugewiesenen Aufgabenbereichen
• Dienstfahrzeugkoordinierung, Kurierfahrten zwischen Hauptverwaltung und Außenstelle

Die Aufgaben der Geschäftsstelle werden von zwei Beschäftigten mit gleichem Aufgabengebiet in gegenseitiger Vertretung wahrgenommen.

Das bringen Sie mit:

• eine abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r
  oder
• eine abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Ausbildungsberuf
• wünschenswert: Kenntnisse im Kommunalrecht, Erfahrungen im kommunalen Sitzungsdienst und Berufserfahrungen in der öffentlichen Verwaltung
• ein sicheres Anwenderwissen im Umgang mit der MS-Office-Software
• Belastbarkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft auch außerhalb der üblichen Arbeitszeit
• selbständige, sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Teamgeist
• freundliches und sicheres Auftreten
• Besitz der Fahrerlaubnis Klasse B und Bereitschaft zur Durchführung von Dienstreisen mit dem Privatfahrzeug

Wir bieten Ihnen:

• eine unbefristete Beschäftigung im öffentlichen Dienst
• die Möglichkeit Familie und Beruf besser zu vereinbaren
• ein interessantes Aufgabengebiet
• gleitende Arbeitszeit und die Sozialleistungen des öffentlichen Dienstes, z. B. jährliches Leistungsentgelt als zusätzlicher leistungsbezogener Bestandteil zum Gehalt und Jahressonderzahlung nach TVöD
• leistungsgerechte Bezahlung nach den Bestimmungen des TVöD
• umfangreiche Angebote zur Fort- und Weiterbildung

Die Stellenausschreibung richtet sich in gleicher Weise an alle Geschlechter. Die berufliche Gleichstellung ist gewährleistet. Personen mit Schwerbehinderung bzw. schwerbehinderten Menschen gleichgestellte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung, fachlicher Leistung und Befähigung nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften vorrangig berücksichtigt. Bitte weisen Sie uns in Ihrer Bewerbung auf eine eventuelle Schwerbehinderung bzw. Gleichstellung hin und fügen Sie entsprechende Nachweise bei.

Wenn Sie Wert auf ein interessantes Arbeitsfeld in einem motivierten und bürgernahen Verwaltungsteam legen, senden Sie bitte Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen mit Zeugnissen, Lichtbild etc. bis spätestens zum

17. September 2023

an die

Verwaltungsgemeinschaft „Dolmar-Salzbrücke“

- Personalverwaltung -

Zella-Meininger-Str. 6, 98547 Schwarza

Oder per Mail:

k.becker@vg-ds.de

Für weitere Fragen im Zusammenhang mit der ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen unsere Personalverwaltung, Frau K. Becker unter der Tel.-Nr. 036843 792-14 oder auch per E-Mail unter k.becker@vg-ds.de sehr gern zur Verfügung.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aus Kostengründen von einer Zwischennachricht absehen und Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden. Kosten und Auslagen, die im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehen, können nicht erstattet werden.

Mit Ihrer Bewerbung willigen Sie ein, dass sämtliche im Zuge der Bewerbung erfassten Bewerbungsdaten zum Zwecke der Durchführung des Auswahlverfahrens von der Verwaltungsgemeinschaft „Dolmar-Salzbrücke“ verwendet und Ihre Unterlagen und Daten nach Abschluss des Verfahrens sechs Monate aufbewahrt und gespeichert werden. Ihr Einverständnis können Sie schriftlich widerrufen.

Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden nicht abgeholte Bewerbungsunterlagen nach den datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet und die persönlichen Daten gelöscht.

Schwarza, d. 16.08.2023

gez. M. Böttcher

Gemeinschaftsvorsitzende