Stellenausschreibung
Die Stadt Sulzbach/Saar sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Mitarbeiterin/Mitarbeiter (m/w/d) für das Vorzimmer/Sekretariat des Bürgermeisters
in einem befristeten Vollzeitarbeitsverhältnis.
Zu den Aufgaben gehören insbesondere:
- Büromanagement (Post- und E-Mail-Bearbeitung, Ablage und Aktenführung – insbesondere digital, Telefondienst)
- Effektives Terminmanagement: Zielgerichtete Terminplanung, -organisation und -überwachung
- Vorbereitung bzw. Assistenz bei Querschnittsaufgaben (z.B. Koordination von Arbeitsaufträgen innerhalb der Verwaltung)
- Erledigung interner und externer Korrespondenz
- Abwicklung Publikumsverkehr, Erledigung persönlicher Anfragen sowie Erteilung von Auskünften
- Umsetzung des zentralen Ideen- und Beschwerdemanagements (z. B. Aufnahme und Beantwortung von Ideen, Anregungen und Bürgerbeschwerden sowie Weiterleitung und Umsetzungskontrolle)
- Bearbeitung von Ehe- und Altersjubiläen
- Selbstständige Fertigung von Schriftstücken und Schreiben zu besonderen Anlässen (z. B. Geburtstagsschreiben, Beileidsschreiben, Weihnachtsgrüße)
- Bewirtung und Betreuung von Gästen, Beschaffung von Präsenten
- Unterstützung bei der Organisation und Durchführung von Sitzungen und repräsentativen Aufgaben (feierliche Anlässe, z.B. Ehrungen)
- Allgemeine administrative Aufgaben, einschließlich Pflege von Datenbanken und Adressdateien
Eine Änderung des Aufgabenzuschnitts bleibt vorbehalten.
Es handelt sich um einen verantwortungsvollen und sensiblen Aufgabenbereich, der im Hinblick auf die besondere Vertrauensstellung sowie einem gesteigerten Verständnis für datenschutzrechtliche Vorgänge und komplexe Aufgaben nicht nur eine hohe sachliche und fachliche Kompetenz, sondern auch höchste Anforderungen an die persönliche Eignung stellt.
Unsere Anforderungen an Sie:
- abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich; bereits erworbene Berufserfahrung ist von Vorteil
- Ein hohes Maß an Loyalität, Integrität und absolute Diskretion
- ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und Eigeninitiative
- gewandte Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
- Bürgerfreundliches und sicheres Auftreten
- Teamfähigkeit und Organisationsvermögen
- Leistungsbereitschaft, Belastbarkeit, Flexibilität und Sorgfalt
- Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein sowie hohe Einsatzbereitschaft
- Sicherer Umgang mit PC und den Microsoft Office-Programmen (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Fähigkeit und Bereitschaft, sich zusätzlich in unterschiedliche PC-Programme und Online-Systemen einzuarbeiten
Wir bieten Ihnen:
- Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz
- Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem aufgeschlossenen Team
- Gleitende Arbeitszeit
- Ein vielfältiges Angebot des betrieblichen Gesundheitsmanagements.
- Ein breites Spektrum an Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten.
- Betriebliche Altersvorsorge und Jahressonderzahlung
- Angebot zum Fahrrad-Leasing
- Steuerfreies Budget in Form einer Sachbezugskarte
Die Eingruppierung erfolgt in Entgeltgruppe 08 TVöD VKA. Die Einstellung erfolgt zunächst in einem für die Dauer von einem Jahr befristeten Arbeitsverhältnis. Bei Bewährung ist die Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis vorgesehen
Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Bei Interesse bewerben Sie sich bitte bis zum 11.08.2024 vorzugsweise online über die Internetseite der Stadtverwaltung Sulzbach. (stellenanzeigen.stadt-sulzbach.de)
Von Bewerbungen über den Postweg oder per Email bitten wir abzusehen. Bewerbungen, die auf dem Postweg eingehen, werden nach Abschluss des Verfahrens nicht zurückgesandt.
Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten durch die Stadt Sulzbach/Saar im Rahmen des Verfahrens zur Stellenbesetzung finden Sie unter: https://www.stadt-sulzbach.de/pdf/Information_Verarbeitung_Daten_Bewerbungsunterlagen.pdf
Bei Rückfragen stehen Ihnen Frau Lützenburger (fachlich) unter 06897/508111 sowie Frau Abel (personell) unter 06897/508120 zur Verfügung.