Das Archiv der Gemeinde Mitteleschenbach ist eine öffentliche Einrichtung zur Aufbewahrung, Ordnung, Verzeichnung, Erschließung und Pflege des gemeindlichen und des ihm anvertrauten privaten Archivgutes, sowie zur Sammlung, Ordnung und Verzeichnung zeitgeschichtlicher Unterlagen, die sich auf die Gemeinde beziehen.

Es dient der Bereitstellung und Auswertung des Archivgutes für amtliche, wissen-schaftliche, heimatkundliche und private Anfragen und Forschungen.

Das Archivgut steht in erster Linie der Gemeindeverwaltung Mitteleschenbach zur Verfügung.

Die Benutzung des Archivgutes steht ohne Unterschied der Staatsangehörigkeit jedermann frei, der sich über seine Person ausweisen und ein berechtigtes Interesse glaubhaft machen kann. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benutzung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familienge-schichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt.

Das Archivgut kann auch durch schriftliche Anfragen benützt werden, deren Beant-wortung im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten erfolgt.

Die Benutzung von archivalischem Depotgut Dritter (z.B. Privat-, Familien- und Vereins-archive, Nachlässe etc.) richten sich zusätzlich nach den vom Eigentümer erteilten Auflagen und Benutzungsbestimmungen.

Die Benutzung ist beim Gemeindearchiv schriftlich zu beantragen. Der Benutzer hat sich auszuweisen.

Im Benutzungsantrag sind der Name, der Vorname und die Anschrift des Benutzers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers sowie das Benutzungsvorhaben, der überwiegende Benutzungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. Ist der Benutzer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. Für jedes Benutzungsvorhaben ist ein eigener Benutzungsantrag zu stellen.

Der Benutzer hat sich zur Beachtung der Archivsatzung zu verpflichten.

Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benutzungsantrag verzichtet werden.

Die Benutzungserlaubnis wird von der Gemeinde oder dem Gemeindearchivar, soweit einer formell bestellt ist, erteilt.

Die Benutzungserlaubnis kann versagt werden:

a.

wenn der Vorlage einer Archivalie öffentlich-rechtliche oder privatrechtliche Verpflichtungen der Gemeinde entgegenstehen oder schutzwürdige Interessen Dritter gefährdet sind;

b.

wenn das gewünschte Archivar besonders wertvoll ist oder wegen seines Erhaltungszustandes durch die Benützung gefährdet erscheint;

c.

wenn der Antragsteller in anderen Archiven, Bibliotheken u.ä. Institutionen gegen die Benutzungsordnung verstoßen hat oder sonstige Tatsachen den Verdacht der Unzuverlässigkeit begründen;

d.

der Ordnungszustand des Archivguts eine Benutzung nicht zulässt.

Die Benutzung von Archivgut, das jünger als 30 Jahre ist und Archivgut aus der national-sozialistischen Zeit (1933 bis 1945) wird zur Einsichtnahme nicht freigegeben. Bei Archivalien die dem Personenschutz (z.B. Standesamtsunterlagen, Personalakten, etc.) unterliegen gilt zusätzlich eine Sperrfrist von 90 Jahren nach der Geburt bzw. 10 Jahre nach dem Tod der jeweiligen Person.

Begründete Ausnahmen sind dem Gemeinderat zur Entscheidung vorzulegen.

Die Benutzung von unbedenklichem Archivgut aus dieser Zeit kann vom Bürgermeister oder Gemeindearchivar gestattet werden.

Ein Benutzer kann von der Benutzung des Gemeindearchivs ausgeschlossen werden, wenn er gegen die Bestimmungen dieser Satzung verstößt, mit den Gebühren in Verzug gerät oder das Archivgut zu anderen als den im Benutzungsantrag angegebenen Zwecken benutzt.

Das Archivgut kann nur in den zugewiesenen Räumen der Gemeindeverwaltung oder des Gemeindearchivs während der festgesetzten Öffnungszeiten benutzt werden.

Begründete Ausnahmen sind nur mit Erlaubnis des Bürgermeisters oder Gemeindearchivars möglich.

Die Archivalien werden nach Beratung des Benutzers aufgrund dessen schriftlicher Bestellung (Bestellzettel) bereitgestellt und sind am Ende der täglichen Benutzungszeit zurückzugeben. Wenn Archivalien als nicht mehr benötigt vom Benutzer zurückgegeben oder länger als eine Woche nicht mehr benutzt werden, muss im Bedarfsfall neu bestellt werden.

Mit Rücksicht auf den Dienstbetrieb und anderer Benutzer kann nur eine beschränkte Anzahl von Archivalien gleichzeitig an denselben Benutzer ausgegeben werden.

Werden Archivalien nicht mehr benötigt oder ist die Benutzung abgeschlossen, so ist dem entsprechenden Aufsichtspersonal davon Kenntnis zu geben.

Bücher, der nur zum Dienstgebrauch bestimmten Handbücherei des Gemeindearchivs können an Benutzer zum Gebrauch in den dafür zugewiesenen Räumen ausgeliehen werden. Eine andere Form der Ausleihe ist nur in besonders begründeten Ausnahmefällen möglich.

Die Benutzer haften für die Beschädigung oder den Verlust von Archivalien nach Maßgabe der allgemeinen Vorschriften. Mitbenutzer haften als Gesamtschuldner.

Die Benutzer haben bei der Auswertung der vorgelegten Archivalien bzw. des mitgeteilten Akteninhalts schutzwürdige Interessen betroffener Personen zu beachten. Von Ansprüchen dieser Personen stellt der Benutzer das Gemeindearchiv frei.

Die Benutzer sollen sich in dem vorgesehenen Benutzerraum so verhalten, dass kein anderer behindert oder belästigt wird. Insbesondere ist es verboten, im Benutzerraum zu rauchen, zu essen, zu trinken, laute Unterhaltungen zu führen, mit der Schreibmaschine zu schreiben oder ein Aufnahmegerät zu besprechen.

Der Einsatz privater Digitalkameras, kamerafähiger Mobiltelefone, tragbarer Scanner oder sonstiger technischer Geräte, mit denen Aufnahmen angefertigt werden können, durch Benützerinnen und Benützer ist grundsätzlich nicht erlaubt und kann zum Entzug der Benützungsgenehmigung führen. Ausnahmen können vom Gemeindearchivar bzw. dem Bürgermeister erteilt werden.

Das Betreten der Magazinräume durch die Benutzer ist nicht gestattet.

Die Benutzer sind verpflichtet, dem Gemeindearchiv jede unter Verwendung seiner Bestände erfolgende Veröffentlichung unverzüglich anzuzeigen.

Die Benutzer haben bei Veröffentlichungen jeder Art, die nur unter voller Wahrung der Rechte des Gemeindearchivs geschehen dürfen, das Gemeindearchiv als Quelle zu nennen.

Dem Gemeindearchiv ist unaufgefordert ein Freiexemplar der fertigen Arbeit zu übergeben.

Zur Erleichterung der Benutzung und zu Reproduktionszwecken können mit Genehmigung des Gemeindearchivs fotographische Aufnahmen auf Kosten des Benutzers angefertigt werden, soweit bei der Gemeindeverwaltung entsprechende Möglichkeiten hierfür bestehen.

Ablichtungen sind generell nur von Archivalien ab den Jahren 1800 ff. möglich, soweit dies ihr Zustand zulässt. Ausnahmen können vom Gemeindearchivar oder der Gemeindeverwaltung zugelassen werden.

Urheberrechte und Negative verbleiben dem Gemeindearchiv. Reproduktionen bedürfen in jedem Falle der Genehmigung der Gemeinde bzw. des Eigentümers der Archivalien. Dem Gemeindearchiv ist bei der Veröffentlichung von Reproduktionen ein Belegstück unaufgefordert zu übergeben.