Bekanntmachung der Satzung für das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt (Archivsatzung)

Der Gemeinderat der Gemeinde Viereth-Trunstadt hat in seiner Sitzung am 23.09.2024 die nachstehende Satzung für das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt (Archivsatzung) beschlossen. Die Satzung wird gemäß Art. 26 Abs. 2 S. 1 der Gemeindeordnung (GO) hiermit amtlich bekanntgemacht:

Satzung

für das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt

(Archivsatzung)

vom 14.10.2024

Gender-Hinweis

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet.

Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Die Gemeinde Viereth-Trunstadt erlässt auf Grund des Art. 23 und Art. 24 Abs. 1 Nr. 1 der Gemeindeordnung für den Freistaat Bayern (GO) sowie Art 13 Abs. 1 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) folgende Satzung für digitales und analoges Schriftgut:

Abschnitt 1 - Allgemeines

§ 1 Geltungsbereich

Diese Satzung gilt für die Archivierung und Benutzung von analogen und digitalen Unterlagen im Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt.

§ 2 Begriffsbestimmungen

(1) 1Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen einschließlich der Hilfsmittel zu ihrer Nutzung, die bei der Gemeinde Viereth-Trunstadt und bei sonstigen öffentlichen Stellen oder bei natürlichen oder juristischen Personen des Privatrechts erwachsen sind. 2Unterlagen sind vor allem Akten, Amtsbücher, Urkunden und andere Einzelschriftstücke, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterial und sonstige Datenträger sowie Dateien einschließlich der zu ihrer Auswertung erforderlichen Programme. 3Zum Archivgut gehört auch Dokumentationsmaterial, das vom Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt ergänzend gesammelt wird.

(2) Archivwürdig sind Unterlagen, die für die wissenschaftliche Forschung, zur Sicherung berechtigter Belange Betroffener oder Dritter oder für Zwecke der Gesetzgebung, Rechtsprechung oder Verwaltung von bleibendem Wert sind.

(3) Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, auf Dauer zu verwahren und zu sichern, zu erhalten, zu erschließen, nutzbar zu machen und auszuwerten.

Abschnitt 2 - Aufgaben

§ 3 Aufgaben des Archivs der Gemeinde Viereth-Trunstadt

(1) 1Die Gemeinde Viereth-Trunstadt unterhält ein Archiv. 2Das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt ist die Fachdienststelle der Gemeinde für alle Fragen des gemeindlichen Archivwesens und der Geschichte der Gemeinde Viereth-Trunstadt.

(2) Das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt hat die Aufgabe, das Archivgut aller Ämter der Geschäftsstelle der Gemeinde Viereth-Trunstadt zu archivieren.

(3) 1Das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt kann auch Archivgut sonstiger öffentlicher Stellen archivieren. 2Es gilt diese Satzung, soweit Vereinbarungen oder Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmen.

(4) 1Das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt kann aufgrund von Vereinbarungen oder letztwilligen Verfügungen auch privates Archivgut archivieren. 2Für dieses Archivgut gilt diese Satzung mit der Maßgabe, dass besondere Vereinbarungen mit Eigentümern oder besondere Festlegungen in den letztwilligen Verfügungen unberührt bleiben. 3Soweit dem Betroffenen Schutzrechte gegenüber der bisher speichernden Stelle zustehen, richten sich diese nunmehr auch gegen das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt.

(5) 1Das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt berät die Sachbereiche der Geschäftsstelle bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen. 2Es kann außerdem andere Archiveigentümer, bei der Sicherung und Nutzbarmachung ihres Archivgutes beraten und unterstützen, soweit daran ein Interesse der Gemeinde Viereth-Trunstadt besteht.

(6) Das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt fördert die Erforschung der Geschichte aller Ortsteile der Gemeinde Viereth-Trunstadt.

§ 4 Auftragsarchivierung

1Das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt kann auch Unterlagen übernehmen, deren besondere Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind und bei denen das Verfügungsrecht, den abgebenden Stellen vorbehalten bleibt (Auftragsarchivierung). 2Für die Unterlagen gelten die bisher für sie maßgebenden Rechtsvorschriften fort. 3Die Verantwortung des Archivs der Gemeinde Viereth-Trunstadt beschränkt sich auf die in § 5 Absatz 1 Satz 1 bestimmten Maßnahmen

§ 5 Verwaltung und Sicherung des Archivgutes

(1) 1Das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt hat die ordnungs- und sachgemäße dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit des Archivgutes und seinen Schutz vor unbefugter Benutzung oder Vernichtung durch geeignete technische, personelle und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. 2Das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt hat das Verfügungsrecht über das Archivgut und ist befugt, das Archivgut nach archivwissenschaftlichen Gesichtspunkten zu ordnen, durch Findmittel zu erschließen sowie Unterlagen, deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist, zu vernichten.

(2) Die Verknüpfung personenbezogener Daten durch das Archiv ist nur zulässig, wenn schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter nicht beeinträchtigt werden.

Abschnitt 3 - Benutzung

§ 6 Benutzungsberechtigung

1Das im Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt verwahrte Archivgut steht nach Maßgabe dieser Satzung Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen, natürlichen und juristischen Personen auf Antrag für die Benutzung zur Verfügung. 2Minderjährige können zur Benutzung zugelassen werden. 3Die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters soll vorliegen.

§ 7 Benutzungszweck

1Das im Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt verwahrte Archivgut kann nach Maßgabe dieser Satzung benutzt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft gemacht wird und nicht Schutzfristen entgegenstehen. 2Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benutzung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt.

§ 8 Benutzung

(1) 1Die Benutzung ist beim Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt schriftlich zu beantragen. 2Der Benutzer hat sich auszuweisen.

(2) 1Im Benutzungsantrag sind der Name, der Vorname und die Anschrift des Benutzers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers sowie das Benutzungsvorhaben, der überwiegende Benutzungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. 2Ist der Benutzer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. 3Für jedes Benutzungsvorhaben ist ein eigener Benutzungsantrag zu stellen.

(3) Der Benutzer hat sich zur Beachtung der Archivsatzung zu verpflichten.

(4) Bei schriftlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benutzungsantrag verzichtet werden.

§ 9 Schutzfristen

(1) 1Soweit durch Rechtsvorschriften oder nach Maßgabe des Absatzes 2 nichts anderes bestimmt ist, bleibt Archivgut, mit Ausnahme bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmter Unterlagen, für die Dauer von 30 Jahren seit seiner Entstehung von der Benutzung ausgeschlossen. 2Archivgut, das sich auf natürliche Personen bezieht (personenbezogenes Archivgut), darf erst 10 Jahre nach dem Tod des Betroffenen benutzt werden. 3Ist der Todestag nicht oder nur mit unvertretbarem Aufwand festzustellen, endet die Schutzfrist 90 Jahre nach der Geburt des Betroffenen. 4Die Sätze 2 und 3 gelten nur, soweit nicht durch Rechtsvorschriften etwas anderes bestimmt ist. 5Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, darf frühestens 60 Jahre nach seiner Entstehung benutzt werden. 6Für Archivgut, das Rechtsvorschriften des Bundes über Geheimhaltung im Sinn des § 6 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 4 des Bundesarchivgesetzes unterliegt, gelten die Schutzfristen des § 11 des Bundesarchivgesetzes. 7Die Schutzfristen gelten nicht für Maßnahmen nach§ 5 Absatz 1 Satz 2.

(2) 1Mit Zustimmung des Bürgermeisters können die Schutzfristen des Archivs der Gemeinde Viereth-Trunstadt im einzelnen Benutzungsfall oder für bestimmte Archivgutgruppen verkürzt werden, wenn durch Rechtsvorschriften nichts anderes bestimmt ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen. 2Bei personenbezogenem Archivgut ist eine Verkürzung nur zulässig, wenn der Betroffene eingewilligt hat oder wenn die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist und sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange des Betroffenen oder Dritter nicht beeinträchtigt werden. 3Die Schutzfristen können vom Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt mit Zustimmung des Bürgermeisters um höchstens 30 Jahre verlängert werden, wenn dies im öffentlichen Interesse liegt.

(3) 1Die Benutzung von Archivgut durch Stellen, bei denen es erwachsen ist oder die es abgegeben haben, ist auch innerhalb der Schutzfristen der Absätze 1 und 2 zulässig. 2Diese Schutzfristen gelten jedoch, wenn das Archivgut hätte gesperrt werden müssen.

(4) 1Der Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benutzer schriftlich beim Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt zu stellen. 2Bei personenbezogenem Archivgut nach Absatz 2 Satz 2 hat der Benutzer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nach­ zuweisen, dass die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist.

(5) Unterlagen nach Art. 11 Absatz 4 Satz 2 BayArchivG dürfen bis 60 Jahre nach ihrer Entstehung nur benutzt werden, wenn die Benutzung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist oder der Betroffene eingewilligt hat.

§ 10 Benutzungsgenehmigung

(1) 1Die Benutzungsgenehmigung erteilt das Archiv der Gemeinde. 2Sie gilt nur für das laufende Kalenderjahr, für das im Benutzungsantrag angegebene Benutzungsvorhaben und für den angegebenen Benutzungszweck. 3Sie kann mit Nebenbestimmungen versehen werden.

(2) Die Benutzungsgenehmigung des Archivs ist einzuschränken oder zu versagen, soweit

(3) Die Benutzungsgenehmigung des Archivs kann auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn

(4) Die Benutzungsgenehmigung kann widerrufen oder zurückgenommen werden, insbesondere wenn

(5) 1Die Benutzung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke, wie quantifizierende medizinische Forschung oder statistische Auswertung beschränkt werden. 2Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften an Dritte in Betracht.

(6) Im Fall einer Entscheidung aufgrund Absatz 2 Buchstaben a) und c) sowie Abs. 3 Buchstabe a) holt das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt vorher die Zustimmung des Bürgermeisters ein.

(7) Wird die Benutzung von Unterlagen nach Art. 11 Absatz 4 Satz 2 BayArchivG beantragt, so hat der Benutzer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benutzung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist.

§ 11 Benutzung des Archivs der Gemeinde Viereth-Trunstadt

(1) 1Die Benutzung erfolgt durch die Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in den dafür vorgesehenen Räumen des Archivs der Gemeinde Viereth-Trunstadt. 2Dieses kann die Benutzung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen.

(2) Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken.

(3) 1Das Archivgut, die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. 2Eine Änderung des Ordnungszustandes, die Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig.

(4) 1Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benutzung vorgesehenen Räumen ist untersagt. 2Das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen.

(5) 1Die Verwendung von technischen und elektronischen Geräten bei der Benutzung, wie beispielsweise Smartphone, Kamera, Diktiergerät, Tablet, Computer, beleuchtete Leselupe oder vergleichbares bedarf besonderer Genehmigung. 2Diese kann nur erteilt werden, wenn durch die Verwendung der Geräte weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Benutzung gestört wird. 3Zum Schutz des Archivgutes ist es untersagt, zu rauchen, zu essen und zu trinken. 4Taschen, Mappen, Mäntel und dergleichen dürfen in die Benutzerräume nicht mitgenommen werden.

§ 12 Reproduktionen

(1) 1Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur nach Maßgabe der §§ 6 bis 10 erfolgen. 2Reproduktionen werden durch das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt oder durch ei­ ne von diesem beauftragte Stelle hergestellt.

(2) Eine Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Archivs der Gemeinde Viereth-Trunstadt zulässig.

(3) Bei einer Veröffentlichung von Reproduktionen sind das Archiv der Gemeinde und die dort verwendete Archivsignatur anzugeben.

§ 13 Versenden von Archivgut

(1) 1Auf die Versendung von Archivgut zur Benutzung außerhalb des Archivs der Gemeinde besteht kein Anspruch. 2Sie kann in begründeten Ausnahmefällen er­ folgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen oder für Ausstellungszwecke benötigt wird. 3Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden.

(2) Archivgut kann zu nichtamtlichen Zwecken nur an hauptamtlich verwaltete Archive versandt werden, sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Benutzerräumen unter Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen, es archivfachlich einwandfrei zu verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der Ausleihfrist zurückzusenden.

(3) Eine Versendung von Archivgut für Ausstellungen ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann.

§ 14 Belegexemplar

1Von jeder Veröffentlichung, die zu einem erheblichen Teil unter Verwendung von Archivgut des Archivs der Gemeinde Viereth-Trunstadt angefertigt worden ist, ist diesem ein Exemplar kostenlos zu überlassen. 2Entsprechendesgilt für die Veröffentlichung von Reproduktionen. 3Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden.

§ 15 Inkrafttreten

(1) Diese Satzung tritt am 14.10.2024 in Kraft.

(2) Gleichzeitig tritt die für das Archiv der Gemeinde Viereth-Trunstadt vom November 2022 außer Kraft.

Gemeinde Viereth-Trunstadt, den 24.09.2024

gez.

Regina Wohlpart

1. Bürgermeisterin