Information: Wann ist eine Veranstaltung genehmigungspflichtig – und was ist zu tun?

Liebe Vereinsvorstände, liebe Organisatoren,

Vereinsfeste, Turniere oder gesellige Abende bereichern das gesellschaftliche Leben. Bei der Planung stellt sich jedoch oft die Frage, welche rechtlichen Auflagen gelten. Offensichtlich herrscht unter Organisatoren immer häufiger die Meinung, dass ein Fest auf Spendenbasis keinerlei Genehmigungen bedarf. Das ist ein Irrglaube vor dem wir dringend warnen. Entscheidend dafür, ob und wenn ja welche Genehmigungen einzuholen sind, sind zwei Fragen: Ist die Veranstaltung öffentlich und wird sie kommerziell betrieben?

Dieses Informationsblatt hilft Ihnen dabei, Ihr Event richtig einzustufen und ordnungsgemäß vorzubereiten.

1. Wann ist eine Veranstaltung „öffentlich“?

Die Abgrenzung zwischen privat und öffentlich ist im Vereinsrecht und für die GEMA von zentraler Bedeutung.

Der Grundsatz: Eine Veranstaltung ist öffentlich, wenn sie für einen unbestimmten Personenkreis zugänglich ist.
Wann ist es öffentlich? Wenn jeder (auch Nicht-Mitglieder) kommen kann. Dazu reicht es bereits aus, wenn per Plakat, Flyer, Zeitungsanzeige, Social Media oder auf der Vereins-Homepage dafür geworben wird.
Wann ist es privat? Eine Veranstaltung ist nur dann privat, wenn die Teilnehmer durch eine persönliche Einladung individuell ausgewählt wurden und untereinander sowie zum Veranstalter eine enge persönliche Verbundenheit (z. B. eine echte, tiefe Mitgliederstruktur bei einer internen Vereinsfeier) besteht. Eine bloße Einlasskontrolle mit „nur für Mitglieder“ reicht nicht aus, wenn der Verein für jeden offen steht und quasi jeder spontan Mitglied werden kann.

Wenn die Organisatoren kein eingetragener Verein (e.V.) sind, sondern ein loser Zusammenschluss wie eine Elterninitiative, eine Interessengemeinschaft, usw., verschärft sich die rechtliche Lage für die Beteiligten erheblich.

Organisatorisch gilt ein solcher Zusammenschluss rechtlich automatisch als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR).

Das größte Risiko: Die persönliche Haftung

Kein Schutzschild: Ein Verein haftet als juristische Person mit dem Vereinsvermögen. Bei einer losen Initiative haftet jeder einzelne Organisator persönlich, unbeschränkt und mit seinem Privatvermögen für Schäden oder Schulden (gesamtschuldnerische Haftung).
Versicherung: Eine bestehende Privathaftpflicht deckt solche Risiken in der Regel nicht ab. Eine Veranstalterhaftpflichtversicherung ist für die Gruppe daher absolute Pflicht.

Die Kriterien für „öffentlich“ bleiben identisch: Sobald Einladungen über WhatsApp-Gruppen hinausgehen, Flyer verteilt werden oder jeder vorbeikommen kann (z. B. ein offenes Straßen- oder Spielfest), ist die Veranstaltung öffentlich.

Der Begriff „kommerziell“ wird hier jedoch strenger ausgelegt:

Kein Privileg der Gemeinnützigkeit: Da die Initiative kein anerkannter, gemeinnütziger Verein ist, gibt es steuerrechtlich keinen „Zweckbetrieb“.
Gewinnabsicht: Werden Speisen, Getränke oder Waffeln verkauft, um damit z. B. Spielgeräte für den Spielplatz zu finanzieren, liegt zwar moralisch keine Bereicherungsabsicht vor. Rein rechtlich handelt es sich mangels Gemeinnützigkeitsstatus aber schnell um eine gewerbliche/kommerzielle Tätigkeit, wenn Überschüsse erzielt werden.

2. Wann ist eine Vereinsveranstaltung „kommerziell“?

Vereine arbeiten grundsätzlich gemeinnützig. Dennoch können einzelne Veranstaltungen als kommerziell eingestuft werden.

Der Grundsatz: Eine Veranstaltung ist kommerziell, wenn eine Gewinnerzielungsabsicht im Vordergrund steht oder das Event als reine Marketingmaßnahme dient.
Der Vereins-Sonderfall: Erzielt ein Verein bei einem Fest Einnahmen (z. B. durch Eintritt oder Verkauf von Speisen/Getränken), die direkt und nachweislich dem satzungsgemäßen, gemeinnützigen Zweck zugutekommen (z. B. Jugendförderung), gilt dies steuerrechtlich meist als „zweckbetriebenes“ oder „wirtschaftliches“ Vereinsfest, aber nicht als kommerzielles Gewerbe im klassischen Sinn.
Wann wird es kommerziell? Wenn der Verein mit einem externen, gewerblichen Partner kooperiert (z. B. einer Konzertagentur), die Preise weit über dem üblichen Vereinsniveau liegen, um reine Marktgewinne zu erzielen, oder wenn der Verein wie ein kommerzieller Gastronom/Veranstalter am Markt auftritt.

Der Begriff „kommerziell“ wird bei losen Initiativen jedoch strenger ausgelegt:

Kein Privileg der Gemeinnützigkeit: Da die Initiative kein anerkannter, gemeinnütziger Verein ist, gibt es steuerrechtlich keinen „Zweckbetrieb“.
Gewinnabsicht: Werden Speisen, Getränke oder Waffeln verkauft, um damit z. B. Spielgeräte für den Spielplatz zu finanzieren, liegt zwar moralisch keine Bereicherungsabsicht vor. Rein rechtlich handelt es sich mangels Gemeinnützigkeitsstatus aber schnell um eine gewerbliche/kommerzielle Tätigkeit, wenn Überschüsse erzielt werden.

3. Checkliste: Was hat der Veranstalter zu veranlassen?

Sobald eine Veranstaltung öffentlich (und ggf. wirtschaftlich/kommerziell) ist, müssen Sie als Veranstalter folgende Schritte rechtzeitig einleiten:

Behördliche Genehmigungen (Spätestens 4–6 Wochen vorher)

Ordnungsamt informieren: Melden Sie die öffentliche Veranstaltung rechtzeitig bei der Gemeindeverwaltung an.
Gestattung / Ausschankgenehmigung: Wenn Alkohol ausgeschenkt oder Speisen verkauft werden, benötigen Sie eine vorübergehende Gaststättenerlaubnis (sog. Gestattung nach § 12 GastG).
Jugendschutz: Das Jugendschutzgesetz (JuSchG) muss gut sichtbar am Einlass/Ausschank ausgehängt werden. Halten Sie Regelungen zu Abgabezeiten und Altersgrenzen strikt ein.

Musik und Urheberrecht (GEMA)

GEMA-Anmeldung: Jede öffentliche Wiedergabe von Musik (ob Live-Band, DJ oder Playlist) muss vor der Veranstaltung bei der GEMA angemeldet werden. Viele Dachverbände (z. B. Landessportbünde, Chorverbände) haben Pauschalverträge, die Rabatte gewähren. Informieren Sie sich hierzu bei Ihrem Verband!

️ Sicherheit, Brandschutz und Haftung

Haftpflichtversicherung: Prüfen Sie, ob Ihre Vereinshaftpflichtversicherung öffentliche Veranstaltungen und die damit verbundenen Risiken abdeckt. Eventuell ist eine separate Veranstalterhaftpflicht nötig.
Sicherheitsauflagen: Je nach Größe der Veranstaltung fordert das Ordnungsamt Fluchtwegepläne, Sanitätsdienste (z. B. DRK) oder einen professionellen Sicherheitsdienst.
Lärmschutz: Halten Sie die gesetzlichen Ruhezeiten ein bzw. beantragen Sie im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung eine Ausnahmegenehmigung für die Nachtstunden.

Steuern und Finanzen

Finanzamt: Einnahmen aus Festen müssen ordnungsgemäß in der Buchhaltung des Vereins erfasst werden. Sie fallen je nach Ausgestaltung in den „Zweckbetrieb“ oder den „wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb“ und können ab bestimmten Freigrenzen umsatz- oder ertragssteuerpflichtig sein.

Was hat die lose Initiative zu veranlassen? (Zusatzpflichten)

Neben den allgemeinen Pflichten (Ordnungsamt, Jugendschutz, Brandschutz) kommen auf eine lose Initiative folgende Aufgaben zu:

Anmeldung durch eine Privatperson: Da die Initiative keine juristische Person ist, muss eine konkrete Person aus der Gruppe (oder mehrere) als Veranstalter mit vollständigem Namen und Privatadresse auftreten. Diese Person unterschreibt beim Ordnungsamt und trägt das rechtliche Risiko.
GEMA-Gebühren: Es gibt keine Verbandsrabatte (wie sie Vereine oft über Sport- oder Kulturbünde haben). Musiknutzung muss zum regulären, vollen Tarif für Privatpersonen/Gewerbe angemeldet werden.
Steuern und Gewerbe: Werden Einnahmen erzielt, müssen diese steuerlich erfasst werden. Das Finanzamt sieht die Initiative als GbR. Wird regelmäßig oder mit Gewinnabsicht verkauft, verlangt das Ordnungsamt unter Umständen die Anmeldung eines (vorübergehenden) Gewerbes.
Reisegewerbekarte / Gestattung: Für den Verkauf von Speisen und Getränken im öffentlichen Raum ohne festes Vereinsheim benötigt die verantwortliche Privatperson zwingend eine vorübergehende Gaststättenerlaubnis (§ 12 GastG).

Fazit: Planen Sie rechtzeitig! Gehen Sie im Zweifel lieber frühzeitig auf die Gemeindeverwaltung zu – die Mitarbeiterinnen im Ordnungsamt helfen Ihnen gerne weiter, um böse Überraschungen oder Bußgelder zu vermeiden.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihren Vereinsaktivitäten!