Amtliche Nachrichten - Bekanntmachung Aufgabenübertragung Standesamt Röthlein

Aufgrund der Beschlüsse des Gemeinderates der Gemeinde Röthlein vom 24.09.2024 und des Gemeinderates der Gemeinde Sennfeld vom 08.10.2024 überträgt die Gemeinde Röthlein die Aufgaben des Standesamts mit Wirkung ab dem 01.01.2025 auf die Gemeinde Sennfeld („große Übertragung). Die Gemeinde Sennfeld als Rechtsträger des Standesamts Mainbogen erfüllt mit Wirkung ab dem 01.01.2025 die Aufgaben des Standesamts für die Gemeinde Röthlein.

Davon unberührt bleibt gemäß Art. 2 Abs. 3 AGPStG die Befugnis der von der Gemeinde Röthlein zum Standesbeamten bestellten Bürgermeisterinnen und Bürgermeister zur Vornahme von Eheschließungen (§ 2 Abs. 3 der Verordnung zur Ausführung des Personenstandsgesetzes).

Die Trauungen finden in der Regel am Sitz des Standesamts Mainbogen in Sennfeld statt. Auf Wunsch des Brautpaares oder der künftigen Lebenspartner können die Trauungen auch durch den für die Vornahme von Eheschließungen bestellten Bürgermeisterinnen und Bürgermeister in den jeweils von der Gemeinde Röthlein hierfür gewidmeten Räumlichkeiten vorgenommen werden. Bei Verhinderung der Bürgermeisterin/des Bürgermeisters wird diese/r bei einer bereits in der Gemeinde Röthlein terminierten Eheschließung nach Absprache von einer Standesbeamtin/einem Standesbeamten des Standesamtes „Mainbogen“ vertreten. Der Zugang zu den in der Gemeinde Röthlein gewidmeten Trauräumen ist für solche Fälle sicher zu stellen.

Die Gemeinde Röthlein trägt bei Trauungen in ihrem Gemeindebereich dafür Sorge, dass die für die Trauung benötigten Unterlagen rechtzeitig während der Dienststunden des Standesamts Mainbogen in Sennfeld abgeholt und nach der Trauung umgehend und vollständig wieder zum Standesamt Mainbogen in Sennfeld zurückgebracht werden.

Die Gebühreneinnahmen für die Personenstandsfälle und anderer dem Standesamt zugewiesener Aufgaben aus dem Gebiet der Gemeinde Röthlein stehen der Gemeinde Sennfeld zu.

a) Die Kostenbeteiligung der Gemeinden Gochsheim, Grettstadt, Grafenrheinfeld, Schwebheim und Sennfeld an den Kosten des Standesamts Mainbogen beträgt derzeit jährlich 3,83 € je Einwohner (Stand 31.12.2022) und wird jährlich durch die Kämmerei der Gemeinde Sennfeld anhand der tatsächlichen Kosten kalkuliert. Zum 01.01.2025 wird die Gemeinde Röthlein in diese Kalkulation mit eingebunden.

b) Zugrunde gelegt wird die Einwohnerzahl nach dem vom Landesamt für Statistik und Datenverarbeitung mitgeteilten Stand vom 30.06. des jeweiligen Vorjahres.

c) Die Kostenbeteiligung ist in voller Höhe jeweils am 01.07. eines jeden Jahres zur Zahlung fällig, erstmals am 01.07.2026. Damit sind sämtliche Verwaltungs- und Personalkosten abgedeckt. Die Gemeinde Röthlein erhält jährlich zum 01.06. eine entsprechende Rechnung der Gemeinde Sennfeld.

d) Die bei der Umstellung anfallenden einmaligen Kosten für die Datenintegration- und -migration aus dem bisherigen Fachverfahren sowie diverse Systemarbeiten trägt die Gemeinde Röthlein (Datenübernahme durch das Standesamt Mainbogen). Diese Kosten werden von der AKDB, welche mit dem Aufbau und Betrieb des zentralen elektronischen Personenstandsregisters (ZEPR) nach Art. 10 Abs. 2 i. V. m. Art. 8 Abs. 4 Satz 2 AGPStG beauftragt ist, der Gemeinde Röthlein in Rechnung gestellt.

Diese Vereinbarung tritt am 01.01.2025 in Kraft.

Diese Vereinbarung gilt auf unbestimmte Zeit. Eine einseitige ordentliche Kündigung ist aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen unzulässig.

Gemäß Art. 2 Abs. 4 Satz 1 AGPStG kann die Übertragung der Aufgaben mit Beschlüssen einer Mehrheit von jeweils zwei Dritteln der gesetzlichen Zahl der Mitglieder des Gemeinderates der Gemeinde Röthlein und des Gemeinderates der Gemeinde Sennfeld aufgehoben werden. Für die Kündigung wird eine Frist von neun Monaten jeweils zum 01.04. oder 01.10. festgesetzt. Gegen den Willen der oder einer der beteiligten kommunalen Gebietskörperschaften kann die Übertragung aufgehoben werden, wenn dringende Gründe des öffentlichen Wohls vorliegen (Art. 2 Abs. 4 Satz 2 AGPStG).

Das Recht, diese Vereinbarung gem. Art. 14 Abs. 3 Satz 2 des Gesetzes über die kommunale Zusammenarbeit (KommZG) aus wichtigem Grund zu kündigen (außerordentliche Kündigung), bleibt unberührt.

Die nach Inkrafttreten dieser Vereinbarung noch fortzuführenden Personenstandsregister und –bücher des Standesamts Röthlein und aller dazugehörigen Sammelakten, sowie die noch aufzubewahrenden Unterlagen zu den durch Bundes- oder Landesrecht zugewiesenen weiteren Aufgaben des Standesamts (z. B. Kirchenaustritte usw.), werden so rechtzeitig an das Standesamt Mainbogen übergeben, dass die standesamtliche Tätigkeit für den Bereich der Gemeinde Röthlein nahtlos und ohne Unterbrechung fortgesetzt werden kann.

Das Standesamt Röthlein schließt anhängige Verfahren vordringlich bis zum Zeitpunkt der Aufgabenübertragung ab. Alle darüber hinaus noch laufenden Vorgänge, die bis zu diesem Zeitpunkt nicht zu einer Beurkundung geführt haben (Anzeigen, Anmeldungen, Zurückstellungen, Anträge, usw.) oder über die gerichtlich noch nicht entschieden wurde, sind unmittelbar nach Inkrafttreten dieser Vereinbarung zu übergeben.

Das Archivgut verbleibt bei der Gemeinde Röthlein. Personenstandseinträge des Standesamtes Röthlein (Personenstandsbücher u.d.gl. einschließlich der dazugehörigen Sammelakten), welche nach Ablauf der Fortführungsfristen Archivgut werden, werden der Gemeinde Röthlein gegen Empfangsbekenntnis wieder zurückgegeben, sobald der letzte Eintrag in dem gebundenen Buch Archivgut ist.

Die Übergabe der Unterlagen des Standesamts der Gemeinde Röthlein an das Standesamt Mainbogen in Sennfeld wird in einer gesonderten schriftlichen Übergabeniederschrift dokumentiert. Sie ist von beiden Vertragsparteien zu unterschreiben.

Änderungen oder Ergänzungen dieser Vereinbarung bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform.

Die Aufgabenübertragung, ihre Aufhebung, sowie Änderung oder Ergänzung bedürfen nach Art. 2 Abs. 5 AGPStG der Zustimmung des Landratsamtes Schweinfurt als untere Aufsichtsbehörde (Art. 4 Abs. 1 Nr. 1 AGPStG).

Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen dieser Vereinbarung berührt die rechtliche Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Tritt ein solcher Fall ein, verpflichten sich die Beteiligten, die nichtigen Bestimmungen durch sinngemäße gültige Bestimmungen zu ersetzen.

Sollte sich zu irgendeinem Zeitpunkt herausstellen, dass diese Vereinbarung Lücken enthält, die weder durch Auslegung noch durch analoge Anwendung der Vertragsbestimmungen geschlossen werden können, verpflichten sich die Beteiligten unter Berücksichtigung der gegenseitigen Interessen, eine dem Grundgedanken dieser Vereinbarung entsprechende Regelung zu treffen.

Die Gemeinden Röthlein und Sennfeld sowie das Landratsamt Schweinfurt erhalten jeweils eine Ausfertigung dieser Vereinbarung.

Die untere Aufsichtsbehörde ist über beabsichtigte Änderungen oder Ergänzungen umgehend zu unterrichten. Im Falle der Absätze 3 oder 4 kann sie zudem von einer der Vertragsparteien als Schlichter angerufen werden.