Das Vorzimmer des Bürgermeisters – die zentrale Anlaufstelle im Rathaus

Wer im Rathaus anruft, einen Termin mit dem Bürgermeister vereinbaren möchte oder Fragen zu einer Veranstaltung, der Gemeindezeitung oder einer Hallenvermietung hat, landet häufig im Vorzimmer des Bürgermeisters. Hier arbeiten Frau Schnellbacher und Frau Steiger, beide in Teilzeit. Gemeinsam koordinieren sie die Termine des Bürgermeisters und sorgen dafür, dass im Hintergrund vieles reibungslos funktioniert. Darüber hinaus hat jede von ihnen eigene, vielseitige Aufgabenbereiche.

Frau Schnellbacher ist oft die erste Ansprechpartnerin für Bürgerinnen und Bürger. Sie betreut die Telefonzentrale, kümmert sich um den Postein- und -ausgang und sorgt dafür, dass Büromaterial und Arbeitsmittel rechtzeitig beschafft werden. Doch damit ist ihr Aufgabenbereich längst nicht erschöpft.

Sie betreut sämtliche Vereinsangelegenheiten, organisiert die Vermietung des Dorfgemeinschaftshauses und der Sporthalle, koordiniert die Hallenbelegungen und führt den Veranstaltungskalender der Gemeinde. Auch viele Veranstaltungen, die das Gemeindeleben prägen, werden von ihr vorbereitet und koordiniert – beispielsweise die Ferienspiele, der Neujahrsempfang, der Seniorennachmittag oder die Aktivitäten der Verwaltung rund um die Gemeindepartnerschaft mit La-Rivière-de-Corps. Darüber hinaus begleitet sie die Arbeit der Ehrenkommission und organisiert die Ehrungen verdienter Bürgerinnen und Bürger. Alle drei Jahre unterstützt sie gemeinsam mit einer Kollegin aus dem Bürgerbüro die Inventur der Gemeindeverwaltung. Ein aktuelles Großprojekt ist die neue Homepage der Gemeinde, deren Betreuung ebenfalls in ihren Verantwortungsbereich fällt.

Frau Steiger kümmert sich um viele Aufgaben, die den direkten Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern betreffen. Sie ist verantwortlich für die Gemeindezeitung, betreut das Schiedsamt und organisiert die Schöffenwahlen. Außerdem kümmert sie sich um die Geburtstags- und Ehejubiläen – von Glückwunschkarten und Urkunden über die Vorbereitung der Besuche bis hin zu kleinen Präsenten. Auch Trauerkarten bei Sterbefällen sowie Glückwünsche und Geschenke für Kommunionkinder und Konfirmandinnen und Konfirmanden gehören zu ihrem Aufgabenbereich.

Ein weiterer großer Schwerpunkt ihrer Arbeit ist das Personalamt. Hier begleitet sie den gesamten Lebenszyklus eines Arbeitsverhältnisses – von Stellenausschreibungen und Neueinstellungen über die Erstellung von Arbeitsverträgen für die Mitarbeitenden der Verwaltung, des Bauhofs sowie geringfügig Beschäftigte und die Aushilfen im gemeindlichen Schwimmbad, die Führung der Personalakten und die Entgeltabrechnung bis hin zu Arbeitszeugnissen bei Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses. Sie plant und berechnet Personalkosten, erstellt Mittelanmeldungen und den Stellenplan für den Haushalt, koordiniert die Gespräche im Rahmen des Leistungsentgelts und organisiert die arbeitsmedizinische Betreuung durch den Betriebsarzt. Darüber hinaus ist sie Ansprechpartnerin und Schnittstelle zu externen Stellen wie Krankenkassen, der Agentur für Arbeit und weiteren Behörden.

Gerade in einer kleineren Kommune zeigt sich: Verwaltung bedeutet weit mehr als Schreibtischarbeit. Viele Aufgaben laufen im Hintergrund, damit Veranstaltungen gelingen, Termine funktionieren, Vereine unterstützt werden, Mitarbeitende gut betreut sind und Bürgerinnen und Bürger jederzeit einen verlässlichen Ansprechpartner haben.

Dazu gehört auch, dass sich die Kolleginnen und Kollegen im Rathaus gegenseitig vertreten und bei Urlaub oder Krankheit zusätzliche Aufgaben übernehmen. So betreut Frau Schnellbacher im Vertretungsfall auch die Bereiche Feuerwehr, Kindergartenangelegenheiten und Friedhofswesen. Frau Steiger übernimmt die Vertretung im Ordnungsamt einschließlich des Gremiendienstes und ist zudem stellvertretende Wahlleiterin. Diese bereichsübergreifende Zusammenarbeit macht eine kleine Gemeindeverwaltung flexibel und leistungsfähig – und zeigt, dass hier viele Mitarbeitende täglich mehrere „Hüte“ tragen.

Das Vorzimmer des Bürgermeisters ist damit weit mehr als ein Empfang – es ist eine zentrale Koordinationsstelle, in der täglich organisiert, geplant, vermittelt und unterstützt wird. Mit Engagement, Erfahrung und einem offenen Ohr sorgen Frau Schnellbacher und Frau Steiger dafür, dass im Rathaus viele Fäden zusammenlaufen und das Gemeindeleben zuverlässig begleitet wird.