„Bürgerinfo leicht gemacht”

Im Mittelpunkt der Sitzung der Gemeinschaftsversammlung der Verwaltungsgemeinschaft Helmstadt am 16. Juli stand die weitere Digitalisierung der Verwaltung. Die Mitglieder beschlossen mehrheitlich den Relaunch der Internetauftritte der Verwaltungsgemeinschaft und ihrer vier Mitgliedsgemeinden sowie den Wechsel des Content-Management-Systems von Neos auf WordPress.

Mit dem neuen System sollen die kommunalen Webseiten zukunftssicher aufgestellt und die Grundlage für weitere digitale Bürgerservices geschaffen werden. Geplant ist unter anderem die Einbindung eines KI-gestützten virtuellen Mitarbeiters, der Bürgerinnen und Bürger künftig bei der Informationssuche und bei Verwaltungsanliegen unterstützen soll. Darüber hinaus sollen die neuen Internetauftritte den gesetzlichen Anforderungen an die digitale Barrierefreiheit entsprechen und enger mit weiteren digitalen Angeboten vernetzt werden.

Den Auftrag für die Umsetzung erhält die Firma Cosmema, die bereits mit der Einführung der KI-Lösung befasst ist. Für den Website-Relaunch entstehen einmalige Kosten in Höhe von 12.200 Euro netto sowie laufende Betreuungskosten von monatlich 150 Euro netto.

Ausführlich vorgestellt wurde außerdem die Heimat-Info-App. Das System soll künftig amtliche Bekanntmachungen, Veranstaltungen, Vereinsnachrichten und Warnmeldungen auf einer zentralen Plattform bündeln. Durch die Anbindung an die kommunalen Webseiten und digitale Verwaltungsangebote sollen Informationen nur noch einmal gepflegt und anschließend automatisiert auf verschiedenen Kanälen veröffentlicht werden. Vorgesehen sind zudem Push-Benachrichtigungen, digitale Bürgerservices sowie eine enge Einbindung des örtlichen Vereinslebens.

Eine Entscheidung über die Einführung der Heimat-Info-App wurde jedoch noch nicht getroffen. Die Gemeinschaftsversammlung beschloss einstimmig, die Beschlussfassung zunächst zurückzustellen und das Thema zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu beraten.

Einstimmig verabschiedet wurde dagegen die erste Nachtragshaushaltssatzung für das Haushaltsjahr 2026. Diese beinhaltet ausschließlich eine Anpassung des Stellenplans; Auswirkungen auf den Verwaltungs- oder Vermögenshaushalt ergeben sich nicht.

Informiert wurde das Gremium außerdem über den aktuellen Stand der geplanten Umbenennung der Verwaltungsgemeinschaft. Der entsprechende Antrag liegt weiterhin bei der Regierung von Unterfranken. Nach weiteren Rückfragen der Behörde wurden ergänzende Stellungnahmen eingereicht. Eine Entscheidung steht derzeit noch aus.

Mit den gefassten Beschlüssen setzt die Verwaltungsgemeinschaft ihren eingeschlagenen Kurs der digitalen Modernisierung konsequent fort. Ziel ist es, den Bürgerinnen und Bürgern künftig einen zeitgemäßen, barrierefreien und serviceorientierten Zugang zu den kommunalen Dienstleistungen anzubieten.