Das Jobcenter informiert zur digitalen Eingangspost

Seit November 2022 hat das Jobcenter des Landkreises Anhalt-Bitterfeld die digitale Akte eingeführt. Neben Posteingängen in herkömmlicher Papierform werden nun auch E-Mails und deren Anlagen digital weiterverarbeitet. In diesem Zusammenhang bittet das Jobcenter bei der Zusendung von Unterlagen Folgendes zu beachten:

Die Einreichung von Originalunterlagen ist nicht mehr erforderlich. Sofern im Einzelfall die Vorlage von Originalunterlagen oder –dokumenten notwendig wird, erfolgt hierzu eine gesonderte Aufforderung durch das Jobcenter. Wir bitten zu beachten, dass anstelle von Kopien eingereichte Originalunterlagen maximal 30 Tage aufbewahrt werden können und anschließend automatisch der Vernichtung zugeführt werden.

E-Mails sollten generell zu keinem Zeitpunkt ohne eine kurze Begleitnachricht versendet werden, selbst wenn ausschließlich der E-Mail-Anhang wichtig ist. Eine E-Mail ohne Nachricht und Betreff kann als Spam klassifiziert und im Spam-Ordner zwischengespeichert und später der Löschung zugeführt werden. Aufgrund der Schutzmaßnahme kann dabei die E-Mail mit wichtigem Anhang dem eigentlichen Zweck verlorengehen.

Im Betreff der E-Mail sollte immer das vollständige Aktenzeichen eingetragen werden. Das Aktenzeichen dient als Ordnungsmerkmal und verkürzt im digitalen Ablauf den Zuordnungsprozess. Dieses Aktenzeichen findet man in der Regel auf den Schreiben des Jobcenters.

Anhänge der E-Mail sollten ausschließlich im PDF-Format übermittelt werden. Andere Dateiformate wie beispielsweise Word-, Excel-, Fotodateien oder andere Dateianhänge (DOCX, XLSX, RTF, ODT, ODS, GIF, EXE) werden aus Sicherheitsgründen blockiert und nicht zugestellt.