Interessenbekundungsverfahren
Gemeinde Helbra – Der Bürgermeister
Hauptstraße 24, 06311 Helbra
Interessenbekundungsverfahren
Ausrichtung einer Silvesterveranstaltung am 31. Dezember 2026/01. Januar 2027
Die Gemeinde Helbra sucht für die Durchführung einer Silvesterveranstaltung am 31. Dezember 2026/01. Januar 2027 im Landgasthaus zur Sonne einen geeigneten Veranstalter.
Die Veranstaltung richtet sich an alle interessierten Gäste und ist ohne Zulassungsbeschränkungen (mit Ausnahme der Höchstzahl an Teilnehmern) durchzuführen.
Gegenstand der Ausschreibung
Der ausgewählte Veranstalter mietet die Räumlichkeiten des Landgasthauses zur Sonne an und führt die Silvesterveranstaltung in eigener Verantwortung und auf eigenes wirtschaftliches Risiko durch.
| Der Veranstalter übernimmt insbesondere: | |
| - | die Planung, Organisation und Durchführung der Veranstaltung, |
| - | die Bereitstellung eines Musikprogramms (DJ und/oder Live-Musik), |
| - | die technische Ausstattung der Veranstaltung, |
| - | die Anmeldung und Abführung der GEMA-Gebühren, soweit einschlägig, |
| - | den Abschluss sämtlicher erforderlicher Versicherungen, |
| - | die Einholung gegebenenfalls notwendiger Genehmigungen, |
| - | die Organisation des Caterings sowie des Getränkeverkaufs, |
| - | den Kartenverkauf einschließlich Preisgestaltung, |
| - | die Gestellung des erforderlichen Personals, |
| - | die Einhaltung aller gesetzlichen und behördlichen Vorgaben (nach Weisungen der Behörde), |
| - | die Reinigung der Veranstaltungsräume nach Veranstaltungsende. |
Miet- und Haftungsverhältnis
Die Räumlichkeiten werden gegen Zahlung einer Miete an den Veranstalter überlassen. Die Höhe der Miete wird im Mietvertrag geregelt und orientiert sich an der geltenden Gebührenordnung.
Der Veranstalter handelt im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. Sämtliche Einnahmen und Ausgaben aus der Veranstaltung liegen in seiner Verantwortung.
Der Veranstalter trägt die vollständige Haftung für die Durchführung der Veranstaltung und stellt die Gemeinde sowie den Eigentümer des Landgasthauses von Ansprüchen Dritter frei, soweit diese aus der Durchführung der Veranstaltung resultieren. Der Veranstalter ist jedoch aufgefordert, einen Nachweis über das Bestehen einer entsprechenden Haftpflichtversicherung zu bringen
Einzureichende Unterlagen
| Interessierte Veranstalter werden gebeten, ein Konzept einzureichen, das insbesondere folgende Punkte umfasst: | |
| - | Vorstellung des Veranstalters, |
| - | Ablauf- und Veranstaltungskonzept, |
| - | Musik- und Unterhaltungsprogramm, |
| - | Catering- und Getränkekonzept, |
| - | Eintrittspreise und Kartenverkauf, |
| - | Sicherheits- und Organisationskonzept, |
| - | Nachweis einer entsprechenden Betriebshaftpflichtversicherung. |
Im Hinblick auf die gastronomische Tätigkeit sind die relevanten gewerberechtlichen Erlaubnisse bzw. Nachweise mit einzureichen.
Wertung der Angebote und Zuschlag
Alle eingehenden Angebote werden auf Vollständigkeit und Eingehen auf die inhaltlichen Anforderungen geprüft. Basierend auf dem Gesamtkonzept erhält derjenige Veranstalter den Zuschlag, welcher das organisatorisch und dem Gemeindewohl zuträglichste Konzept vorlegt und dabei die Belange verschiedener Gästegruppen – sowohl im Hinblick auf Alters- und Interessenstruktur – umfassend berücksichtigt.
Hinweise zum Verfahren
| 1. | Aus der Einreichung eines Angebotes ergibt sich kein Anspruch auf Zuschlagserteilung. |
| 2. | Relevante Auslagen für die Erstellung eines Angebotes und Konzepts sind selbst zu tragen. |
| 3. | Angebote sind unter Einhaltung der Schriftform bis zum 26. August 2026 zu richten an: |
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| Gemeinde Helbra |
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| - nicht öffnen: Ausschreibung Silvester 2026 - |
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| Hauptstraße 24 |
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| 06311 Helbra |
| 4. | Der Zuschlag wird bis zum 02. September 2026 erteilt. |
Helbra, den 21. Juli 2026