Anlage zur Geschäftsordnung der Gemeinde Wallhausen

Richtlinie über die digitale Ratsarbeit gemäß § 2 Geschäftsordnung des Gemeinderates der Gemeinde Wallhausen

Durch die digitale Ratsarbeit (Ratsinformationsdienst) soll insbesondere ein zukunftsweisender und effizienter Sitzungsdienst gewährleistet sowie langfristig Kosten eingespart werden.

§ 1

Teilnahme am Ratsinformationsdienst (RIS)

(1) Die Verbandsgemeinde „Goldene Aue“ betreibt einen internetbasierten Ratsinformationsdienst, welcher über die Webseite www.vwg-goldene-aue.de zugänglich ist. Dieser Dienst bildet die Grundlage für die digitale Ratsarbeit.

Den teilnehmenden Gemeinderatsmitgliedern werden die Unterlagen für die Sitzungen des Gemeinderates über den Ratsinformationsdienst in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Schriftliche Unterlagen werden regelmäßig nicht versandt; kurzfristig am Sitzungstag erstellte Vorlage (Tischvorlagen) werden schriftlich bereitgestellt.

(2) Die Mitglieder des Gemeinderates, die über die technischen Voraussetzungen zum Versenden und Empfangen elektronischer Post (E-Mail) verfügen und der Teilnahme an der digitalen Ratsarbeit zugestimmt haben (Abfrageformular), nehmen an der digitalen Ratsarbeit teil. Sie haben den Datenschutz analog zur Papierform zu gewährleisten; § 3 der Geschäftsordnung bleibt unberührt.

(3) Die Mitglieder des Gemeinderates der Gemeinde „Wallhausen“, die an der digitalen Ratsarbeit teilnehmen, werden per E-Mail über die bereitgestellten Sitzungsunterlagen informiert.

Die Unterlagen sind durch die Gemeinderatsmitglieder selbst aus dem digitalen Ratsinformationsdienst mittels Logins abzurufen.

(4) Bei einem Ausfall des Ratsinformationsdienstes erfolgt der Versand der Einladungen und Sitzungsunterlagen in schriftlicher Form; die Ladungsfrist nach § 1 Abs. 4 der Geschäftsordnung bleibt unberührt.

§ 2

Allgemeine Regelungen zur Nutzung des Ratsinformationsdienstes

(1) Die Mitglieder des Gemeinderates sind verpflichtet, die eingesetzten Endgeräte mittels Benutzernamen und Passwort vor dem Zugriff Dritter zu schützen.

(2) Der Benutzername und das Passwort für den Ratsinformationsdienst sind geheim zu halten. Die Anmeldedaten dürfen weder auf dem Gerät gespeichert, noch zusammen mit dem Gerät aufbewahrt werden.

(3) Die Verwaltung der Verbandsgemeinde „Goldene Aue“ unterstützt und berät die Mitglieder des Gemeinderates bei auftretenden technischen Problemen des Ratsinformationsdienstes

(4) Der Verlust, insbesondere durch Diebstahl, eines Endgerätes ist der Verbandsgemeinde unverzüglich anzuzeigen, da ggf. der Zugang zum Ratsinformationssystem gesperrt werden muss.

(5) Für den Zugriff auf das Ratsinformationssystem wird eine Internetverbindung (WLAN, Mobilfunk) benötigt. Für die Internetverbindung haben die Gemeinderatsmitglieder selbst Sorge zu tragen.

§ 3

Nutzungszeitraum und Ausscheiden aus dem Verbandsgemeinderat

(1) Die Sitzungsunterlagen auf dem jeweiligen digitalen Endgerät sind nach Ende der Wahlperiode unverzüglich zu löschen, sofern der Mandatsträger dem neu gewählten Gemeinderat nicht mehr angehört. Entsprechendes gilt, wenn das Mitglied des Gemeinderates vor dem Ende der Wahlperiode aus dem Gemeinderat ausscheidet.

(2) Der Zugriff auf das Login im Ratsinformationsdienst endet mit Ablauf der Wahlperiode des Gemeinderates.

§ 4

Sprachliche Gleichstellung

Personen- und Funktionsbezeichnungen gelten in weiblicher, männlicher und diverser Form.