Vereinbarung
zur Nutzung der gemeinsamen
„Vergabestelle der Gemeinde Elsteraue“
(öffentlich - rechtliche Vereinbarung)
zwischen
der Gemeinde Elsteraue
vertreten durch den Bürgermeister
nachstehend „Gemeinde Elsteraue“ genannt
und
der Stadt Lützen
vertreten durch den Bürgermeister
der Verbandsgemeinde Wethautal
vertreten durch die Verbandsgemeindebürgermeisterin
der Einheitsgemeinde Stadt Teuchern
vertreten durch den Bürgermeister
nachstehend “Vertragspartner“ genannt
Präambel
Die beteiligten Kommunen gehen davon aus, dass die Zusammenarbeit bei der Vergabe öffentlicher Aufträge, die durch die Vielzahl gesetzlicher Regelungen geprägt ist und ausgeprägtes Spezialwissen verlangt, für alle Seiten erhebliche qualitative und wirtschaftliche Vorteile bringt.
Aufgrund von 8 1, 82 Abs. 1 und 2 sowie 8 3 des Gesetzes über kommunale Gemeinschaftsarbeit des Landes Sachsen - Anhalt vom 26.02.1998 in der derzeit gültigen Fassung vom 22.06.2018 (GVBl. LSA S. 166) wird folgende Vereinbarung über die Übernahme von Vergabeverfahren der Vertragspartner durch die Vergabestelle der Gemeinde Elsteraue geschlossen.
§ 1
Gegenstand
| 1. | Die Vertragspartner und die Gemeinde Elsteraue können einander bei der Durchführung ihrer Aufgaben unterstützen. Die Kooperationspartner sind sich einig, dass die Aufgabe der Vertragspartner im Rahmen der Vergabe öffentlicher Aufträge von der Gemeinsamen Vergabestelle der Gemeinde Elsteraue übernommen werden sollen. |
| 2. | Gemeinsames Ziel der Zusammenarbeit ist die rechtskonforme, rechtssichere und wirtschaftliche Abwicklung der Vergabeverfahren. Die gemeinsame Aufgabenerfüllung durch die Nutzung einer gemeinsamen Vergabestelle führt zu einer effizienten und zielorientierten Aufgabenerfüllung für alle Beteiligten. Gleichzeitig soll durch den Einsatz einer einheitlichen Evergabelösung die Wirtschaftlichkeit gefördert und ein einheitlicher Standard realisiert werden. |
| 3. | Die Vertragspartner und die Gemeinde Elsteraue schaffen eine Organisationseinheit, die „Gemeinsame Vergabestelle (GVS)“, die bei der Gemeinde Elsteraue eingebunden ist. |
| 4. | Die GVS handelt dabei stets im Auftrag der Vertragspartner sowie auf deren Rechnung. Die Vertragspartner bleiben in allen betroffenen Vergabeverfahren Auftraggeber und Vergabestelle. |
| 5. | Zur Erfüllung dieser Ziele können die Vertragspartner die GVS durch Übertragung der Aufgabe der Abwicklung aller förmlichen Vergabeverfahren nach vergaberechtlichen Vorschriften und den jeweiligen Vergabeordnungen der Vertragspartner nutzen. |
§ 2
Kooperatives Konzept
Die Aufgabenverteilung zwischen der Gemeinsamen Vergabestelle und den Vertragspartnern ergibt sich aus der Anlage zu dieser Vereinbarung - Aufgabenabgrenzung im Vergabeverfahren -, die ausdrücklich Bestandteil der Vereinbarung ist.
§ 3
Aufbau und Betrieb
| 1. | Die Gemeinde Elsteraue baut eine Vergabestelle mit 4 Beschäftigten (Leiter/in und Mitarbeiter/in) auf und stellt die Räumlichkeiten sowie die erforderlichen Sach- und Betriebsausstattungen zur Verfügung. |
| 2. | Die in der Gemeinsamen Vergabestelle Beschäftigten haben sich regelmäßig fortzubilden. Dies ist durch die Gemeinde Elsteraue zu gewährleisten. |
| 3. | Eine zukünftige Neubemessung der Personalausstattung erfolgt im Rahmen einer Abstimmung zwischen der Gemeinde Elsteraue und den Vertragspartnern. |
| 4. | Die Kosten der GVS sind der Gemeinde Elsteraue entsprechend § 4 der Vereinbarung von den Vertragspartnern zu erstatten. |
| 5. | Erstattungsfähige Kosten im Sinne des § 4, Abs. 2 sind allein die für die Leistungserbringung tatsächlich entstehenden Personalkosten der im Abrechnungszeitraum (Haushaltsjahr) besetzten Stellen sowie die hierfür erforderlichen Sach- und Gemeinkosten. |
§ 4
Kostenerstattung
| 1. | Die Gemeinde Elsteraue ermittelt jährlich nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen die entstehenden Abschreibungen sowie die Sach- und Personalkosten für die GVS. |
| 2. | Maßgeblich für den zwischen den Parteien aufzuteilenden Gesamtaufwand sind die tatsächlichen Kosten, die durch Gesetz, Tarifvertrag, Fortbildung u. ä. entstehen. |
| 3. | Die Stadt Lützen, die Verbandsgemeinde Wethautal und die Einheitsgemeinde Stadt Teuchern erstatten der Gemeinde Elsteraue die ermittelten Kosten. Diese teilen sich in Fixkosten und Personalkosten. Die Fixkosten werden zu gleichen Teilen auf die 4 Vertragspartner und die Personalkosten entsprechend der jährlich für den einzelnen Vertragspartner durchgeführten Vergabeverfahren aufgeteilt. |
| 4. | Der Erstattungsbetrag ist von der Gemeinde Elsteraue für jedes Haushaltsjahr auf der Grundlage des vorläufigen Rechnungsergebnisses des Vorjahres vorläufig festzusetzen und durch die Vertragspartner zum 15.02., 15.05., 15.08. und 15.11. abschlagsmäßig zu entrichten. Mit der Abschlagszahlung 15.11. werden zugleich evtl. Überzahlungen oder Unterzahlungen des Vorjahres, die sich aus dem Vergleich der geleisteten Abschlagszahlungen mit dem bestätigten Rechnungsergebnis ergeben, verrechnet. Die Abschlagsrechnungen des ersten Rumpfjahres erfolgen auf der Grundlage einer Kostenschätzung. |
| 5. | Die bei der Abwicklung der Vergabeverfahren entstehenden besonderen Kosten tragen die Vertragspartner selbst, d. h. entsprechend dem bei ihnen verfahrensspezifisch verursachten Aufwand; so für Veröffentlichungen in Bekanntmachungsorganen, externe Beratungsleistungen (Architekten, Ingenieure u. a.) |
§ 5
Mitwirkungsrechte und -pflichten der Vertragspartner
| 1. | Den Vertragspartnern obliegt weiterhin die absolute Hoheit, entsprechende Vergabebeschlüsse zu fassen sowie festzulegen, welche Vergaben durch die Vergabestelle durchgeführt werden sollen. Auch die Entscheidung zur Führung von Rechtsstreitigkeiten und zum Abschluss von Vergleichen bei Einsprüchen von Mitbewerbern verbleibt bei den Vertragspartnern. |
| 2. | Die Vertragspartner benennen eine/n zuständigen Ansprechpartner/in für die Kooperation. |
| 3. | Die zuständigen Mitarbeiter/innen unterstützen die Gemeinsame Vergabestelle mit allen Informationen und Unterlagen, die für die Durchführung des Vergabeverfahrens notwendig sind. |
| 4. | Die Vertragspartner und die Gemeinde Elsteraue stellen sich die für die Erfüllung der ihnen nach dieser Vereinbarung zugewiesenen Aufgaben erforderlichen Originalvergabeunterlagen jederzeit gegenseitig zur Verfügung. Die Original-Vergabeakten werden im Archiv der Gemeinsamen Vergabestelle aufbewahrt. |
| 5. | Die Vertragspartner übergeben der Gemeinsamen Vergabestelle jeweils spätestens zum 30.12. jedes Kalenderjahres zur Orientierung einen Plan über die im Folgejahr beabsichtigten Vergaben, unterteilt nach EU-unterschwelligen Vergaben und EU-Vergaben. |
§ 6
Haftung
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeinsamen Vergabestelle nehmen bei der Durchführung der Aufgaben nach & 2 dieser Vereinbarung Aufgaben für die Vertragspartner wahr. Die Vertragspartner haften für Schäden Dritter und tragen ihre selbst verursachten Schäden in vollem Umfang. Dies gilt nicht für Schäden, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Gemeinsamen Vergabestelle vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt haben. Ebenfalls gilt dies nicht, soweit Schäden durch Versicherungsleistungen gedeckt werden.
§ 7
Laufzeit der Zweckvereinbarung, Beendigung
| 1. | Die Zweckvereinbarung tritt zum 01.01.2024 in Kraft. Sie wird auf unbestimmte Zeit geschlossen. |
| 2. | Jeder Beteiligte hat das Recht, eine Anpassung des Vertragsverhältnisses für den Fall zu verlangen, dass sich die Verhältnisse, die für die Festsetzung des Vertragsinhalts maßgebend gewesen sind, so wesentlich geändert haben, dass ein Festhalten an der ursprünglichen vertraglichen Regelung nicht zumutbar ist. Hierbei hat die Erreichung einer wirtschaftlichen Lösung oberste Priorität. |
| 3. | Die Gemeinde Elsteraue und die Vertragspartner haben das Recht, aus dieser Vereinbarung mit einer Frist von 1 Jahr zum Ende eines Kalenderjahres auszutreten. Der Austritt ist schriftlich zu erklären und zu begründen. |
| 4. | Abweichend von Abs. 3 kann ein Austritt aus wichtigem Grund jederzeit erfolgen. Ein wichtiger Grund liegt vor, wenn die Fortsetzung der Vereinbarung aus wirtschaftlichen Gründen nicht mehr zumutbar ist. |
| 5. | Wenn einer der Beteiligten der Zweckvereinbarung wiederholt gegen, in dieser Vereinbarung getroffene Abreden verstößt und den anderen Partnern ein Festhalten an der Vereinbarung nicht mehr zumutbar ist, besteht die Möglichkeit des Ausschlusses des Vertragspartners. |
| 6. | Im Falle des Austritts oder des Ausschlusses aus der Zweckvereinbarung regeln die Vertragspartner und die Gemeinde Elsteraue die Abwicklung durch Vertrag. Alle Beteiligten gleichen die Auswirkungen aller, der auf der Grundlage dieser Vereinbarung getroffenen Entscheidungen solidarisch zu gleichen Teilen aus. Davon betroffen sind auch Personalentscheidungen. Gleiches gilt für die Auflösung der Zweckvereinbarung. |
§ 8
Loyalitätsklausel
Beim Abschluss dieser Zweckvereinbarung können nicht alle Möglichkeiten, die sich aus der künftigen rechtlichen, technischen oder wirtschaftlichen Entwicklung ergeben können, vorausgesehen und erschöpfend geregelt werden. Die beteiligten sind sich darüber einig, dass für ihre Zusammenarbeit die Grundsätze gegenseitiger Loyalität zu gelten haben. Sie sichern sich gegenseitig zu, die Vereinbarung in diesem Sinne zu erfüllen und gegebenenfalls künftige Änderungen der Verhältnisse unter Heranziehung der allgemeinen Grundsätze von Treu und Glauben vorzunehmen.
§ 9
Salvatorische Klausel
| 1. | Sollten Bestimmungen dieser Vereinbarung oder eine künftig in sie aufgenommene Bestimmung ganz oder teilweise rechtsunwirksam oder nicht durchführbar sein oder ihre Rechtswirksamkeit oder Durchführbarkeit später verlieren, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen dieser Vereinbarung nicht berührt. Das Gleiche gilt, soweit sich herausstellen sollte, dass die Vereinbarung eine Regelungslücke enthält. |
| 2. | Die Beteiligten verpflichten sich, anstelle einer unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung oder zur Ausfüllung einer Regelungslücke eine Regelung zu treffen, die dem am nächsten kommt, was die Beteiligten dieser Vereinbarung gewollt haben oder nach dem Sinn der Vereinbarung bedacht hätten. |
§ 10
Inkrafttreten
| 1. | Die Zweckvereinbarung tritt zum 01.01. 2024 in Kraft. |
| 2. | Die Tätigkeit der GVS für die Einheitsgemeinde Stadt Teuchern beginnt mit der Arbeitsaufnahme des zusätzlich einzustellenden Mitarbeiters in der GVS. |
| 3. | Die Beteiligten haben die Zweckvereinbarung nach den für ihre Satzungen geltenden Vorschriften öffentlich bekanntzumachen. |
| Gemeinde Elsteraue | Stadt Lützen |
| Elsteraue, den 12.10.2023 | Lützen, den 12.10.2023 |
| Buchheim | Weiß |
| Bürgermeister | Bürgermeister |
—
| Verbandsgemeinde Wethautal | Einheitsgemeinde Stadt Teuchern |
| Osterfeld, den 12.10.2023 | Teuchern, den 12.10.2023 |
| Beckmann | Schneider |
| Verbandsgemeindebürgermeisterin | Bürgermeister |