Stellenanzeige

Aufgabengebiete:

1.

Eingangszone / Poststelle / Telefonzentrale

1.1

Eingangszone

-

Koordinierung des Bürgerverkehrs

-

Koordinierung des Bürgerverkehrs

1.2

Poststelle

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Postbearbeitung

>

Bearbeitung, Sortierung und Verteilung der Eingangspost (Papierpost, elektronische Post, Pakete) nach Geschäftsverteilungsplan

>

Führen des Posteingangsbuches

>

Frankierung und versandfertige Aufbereitung der Ausgangspost für die Postdienstleister, Portooptimierung

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Begleitung der Einrichtung einer digitalen Poststelle

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Digitalisierung der Posteingänge unter Beachtung der Ablagestruktur nach Einführung eines Dokumentenmanagementsystem (elektronische Schriftgutverwaltung)

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Beschaffung von Postwertzeichen der verschiedenen Versandunternehmen und von Versandformularen

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Vervielfältigung und Verteilung von Unterlagen

-

Botengänge, Kurierfahrten

1.3

Telefonzentrale

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Entgegennahme von Telefonaten sowie Auskunftserteilung bzw. Weitervermittlung an zuständige Fachämter

2.

Beschaffung und Verwaltung von Büromaterial

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Organisation und Verwaltung von Büromaterial

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Einholen von Angeboten

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Auftragserteilung

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Kontrolle Wareneingang

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Büromaterialausgabe

3.

Organisation Dienstfahrzeug

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Überwachung Terminvergabe Nutzung Dienstfahrzeug

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Schlüsselausgabe

4.

Organisation Dienstgebäude

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Beflaggung des Dienstgebäudes lt. rechtlicher Vorgaben

Anforderungen:

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mindestens abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation oder vergleichbare Abschlüsse

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mehrjährige Berufserfahrung im Aufgabengebiet wäre wünschenswert

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selbständige, zielorientierte, strukturierte Arbeitsweise sowie hohe Umsetzungsfähigkeit

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gute Kenntnisse und Erfahrungen im Umgang mit und Anwendung der EDV

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stilsicherer Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie hohe Kommunikationsstärke und Überzeugungskraft

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Belastbarkeit, Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und Fähigkeit zur Teamarbeit

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Führerschein Klasse B

Als Arbeitgeber bieten wir:

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eine Teilzeitbeschäftigung mit 20 Wochenstunden im wechselnden Schichtsystem

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Vergütung erfolgt nach dem TVöD in der Entgeltgruppe 5 unter Berücksichtigung der bisherigen beruflichen Erfahrungen

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flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelungen unter Berücksichtigung unserer Öffnungszeiten

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eine interessante, abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit