Richtlinie der Stadt Spremberg zur Annahme und Verwendung von Spenden und Sponsoring
1. Grundsätzliche Bestimmungen
1.1 Form
Der besseren Lesbarkeit wegen beschränkt sich die Formulierung jeweils auf die männliche Form. Sie gilt in gleicher Weise für Frauen und Männer.
Der Begriff Zuwendung beschreibt im Sinne der Richtlinie Spenden und Sponsoring gleichbedeutend.
1.2 Geltungsbereich und Vormerkungen
Diese Richtlinie gilt für die Annahme, Verwaltung und Verwendung von Spenden und Sponsoring durch die Stadt Spremberg und ihre Einrichtungen.
Spenden und Sponsoring an die Stadt Spremberg sind nur zulässig, wenn eine Beeinflussung der Verwaltung bei ihrer Aufgabenwahrnehmung auszuschließen ist und auch kein Anschein einer solchen Beeinflussung entsteht.
Spender und Sponsoren können natürliche oder juristische Personen sein.
Jeder Einzelfall ist anhand nachvollziehbarer Kriterien zu entscheiden. Die Wettbewerbs- und Chancengleichheit potentieller Spender und Sponsoren muss gewahrt werden. Die Entscheidung für die Annahme einer Spende oder Sponsoring muss objektiv und neutral getroffen werden und auf sachgerechten und nachvollziehbaren Erwägungen beruhen.
Bei der Einschätzung des potentiellen Spenders oder Sponsors können Zuverlässigkeit, finanzielle Leistungsfähigkeit, Geschäftsgrundsätze und Geschäftspraktiken, sowie Kunden- und Medienprofile Berücksichtigung finden.
| Rechtliche Grundlagen | |
| - | Kommunalverfassung des Landes Brandenburg (BbgKVerf) |
| - | Einkommensteuergesetz (EStG) |
| - | Umsatzsteuergesetz (UStG) |
| - | Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) |
| - | Gewerbesteuergesetz (GewStG) |
| - | Kommunale Haushalts- und Kassenverordnung des Landes Brandenburg (KomHKV) |
| - | Abgabenordnung (AO) |
| - | Verwaltungsvorschriften zur Kommunalen Haushalts- und Kassenverordnung des Landes Brandenburg |
2. Spenden
2.1 Definition
Spenden sind freiwillige Leistungen ohne Anspruch auf eine Gegenleistung, welche durch die Hingabe von Geldern oder Sachen bewirkt werden. Sie erfolgen i. d. R. unter Angabe einer Zweckbestimmung. Spenden werden zur Förderung mildtätiger, kirchlicher und gemeinnütziger Zwecke verwendet.
2.2 Spendenformen
| a) | Geldspenden fließen der Stadt für eigene Zwecke zu und sind ihrer Rechtsnatur nach annahmebedürftige Schenkungen. |
| b) | Sachspenden sind ihrer Rechtsnatur nach annahmebedürftige Schenkungen und fließen ebenfalls der Stadtverwaltung für eigene Zwecke zu. Eine Sachzuwendung wird mit Übergabe des Eigentums am Wirtschaftsgut bewirkt. Dabei hat eine Bewertung stattzufinden. Der Nachweis des Wertes ist vom Spender zu erbringen. |
| c) | Aufwandsspenden bedingen den Verzicht auf einen zuvor vereinbarten Aufwendungsersatz oder auf eine Tätigkeitsvergütung. |
(§ 10b Abs. 3 Satz 5 EStG: "Aufwendungen zu Gunsten einer Körperschaft, die zum Empfang steuerlich abziehbarer Zuwendungen berechtigt ist, können nur abgezogen werden, wenn ein Anspruch auf die Erstattung der Aufwendungen durch Vertrag oder Satzung eingeräumt und auf die Erstattung verzichtet worden ist. ")
Keine Spenden sind Nutzungen und Leistungen (§ 10b Abs. 3 Satz 1 und 6 EStG), d. h. die unentgeltliche Überlassung eines Gegenstandes zur Nutzung oder die unentgeltliche Mitarbeit in einer gemeinnützigen Einrichtung sind keine begünstigten Ausgaben. Auch der einfache Verzicht des Leistenden auf das Entgelt/Honorar für Nutzungen und Leistungen kann nicht als spendenfähige Zuwendung anerkannt werden.
2.3 Annahmen
Die beabsichtigte Annahme von Spenden durch Bedienstete der Verwaltung ist dem Fachbereich Finanzen, SG Stadtkasse unverzüglich anzuzeigen.
Der Anzeige ist beizufügen:
| bei Einzelzuwendungen: | |
| - | Name und Anschrift des Spenders, |
| - | Erklärung über Zweckbestimmung der Mittel, |
| - | ggf. Erklärung über eventuelle Folgekosten, |
| bei kulturellen Ereignissen: | |
| - | kurze Erklärung des Ereignisses, |
| - | Erklärung über Dauer des zu erwartendes Spendenzeitraumes, |
| - | ggf. Erklärung der Folgekosten, |
| - | eine Erklärung des zuständigen Sachgebietsleiters zur beabsichtigten Verwendung |
Im Falle konkreter Anhaltspunkte kann der Bürgermeister ergänzende Erklärungen über die rechtlichen und tatsächlichen Beziehungen zum Spender verlangen.
Das Angebot ist abzulehnen, wenn die Annahme gegen gesetzliche Vorschriften oder gegen Beschlüsse der Gemeindevertretung der Stadt Spremberg verstößt.
2.4 Durchlaufspende
Als Durchlaufspende werden Geld- und Sachzuwendungen für einen Dritten bezeichnet.
Unter Durchlaufspenden wird eine Zuwendung verstanden, die nicht direkt dem Zuwendungsletztempfänger (z. B. gemeinnütziger Verein), sondern einer Durchlaufstelle zugeleitet wird.
Der Gesetzgeber hat für die Veranlagungszeiträume nach dem 31.12.1999 die Voraussetzung für den steuerlichen Spendenabzug im § 50 EStDV (Einkommenssteuerdurchführungsverordnung) neu geregelt. Ab diesem Zeitpunkt ist das Durchlaufspendenverfahren nicht mehr zwingend erforderlich.
Jeder Verein, der besonders förderungswürde gemeinnützige Zwecke nach § 5 Abs. 1 Nr. 9 KStG verfolgt, kann mittlerweile selbstständig Spendenbestätigungen ausstellen und Spenden unmittelbar vereinnahmen.
Die Annahme von Geld- und Sachspenden für Dritte wird durch die Stadt Spremberg aus diesem Grund ausgeschlossen.
2.5 Bestätigung über Geld- / Sachzuwendungen
(Spendenbestätigung)
Beim Spender können Ausgaben zur Förderung mildtätiger, kirchlicher, religiöser, wissenschaftlicher und der als besonders förderungswürdig anerkannten gemeinnützigen Zwecke unter den genannten Voraussetzungen bei der Einkommenssteuer (§ 10b EStG), der Körperschaftssteuer (§ 9 Abs. 1 Nr. 2 KStG) oder der Gewerbesteuer (§ 9 Nr. 5 GewStG) steuermindernd berücksichtigt werden, insofern sie den Anforderungen der Abgabenordnung (§§ 52 bis 54 AO) entsprechen.
Für die Ausstellung von Spendenbestätigungen ist der Fachbereich Finanzen / Sachgebiet Stadtkasse zuständig.
Wenn die Spende 300,00 Euro nicht übersteigt, erkennen die Finanzbehörden gemäß § 50 Abs. 4 Nr. 2 EStDV zur steuerlichen Geltendmachung als Nachweis die Buchungsbestätigung eines Kreditinstitutes oder den Bareinzahlungsbeleg an. Aus diesem Grund stellt das Sachgebiet Stadtkasse eine Spendenbestätigung im Sinne des § 63 Abs. 5 Abgabenordnung erst bei Zuwendungen über 300,00 Euro aus.
Die Stadtkasse versendet die Spendenbestätigung zeitnah, spätestens 10 Wochen nach Zahlungseingang.
2.6 Haftung
Es gelten die Haftungsregeln des EStG. Im EStG ist geregelt:
Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung erstellt oder wer veranlasst, dass Spenden nicht zu den in der Bestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer (§ 10b Abs. 4 EStG, § 9 Abs. 3 KStG, § 9 Nr. 5 S. 14 GewStG).
Nach den oben angeführten Gesetzen darf der Spender auf die Richtigkeit der Bestätigung vertrauen, es sei denn, dass er die Bestätigung durch unlautere Mittel oder falsche Angaben erwirkt hat oder dass ihm die Unrichtigkeit der Bestätigung bekannt oder infolge grober Fahrlässigkeit nicht bekannt war.
2.7 Verwendungszweck / Mittelverwendung
Steuerbegünstigte Spenden dürfen nur für die angegebenen Zwecke entsprechend der erteilten Spendenbestätigung verwendet werden.
Zweckgebundene Spenden sind für den von dem Spendengeber bestimmten Zweck zu verwenden. Gesetzliche und tarifvertragliche Regelungen dürfen nicht entgegenstehen.
Für die Verwendung der zweckgebundenen Spende ist der zuständige Sachgebietsleiter verantwortlich.
Bei nicht zweckgebundenen Spenden entscheidet der Bürgermeister.
Die Höhe der Spende ist dabei nicht ausschlaggebend.
Spendenbeträge sind unverzüglich zu verwenden, sobald der Verwendungszweck erfüllt werden kann.
2.8 Eigentumsregelung
Gegenstände, die aus Spenden beschafft werden, gehen in das Eigentum der Stadt Spremberg über. Ein Übergang des Eigentums auf einen Beschäftigten der Stadtverwaltung ist ausgeschlossen.
Die Gegenstände sind mit ihren Anschaffungskosten zu erfassen, zu inventarisieren und zu kennzeichnen.
3. Sponsoring
3.1 Definition
Sponsorings sind Zuwendungen von Geld – und/oder Sachleistungen an die Stadt Spremberg/Grodk, mit dem Ziel einen öffentlichkeitswirksamen Vorteil zu erreichen.
Die Stadt verspricht hierbei zugunsten des Sponsors bestimmte Tätigkeiten zu entfalten und diesem Rechte einzuräumen, damit der Sponsor seine unternehmerischen Marketing- und / oder Kommunikationsziele verfolgen kann.
Das Sponsoring ist ein privatrechtliches Vertragsverhältnis zwischen 2 oder mehreren Parteien, bei dem es zu einem Leistungsaustausch kommt. Art und Umfang der Leistung werden in einer schriftlichen Vereinbarung (Sponsoring-Vertrag) festgelegt.
3.2 Steuerliche Behandlung
| a) | Sponsor | |
| Ertragsteuerlich sind die Aufwendungen des Sponsors Betriebsausgaben i. S. d. § 4 Abs. 4 EStG. | |
| b) | steuerbegünstigter Empfänger | |
| Die im Zusammenhang mit dem Sponsoring erhaltenen Leistungen können sein: | |
| - | steuerfreie Einnahmen im ideellen Bereich, |
| - | steuerfreie Einnahmen aus der Vermögensverwaltung oder |
| - | steuerpflichtige Einnahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebes. |
Die steuerliche Behandlung der Leistungen beim Empfänger hängt grundsätzlich davon ab, wie die entsprechenden Aufwendungen beim leistenden Unternehmen behandelt werden.
Steuerfreie Einnahmen (kein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) liegen vor, wenn die steuerbegünstigte Körperschaft lediglich Hinweise auf die Unterstützung durch den Sponsor tätigt. Diese Hinweise können in Form von Logos, Emblemen oder der namentlichen Nennung auf Plakaten, Veranstaltungshinweisen und -katalogen oder auf der Internetseite erfolgen.
Laut BMF Schreiben vom 13.11.2012 ist in diesen Fällen von keinem Leistungsaustausch auszugehen, da Leistung und Gegenleistung in keinem Verhältnis zueinander stehen (siehe auch 1.1 (23) UStAE).
Ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb liegt dagegen vor, wenn die Körperschaft an den Werbemaßnahmen aktiv mitwirkt und die Gegenleistung der steuerbegünstigten Körperschaft einem adäquaten Gegenwert der entstandenen Kosten des Sponsors entspricht.
In diesem Fall wird ein steuerpflichtiger Umsatz i. S. d. §1 Abs. 1 Nr. 1 S. 1 UStG ausgeführt (siehe auch 1.1 (23) UStAE).
4. Zuständigkeit
Eingehende Zuwendungen aus Spenden und Sponsorings werden grundsätzlich als Geschäft der laufenden Verwaltung angesehen, welche der Zuständigkeit des Bürgermeisters unterliegen.
Ein Beschluss des Hauptausschusses ist nur dann erforderlich, wenn
| - | dies durch den Zuwendenden ausdrücklich verlangt wird oder |
| - | die Annahme der Zuwendung, insbesondere aufgrund ihrer Höhe, vom Bürgermeister dem Hauptausschuss zur Entscheidung vorgelegt wird. |
5. Buchführung
Für die Anordnung ist das jeweilige Sachgebiet und für die Buchführung der Fachbereich Finanzen zuständig.
Zweckgebundene Spenden sind entsprechend der Zweckbestimmung in den laut Produkt- und Kontenrahmen zu verwendenden Produkten und Sachkonten auszuweisen und nach den geltenden Bestimmungen zu bewirtschaften.
Nicht zweckgebundene Spenden, die in einer Einrichtung eingeworben bzw. eingenommen wurden, sind in dieser Einrichtung nachzuweisen.
Andere nicht zweckgebundene Spenden sind einem gemeinnützigen Zweck zuzuordnen und entsprechend zu verbuchen. Die Verwaltung ist verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die für die Leistungen von Ausgaben erforderlichen Mittel im Rahmen der Gesamtdeckung kassenmäßig zur Verfügung stehen.
Verantwortlich für die ordnungsgemäße und unverzügliche Verwendung von Spenden und Sponsorings sind die Sachgebietsleiter, in deren Zuständigkeitsbereich die Verwendung der Mittel fällt.
6. Verzeichnis aller Spenden und Sponsoring
Der Fachbereich Finanzen erstellt jährlich ein Verzeichnis aller Spenden und Sponsorings.
Das Verzeichnis der Spenden und Sponsorings ist der Gemeindevertretung anonymisiert bis 31.03. des Folgejahres zur Kenntnis zu geben.
7. In-Kraft-Treten
Die Spendenrichtlinie tritt am Tage nach ihrer öffentlichen Bekanntmachung in Kraft.
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Spremberg/Grodk, den 04.12.2025