Elektronische Rechnungen jetzt Pflicht beim Amt Barth
Barth. Wer künftig eine Rechnung an das Amt Barth oder eine der Gemeinden im Amtsbereich stellt, muss auf digitale Abläufe setzen: Seit Kurzem werden Rechnungen ausschließlich elektronisch entgegengenommen. Das heißt: Papierdokumente oder einfache PDFs reichen nicht mehr aus.
Was bedeutet „elektronisch“?
Mit „elektronisch“ ist nicht gemeint, dass man einfach ein PDF per E-Mail schickt. Vielmehr müssen die Rechnungen in einem speziellen Datenformat vorliegen, das von Computern direkt gelesen werden kann.
Die wichtigsten Formate heißen:
| XRechnung: | Eine reine Datendatei (XML), die alle Angaben wie Rechnungsnummer, Betrag und Empfänger maschinenlesbar enthält. |
| ZUGFeRD: | Ein Format, das beides kombiniert – ein normales PDF zum Anschauen und Ausdrucken, und im Hintergrund die Datendatei für die automatische Verarbeitung. |
So können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Amt Rechnungen schneller prüfen und verbuchen.
Die zentrale Plattform OZG-RE
Damit alles geordnet abläuft, gibt es eine zentrale Plattform namens OZG-RE (Onlinezugangsgesetz – Rechnungseingangsplattform). Sie wird bundesweit genutzt.
Dort registrieren sich Unternehmen, Handwerksbetriebe oder Selbstständige einmalig. Anschließend können Rechnungen hochgeladen werden – ähnlich wie bei einem Online-Portal. Pro Rechnung können zusätzliche Dokumente (z. B. Leistungsnachweise) angehängt werden, allerdings darf das gesamte Paket nicht größer sein als 70 Megabyte.
Pflichtangaben nicht vergessen
Damit die Rechnung sicher beim richtigen Empfänger ankommt, braucht sie eine Art „digitale Adresse“ – die sogenannte Leitweg-ID. Jede Gemeinde im Amtsbereich hat ihre eigene Kennnummer.
Leitweg-ID
| Barth, Stadt | 13 0 73 009-K000 - 50 |
| Gemeinde Divitz-Spoldershagen (Amt Barth) | 13 0 73 018-K000 - 45 |
| Gemeinde Fuhlendorf (Amt Barth) | 13 0 73 025-K000 - 95 |
| Gemeinde Karnin (Amt Barth) | 13 0 73 042-K000 - 64 |
| Gemeinde Kenz-Küstrow (Amt Barth) | 13 0 73 043-K000 - 85 |
| Gemeinde Löbnitz (Amt Barth) | 13 0 73 051-K000 - 59 |
| Gemeinde Lüdershagen (Amt Barth) | 13 0 73 053-K000 - 04 |
| Gemeinde Pruchten (Amt Barth) | 13 0 73 069-K000 - 49 |
| Gemeinde Saal (Amt Barth) | 13 0 73 077-K000 - 23 |
| Gemeinde Trinwillershagen (Amt Barth) | 13 0 73 094-K000 - 89 |
| Amt Barth | 13 0 73 952-K000 - 65 |
Darüber hinaus müssen auf jeder Rechnung stehen:
- die Bankverbindung des Empfängers,
- Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum,
- eine Kontakt-E-Mail des Rechnungsstellers.
Eine Bestell- oder Auftragsnummer kann ebenfalls ergänzt werden, ist aber nicht zwingend.
Warum die Umstellung?
Mit der elektronischen Rechnungsstellung setzt das Amt Barth eine bundesweite Vorgabe um. Der Vorteil: weniger Papier, weniger Porto – und vor allem eine schnellere Bearbeitung der Zahlungen.
So geht’s in der Praxis
Eine Tischlerei hat im August neue Türen für die Grundschule eingebaut. Früher hätte der Inhaber seine Rechnung ausgedruckt, unterschrieben und per Post ans Amt geschickt.
Heute läuft das so:
Er erstellt die Rechnung in seiner Buchhaltungssoftware und wählt dort das Format XRechnung aus.
In das Feld „Leitweg-ID“ trägt er die Kennnummer die Leitweg-ID ein: 13 0 73 009-K000 - 50.
Die fertige Datei lädt er über das Portal OZG-RE hoch.
Nach wenigen Minuten erhält er eine Bestätigung, dass seine Rechnung angekommen ist.
Wer bislang noch Rechnungen auf Papier schreibt oder einfache PDFs verschickt, sollte jetzt prüfen, ob die eigene Software die neuen Formate unterstützt. Viele gängige Programme bieten inzwischen eine direkte Funktion für XRechnung oder ZUGFeRD an.