Öffentliche Bekanntmachung

Zwischen der Verbandsgemeinde Altenkirchen-Flammersfeld, vertreten durch Bürgermeister Fred Jüngerich und

der Verbandsgemeinde Hamm (Sieg), vertreten durch Bürgermeister Dietmar Henrich und

der Verbandsgemeinde Wissen, vertreten durch Bürgermeister Berno Neuhoff

wird gemäß den §§ 12 und 13 des Landesgesetzes über die kommunale Zusammenarbeit (KomZG) vom 22. Dezember 1982 in der jeweils geltenden Fassung folgende Zweckvereinbarung getroffen:

Präambel

Gegenstand dieser Vereinbarung ist die Zusammenarbeit der beteiligten Kommunen für die Wahrnehmung der hoheitlichen Aufgabe des öffentlichen Beschaffungswesens. Die Beteiligten dieser Vereinbarung sind öffentliche Auftraggeber im Sinne des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen und insoweit verpflichtet, Bau-, Liefer- und Dienstleistungen im Wettbewerb und im Rahmen transparenter Vergabeverfahren gemäß den einschlägigen und geltenden Rechtsvorschriften zu vergeben. Nachdem das Vergaberecht zuletzt 2021 erneut novelliert wurde, sind die rechtlichen Anforderungen an die Durchführung der Vergabeverfahren gestiegen. Auch die Auszahlung von Fördermitteln ist an die rechtskonforme Durchführung von Vergabeverfahren gekoppelt. Zunehmend ist eine verschärfte Prüfung der Vergabeverfahren bei der Bewilligung von Fördermitteln festzustellen; bereits bei leichten Abweichungen zum Vergaberecht werden Sanktionen erlassen. Die Durchführung rechtskonformer Vergabeverfahren bildet daher eine Kernaufgabe öffentlicher Auftraggeber.

Die hoheitliche Aufgabenerledigung erfolgt in Kooperation, da es kleineren und mittleren Verwaltungsbehörden personell nur schwer möglich ist, für diese schwierige und komplexe Rechtsmaterie erforderliche Organisationseinheiten vorzuhalten.

Deshalb sehen die Kooperationspartner in der Einrichtung einer gemeinsamen Zentralen Vergabestelle die Möglichkeit für eine effiziente, nachhaltige und wirtschaftliche Abwicklung der Vergabeverfahren.

Insbesondere können Fachkompetenzen gebündelt und zentralisiert werden. Auch möglichen Bietern, und damit der örtlichen und überörtlichen Wirtschaft, bietet die Vereinheitlichung von Vergabeplattformen, Vergabeunterlagen und Ansprechpartnern Vorteile.

Das Ministerium des Innern und für Sport des Landes Rheinland-Pfalz bietet im Rahmen einer Pilotförderung „Interkommunale Zusammenarbeit“ seit dem 31. Mai 2024 die Möglichkeit, bei Kooperationen mit drei beteiligten Kommunen eine Förderung von bis zu 210.000 € zu beantragen. Förderfähig sind alle im Zusammenhang mit der Aufgabenerfüllung stehenden Sach- und Personalkosten. Für die Gründung der Zentralen Vergabestelle wurde ein Förderantrag gestellt. Voraussetzung für die Gewährung der Förderung ist eine Mindestlaufzeit der Zweckvereinbarung von fünf Jahren.

§ 1 Gegenstand der Zweckvereinbarung

(1) Die beteiligten Kommunen richten eine Zentrale Vergabestelle (ZVS) zum 1.4.2025 ein. Die ZVS hat ihren Sitz in Altenkirchen (Westerwald). Diese wird als Organisationseinheit bei der Verbandsgemeindeverwaltung Altenkirchen-Flammersfeld eingebunden. Die Beteiligten übertragen die in § 2 dieser Zweckvereinbarung genannten Aufgaben zur Abwicklung der Vergabeverfahren an die Verbandsgemeinde Altenkirchen-Flammersfeld. Die ZVS handelt für die beteiligten Kommunen in deren Namen und in deren Auftrag. Die Beteiligten wirken darauf hin, dass Vergabeverfahren ihrer Verwaltungen an die ZVS übergeben werden.

(2) Die elektronische Abwicklung der Vergabeverfahren erhöht zum einen die Rechtssicherheit bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen für die Auftraggeberseite und zum anderen auch die Rechtssicherheit auf der Bieterseite. Der Einsatz dieses Systems dient der Wettbewerbsförderung und Transparenz. Die ZVS veröffentlicht daher alle Ausschreibungen auf einer e-Vergabe-Plattform (aktuell: Subreport).

(3) Die ZVS verpflichtet sich, für alle Beteiligten gleichermaßen eine rechtmäßige und effiziente Abwicklung der Aufgaben sicherzustellen.

§ 2 Aufgaben

(1) Unabhängig von der Vergabeart werden der ZVS alle Aufträge ab einer Auftragssumme von 10.000 € netto übertragen. Die ZVS bestimmt in Abstimmung mit den Beteiligten die Grundsätze zur Vergabe von öffentlichen Aufträgen in den beteiligten Verwaltungen.

Zudem ist die ZVS in allen Fragen zum Vergaberecht, unabhängig der oben genannten Wertgrenze, beratend tätig.

(2) Die Durchführung der Vergabeverfahren inklusive der Zuschlagsentscheidung erfolgt im Namen und im Auftrag des jeweiligen Auftraggebers der Maßnahme.

(3) Die Arbeitsweise der ZVS wird in einer Dienstanweisung geregelt. Diese enthält insbesondere Regelungen über:

(4) Die ZVS wird unabhängig der Wertgrenzen in jedem Fall bei geförderten Maßnahmen tätig.

§ 3 Personal

(1) Der Personalbedarf sowie die erforderlichen Befähigungen/Qualifikationen der Mitarbeiter der ZVS ergeben sich aus dem Gutachten über den Personalbedarf der Zentralen Vergabestelle für die Verwaltungen der Verbandsgemeinden Altenkirchen-Flammersfeld, Hamm (Sieg) und Wissen im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit in der jeweils aktuellen Fassung. Das Gutachten ist dieser Vereinbarung in Anlage 1 beigefügt. Die beteiligten Kommunen entsenden die erforderlichen Mitarbeiter und tragen auch die hierfür anfallenden Personalaufwendungen. Die Mitarbeiter bleiben statusrechtlich Beamte bzw. Beschäftigte der entsendenden Kommune. Über evtl. Personalgestellungen wird ein gesonderter Vertrag abgeschlossen.

(2) Der Personalbedarf ist insbesondere nach der Einführungs- und Erprobungszeit der ZVS zu überprüfen. Sollte sich nach der Einführungszeit herausstellen, dass die Personalausstattung zu hoch oder zu niedrig bemessen ist, nehmen die beteiligten Kommunen einvernehmlich eine entsprechende Anpassung vor. Das Gutachten über den Personalbedarf ist jährlich zu überprüfen und ggf. fortzuschreiben.

(3) Die regelmäßige Fort- und Weiterbildung der Mitarbeiter der ZVS wird zugesichert

§ 4 Kosten

(1) Grundlage für die Ermittlung und Berechnung der Personalkosten bildet das Gutachten der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement in Köln (KGSt) „Kosten eines Arbeitsplatzes“, das jährlich fortgeschrieben wird. Die Kosten eines Arbeitsplatzes gemäß dem oben genannten Gutachten setzen sich zusammen aus:

(2) Geeignete Räumlichkeiten sowie erforderliche Sach- und Betriebsausstattung werden von der Verbandsgemeinde Altenkirchen-Flammersfeld bereitgestellt/angemietet. Eventuell erforderliche Umbauarbeiten und Beschaffung der Betriebsausstattung erfolgen durch die Verbandsgemeinde Altenkirchen-Flammersfeld. Über das Buchungssystem können Dienstwagen der Verbandsgemeinde Altenkirchen-Flammersfeld und Räume der dortigen Verwaltung für Termine in Anspruch genommen werden.

(3) Die bei der ZVS entstehenden Personal-, Sach- und Gemeinkosten werden durch die beteiligten Kommunen wie folgt getragen:

(4) Die Aufteilung und Abrechnung der Gesamtkosten gemäß Ziffer 1 und 2 erfolgt jährlich im Verhältnis des pauschal auf Grundlage der jeweiligen Verfahrensarten aus der Personalbedarfsermittlung in der jeweils aktuellen Fassung ermittelten Zeitaufwands. Bei der Ermittlung des Abrechnungsbetrages werden daher alle aufgewendeten Stunden addiert, den jeweiligen Kommunen zugeordnet und ins Verhältnis gesetzt. Die Kostenaufteilung erfolgt prozentual entsprechend des ermittelten Verhältniswertes.

In Abhängigkeit des Umfangs der Inanspruchnahme der ZVS werden die bereits geleisteten Personal- und Sach-/Gemeinkosten der Vertragspartner gegenüber den angefallenen Kosten verrechnet.

(5) Die Inanspruchnahme von Fördermitteln für die Interkommunale Zusammenarbeit erfolgt entsprechend der Auflagen des Fördermittelgebers und wird bei der Abrechnung berücksichtigt.

(6) Die Abrechnung zwischen den Vertragspartnern erfolgt bis zum 31.3. des jeweiligen Folgejahres. Im laufenden Jahr werden von den Beteiligten Abschläge zum 31.3. und 30.9. jeweils in Höhe von 45 v. H. der im Vorjahr abgerechneten Beträge angefordert.

(7) Sofern die abzurechnenden Leistungen der Umsatzsteuerpflicht unterliegen, ist diese bei der Abrechnung in der jeweils geltenden gesetzlichen Höhe zu berücksichtigen.

§ 5 Haftung

(1) Die Aufgabenwahrnehmung erfolgt durch die ZVS im Namen und im Auftrag der jeweils beauftragenden Verbandsgemeinde/des jeweils beauftragenden Auftraggebers der auszuschreibenden Leistung oder Maßnahme.

(2) Im Außenverhältnis haftet daher der Auftraggeber, in dessen Namen und Auftrag gehandelt wurde, nach den jeweils geltenden gesetzlichen Vorschriften für Schäden Dritter und trägt ihr selbst entstehende Schäden in vollem Umfang.

(3) Im Innenverhältnis haftet der jeweilige Arbeitgeber/Dienstherr des Schadenverursachers (Sachbearbeiter der ZVS) gegenüber dem Auftraggeber für Schäden, die durch grob fahrlässiges oder vorsätzliches Verhalten herbeigeführt wurden.

§ 6 Laufzeit

Die Zweckvereinbarung ist zunächst befristet auf fünf Jahre. Nach Ablauf von fünf Jahren verlängert sich die Kooperationsvereinbarung auf unbestimmte Zeit.

§ 7 Änderung und Auflösung

(1) Eine Änderung der Zweckvereinbarung bedarf der Schriftform und gemäß § 12 Abs. 2 KomZG der Genehmigung der Kreisverwaltung Altenkirchen als unterste gemeinsame Aufsichtsbehörde i. S. d. § 118 Abs. 1 Gemeindeordnung (GemO).

(2) Die Zweckvereinbarung kann von allen Beteiligten schriftlich mit einer Kündigungsfrist von sechs Monaten zum Ende eines Kalenderjahres gekündigt werden.

§ 8 Salvatorische Klausel

Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen der Zweckvereinbarung lässt die Wirksamkeit der Zweckvereinbarung im Übrigen unberührt. In diesem Falle ersetzen die Vertragspartner die betroffene unwirksame Regelung durch eine wirksame Regelung.

§ 9 Inkrafttreten

Die Zweckvereinbarung tritt nach Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde mit der Umsetzung der Einrichtung der ZVS zum 1.4.2025 in Kraft.

Der Verbandsgemeinderat Altenkirchen-Flammersfeld hat den erforderlichen Beschluss am 19.12.2024, der Verbandsgemeinderat Hamm (Sieg) am 10.12.2024 und der Verbandsgemeinderat Wissen am 18.12.2024 gefasst.

Die vorstehende Zweckvereinbarung wurde mit Schreiben der Kreisverwaltung Altenkirchen vom 07.03.2025 (Az.: 13/029-924-5) gemäß § 12 Abs. 2 KomZG aufsichtsbehördlich genehmigt und wird hiermit gemäß § 12 Abs. 5 KomZG öffentlich bekanntgemacht.