Der Arbeitsplatz der Zukunft ist ein flexibles BüroBüroleiter Markus Sehr gab einen Einblick in die digitale Arbeit der Verwaltung

Büroleiter Markus Sehr gab einen Einblick in die digitale Arbeit der Verwaltung

Die Verbandsgemeindeverwaltung (VGV) Westerburg soll in einem ganzheitlichen Transformationsprozess in moderne und digitalisierte Arbeitsplätze umgeplant werden. Diesem Antrag der SPD-Fraktion stimmte der Verbandsgemeinderat Westerburg in seiner jüngsten Sitzung einstimmig zu. „Der Arbeitsplatz der Zukunft ist ein flexibles Büro, in dem intelligente Technologien eingesetzt werden, um den Komfort, die Effizienz und die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern und ihr Verhalten zu verstehen. Intelligente Bürolösungen bieten Einblicke, Sicherheit und Zugang zu relevanten Informationen. Ein intelligentes Büro macht hybrides Arbeiten möglich und kann leicht und flexibel auf andere moderne Arbeits- und Kooperationsformen reagieren“, so hatte zuvor der Fraktionsvorsitzende der SPD im VG-Rat, Harald Ulrich, argumentiert. Diese Umstrukturierung bringe viele Vorteile mit sich, dazu zähle gegebenenfalls auch die Einsparung von Bürofläche.

Die moderne Verwaltung

Einen informativen Einblick in „Unsere moderne Verwaltung auf dem Weg zu Digitalisierung“ gab der Büroleiter der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg, Markus Sehr. In seinem Vortrag stellte er aktuell umgesetzte Maßnahmen und Projekte vor, erläuterte den Ist-Zustand und nannte die mittelfristigen Ziele für die nächsten drei bis fünf Jahre.

Dabei ging er zunächst auf das Onlinezugangsgesetz (OZG) ein, das im Jahre 2017 in Kraft getreten ist. Dieses regelt den Onlinezugang zu Verwaltungsleistungen und legt somit die Regelbedingungen für die Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung fest. Dabei verwies Sehr auch auf die Herausforderungen bei der Umsetzung. Die VGV Westerburg habe sich das Ziel gesetzt, eigene Prozesse zu digitalisieren, bei denen sie nicht auf Dritte (beispielsweise auf das Land RLP, den Bund, etc) angewiesen sei. Die Digitalisierung von Prozessen benötige jedoch viel Zeit - sowohl auf der Seite der Mitarbeitenden, als auch auf der Seite der IT, so machte der Büroleiter deutlich und begründete: „Jeder einzelne Prozess muss gemeinsam überprüft werden. Es ist also notwendig, Arbeitskapazitäten für die Umsetzung dieses Ziels freizugeben. Die IT versuche dies unter anderem durch Neu-Priorisierung von Aufgaben, Optimierung von Prozessen und Outsourcen von Anwendungen (Fremdhosting).

Einsparung von Papier

Wie Markus Sehr berichtete, konnten im laufenden Jahr durch den Versand von elektronischen Briefen (E-Post) rund 70 Prozent des bisher verbrauchten Papiers eingespart werden. Darüber hinaus sollen sämtliche Dokumente zentral in einem System (DMS) gepflegt werden. Dabei diene der doppische Aktenplan Rheinland-Pfalz als Grundlage für die Ablagestruktur.

Der Büroleiter sprach über die Einführung der Software iManSys, welche die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung für die Bereiche Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit nutzen können. Der gesamte Bereich, für rund 500 Beschäftigte der Verbandsgemeinde und der Ortsgemeinden ist komplett digitalisiert.

Anschaulich ging er auf die Themen Home-Office und mobiles Arbeiten ein und berichtete, dass ein Online-Belegungsprogramm für die Sportstätten und öffentlichen Einrichtungen beschafft wurde. Die Onlinebuchung soll für 2024 freigeschaltet werden. Neben Sportstätten, können dann beispielsweise auch die Stadthalle und das Burgmannenhaus künftig online gebucht werden.

Bewährt habe sich die Online-Terminvergabe beim Einwohnermeldeamt und der KFZ-Zulassung. So können die Bürgerinnen und Bürger über die Homepage der VG-Verwaltung selbständig Termine für die Verwaltungsleistungen buchen, erhalten per Mail eine Terminbestätigung und Hinweise, was für die anstehende Leistung an Unterlagen benötigt wird.

Darüber hinaus lieferte er den anwesenden Ratsmitgliedern einen Einblick in die aktuelle, moderne Büro- und IT-Ausstattung am Arbeitsplatz und in die Telefonsoftware, die über das Telefonieren an sich hinausgehende Nutzungsmöglichkeiten bietet. Bevor er auf die mittelfristigen Ziele der Digitalisierung in der Verwaltung einging, berichtete er von der mobilen Zeiterfassung und der erfolgreichen Umstellung zur Finanzsoftware Infoma Rechnungsworkflow (RWF). Rechnungen werden von der Verbandsgemeinde mittlerweile, gerechnet ab dem Eingang, im Schnitt nach sechs Arbeitstagen bezahlt. (Text und Foto: Ulrike Preis)