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Wäller Wochenspiegel - Anzeiger für die Verbandsgemeinde Westerburg
Ausgabe 7/2021
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Online Terminvergabe bei der VG-Verwaltung Westerburg

Der Service der „Terminvergabe“ kann am PC, am Tablet oder auf dem Handy rund um die Uhr an allen Wochentagen genutzt werden. (Foto: Tim Feldhäuser)

IT der Zentralabteilung entwickelte eigene Software

Aufgrund der Corona-Pandemie sind die öffentlichen Einrichtungen sowie Behörden und Verwaltungen für den Publikumsverkehr geschlossen. Wer ein persönliches Gespräch bei einem Mitarbeiter der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg wie beispielsweise im Einwohnermeldeamt zwecks An- oder Ummeldung des Wohnorts, Beantragen oder Abholen eines Ausweises oder auch bei der Kfz-Zulassung zum An- bzw. Abmelden eines Fahrzeugs haben möchte, der muss einen Termin vereinbaren. Das ist telefonisch nicht ganz einfach, zumal das Anrufaufkommen derzeit hoch noch immer hoch ist.

Um die Erreichbarkeit der Verwaltung sicherzustellen und für die Beschäftigten gleichzeitig eine Entlastung zu schaffen, wurde eine Online-Terminvergabe eingerichtet.

Tim Feldhäuser, Mitarbeiter der IT der VG Westerburg, entwickelte hierfür eine spezielle Software.

Wie von ihm zu erfahren war, handelt es sich bei der „Terminvergabe“ um eine webbasierte Software. „Diese läuft also im Internet und funktioniert daher mit allen gängigen Browsern und Betriebssystemen und damit ebenso am PC, wie auch am Tablet oder dem Handy.“, erklärte er das System. Der Bürger kann zwischen verschiedenen Vorgängen wählen und erhält neben der Terminbestätigung an sich, zudem Informationen über die mitzubringenden Unterlagen. Zusätzlich kann sich der Bürger eine Termincheckliste aufrufen, in der alles zusammengefasst wird. Auch das Verschieben oder die Stornierung eines Termins sind durch den Bürger selbstständig möglich. Die Nutzung der „Terminvergabe“ ist rund um die Uhr an allen Wochentagen möglich.

Rund 70 Prozent der Termine online vereinbart

„Ende August habe ich mit der Entwicklung der Software begonnen. Seit dem Start Mitte Dezember wurden insgesamt 2.472 Termine vereinbart“, berichtete Feldhäuser stolz und ergänzte: „Davon 1.736, also rund 70 Prozent, über die Online-Terminvergabe“. Der 35-Jährige freut sich auf die Weiterentwicklung der Software und auf die Impulse von anderen Verwaltungen. „Jede Rückmeldung, ob diese nun vom Bürger, Mitarbeiter, Abteilungsleiter oder Bürgermeister kommt, wird genau geprüft. Schließlich kann nur jemand, der jeden Tag mit der Software arbeitet, auch Verbesserungspotential erkennen“, erläuterte der Fachinformatiker im Gespräch.

Der Link für einen „Termin“ ist ganz einfach über die Homepage der Verbandsgemeindeverwaltung Westerburg (www.vg-westerburg.de) zu finden.

„Es sind mittlerweile auch Anfragen von Verbandsgemeinden aus dem Kreis Altenkirchen vorhanden, die Interesse an der Software haben“, freute sich auch VG-Bürgermeister Markus Hof über die positive Resonanz auf das Projekt aus seinem Haus. Er zeigte sich sehr zufrieden mit dieser Entwicklung und führte auf: „Eine telefonische Terminvergabe dauert im Schnitt ca. 2,5 Minuten, dies bedeutet, dass unsere Mitarbeiter bereits um ca. 72 Stunden entlastet wurden. Bei einem Arbeitstag von 8 Stunden, wären dies mehr als 9 Tage“. Online-Termine sind für das Einwohnermeldeamt, die KFZ Zulassung und derzeit auch für die "Abholung der Briefwahlunterlagen mit anschließendem Gebrauch des Wahlrechts" möglich. (Text: Ulrike Preis)