Satzung über die Aufgaben und die Benutzung des Archivs der Verbandsgemeinde Asbach (Archivsatzung) vom 01.02.2024
Auf Grund des § 24 der Gemeindeordnung (GemO) in der Fassung vom 31. Januar 1994 (GVBl. S. 153) und der §§ 2, 3 Abs. 8 des Landesarchivgesetzes (LArchG) vom 5. Oktober 1990 (GVBl. S. 227) – in den jeweils geltenden Fassungen – hat der Verbandsgemeinderat Asbach am 01.02.2024 folgende Satzung (Archivsatzung) beschlossen:
§ 1
Geltungsbereich, Begriffsbestimmungen
(1) Diese Satzung regelt den Umgang mit und die Benutzung von öffentlichem
Archivgut der Verbandsgemeinde Asbach.
(2) Öffentliches Archivgut sind alle archivwürdigen Unterlagen der Verbandsgemeinde Asbach, der ihr angehörenden Ortsgemeinden sowie sonstiger Stellen bzw. Rechtspersönlichkeiten, die zur dauernden Aufbewahrung in das Archiv übernommen worden sind.
(3) Alle Mitarbeitende der Verbandsgemeinde und der angehörigen Ortsgemeinden gelten im Rahmen dieser Archivordnung als abliefernde Stellen. Als abliefernde Stellen gelten auch
1. gemeindliche Eigenbetriebe sowie
2. juristische Personen des Privatrechts, bei denen der Verbandsgemeinde mehr als die Hälfte der Anteile oder Stimmen zusteht.
(4) Unterlagen sind insbesondere Akten, Amtsbücher, Urkunden und andere Schriftstücke, Karten, Pläne, Plakate, Karteien, Siegel, Stempel, digitale Aufzeichnungen, Bild-, Film- und Tonaufzeichnungen, Druckwerke, Vervielfältigungen und sonstige Informationsträger einschließlich der auf ihnen überlieferten oder gespeicherten Informationen sowie der Hilfsmittel für ihre Ordnung, Benutzung und Auswertung.
(5) Archivwürdig sind Unterlagen, die für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart von bleibendem Wert sind oder die zur Rechtswahrung sowie auf Grund von Rechtsvorschriften dauernd aufzubewahren sind.
§ 2
Stellung und Aufgaben des Archivs
(1) Die Verbandsgemeinde Asbach unterhält ein Verbandsgemeindearchiv als öffentliche Einrichtung.
(2) Das Verbandsgemeindearchiv hat die Aufgabe, bei abliefernden Stellen angefallene Unterlagen, die zur Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt werden, nach Feststellung der Archivwürdigkeit gemäß § 3 Abs. 6 zu archivieren.
(3) Archivierung umfasst die Aufgabe, das Archivgut zu erfassen, zu übernehmen, zu erschließen, auf Dauer aufzubewahren, zu sichern und allgemein nutzbar zu machen.
(4) Das Verbandsgemeindearchiv ist an allen grundsätzlichen Fragen zu beteiligen, die Folgen für eine mögliche spätere Archivierung der Unterlagen haben (z. B. Aktenplan, Aktenordnung, Einsatz von Recyclingpapier, Einsatz von Mikrofilmen, Einführung und Änderung technischer Systeme zur Erstellung und Speicherung von Unterlagen).
(5) Das Verbandsgemeindearchiv kann Dokumentationsmaterialien und Archivgut Dritter zur Ergänzung seines Dokumentationsprofils aufnehmen. Hierzu gehört z. B. Schriftgut von Personen, Firmen, Verbänden, Vereinen, Organisationen und politischen Parteien oder Gruppierungen.
(6) Das Verbandsgemeindearchiv trägt zur Erforschung und Kenntnis der lokalen und regionalen Geschichte bei.
§ 3
Aussonderung und Bewertung von Unterlagen
(1) Die abliefernden Stellen sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind, auszusondern. Die Stellen prüfen in regelmäßigen Abständen, mindestens aber alle zwei Jahre, welche Teile ihrer Unterlagen für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Unterlagen sollen im Regelfall spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung ausgesondert werden.
(2) Ausgesonderte Unterlagen sind dem Archiv vollständig zur Übernahme anzubieten. Anzubieten sind auch Unterlagen, die besonderen Vorschriften über Geheimhaltung oder über den Datenschutz unterworfen sind. Gesetzliche Vorschriften über die Löschung oder Vernichtung unzulässig erhobener oder verarbeiteter Daten oder Unterlagen bleiben unberührt.
(3) Das Verbandsgemeindearchiv übernimmt ein Exemplar als Belegstück sämtlicher Veröffentlichungen und amtlicher Drucksachen der abliefernden Stellen. Ihm sind die ausgesonderten Bücher aus den Handbibliotheken der anbietenden Stellen anzubieten.
(4) Technische Kriterien für die Übernahme von automatisiert gespeicherten Informationen legen die anbietende Stelle und das Verbandsgemeindearchiv vorab im Grundsatz fest.
(5) Im Einvernehmen mit dem Verbandsgemeindearchiv kann vom Anbieten von Unterlagen von offensichtlich geringer Bedeutung abgesehen werden.
(6) Das Verbandsgemeindearchiv allein entscheidet über die Archivwürdigkeit der ausgesonderten Unterlagen (Bewertung) und die Übernahme in das Archiv.
§ 4
Vernichtung von Unterlagen
Die Dienststellen dürfen Unterlagen nur vernichten oder Daten nur löschen, wenn das Verbandsgemeindearchiv die Übernahme abgelehnt oder nach § 3 Abs. 5 auf eine Anbietung verzichtet hat.
§ 5
Verwahrung und Sicherung
(1) Die als archivwürdig bewerteten Unterlagen sind im Archivmagazin aufzubewahren.
(2) Das im Verbandsgemeindearchiv verwahrte kommunale Archivgut ist unveräußerlich. Unterlagen, bei denen keine Archivwürdigkeit besteht, sind zu vernichten.
(3) Das Verbandsgemeinde Asbach hat die notwendigen organisatorischen, technischen und personellen Maßnahmen zu treffen, um die dauernde Aufbewahrung, Erhaltung und Benutzbarkeit des Archivgutes zu gewährleisten sowie seinen Schutz vor unbefugter Benutzung, vor Beschädigung oder Vernichtung sicherzustellen.
§ 6
Benutzung und Gebühren
(1) Die Benutzung der Archivbestände und die Gebührenerhebung regelt die Benutzungsordnung, die Anlage dieser Satzung ist und vom Nutzenden vor der Benutzung akzeptiert und unterschrieben werden muss.
§ 7
Inkrafttreten
Diese Archivsatzung tritt am Tage nach ihrer Verkündigung in Kraft.