Benutzungsordnung für das Verbandsgemeindearchiv Puderbach vom 19.03.2024

§ 1 Benutzung des Archivgutes

(1) Die Benutzung von Archivgut nach Maßgabe der Archivsatzung steht jeder Person zu, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern des Archivgutes nichts anderes ergibt.

(2) Der Zweck der Nutzung, der persönlicher, amtlicher, wissenschaftlicher, pädagogischer, publizistischer oder gewerblicher Art sein kann, muss dargelegt werden.

(3) Möglichkeiten der Benutzung:

1. Archivgut wird grundsätzlich durch persönliche Einsichtnahme im Archiv benutzt.
2. Weiterhin ist eine mündliche oder schriftliche Auskunftserteilung möglich, die eine Vorlage oder Abgabe von Kopien, Abschriften oder anderen Reproduktionen gegen Gebührenberechnung einschließen kann.
3. Die schriftliche oder mündliche Auskunftserteilung kann sich auf Hinweise zu einschlägigem Archivgut beschränken.
4. Über die Erteilung der Benutzungsgenehmigung und die Art der Benutzung entscheidet das Archiv. Archivgut, welches Schutzfristen unterliegt, darf nicht vorgelegt werden.

(4) Abliefernde Stellen haben das Recht, das von ihnen selbst abgelieferte Archivgut jederzeit zu benutzen, wenn sie es zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen; entgegenstehende Bestimmungen dieser Benutzungsordnung finden insoweit keine Anwendung. Die Art und Weise der Nutzung wird zwischen den abliefernden Stellen und dem Archiv im Einzelfall vereinbart. Dabei ist sicherzustellen, dass das Archivgut gegen Verlust, Beschädigung und unbefugte Benutzung geschützt und innerhalb eines angemessenen Zeitraums unverändert zurückgegeben wird.

§ 2 Einschränkung oder Versagung der Benutzungsgenehmigung, Schutzfristen

(1) Die Benutzung des Verbandsgemeindearchivs ist einzuschränken oder zu versagen, wenn Grund zu der Annahme besteht, dass

1. dem Wohl der Verbandsgemeinde, dem Wohl des Landes Rheinland-Pfalz oder eines anderen Bundeslandes oder dem Wohl der Bundesrepublik Deutschland wesentliche Nachteile erwachsen oder
2. schutzwürdige Belange Dritter beeinträchtigt werden.

(2) Darüber hinaus kann die Benutzung des Verbandsgemeindearchivs auch aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn

1. Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen,
2. der Benutzer nicht höchste Sorgfalt im Umgang mit den Archivalien walten lässt
3. der Ordnungszustand des Archivgutes eine Benutzung nicht zulässt,
4. der Erhaltungszustand des Archivgutes gefährdet würde,
5. Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist,
6. der Benutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in allgemein zugängliche Druckwerke oder in Reproduktionen erreicht werden kann.

(3) Die Benutzung von Unterlagen, die einer Schutzfrist unterliegen, richtet sich nach § 3 LArchG.

(4) Für die Veröffentlichung von Erschließungsdaten im Internet wird die Anwendung der für die Landesarchivverwaltung Rheinland-Pfalz geltenden Rechtsgrundsätze in ihrer jeweils gültigen Fassung empfohlen.

§ 3 Vorlage von Archivgut

(1) Benutzer*innen werden archivfachlich beraten. Sie müssen sich in allen Fragen der Benutzung an das Archivpersonal wenden und seinen Anordnungen folgen. Sie haben keinen Anspruch auf Hilfe von Archivangehörigen beim Lesen von Archivalien oder einen unverhältnismäßig großen Arbeitsplatz.

(2) Das Verbandsgemeindearchiv kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivgutes beschränken; es kann die Bereithaltung zur Benutzung zeitlich begrenzen.

(3) Archivgut ist mit größter Sorgfalt zu behandeln und in gleicher Ordnung und in gleichem Zustand, wie es vorgelegt wurde, zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen oder zu verändern.

(4) Bemerkt die Benutzerin oder der Benutzer Schäden am Archivgut, so hat sie/er dies unverzüglich dem Archivpersonal anzuzeigen.

(5) Auf die Versendung von Archivgut zur Benutzung außerhalb des Verbandsgemeindearchivs besteht kein Anspruch. Ausnahmsweise kann Archivgut an andere öffentliche Archive und zu Ausstellungszwecken auf Kosten der Ausleihenden ausgeliehen werden. Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden. Eine Ausleihe zur Benutzung außerhalb von Archiv- oder Ausstellungsräumen ist ausgeschlossen.

§ 4 Reproduktionen und Editionen

(1) Es ist den Benutzenden erlaubt Reproduktionen anzufertigen. Die Anfertigung von Reproduktionen und deren Publikation sowie die Edition von Archivgut bedürfen der Zustimmung des Verbandsgemeindearchivs Puderbach. Die Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck unter der Angabe der Fundstelle verwendet werden.

§ 5 Auswertung des Archivgutes

(1) Die Benutzerin oder der Benutzer hat bei der Auswertung der aus dem Archivgut gewonnenen Erkenntnisse die Rechte der Verbandsgemeinde Puderbach sowie die Urheber- und Persönlichkeitsrechte Dritter zu wahren. Sie/er hat die Verbandsgemeinde auf Verlangen von Ansprüchen Dritter durch schriftliche Erklärung freizustellen.

(2) Bei der Veröffentlichung von aus dem Archivgut gewonnenen Erkenntnissen ist die Fundstelle anzugeben.

§ 6 Belegexemplar

(1) Wird eine Arbeit unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Verbandsgemeindearchivs verfasst, sind Benutzer*innen verpflichtet, dem Archiv kostenlos und unaufgefordert nach Erscheinen ein Belegexemplar zu überlassen. Dies gilt auch für Manuskripte und die Veröffentlichung von Reproduktionen. Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden.

(2) Beruht die Arbeit nur teilweise auf Archivgut des Gemeindearchivs, so hat die Benutzerin oder der Benutzer unaufgefordert die Drucklegung mit den genauen bibliographischen Angaben anzuzeigen und kostenlos Kopien der entsprechenden Seiten zur Verfügung zu stellen.

(3) Wird die Arbeit in einem elektronischen Netzwerk (z. B. Internet) veröffentlicht, so hat die Benutzerin oder der Benutzer dem Gemeindearchiv unaufgefordert die entsprechende Adresse mitzuteilen. Bei zugangsbeschränkten Angeboten ist dem Verbandsgemeindearchiv kostenloser Zugriff zur Sicherung eines Belegexemplars in elektronischer Form zu gewähren. § 12 Abs. 2 gilt entsprechend.

§ 7 Rechte Betroffener

(1) Das Recht Betroffener auf Auskunft aus dem Archivgut und auf Berichtigung von Unterlagen richtet sich nach §§ 4 LArchG.

§ 8 Haftung

(1) Die Benutzerin oder der Benutzer haftet für die von ihr/ihm verursachten Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivgutes sowie für sonstige bei der Benutzung des Verbandsgemeindearchivs verursachte Schäden. Dies gilt nicht, wenn die Benutzerin oder der Benutzer nachweist, dass sie/ihn kein Verschulden trifft.

(2) Die Verbandsgemeinde Puderbach haftet nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit bei der Vorlage von Archivgut oder Reproduktionen zurückzuführen sind.

§ 9 Gebühren

(1) Die Einsichtnahme von Benutzer*innen und die Erstellung von Reproduktionen sind gebührenfrei.

(2) Auskünfte, die eine Einsichtnahme des Archivpersonals in Archivbestände oder in Bibliotheksgut erfordern, sind die erste Stunde gebührenfrei. Für jede weitere angefangene halbe Stunde wird eine Gebühr von 19,05 Euro berechnet. Dies gilt auch für die Erstellung von Reproduktionen durch das Archivpersonal.

(3) Bei Auskunftserteilung oder Erstellung von Reproduktionen für wissenschaftliche, ortsgeschichtliche oder Unterrichtszwecke kann auf die Erhebung von Gebühren verzichtet.

§ 10 Inkrafttreten

Die Benutzungsordnung tritt am 01.04.2024 in Kraft.

Puderbach, den 19.03.2024

Volker Mendel, Bürgermeister