Satzung über die Aufgaben und die Nutzung des Gemeindearchivs der Gemeinde Hünfelden
Aufgrund der §§ 5 und 51 Nr. 6 der Hessischen Gemeindeordnung (HGO) i.d.F. der Bekanntmachung vom 07.03.2005 (GVBI. I S. 142), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 16.02.2023 (GVBI. S. 90, 93), i.V.m § 18 des Hessischen Archivgesetzes (HArchivG) vom 13.10.2022 (GVBI. S. 493), hat die Gemeindevertretung der Gemeinde Hünfelden am 25.09.2025 folgende Archivsatzung beschlossen:
Die in dieser Satzung genannten Personenbezeichnungen umfassen alle geschlechtlichen Formen. Lediglich aus Gründen der Übersichtlichkeit wurde auf die ausdrückliche Nennung der einzelnen Formen verzichtet.
§ 1
Aufgabe des Archives
(1) Die Gemeinde Hünfelden unterhält ein Archiv.
(2) Das Archiv hat die Aufgabe, Unterlagen, die von der Verwaltung zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, auf ihre Archivwürdigkeit zu prüfen, als archivwürdig festgestellte Unterlagen zu übernehmen, auf Dauer aufzubewahren, zu sichern, zu erschließen und nutzbar zu machen.
§ 2
Benutzung von Archivgut
(1) Die Nutzung des Archivgutes nach Maßgabe der Archivsatzung steht jeder Person zu, soweit sich aus Rechtsvorschriften oder Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümerinnen oder Eigentümern des Archivgutes nichts andres ergibt.
(2) Als Benutzung gelten,
| a. | die Einsichtnahme in Findmittel, |
| b. | die Einsichtnahme in Archivgut, |
| c. | die Fertigung von Reproduktionen, |
| d. | die Anfertigung von Abschriften sowie das Abhören und Kopieren von Ton- und Bildaufzeichnungen. |
(3) Das Archivpersonal soll Benutzern des Archivs durch Auskunft und Beratung unterstützen. Das Abhören und Kopieren von Ton- und Bildaufzeichnungen darf nur mittels archiveigener, durch das Archivpersonal bediente Geräte vorgenommen werden.
§ 3
Benutzungserlaubnis
(1) Die Benutzung des Archivs wird auf schriftlichen Antrag zugelassen. Der Antrag kann auch durch E-Mail gestellt werden.
(2) Der Antragsteller hat im Antragsschreiben Name, Vorname und Anschrift sowie den Nutzungszweck anzugeben.
(3) Der Antragsteller muss gleichzeitig erklären, dass er bei der Nutzung des Archivguts die Rechte und schutzwürdigen Belange der Gemeinde, die Urheber- und Persönlichkeitsrechte sowie den Datenschutz Dritter und deren schutz-würdigen Interessen wahren wird. Er hat die Gemeinde von Ansprüchen Dritter freizustellen.
(4) Die Benutzungserlaubnis ist zu versagen oder einzuschränken
| 1. | wenn Grund zur Annahme besteht, | |
| a. | dass dem Wohl Deutschlands oder dem Wohl eines seiner Länder wesentliche Nachteile erwachsen, |
| b. | dass schutzwürdige Belange Dritter beeinträchtigt werden, |
| c. | dass der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde; |
| 2. | wenn ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde, | |
| 3. | wenn Vereinbarungen mit derzeitigen oder früheren Eigentümern entgegenstehen. | |
(5) Die Benutzungserlaubnis kann auch aus anderen wichtigen Gründen versagt oder eingeschränkt werden, insbesondere wenn
| a. | das Wohl der Gemeinde Hünfelden verletzt würde, |
| b. | der Antragsteller wiederholt und schwerwiegend gegen die Archivordnung oder Nebenbestimmungen verstoßen hat, |
| c. | der Ordnungszustand des Archivguts seine Benutzung nicht zulässt, |
| d. | Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Benutzung nicht verfügbar ist, |
| e. | wenn der Nutzungszweck anderweitig insbesondere durch Einsichtnahme in allgemein zugängliche Druckwerke oder in Reproduktionen erreicht werden kann. |
(6) Die Benutzungserlaubnis kann mit Nebenbestimmungen (z.B. Auflagen,
Bedingungen, Befristungen) versehen werden. Sie kann widerrufen oder
zurückgenommen werden, insbesondere wenn
| a. | Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen oder |
| b. | nachträgliche Gründe bekannt werden, die die Ablehnung der Benutzungserlaubnis gerechtfertigt hätten oder |
| c. | der Benutzer gegen die Archivordnung verstößt oder ihm erteilte Auflagen nicht einhält, |
| d. | der Benutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte, Datenschutzrecht sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet. |
§ 4
Ort und Zeit der Benutzung, Verhalten im Benutzerraum
(1) Das Archivgut kann nur im Benutzerraum während der festgesetzten Öffnungszeiten, alternativ: während der mit des Archivpersonal vereinbarten Zeit eingesehen werden. Das Betreten von Magazinen oder sonstigen Aufbewahrungsräumen für Archivgut durch Benutzer ist nicht zulässig.
(2) Benutzer haben sich im Benutzerraum so zu verhalten, dass andere weder behindert noch belästigt werden. Zum Schutz des Archivguts ist es insbesondere untersagt, im Benutzerraum zu rauchen, zu essen, zu trinken.
Kameras, Taschen, Mappen, Mäntel und dergleichen dürfen in den Benutzerraum nicht mitgenommen werden.
§ 5
Vorlage von Archivgut
(1) Das Archiv kann den Umfang des gleichzeitig vorzulegenden Archivguts beschränken; es kann sowohl die Bereithaltung, als auch die Benutzung selbst zeitlich begrenzen.
(2) Archivgut ist sorgfältig zu behandeln und in gleicher Ordnung, in gleichem Zustand, wie es vorgelegt wurde, wieder zurückzugeben. Es ist untersagt, Archivgut zu beschädigen oder zu verändern, insbesondere a) Bemerkungen und Striche anzubringen, b) verblasste Stellen nachzuziehen, c) darauf zu radieren, es als Schreibunterlage zu verwenden oder Blätter herauszunehmen.
(3) Bemerkt der Benutzer Schäden am Archivgut, so hat er sie unverzüglich dem Archivpersonal mitzuteilen.
(4) In Ausnahmefällen kann Archivgut zu Ausstellungszwecken und im öffentlichen Interesse an andere Archive ausgeliehen werden. Wird Archivgut für Ausstellungen, deren Träger nicht die Gemeinde Hünfelden ist, zur Verfügung gestellt, sollen je nach Bedeutung der Unterlagen Vereinbarungen über die Sicherheit und Haftung beim Transport und während der Ausstellung des Archivguts abgeschlossen werden.
§ 6
Haftung
(1) Der Benutzer haftet für von ihm verursachte Verluste oder Beschädigungen des überlassenen Archivguts sowie für die sonst bei der Benutzung des Archivs verursachten Schäden. Dies gilt nicht, wenn er nachweist, dass ihn kein Verschulden trifft.
(2) Die Gemeinde haftet nur für Schäden, die auf Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit bei der Vorlage von Archivgut und Reproduktionen zurückzuführen sind.
§ 7
Belegexemplare
(1) Werden Arbeiten unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des Archivs verfasst, ist der Benutzer verpflichtet, dem Archiv auf Anforderung ein
Belegexemplar kostenlos zu überlassen.
(2) Beruht die Arbeit nur zum Teil auf Archivgut des Archivs, so hat der Benutzer die Drucklegung mit den genauen bibliografischen Angaben anzuzeigen und dem Archiv auf Anforderung kostenlos Kopien der entsprechenden Seiten zur Verfügung zu stellen.
§ 8
Reproduktion und Editionen
(1) Die Fertigung von Reproduktionen und deren Publikationen sowie die Edition von Archivgut bedürfen der Zustimmung des Archivs. Die Reproduktionen dürfen nur für den freigegebenen Zweck und unter Angabe der Belegstelle verwendet werden.
(2) Von jeder Veröffentlichung einer Reproduktion sowie jeder Edition von Archivgut ist dem Archiv ein Belegexemplar kostenlos zu überlassen.
(3) Die Herstellung von Reproduktionen von Archivgut, das nicht im Eigentum der Gemeinde Hünfelden steht, bedarf der schriftlichen Zustimmung des Eigentümers.
§ 9
Kosten der Benutzung
(1) Für die Benutzung der Archivbestände können Verwaltungsgebühren nach der Verwaltungsgebührenordnung (alternativ: Benutzungsgebühren nach der Archivgebührenordnung) erhoben werden.
(2) Entstehende Sachkosten (z.B. für Reproduktionen) werden mit dem jeweils
entstehenden Kostenbetrag gesondert in Rechnung gestellt.
§ 10
In-Kraft-Treten
Die Satzung tritt mit dem 01.10.2025 in Kraft.
Ausfertigungsvermerk:
„Es wird bestätigt, dass der Inhalt dieser Satzung mit dem hierzu ergangenen Beschluss der Gemeindevertretung übereinstimmt und dass die für die Rechtswirksamkeit maßgebenden Verfahrensvorschriften eingehalten wurden.