Informationen zum E-Rechnungsversand an die Verbandsgemeindeverwaltung Südeifel
1. Welche Formen der E-Rechnung gibt es?
Eine gültige E-Rechnung liegt entweder im XRechnungs-Format oder im ZUGFeRD-Format vor:
- XRechnung: Ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz im XML-Format. Die Finanzbuchhaltung kann diese Datei direkt weiterverarbeiten und durch eine Visualisierungsvorlage lesbar machen.
- ZUGFeRD-Rechnung: Eine PDF-Rechnung mit eingebettetem XML-Datensatz. Hier ist keine zusätzliche Visualisierung notwendig, da die PDF bereits die Rechnung enthält.
Der europäische Standard ist die XRechnung (reine XML-Datei).
Leitweg-ID für die Verbandsgemeinde Südeifel
Damit die E-Rechnung korrekt zugeordnet werden kann, ist zwingend die Leitweg-ID der Verbandsgemeinde Südeifel in der Rechnung anzugeben:
Leitweg-ID: 072325005000-001-69
Diese Leitweg-ID gilt auch für Rechnungen an die Stadt Neuerburg sowie die Ortsgemeinden der Verbandsgemeinde Südeifel.
2. Wie erstellt ein Unternehmen eine E-Rechnung?
Die meisten gängigen Rechnungsprogramme bieten eine E-Rechnungsfunktion an. Bei der Erstellung wird der benötigte XML-Datensatz automatisch generiert.
Alternativ gibt es:
- Frei verfügbare Online-Tools zur Erstellung von E-Rechnungen
- Das E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz, das ein Erfassungsformular zur Verfügung stellt
Eine direkt in die eigene Finanzbuchhaltung bzw. Rechnungssoftware integrierte Lösung ist vorzuziehen, da externe Tools nur als Notlösung dienen.
3. Wo reichen Unternehmen ihre E-Rechnung für die Verbandsgemeinde Südeifel ein?
Die Einreichung erfolgt über den Zentralen Rechnungseingang Rheinland-Pfalz (ZRE-RLP).
Wichtige Voraussetzungen:
- Unternehmen müssen sich einmalig beim ZRE-RLP registrieren. Dabei wird die Identität des Rechnungsstellers geprüft.
- Danach können Rechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber in Rheinland-Pfalz über das ZRE-RLP eingereicht werden.
4. Registrierung beim ZRE-RLP – So geht’s:
Die Registrierung erfolgt über das bundesweite Portal „MEIN UNTERNEHMENSKONTO“.
Voraussetzungen:
- ELSTER-Konto mit einem Organisationszertifikat
- Das Unternehmenskonto wird automatisch mit dem ELSTER-Zertifikat erstellt.
Die Zugangsdaten für das ELSTER-Konto und „MEIN UNTERNEHMENSKONTO“ sind identisch.
Eine gültige E-Mail-Adresse für Rückmeldungen zu eingereichten Rechnungen ist erforderlich (keine No-Reply-Adressen).
Nach der Registrierung kann die Einreichung von Rechnungen erfolgen.
5. Wie wird die Rechnung an den ZRE übermittelt?
a) Versand per E-Mail
Rechnungen können per E-Mail an folgende Adresse gesendet werden:
zre-rlp@poststelle.rlp.de
Beachten:
- Rechnungsbegründende Unterlagen (RBU) müssen im XML-Format eingebettet sein.
- PDF-Anlagen werden nicht weitergeleitet.
b) Einreichung per Upload über das E-Rechnungsportal Rheinland-Pfalz
https://e-rechnung.service.rlp.de/rechnungseingang/user/login
- Anmeldung mit „MEIN UNTERNEHMENSKONTO“ (ELSTER-Zertifikat erforderlich)
- Hochladen der Rechnungsdatei und ggf. zusätzlicher rechnungsbegründender Unterlagen (PDF möglich)
c) Manuelle Erfassung im E-Rechnungsportal
Falls keine eigene E-Rechnungssoftware vorhanden ist, kann die Rechnung manuell im ZRE-RLP erfasst werden:
https://e-rechnung.service.rlp.de/rechnungseingang/user/login
6. Besonderheiten bei Rechnungen, die von Dritten geprüft werden müssen
Rechnungen für Hoch- und Tiefbaumaßnahmen werden üblicherweise von externen Planungsbüros geprüft. Zur Beschleunigung des Prüfvorgangs empfehlen wir den ausführenden Unternehmen, parallel zum Versand der E-Rechnung auch einen entsprechend gekennzeichneten Ausdruck der Rechnung in herkömmlicher Form an das Planungsbüro zu übermitteln.
7. Was ist der einfachste Weg?
Nach erfolgreicher Registrierung benötigen Sie für einen Rechnungsversand an uns nur noch:
Leitweg-ID: 072325005000-001-69
E-Mail-Adresse: zre-rlp@poststelle.rlp.de
8. Fragen und Unterstützung?
Registrierung beim ZRE-Rheinland-Pfalz, Erstellung und Versand von E-Rechnungen
Michael Mainz, Tel. 06564/69-11202
Judith Alff, Tel. 06564/69-11224
E-Mail: digital@vg-suedeifel.de
Rechnungsabwicklung bei der Verbandsgemeinde Südeifel
Albrecht Schaupp, Tel. 06564/69-11600
E-Mail: schaupp.albrecht@vg-suedeifel.de