Aus der Niederschrift

über die 16. Sitzung des Hauptausschusses am 11.05.2023 im Sitzungssaal des Verwaltungsgebäudes, Zimmer-Nr. 2.04

– Einladung vom 28.04.2023 –

Der Vorsitzende eröffnete die Sitzung und begrüßte die Damen und Herren des Hauptausschusses, den Beigeordneten, den Wehrleiter der Verbandsgemeinde Cochem, Jörg Hirschen, den Vorsitzenden der SPD-Fraktion Hans Bleck sowie die Mitarbeiter der Verbandsgemeindeverwaltung. Anschließend stellte er die ordnungsgemäße Einberufung und die Beschlussfähigkeit des Hauptausschusses fest. Die letzte Sitzung fand am 26.01.2023 statt. Die Niederschrift hierzu wurde den Damen und Herren des Ausschusses am 03.02.2023 über das Ratsinformationssystem (RIS) zur Verfügung gestellt.

Veröffentlicht wurde die Niederschrift im Stadt- und Landboten Cochem in der Ausgabe Nr. 6/2023 am 10.02.2023. Bedenken gegen den Inhalt der Sitzungsniederschrift wurden nicht erhoben. Im Übrigen wurden gegen die Tagesordnung keine Einwände vorgetragen und keine Anträge zur Tagesordnung gestellt.

Tagesordnung

Öffentliche Sitzung

1. Mitteilungen des Vorsitzenden

a) Gästebeitrag / Mitteilung zum aktuellen Sachstand

Betreffend die mögliche Einführung eines Gästebeitrages fand am 19.04.2023 ein weiteres Gespräch der Verwaltung mit Herrn Elmenhorst (Gutachter) statt.

Herr Elmenhorst machte hierbei deutlich, dass bezogen auf den Aufwand der Verbandsgemeinde Cochem für die Bäder nur der externe Gästeanteil (Übernachtungsgäste ohne Einheimische und ohne Tagesgäste) in den beitragsfähigen Aufwand eingerechnet werden kann. Es sei zwingend eine Trennung zwischen Einheimischen, Tagesgästen ohne Übernachtung und Gästen mit Übernachtung vorzunehmen. Die Beitragsgrundlage müsse dabei so genau als irgend möglich nachvollziehbar ermittelt werden. Um dies zu gewährleisten sei eine möglichste breite Quellengrundlage wünschenswert und von Vorteil (z. B. Bädernutzung, Reisebusse, Parkplätze, Fahrradfahrer, Schiffsverkehr – ggf. Datenerhebung durch Besucherbefragung im Ferienland Cochem während der Saison 2023). Da die Freibäder nur in der Sommersaison betrieben werden, sei zudem eine jahreszeitliche Differenzierung notwendig.

EDV-Software und ggf. zu betreibender Personalaufwand im Zusammenhang mit der Beitragserhebung zählen nicht zum beitragsfähigen Aufwand. Beitragsfähig ist nur der Aufwand der dem Bädergast unmittelbar als Leistung zufließt.

Im Gespräch wurde deutlich, dass die bisher erhobenen Grundlagen (Gästebefragung in Teilen der Freibadsaison 2022) nicht ausreichend sind und durch weitere Erhebungen im Jahr 2023 ergänzt werden müssen.

Herr Elmenhorst sagte im Gespräch am 19.04.2023 zu, auf der bisher vorhandenen Datengrundlage eine vorläufige Kalkulation eines möglichen Gästebeitrages vorzunehmen. Die voraussichtlichen Kosten für eine Software und den Personalaufwand werden parallel hierzu von der Verwaltung eruiert. Sobald diese Daten vorliegen kann die wirtschaftliche Einführung eines Gästebeitrages (hoffentlich besser) beurteilt werden und wird dann Gegenstand der Beratung in den Gremien.

b) Projektstand Sanierung und Teilmodernisierung Altbau VGV Cochem

Bedingt durch die Sanierungs- und Modernisierungsmaßnahme im Altgebäude der Verwaltung musste der Haupteingang zum Verwaltungsgebäude vorübergehend an den Nebeneingang der Ravenéstraße im Erweiterungsbau verlegt werden. Die neue Eingangstür am Haupteingang einschl. Windfang wurde bereits installiert, kann aber bedingt durch die weiteren Bauarbeiten im Eingangsbereich (Empfang und Telefonzentrale) noch nicht in Betrieb genommen werden. In diesem Bereich sind die Abbrucharbeiten abgeschlossen. Die notwendigen Elektro- und Heizungsbauarbeiten wurden mit der Grundinstallation erledigt. Aktuell wird der Estrichboden ergänzt. Anschließend folgen ab der 19. KW 2023 die Trockenbau-, Maler- und Fußbodenlegerarbeiten. Wir sind zuversichtlich, dass die Arbeiten in diesem Bereich bis zu den Sommerferien 2023 insgesamt abgeschlossen werden können.

Betreffend die Erneuerung der Aufzugsanlage darf ich auf die Sitzungsvorlage für den Verbandsgemeinderat verweisen. Die Beauftragung ist in der Zwischenzeit an die Fa. OTIS erfolgt. Der Einbau der neuen Aufzugsanlage wird voraussichtlich im September 2023 erfolgen.

c) Einführung einer neuen Hauhalts- und Buchhaltungssoftware u. a. der Fa. Orgasoft (OSK)

Unsere derzeit in Verwendung befindliche Haushalts- und Buchhaltungssoftware der Fa. „MPS“ ist veraltet und wird den Anforderungen einer modernen in die Zukunft gerichteten Kommunalverwaltung nicht mehr gerecht. Ursprünglich war von der Fa. MPS eine Upgrade-Version „K1“ angekündigt. Aktuell ist festzustellen, dass dieses Vorhaben – die Fa. MPS ist als Dienstleister überwiegend für die Privatwirtschaft tätig – nicht dem notwendigen Nachdruck (evtl. gar nicht mehr) verfolgt wird. Im Landkreis Cochem-Zell stehen die Kreisverwaltung Cochem-Zell sowie die Verbandsgemeindeverwaltungen in Zell und Kaisersesch, die derzeit alle ebenfalls noch mit MPS arbeiten, deshalb vor der Frage, auf die wesentlich performantere und inzwischen im Vergleich zu MPS aus Sicht der Kommunalverwaltung wesentlich zukunftsfähiger aufgestelltere Software der Fa. Orgasoft Kommunal GmbH (Tochterfirma des Gemeinde- und Städtebundes RLP) umzustellen. Die Software ist in der Verbandsgemeindeverwaltung Ulmen bereits in Anwendung. Neben einem deutlich verbesserten Handling für die Anwender sowie im Hinblick auf die Verwaltungsdigitalisierung angepasster neuer und zusätzlicher Funktionen werden bei einer kreisweit einheitlichen Einführung dieser Software in der internen Abstimmung und Zusammenarbeit der Verwaltungen Verbesserungen erwartet. Die Software der Fa. OSK ist in der Zwischenzeit in RLP weit verbreitet und Marktführer.

Aktuell sind die Verwaltungen um eine interne Abstimmung und um ein gemeinsames Angebot der Fa. OSK für eine kreisweit einheitliche Umstellung der Software bemüht. Die Angelegenheit wird zu ggZt. Gegenstand der Beratungen / Haushaltsberatungen für die Jahre 2024/2025 werden.

2. Bekanntgabe der Beratungsergebnisse aus der nichtöffentlichen Sitzung vom 26.01.2023

Der Hauptausschuss hat in der Sitzung am 26.01.2023 vorbehaltlich des erfolgreichen Abschlusses der Fortbildungsqualifizierung und der Ausweisung der Stelle durch den Verbandsgemeinderat im Stellen-/Haushaltsplan 2023 der Beförderung eines Mitarbeiters zum VG-Oberinspektor bei gleichzeitiger Einweisung in die Planstelle der Besoldungsgruppe A 10 zugestimmt.

Darüber hinaus wurde dem Verbandsgemeinderat empfohlen, mit dem Wehrleiter der Verbandsgemeinde Cochem eine Vereinbarung zur Nutzung des ihm überlassenen Kommandowagens (Dienstwagenvereinbarung) abzuschließen.

3. Fortschreibung des Flächennutzungsplanes für Freiflächen- Photovoltaikanlagen;

Beratung und Beschlussfassung über die landesplanerische Stellungnahme

Der Verbandsgemeinderat hat sich zuletzt in seiner Sitzung am 29.03.2022 mit der Fortschreibung des Flächennutzungsplanes bezüglich der Photovoltaik-Freiflächenanlagen befasst und beschlossen, dass nach einer abschließenden Beteiligung der Ortsgemeinden die landesplanerische Stellungnahme gemäß § 20 Landesplanungsgesetz (LPlG) beantragt werden soll. Die landesplanerische Stellungnahme mit den abgestimmten Flächen wurde daraufhin am 31.10.2022 bei der zuständigen Unteren Landesplanungsbehörde bei der Kreisverwaltung Cochem-Zell beantragt. Danach wurden für 13 Ortsgemeinden 26 Flächen mit einer Gesamtgröße von rd. 140 ha auf überwiegend landwirtschaftlichen Nutzflächen zur Errichtung von PV-Anlagen vorgesehen. Hierbei wurden keine Vorranggebiete für die Landwirtschaft überplant bzw. sind diesbezüglich geringfügige Korrekturen vorzunehmen. Die Träger öffentlicher Belange (TÖP) wurden von der Unteren Landesplanungsbehörde um Stellungnahme gebeten und das Benehmen mit der Planungsgemeinschaft Mittelrhein Westerwald hergestellt.

Die zwischenzeitlich vorliegende Stellungnahme sowie die vom Planungsbüro erarbeiteten Abwägungen sind den Damen und Herren des Ausschusses mit der Einladung zugegangen und werden in der Sitzung vom Vorsitzenden näher vorgestellt und erläutert. Der Werks-, Bau- und Umweltausschuss (WBU) hat sich in seiner Sitzung am 25.04.2023 ebenfalls vorberatend mit der Angelegenheit befasst. Der Beschluss des WBU entspricht dem nachfolgenden Beschlussvorschlag des Hauptausschusses.

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Verbandsgemeinderat: Die Hinweise werden insgesamt zur Kenntnis genommen. Die Planunterlagen sind entsprechend der Kommentierung zu überarbeiten. Nach Würdigung der gesamten Stellungnahme sind aus planerischer Sicht die sich aus der nachfolgenden Liste ergebenden Flächen unter Beachtung der geforderten zusätzlichen vertiefenden Untersuchungen, wie landwirtschaftliche Betroffenheitsanalyse, Zielabweichungsverfahren und Prospektionen weiter zu verfolgen.

Abstimmungsergebnis: Einstimmig

4. Konzept zur überörtlichen Hilfe und des Katastrophenschutzes im Landkreis Cochem-Zell

- Beteiligung der Verbandsgemeinde Cochem an der Anschaffung von Fahrzeugen und Geräten

Die Kreisverwaltung hat ein Konzept zur überörtlichen Hilfe und des Katastrophenschutzes im Landkreis Cochem-Zell erstellt. Dieses Konzept wurde den hauptamtlichen Bürgermeistern sowie den zuständigen Fachbereichsleitern der Verbandsgemeindeverwaltungen am 28.03.23 vorgestellt. Das Konzept sieht vor, dass die zur Sicherstellung des Katastrophenschutzes im Landkreis Cochem-Zell notwendigen Fahrzeuge in allen Verbandsgemeinden stationiert werden. Hierdurch sei eine effektive und schnelle Hilfe im Katastrophenfall gewährleistet, da u.a. das notwendige Feuerwehrpersonal vor Ort ist. Das erstellte Konzept soll in Kürze auch im Kreistag vorgestellt und beraten werden. Die Umsetzung des Konzeptes macht jedoch nur dann Sinn, wenn die Verbandsgemeinden bereit wären, die entsprechenden Fahrzeuge unterzubringen. Darüber hinaus sollen die Verbandsgemeinden prüfen, ob eine Kostenbeteiligung an der Beschaffung der Fahrzeuge erfolgen kann.

Nach dem Konzept ist vorgesehen, dass in der Verbandsgemeinde Cochem ein TLF 3000, ein LF KatS, ein MZF 3, ein MTF sowie ein ATV stationiert werden. Die Wehrleitung hat mitgeteilt, dass das TLF 3000 sowie das MZF 3 grundsätzlich in den Feuerwehrgerätehäusern untergebracht werden könnten. Für das LF KatS Fahrzeug bestehe derzeit kein Platz, jedoch wäre denkbar, dass bei einem möglicherweise anstehenden Neubau eines Feuerwehrhauses in der VG Cochem ein zusätzlicher Stellplatz errichtet werden kann, um das LF KatS Fahrzeug des Kreises unterzubringen.

Die Stationierung eines MTF zum Zwecke des Katastrophenschutzes wird aus Sicht der Verwaltung nicht für notwendig erachtet, da bereits im Feuerwehrbereich der VG Cochem zahlreiche MTF`s stationiert sind die auch im Katastrophenschutzfall eingesetzt bzw. zur Verfügung gestellt werden könnten.

Bei Umsetzung dieses Konzeptes entstehen voraussichtlich Kosten in Höhe von gesamt 2.528.000 Euro. Der Kostenanteil der VG Cochem würde hierbei 322.626 Euro betragen. Bei dieser Kostenschätzung wird davon ausgegangen, dass die Verbandsgemeinden für die Unterbringung der Fahrzeuge vorhandene Stellplätze zur Verfügung stellen können. Kosten für einen etwaigen Neubau eines Stellplatzes sind hierin nicht enthalten.

Der Hauptausschuss begrüßt die Erstellung eines Katastrophenschutzkonzeptes auf Landkreisebene. Er empfiehlt dem Verbandsgemeinderat:

Der Unterbringung der Fahrzeuge TLF 3000, MZF 3 sowie des ATV in den Feuerwehrgerätehäusern der VG Cochem zuzustimmen. Der Unterbringung des LF KatS nur zuzustimmen, wenn ein Stellplatz in der VG Cochem zur Verfügung steht. Dieser kann ggfl. durch die zusätzliche Errichtung eines Stellplatzes, entweder durch einen Anbau an einem neuen Feuerwehrgerätehaus oder an einem bestehenden Feuerwehrgerätehaus, entstehen. Die Kosten hierfür muss dann der Landkreis Cochem-Zell tragen.

Der Kostenbeteiligung der Verbandsgemeinde Cochem gemäß dem vorgelegten Konzept von derzeit ca. 322.626 Euro abzüglich der Kosten zur Anschaffung eines MTF zuzustimmen. Bei einer Kostensteigerung von mehr als 10% sollte die Angelegenheit erneut Gegenstand der Beratungen im Verbandsgemeinderat werden.

Abstimmungsergebnis: Einstimmig

5. Energetische Gebäudesanierung und Teilmodernisierung Altbau

Verbandsgemeindeverwaltung Cochem;

Auftragsvergabe zur Erneuerung der Aufzugsanlage

- Bekanntgabe einer Eilentscheidung

Im Rahmen der energetischen Sanierung und Teilmodernisierung des Verwaltungsgebäudes (Altbau) ist u. a. die Erneuerung der inzwischen sehr wartungs- und reparaturanfälligen (mehrfache TÜV-Beanstandungen) Aufzugsanlage vorgesehen. Die entsprechenden Arbeiten wurden bereits im Jahr 2021 mehrfach beschränkt ausgeschrieben. Das Angebotsinteresse war jedoch sehr gering und das einzig vorliegende Angebot im Vergleich zur Kostenschätzung stark überhöht, weshalb die Ausschreibung aufgehoben und die Ausführung zunächst zurückgestellt wurde.

Die mit Fördermitteln des Landes Rheinland-Pfalz bezuschusste Projektmaßnahme muss zwingend bis zum 01.12.2023 zum Abschluss gebracht und fördertechnisch abgerechnet werden. Die Erneuerung der Aufzugsanlage wurde deshalb Anfang März 2023 erneut beschränkt ausgeschrieben. Von insgesamt 5 eingegangenen Angeboten konnten 4 gewertet werden. Das Ausschreibungsergebnis ist den Ausschussmitgliedern mit der Einladung zur Sitzung zugegangenen (Preisspiegel und Vergabevorschlag).

Das wirtschaftlichste Angebot (Vergabeempfehlung) liegt bei brutto 65.450,00 €. Die vom Ingenieurbüro auf der Grundlage der aktuellen Markt- und Preislage aktualisierte Kostenschätzung ging von Kosten von rd. 71.300,00 € aus. Die ursprüngliche Kostenschätzung aus dem Jahr 2020 lag bei rd. 40.000,00 € und ist (leider) nicht mehr marktgerecht. Die im Zusammenhang mit der Maßnahme aufgrund von Kostensteigerungen (Ukraine-Krieg und Energiekrise) zu erwartenden Mehrkosten wurden im Rahmen des Haushalts der Verbandsgemeinde Cochem 2023 zusätzlich veranschlagt. Entsprechende Haushaltsmittel stehen damit zur Verfügung.

Nach Rücksprache mit dem Anbieter benötigt die Fertigung der Aufzugsanlage aktuell eine Vorlaufzeit bis zur Montage von 3 – 4 Monaten. Die Ausführung und geprüfte Schlussrechnung muss zwecks Abrechnung mit dem Zuschussgeber bis spätestens Ende November 2023 vorliegen. Es war insoweit eine umgehende Vergabeentscheidung zu treffen, die bis zur Sitzung des Hauptausschusses nicht aufgeschoben werden konnte. Die entsprechende Eilentscheidung erfolgte durch den Vorsitzenden in Abstimmung mit den Beigeordneten und einem vorausgegangenen einstimmigen Votum des Bau-, Werks- und Umweltausschusses im Rahmen einer Sitzung am 11.05.2023. Die Verwaltung wurde beauftragt, den Auftrag zur Erneuerung der Aufzugsanlage umgehend an den wirtschaftlichsten Anbieter zum Angebotspreis von 65.450,00 € zu erteilen.

Der Hauptausschuss nimmt von der getroffenen Eilentscheidung zustimmend Kenntnis.

Abstimmungsergebnis: Einstimmig

6. Ausschreibung / Beauftragung eines Drucker- und Kopiersystems für die Verwaltung

- Bekanntgabe einer Eilentscheidung

Die Verbandsgemeindeverwaltung Cochem kaufte zuletzt in dem Jahr 2018 Drucker- und Kopiergeräte bei der Firma Blum GmbH in Waldesch. Mit dieser Beschaffung wurde ein FullService-Instandhaltungsvertrag mit der Laufzeit von 60 Monaten vereinbart.

Bedingt durch den Auslauf der Wartungsverträge zum 27.07.2023 und die altersbedingte Zunahme der Fehleranfälligkeit der Zentralkopierer, sollen neue Geräte mit einem neuem Miet- und Wartungsvertrag beschafft werden.

Eine ähnliche Ausgangssituation stellt sich in den beiden Nachbarverbandsgemeinden Zell (Mosel) und Kaisersesch. Auch hier strebt man eine Neuausschreibung der Systeme an. Da die Verbandsgemeindeverwaltung Cochem bereits seit mehreren Jahren erfolgreich mit den Verwaltungen im Landkreis in Sachen eGovernment kooperiert und auch schon gemeinsame Beschaffungen von Verfahren und Softwarelösungen umgesetzt wurden, hat man sich dazu entschlossen, v.g. Ausschreibung gemeinsam für alle drei Verbandsgemeinden durchzuführen. Hiervon erhoffen sich alle Beteiligten wesentlich wirtschaftlichere Konditionen.

Mit der anstehenden Ausschreibung der Systeme wurde in der Folge die Kommunalberatung Rheinland-Pfalz beauftragt. Diese hat nunmehr in Zusammenarbeit mit der KIS GmbH, 64625 Bensheim, die Ausschreibungsunterlagen nach Abstimmung mit den Verwaltungen finalisiert. Bedingt durch den Zusammenschluss der drei Verbandsgemeindeverwaltungen wird eine nationale Ausschreibung vorgenommen. Anders als bisher sollen die Geräte nicht gekauft, sondern gemietet werden, somit werden die einmaligen Beschaffungs- und Entsorgungskosten stark reduziert, sowie eine höhere Flexibilität in Bezug auf das jeweilige Druckvolumen ermöglicht. Zudem wurde mit Blick auf die steigenden Energiekosten und die Klimakrise ein besonderes Augenmerk auf den Energieverbrauch und die Umweltverträglichkeit der Geräte gelegt.

Unter Berücksichtigung der sich so neu darstellenden Situation hat die Verbandsgemeinde Cochem mit aufzuwendenden Kosten von ca. 1.179,64 Euro netto monatlich zu rechnen. Die Vertragslaufzeit wird auf 60 Monate festgesetzt, wobei der Verwaltung eine Verlängerung um jeweils ein weiteres Jahr eingeräumt wird. Auf die Laufzeit von 60 Monaten betrachtet, wurde ein Auftragswert (Kostenschätzung) in Höhe von rd. 70.778,40 Euro netto (84.226,30 EUR brutto) ermittelt. Entsprechende Haushaltsansätze sind im Haushaltsplan 2023 berücksichtigt. Durch die zuvor beschriebene Situation ist es der Verwaltung möglich, fabrikneue Drucker und Multifunktionsgeräte bereitzustellen. Die Konzeption der Verbandsgemeindeverwaltung Cochem sieht insgesamt 21 Systeme vor, welche Gegenstand der Ausschreibung werden. Wartungs- und Reparaturservices sind Bestandteil des Full-Service-Vertrages.

Die Frist für die Abgabe der Angebote endete am 13.04.2023, 10 Uhr. Ein Vergabevorschlag wurde uns von dem mit der Ausschreibung beauftragten Dienstleister, der KIS GmbH, am 22.04.2023 vorgelegt; hiernach hat die Fa. BeMa-Tech OHG, 56218 Mülheim-Kärlich, das wirtschaftlichste Angebot abgegeben.

Die sich an das Ausschreibungsverfahren anschließende Rahmenvereinbarung für die Verbandsgemeindeverwaltung Cochem beginnt zum 01.08.2023. Bedingt dadurch und den damit verbundenen kurzen Zeitraum, der für den potentiellen Anbieter verbleibt, um die Geräte zu besorgen und aufzustellen, hatte eine Auftragserteilung unmittelbar im Anschluss an die Ausschreibung, spätestens bis zum 05.05.2023, zu erfolgen.

Da die VG-Gremienrunde aufgrund der Angelegenheit „Flächennutzungsplan“ nach hinten verschoben werden musste, wurde die Freigabe zur Auftragserteilung für die Drucker- und Kopiersysteme an den wirtschaftlichsten Anbieter nach der Prüfung des Vergabevorschlags und nach Abstimmung mit den Beigeordneten vom Bürgermeister im Rahmen einer Eilentscheidung vorgenommen.Im Ergebnis konnte durch die gemeinsame Ausschreibung ein wirtschaftliches Angebot erzielt werden, welches für die Grundlaufzeit von 60 Monaten unter den ursprünglich ermittelten (geschätzten) Kosten und unter den aktuellen Kosten für die Bereitstellung und Wartung der Druck- und Multifunktionsgeräte liegt. Ein Auszug aus dem Vergabevorschlag ist den Ausschussmitgliedern mit der Einladung zur Sitzung zugegangen.

Der Hauptausschuss empfiehlt dem Verbandsgemeinderat, die im Rahmen der Eilentscheidung getroffene Auftragsvergabe für die neuen Druck- und Kopiersysteme der Verwaltung an den wirtschaftlichsten Anbieter zustimmend zur Kenntnis zu nehmen.

Abstimmungsergebnis: Einstimmig

7. Zustimmung zur Annahme von Zuwendungen

Nach § 94 Abs. 3 S. 5 der Gemeindeordnung entscheidet der Verbandsgemeinderat über die Annahmen von Sponsoringleistungen, Spenden, Schenkungen und ähnlichen Zuwendungen. Der Verbandsgemeinderat hat die Entscheidung bis zu einem Spendenbetrag von 10.000 € auf den Hauptausschuss delegiert. Der Verbandsgemeinde werden folgende Spenden angeboten:

Der Hauptausschuss bedankt sich bei allen Spendern für die großzügige finanzielle Unterstützung. Er hat keine Bedenken und beschließt die angebotenen Zuwendungen anzunehmen.

Abstimmungsergebnis: Einstimmig

Nichtöffentliche Sitzung

Die Beratungsergebnisse aus der folgenden nichtöffentlichen Sitzung des Hauptausschusses werden in der nächsten öffentlichen Sitzung des Gremiums bekannt gegeben.