Unterrichtung
über die öffentlichen Sitzung der Verbandsversammlung
des Zweckverbandes „Kindertagesstätte Berglicht“
am Donnerstag, den 14.07.2022
Die Vorsitzende eröffnet die Sitz
Die Vorsitzende beantragt die Tagesordnung um folgenden Punkt zu erweitern:
TOP 7: Einführung Zeiterfassungssystem
Die Erweiterung der Tagesordnung erfolgt einstimmig.
Folgende Tagesordnung wird beraten:
Tagesordnung
I. Öffentlicher Teil
| 1. | Teilnahme an den Bündelausschreibungen Strom ab Lieferbeginn im Rahmen der 5. Bündelausschreibung Strom 01.01.2023 |
| 2. | Sachstand Einrichtung einer Photovoltaikanlage |
| 3. | Lärmschutz Bauzimmer |
| 4. | Aufnahme von Kindern außerhalb des Einzugsbereichs des Zweckverbandes |
| 5. | Wartungsvertrag Fensterjalousien |
| 6. | Erhöhung der Beiträge für das Frühstück und Mittagessen |
| 7. | Einführung eines Zeiterfassungssystem |
| 8. | Informationen |
I. Öffentlicher Teil
Zu TOP 1: Teilnahme an den Bündelausschreibungen Strom ab Lieferbeginn im Rahmen der 5. Bündelausschreibung Strom 01.01.2023
Nachdem die im Zuge der 4. Bündelausschreibung abgeschlossenen Stromlieferverträge teilweise seitens des Stromlieferanten vorzeitig zum Ablauf des Jahres 2022 gekündigt wurden, hat sich der Gemeinde- und Städtebund gemeinsam mit dem Kooperationspartner Gt-Servie GmbH entschlossen, die 5. Bündelausschreibung Strom um ein Jahr vorzuziehen, d.h. Lieferbeginn 01.01.2023 statt 2024.
Der Stromliefervertrag für die Wintersportanlage Erbeskopf wurde nicht vorzeitig gekündigt und endet vertragsgemäß am 31.12.2023. Jedoch empfiehlt der Gemeinde- und Städtebund diese nicht vorzeitig gekündigten Anlage in die vorgezogene 5. Bündelausschreibung miteinzubeziehen. Sie werden dort mit Lieferbeginn 01.01.24 und einer verkürzten Vertragslaufzeit von 2 Jahren ausgeschrieben. Damit wird der Ablauf aller Vertragslaufzeiten wieder synchronisiert auf Ende 2025.
Der Sachverhalt ergibt sich zunächst aus der beiliegenden Konzeption, auf die insoweit vollumfänglich verweisen wird. Zusammenfassend bietet die Gt-service Dienstleistungsgesellschaft mbH, eine Tochtergesellschaft des Gemeindetags Baden-Württemberg (Gt-service), Gemeinden, Städten, Landkreisen, Zweckverbänden und kommunalen Gesellschaften die Teilnahme an einer gemeinsamen Ausschreibung zur Beschaffung der Stromlieferung für den Zeitraum vom 01. Januar 2023 bis zum 31. Dezember 2025 ff. an. Die Ausschreibung der Stromlieferung erfolgt auf Grundlage eines Dauerauftrags jeweils für eine feste Vertragslaufzeit von drei Jahren.
Die Stromlieferung wird im nicht offenen Verfahren (§ 14 Abs. 1 VgV) nach den Vorgaben der Vergabeverordnung europaweit ausgeschrieben. Die Gt-service führt das Vergabeverfahren namens und im Auftrag für die teilnehmenden Kommunen durch. Sie erteilt für die Teilnehmer den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot gemäß Beschluss ihres Aufsichtsrates. Für jeden einzelnen Teilnehmer kommt mit Zuschlagserteilung der ausgeschriebene Stromliefervertrag mit dem erfolgreichen Bieter des jeweiligen Loses zustande.
Die Ausschreibung erfolgt in Form einer sogenannten strukturierten Beschaffung, d.h. die Preise der Liefermengen für die feste Vertragslaufzeit werden nicht zu einem Stichtag gebildet, sondern die abschließende Preisbildung erfolgt erst nach Zuschlagserteilung auf Grundlage einer Preisindizierung an vier Stichtagen. Dadurch soll insbesondere das Risiko vermindert werden, dass die Preisbildung an einem einzigen Stichtag in einem möglicherweise ungünstigen Marktumfeld preisbestimmend für den gesamten, dreijährigen Lieferzeitraum ist.
Für die ausgeschriebene Vertragsmenge gilt eine Mehr- und Mindermengenregelung. Als Vertragsmenge (kWh) wird die Summe der prognostizierten jährlichen Abnahmemengen der einzelnen Abnahmestellen verstanden. Der vertraglich festgelegte Lieferpreis gilt für eine tatsächliche Verbrauchsmenge von 80-110% der Vertragsmenge. Unter- oder überschreitet die tatsächliche Verbrauchsmenge diese Mengenschranken, so kann der Auftragnehmer dem Auftraggeber die entstehenden Mehrkosten in Rechnung stellen. Dabei wird davon ausgegangen, dass der Auftragnehmer zu viel beschaffte Mengen am Spotmarkt verkauft und bei einer Unterdeckung die fehlenden Mengen am Spotmarkt nachbeschafft. Diese Regelung geht einher mit einer Flexibilisierung des Zeitraums zur Anmeldung von Eigenerzeugungsanlagen.
Es werden ggf. mehrere Lose nach technischen und/oder regionalen Aspekten gebildet. Nach Bedarf erfolgt eine Zuschlags- oder Loslimitierung.
Die Stromlieferung wird zuzüglich Netznutzung (all-inclusive) ausgeschrieben. Die Energielieferpreise sind dagegen für die Vertragslaufzeit von drei Jahren durch die Bieter fest anzubieten. Durch die Trennung von Netznutzungsentgelten und Energielieferpreisen wird insbesondere gewährleistet, dass sich der Strompreis individuell für jede Kommune entsprechend der Benutzungsstruktur bildet.
Nach erfolgter Beratung wird folgender Beschluss gefasst:
| 1. | Die Verbandsversammlung nimmt die Ausschreibungskonzeption der Gt-service Dienstleistungsgesellschaft mbH vom 16.11.2021 nebst dem Hinweisblatt Ökostrom zur Kenntnis. |
| 2. | Die Verwaltung wird bevollmächtigt, die Gt-service Dienstleistungsgesellschaft mbH (Gt-service) mit der Ausschreibung der Stromlieferung der Gemeinde* ab 01.01.2023 dauerhaft zu beauftragen, die sich zur Durchführung der Ausschreibung weiterer Kooperationspartner bedienen kann. |
| 3. | Die Verbandsversammlung bevollmächtigt den Aufsichtsrat der Gt-service die Zuschlagsentscheidungen und Zuschlagserteilungen im Rahmen der Bündelausschreibung(en) Strom, an denen der Zweckverband "" teilnimmt, namens und im Auftrag des Zweckverbandes vorzunehmen. |
| 4. | Der Zweckverband "Kindertagesstätten" verpflichtet sich, das Ergebnis der Bündelausschreibungen als für sich verbindlich anzuerkennen. Er verpflichtet sich zur Stromabnahme von dem Lieferanten/den Lieferanten, der/die jeweils den Zuschlag erhält/erhalten, für die Dauer der jeweils vereinbarten Vertragslaufzeit. |
| 5. | a) Die Verbandsgemeindeverwaltung Thalfang am Erbeskopf wird beauftragt, Strom mit folgender Qualität im Rahmen der Bündelausschreibungen Strom über die Gt-service GmbH auszuschreiben: |
|
| 100 % Strom aus erneuerbaren Energien (Ökostrom) ohne Neuanlagenquote |
| Beschaffung nach dem sogenannten Händlermodell | |
|
| b) Die Ausschreibung von Ökostrom soll erfolgen: |
Für alle Abnahmestellen des AG
Der Beschluss erfolgt einstimmig.
Zu TOP 2: Sachstand Errichtung einer Photovoltaikanlage
In der Sitzung am 30.06.2021 wurde die Beauftragung eines Ingenieurbüros zur Beratung und Überprüfung der Voraussetzungen für die Installation einer PV-Anlagen am Kita-Gebäude beschlossen.
Das beauftragte Ingenieurbüro wird hierzu eine Machbarkeitsstudie erstellen. Hierzu werden Unterlagen über die Statik des Kita-Gebäudes und ein Nachweis über den Stromverbrauch benötigt. Die Verbandsversammlung bittet, dass seitens der Verwaltung dem Büro die Unterlagen zur Verfügung gestellt werden.
Im Rahmen dieser Machbarkeitsstudie wird ebenfalls geprüft, inwieweit es möglich ist, einen Sonnenschutz mit Photovoltaik am Außenbereich des Kita-Gebäudes zu befestigen. Sobald die benötigen Unterlagen dem Ingenieurbüro vorliegen, wird das Büro die Auswertungen vornehmen und die Machbarkeitsstudie erstellen.
Ein Beschluss wird nicht gefasst.
Zu TOP 3: Lärmschutz Bauzimmer
Das Problem mit der hohen Lärmbelastung in den Gruppenräumen, besonders im Bauzimmer, ist den Verbandsmitglieder bekannt. Hierzu wurden bisher noch keine Maßnahmen getroffen. Zum Gesundheitsschutz des pädagogischen Personals und der Kinder, ist hier Handlungsbedarf notwendig. Daher hat sich Michael Reusch, stellv. Verbandsvorsteher, der Sache angenommen und Angebote für eine raumakustische Maßnahme bei Fachfirmen eingeholt.
Drei Angebote liegen vor, wonach zu erwähnen ist, dass nur eine Firma bereit war, sich das Problem vor Ort anzuschauen, um entsprechende hilfreiche Maßnahmen anzubieten. Die beiden anderen Firmen haben ihre Angebote online abgegeben.
Nach eingehender Beratung beschließt die Verbandsversammlung, den Auftrag für die raumakustische Maßnahme im Bauzimmer dem wirtschaftlichsten Bieter, der Firma ORG-DELTA, zu einem Angebotspreis 3.053,54 € brutto zu vergeben.
Der Beschluss erfolgt einstimmig.
Zu TOP 4: Aufnahme von Kindern außerhalb des Einzugsbereichs des Zweckverbandes
Eine Familie mit 2 Kindern, die am 01.11.2022 nach Horath zieht, hat angefragt, ob ihre beiden Kinder im Alter von 3 und 1 Jahr die Kita in Berglicht besuchen können, da die Kita in Horath voll belegt ist und die Familie eine Absage von der Kita Horath erhalten hat.
Bisher hat der Träger einer Aufnahme von Kindern außerhalb des Einzugsgebiets des Zweckverbandes nicht zugestimmt. Aufgrund der bisherigen Belegung in der Kita Berglicht, war eine Aufnahme von Kindern außerhalb des Einzugsbereichs nicht möglich.
Mit Vollendung des 1. bis zum 3. Lebensjahr hat jedes Kind einen Rechtsanspruch auf Betreuung in der Kita oder in der Kindertagespflege. Mit Vollendung des 3. Lebensjahres bis zum Schuleintritt haben Kinder einen Anspruch auf den Besuch einer Kita.
Die Kita in Horath kann den Kindern keine Plätze zur Verfügung stellen, da die Kita voll belegt ist und dies auch im nachfolgenden Kita-Jahr 2022/2023 der Fall ist.
Zurzeit werden in der Kita Berglicht 64 Kinder betreut. Nach den Sommerferien werden 17 Kinder eingeschult und dadurch wieder Plätze zur Verfügung stehen.
Um den Rechtsanspruch der Kinder aus Horath zu erfüllen, ist eine Zustimmung des Trägers notwendig.
Die Zweckverbandsmitglieder sind sich einig, dass bei verfügbaren Plätzen eine Ausnahme erfolgen kann. Jedoch sollten hierzu Kriterien festgelegt werden, die diese Ausnahme ermöglichen.
Seitens der Verbandsversammlung in Absprache mit der Kita-Leitung werden folgende Kriterien festgelegt:
- Von der zuständigen Kita ist eine schriftliche Absage über die Aufnahme des/der Kind/-er vorzulegen.
- Der Tausch mit einem anderen Kind aus der zuständigen Kita ist nicht möglich.
- Der Platz für ein Kind außerhalb des Kita-Zuständigkeitsbereichs kann längstens für ein Kita-Jahr zugesagt werden.
- Nach Ende des Kita-Jahres wird aufgrund der kommenden Belegung festgestellt, ob das Kind/die Kinder außerhalb des Kita-Zuständigkeitsbereichs weiterhin die Kita Berglicht besuchen kann/können.
- Kinder aus dem Einzugsbereich des Zweckverbandes haben einen vorrangigen Anspruch.
Der Aufnahme der Kinder aus Horath wird zugestimmt, da die vorgenannten Kriterien erfüllt werden.
Der Beschluss erfolgt einstimmig.
Zu TOP 5: Wartungsvertrag Fensterjalousien
In der Kindertagesstätte sind an den Fensterelementen, die alle bodentief sind, elektronisch gesteuerte Jalousien vorhanden. Die elektronische Steuerung ist notwendig, da es sich bei den Fensterelementen um Notausgänge handelt und die Steuerung der Jalousien mit der Brandmeldeanlage verbunden ist. Die Jalousien funktionieren in verschiedenen Räumen nicht. Bei den warmen Temperaturen herrschen dadurch z.B. im Ruheraum über 30 Grad. Die Gewährleistung ist bereits abgelaufen.
Von der Herstellerfirma liegt ein Angebot vor, um die Jalousien zu warten und die notwendigen Instandsetzungsarbeiten durchzuführen. Weiterhin empfiehlt die Firma eine jährliche Wartung durchzuführen, die sehr kostenaufwendig ist.
Michael Reusch schlägt vor, sich mit dem Architekten, der für die Planung zuständig war, in Verbindung zu setzen, ob es andere Möglichkeiten für diese Jalousien gibt.
Weiterhin wird vorgeschlagen, mit der ausführenden Firma in Kontakt zu treten, um zu eruieren, ob ein Umbau bzw. eine Änderung der Jalousien möglich ist.
Bei den nicht funktionierenden Jalousien müssen auf jeden Fall die Akkus ausgetauscht werden, damit diese wieder funktionieren.
Die Zweckverbandsmitglieder einigen sich darauf, dass mit dem Architekten und der ausführenden Firma Kontakt aufgenommen wird, um finanzierbare Lösungsvorschläge zu erhalten. Die 3 Akkus der defekten Jalousien sind auszutauschen.
Der Beschluss erfolgt einstimmig.
Zu TOP 6: Erhöhung von Beiträgen für das Frühstück und Mittagessen
Für das Frühstück, dass die Kinder täglich erhalten, ist ein monatlicher Beitrag in Höhe von 9,00 zu zahlen. Für das tägliche Mittagessen wird ein Beitrag in Höhe von 1,50 € berechnet.
Das Frühstück sowie das Mittagessen werden frisch zubereitet. Die entsprechenden Lebensmittel werden im Einzelhandel in Thalfang und zum Teil von einem Großhändler bezogen.
Aufgrund der steigenden Preise, besonders für Lebensmittel, können die Kosten für das Frühstück und das Mittagessen mit den bisherigen Beiträgen nicht mehr gedeckt werden. Daher wir eine Erhöhung der Kosten für notwendig angesehen.
Seitens der Verwaltung und der Kita-Leitung wird vorgeschlagen, dass für das Frühstück ein monatlicher Beitrag in Höhe von 12,00 € und für das Mittagessen pro Essen ein Beitrag von 2,50 € mit Beginn des neuen Kindergartenjahres 2022/2023 festgesetzt wird.
Um den Verwaltungsaufwand zu vereinfachen, wird vorgeschlagen, dass sich die Eltern für eine monatliche Pauschale, nach der durchschnittlichen Teilnahme am Essen des Kindes/der Kinder, entscheiden. Es werden folgende Pauschalen angeboten:
- 2 Essen pro Woche / monatliche Pauschale 20,00 €
- 3 Essen pro Woche / monatliche Pauschale 30,00 €
- 5 Essen pro Woche / monatliche Pauschale 50,00 €
Die Pauschale für das Mittagessen sowie der monatliche Beitrag für das Frühstück in Höhe von 12,00 € werden per Lastschriftverfahren von der Verbandsgemeindekasse eingezogen. Nach dem Kita-Jahr wird in den Sommerferien eine Jahresabrechnung über die tatsächliche Teilnahme am Mittagessen vorgenommen, so dass nur eine Rechnung erfolgt. Je nach Teilnahme am Mittagessen erhalten die Eltern ein Guthaben bzw. ist ein Betrag nachzuzahlen.
Diese Vorgehensweise wird im Betreuungsvertrag der Kita Berglicht aufgenommen. Die Eltern, deren Kinder die Kita bereits besuchen, werden schriftlich über die neue Abrechnungsform informiert und sollen sich für eine Pauschale entscheiden.
Die Verbandsversammlung stimmt den neuen Beiträgen für das Frühstück und Mittagessen zu. Der Vorgehensweise der Abrechnung wird ebenfalls zugestimmt.
Der Beschluss erfolgt einstimmig.
Zu TOP 7: Einführung Zeiterfassungssystem
In einer der letzten Verbandsversammlungen wurde bereits über die Einführung eines Zeiterfassungssystem beraten. Nunmehr liegen mehrere Angebote für die Einführung eines Zeiterfassungssystems vor. Nach Prüfung der Angebote und nach Absprache mit dem Kita-Personal wird sich für das wirtschaftlichste Angebot der Firma IT Beratung Ludes-Adamy, Chemnitz, entschieden. Bei diesem Zeiterfassungssystem handelt es sich um ein Komplettsystem mit Fingerabdruckscanner, die Software, einem Personalplaner sowie die Installation zu einem Angebotspreis von 2.389,72 € (Brutto). Hinzu kommt der Hosting-Service in Höhe von 359,40 € pro Jahr / monatlich 29,95 €.
Die Zweckverbandsmitglieder beschließen, den Auftrag zur Anschaffung eines Zeiterfassungssystems nach den vorgenannten Konditionen an die Firma IT Beratung Ludes-Adamy, Chemnitz zu vergeben.
Der Beschluss erfolgt einstimmig.
Zu TOP 8: Informationen
Es ist nichts zu protokollieren.