Unterrichtung

über die Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses der Gemeinde Morbach am 21.03.2023

- Öffentliche Sitzung -

Zu Punkt 2: Anzeige von Spenden gemäß § 94 Absatz 3 GemO

Sachverhalt:

Die Gemeinde Morbach hat folgende Spenden erhalten:

Die Spenden wurden gemäß § 94 Abs. 3 Satz 4 GemO der Aufsichtsbehörde angezeigt. Diese hat keine Bedenken gegen die Annahme erhoben.

Gemäß § 94 Abs. 3 Satz 5 i. V. m. § 6 Abs. 3 a) Nr. 3 der Hauptsatzung der Gemeinde Morbach entscheidet der Haupt- und Finanzausschuss über die Annahme der Spenden.

Beschluss:

Der Annahme der Spenden gemäß § 94 Abs. 3 GemO wird zugestimmt.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 11

Nein-Stimmen: 0

Stimmenthaltungen: 0

Zu Punkt 3: Überwachung von Stauanlagen und Regenrückhaltung

Sachverhalt:

Die Gemeinde Morbach hat mit den Gemeindewerken in den letzten Jahrzehnten bereits vorausschauend gearbeitet und war auf die besonderen Regenereignisse der vergangenen Jahre entsprechend vorbereitet. Als Maßnahmen verfügt die Gemeinde Morbach, die Gemeindewerke Morbach und der Zweckverband HuMos aktuell über fünf große Regenrückhalteeinrichtungen (Bischofsdhron, 2x Morbach, 2x Rapperath), sogenannte Polder und weitere 18 Regenrückhaltebecken in Bischofsdhron, Gonzerath, Gutenthal, Haag, Merscheid, Morbach, Morscheid-Riedenburg und Wenigerath. Zwei weitere in Hundheim werden in diesem Jahr umgesetzt.

Alle diese Anlagen gilt es in einem ordnungsgemäßen Zustand zu halten, um deren Schutzfunktion jederzeit gewährleisten zu können. Für die großen Polder gibt es spezielle Prüf- und Überwachungsvorschriften, deren Einhaltung in sogenannten Polderbüchern nachgewiesen werden muss. Aber auch die Regenrückhaltebecken bedürfen regelmäßiger Kontrollen und Säuberungseingriffen.

Eine Zuständigkeit für die Überwachung stellt sich aktuell wie folgt da. Die Polder sind von der Gemeinde zu betreuen, wohingegen die Regenrückhaltebecken je nach Entstehungszeitpunkt von der Gemeinde oder den Gemeindewerken und vom Zweckverband HuMos, kontrolliert werden. Dieser Umstand führt dazu, dass die Prüfung und etwaige Arbeiten von unterschiedlichen Personen durchgeführt und unterschiedlich gehandhabt werden.

Um nun diese wichtige Infrastruktur vollständig, einheitlich und regelmäßig unter Kontrolle zu haben, arbeitet die Gemeinde Morbach, die Gemeindewerke Morbach und der Zweckverband HuMos aktuell an einer Vereinheitlichung der Kontrollen, der Dokumentation und der Maßnahmen. Angedacht ist, die Kontrollaufgabe und die Maßnahmeneinleitung an eine Person zu übertragen, die bei der Gemeinde beschäftigt sein könnte. Die anfallenden Personalkosten sollen je nach Aufgabenträgerschaft, auf die beteiligten Kostenträger, per Vereinbarung, verteilt werden.

Aktuell befindet sich das Projekt in der konkreten Ideenfindungs- und Ermittlungsphase. Unter anderem reift die Idee, die großen Stauanlagen mit Überwachungstechnik auszurüsten, die bereits bei den Gemeindewerken im Einsatz ist und eine gewisse Fernüberwachung zulässt. Dieselbe Technik wäre auch für die Drosselbauwerke der Regenrückhaltebecken in Gonzerath sinnvoll. Auch wird über die Verbesserung der Zuwegung zum Polder Erbach nachgedacht, da die Räumung des Einlaufgitters Probleme macht.

Welcher Stellenanteil nötig ist, um die Maßnahmen durchzuführen, wie die Kostenaufteilung genau aussehen soll und die Mobilität des Mitarbeiters sichergestellt werden kann, wird in den nächsten Sitzungen weiter berichtet.

Beschluss:

Die Verwaltung wird beauftragt, das Thema Stauanlagenüberwachung und Unterhaltung von Regenrückhaltebecken, wie beschrieben, fortzuführen, die Ideen weiter zu konkretisieren und den Entwurf einer entsprechenden Vereinbarung zu erarbeiten.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 11

Nein-Stimmen: 0

Stimmenthaltungen: 0

Zu Punkt 4: Vergabeverfahren

Zu Punkt 4.1: Optimierung des Vergabewesens in der Gemeindeverwaltung Morbach / Evaluationsphase Umstellung Beschlussfassung des Leistungsverzeichnisses

Sachverhalt:

Zum Ende des Jahres 2022 endet die Evaluationsphase hinsichtlich der Umstellung der Beschlussfassung des Leistungsverzeichnisses. Diese werden derzeit testweise durch die jeweils zuständigen Gremien, vor Durchführung des Vergabeverfahrens, beschlossen.

Verwaltungsseitig wird empfohlen, aufgrund der positiven Erfahrungen und der nachfolgend aufgeführten Gründe, die Umstellung bei der Beschlussfassung dauerhaft fortzuführen.

Die vorherige Vorgehensweise bei der Beschlussfassung der Leistungsverzeichnisse gestaltete sich als ineffizient. Vor Durchführung des Vergabeverfahrens wurden die Leistungsverzeichnisse dem Ältestenrat, zur Information, weitergeleitet. Nach Durchführung des Vergabeverfahrens erfolgte die Beschlussfassung durch die Gremien, wobei eine echte Einflussnahme des zuständigen Gremiums nicht gegeben war. Der Zuschlag ist aufgrund des Vergabevorschlags dem wirtschaftlichsten Bieter, mit dem wirtschaftlichsten Angebot, zuzusprechen. Ein Beschluss entgegen des Vergabevorschlages kann weitreichende Folgen haben, wie z.B. bei zuwendungsfähigen Maßnahmen den Einbehalt von Fördermitteln oder Schadensersatzansprüche bei Nichtberücksichtigung des Erstbieters aus vergabefremden Erwägungen (z. B. kein ortsansässiger Bieter).

Probleme ergaben sich zudem bei den einzuhaltenden Fristen (Angebotsfrist, Submissionstermin, Bindefrist, Zuschlagsfrist), die an den Sitzungsdienstkalender angepasst werden mussten. Auftretende Veränderungen innerhalb des Vergabeverfahrens (z.B. Verlängerung der Angebotsfrist wegen kalkulationsrelevanten Bieterfragen zum Ende der Angebotsfrist, Verschiebung des Vergabeverfahrens wegen fehlender Unterlagen, Sitzungsverschiebungen) konnten zu Verzögerungen bei der Auftragsvergabe führen und zu Problemen mit der Bindefrist. Auch um die Einflussnahme der politischen Gremien auf das Vergabeverfahren deutlich zu optimieren (z.B. Höhe des Pflasters, Auswahl des Bodenbelags, Mitsprache bei zu wählenden Zuschlagskriterien, etc.), wurde verwaltungsseitig eine Umstellung der Beschlussfassung vorgeschlagen.

Aufgrund der zuvor aufgeführten Gründe wurde eine Umstellung der Beschlussfassung, im Rahmen einer einjährigen Evaluationsphase, verwaltungsseitig favorisiert und dementsprechend beschlossen.

Das Jahr 2022 war aufgrund des Ukraine-Krieges von teilweise erheblichen Preissteigerungen und Materialengpässen geprägt. Hierdurch mussten einige Vergaben, deren Leistungsverzeichnisse bereits im Vorfeld von den Gremien beschlossen waren, aufgrund von erheblichen Kostensteigerungen (mehr als 20 % Abweichung von der Kostenschätzung) erneut in den Ausschüssen thematisiert werden.

Nach Ablauf der Evaluationsphase überwiegen aus Sicht der Verwaltung die positiven Argumente für eine dauerhafte Umstellung. Das Vergabewesen in der Gemeindeverwaltung Morbach kann hierdurch weiter optimiert werden. Verwaltungsseitig wird jedoch vorgeschlagen, den Fokus der Beschlussfassung nicht ausschließlich auf das Leistungsverzeichnis zu richten, sondern auf die dem Gremium vorgestellte Planung des jeweiligen Ingenieurbüros. Des Weiteren soll die Berichterstattung über die durchgeführten Vergaben optimiert werden. Diese Informationen sollen dem jeweils zuständigen Gremium zukünftig im Rahmen einer Mitteilungsvorlage vorgelegt werden.

Aufgrund der positiven Erfahrungen innerhalb des Jahres 2022, unter Berücksichtigung der aufgeführten Aspekten, die zu einer weiteren Optimierung des Vergabewesens führen sollen, wird verwaltungsseitig empfohlen, das umgestellte Verfahren bei der Beschlussfassung dauerhaft fortzuführen.

Beschluss:

Folgender Beschlussvorschlag wird dem Gemeinderat empfohlen:

Die beschlossenen Planungen (die in das Leistungsverzeichnis überführt wurden) und das Leistungsverzeichnis, werden durch die jeweils zuständigen Gremien, zur Ausschreibung freigegeben. Die Verwaltung wird ermächtigt, das Vergabeverfahren dementsprechend durchzuführen und den anschließenden Auftrag zu erteilen. Das Gremium wird nach Durchführung des Vergabeverfahrens, im Rahmen einer Mitteilungsvorlage, über die durchgeführte Vergaben (Anzahl der Bieter, Preise, etc.) informiert. Die Zuordnung zu den gemeindlichen Gremien erfolgt, entsprechend der Regelungen in der Hauptsatzung, auf der Grundlage der Kostenberechnung. Das zuständige Gremium wird bei einer Überschreitung der Kostenberechnung (von mehr als 20 Prozent) oder bei einem zulässigen, eingegangenen Nebenangebot, durch das sich die Bieterreihenfolge ändert, zur Entscheidung hinzugezogen. Gleiches gilt für den Fall, dass der wirtschaftlichste Bieter ein Nebenangebot abgegeben hat.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 9

Nein-Stimmen: 1

Stimmenthaltungen: 0

Es fehlt: Wilhelm Feilen

Zu Punkt 4.2: Anschaffung von zwei Notstromerzeugern (Rathaus und Feuerwehrgerätehaus Morbach); Freigabe Auschreibung

Sachverhalt:

Zur Sicherstellung des Zivilschutzes, der Gefahrenabwehr und Versorgung der kritischen Infrastruktur soll zunächst für das Rathaus ein mobiler Notstromerzeuger mit Lichtmast und ein Notstromerzeuger für das Feuerwehrgerätehaus Morbach beschafft werden.

Die Stationierung des mobilen Notstromerzeugers mit Lichtmast wird im Feuerwehrgerätehaus Morbach erfolgen und steht der Feuerwehr bei Einsätzen der Freiwilligen Feuerwehr Morbach und sonstigen Gefährdungslagen zur Verfügung.

Der Notstromerzeuger für das Feuerwehrgerätehaus Morbach soll festinstalliert werden, damit die Funktionalität der Stützpunktwehr Morbach mit Feuerwehreinsatzzentrale und Werkstätten dauerhaft gewährleistet ist.

Im Rahmen der durchgeführten Kostenkalkulation wurden Anschaffungskosten in Höhe von ca. 120.000,00 € ermittelt. Aufgrund der ermittelten Kosten soll eine öffentliche Ausschreibung unter der Maßgabe des beigefügten Leistungsverzeichnisses erfolgen.

Beschluss:

Der vorgestellten Planung wird zugestimmt und das vorliegende Leistungsverzeichnis für die Ausschreibung freigegeben.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 11

Nein-Stimmen: 0

Stimmenthaltungen: 0

Zu Punkt 4.3: Aufbau eines flächendeckenden Sirenennetzes in der Gemeinde Morbach; Freigabe Ausschreibung

Sachverhalt:

Im Rahmen der Maßnahmen für Schutz, Vorsorge und Prävention hat der Gemeinderat am 15.02.2022 beschlossen, dass ein flächendeckendes Sirenennetz für die Warnung der Bevölkerung aufgebaut werden soll.

Neben den bereits beauftragten Sirenen in den Ortsbezirken Hunolstein und Morbach sollen in einem weiteren Schritt zum Aufbau eines flächendeckenden Sirenennetzes die sechs vorhandenen Motorsirenen in den Ortsbezirken Bischofsdhron, Elzerath, Gutenthal, Hoxel, Morscheid-Riedenburg, Rapperath und die Neuerrichtung im Ortsbezirk Gonzerath erfolgen.

Fördermittel können derzeit keine beantragt werden, da der Gemeinde Morbach bereits die Bewilligung der Zuwendung aus dem Sirenenförderprogramm 2021/2022 des Bundes und des Landes Rheinland-Pfalz vorliegt.

Den Aufgabenträgern wurde jedoch vom Bund und dem Land Rheinland-Pfalz eine mögliche Förderung, in Form eines neuen Sirenenförderprogrammes, in Aussicht gestellt. Hier wäre eine Beantragung von Fördergeldern auch für bereits umgesetzte Maßnahmen möglich. Die entsprechenden Förderanträge werden nach Auflage eines neuen Sirenenförderprogrammes von der Gemeindeverwaltung beantragt.

Im Rahmen der Kostenermittlung, basierend auf den Kosten der bereits beauftragten Sirenen, betragen diese ca. 95.000,00 €. Die Ausführung soll schnellstmöglich erfolgen, jedoch spätestens bis 31.07.2024 abgeschlossen sein. Aufgrund der Kostenermittlung soll eine öffentliche Ausschreibung unter der Maßgabe des beigefügten Leistungsverzeichnisses erfolgen.

Beschluss:

Der vorgestellten Planung wird zugestimmt und das vorliegende Leistungsverzeichnis für die Ausschreibung freigegeben.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 9

Nein-Stimmen: 1

Stimmenthaltungen: 0

Es fehlt: Michael Heckler

Zu Punkt 4.4: Anschaffung von zwei baugleichen Mehrzwecktransportfahrzeugen 2 mit Ladehilfe; Freigabe Ausschreibung

Sachverhalt:

Das MZF 2 Hinzerath und TSF Hoxel sollen aufgrund des vom Gemeinderat am 05.11.2018 beschlossenen Fahrzeugkonzeptes der Feuerwehr Morbach durch jeweils ein neues MZF 2 ersetzt werden.

Aufgrund der angespannten Marktlage, insbesondere der Lieferzeiten, sollen die Fahrzeuge gemeinsam beschafft werden. Darüber hinaus könnte durch eine gleichzeitige Beschaffung die Synergieeffekte (Planungs-, Aufbau- und Abnahme) genutzt werden, so dass hier ggf. auch eine Reduzierung der Anschaffungskosten möglich erscheint.

Für die beiden Fahrzeuge wurden die entsprechenden Zuwendungsanträge bereits in den Jahren 2018 und 2021 gestellt. Die mögliche Zuwendung beträgt gemäß der Festbetragsübersicht des Landes je Fahrzeug 30.000,00 €. Aufgrund der nicht vorliegenden Bewilligungsbescheide wurde ein Antrag auf vorzeitige Beschaffung der beiden Fahrzeuge bei der Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion gestellt. Die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion hat die Dringlichkeit der Ersatzbeschaffungen anerkannt und dem Antrag auf vorzeitige Beschaffung zugestimmt.

Im Rahmen einer Markterkundung betragen die Anschaffungskosten je Fahrzeug ca. 290.000,00 €. Aufgrund der ermittelten Kosten soll eine europaweite Ausschreibung unter Maßgabe des beigefügten Leistungsverzeichnisses erfolgen.

Beschluss:

Der vorgestellten Planung zur Beschaffung der MZF 2 wird zugestimmt und das vorliegende Leistungsverzeichnis für die europaweite Ausschreibung freigegeben.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 11

Nein-Stimmen: 0

Stimmenthaltungen: 0

Zu Punkt 5: Vergaben

Zu Punkt 5.1: Beschaffung eines Anhängers für den New Holand Traktor des Bauhofes der Gemeinde Morbach

Sachverhalt:

Das mit dem Haushaltsplan 2023 beschlossene Fahrzeugkonzept enthält die Beschaffung eines Anhängers für den im Jahr 2022 angeschafften New Holland Traktor des Bauhofes Morbach.

Für die Beschaffung eines Anhängers wurden fünf Angebote eingeholt.

Nach Wertung der eingereichten Angebote erfüllen alle Anhänger die Anforderungen. Das wirtschaftlichste Angebot hat die Fa. Brust Landmaschinen GmbH, 55624 Gösenroth abgegeben. In Abstimmung mit dem Bauhof wird verwaltungsseitig empfohlen, den Zuschlag für den Erwerb eines Anhängers des Fabrikats Metalfach Kipper T 957 1 (6,7 t) an die Fa. Brust zu erteilen.

Beschluss:

Der Auftrag zur Lieferung eines Anhängers, Fabrikat Metalfach Kipper T 957 1 (6,7 t) für den Bauhof der Gemeinde Morbach wird auf der Grundlage des Angebotes der Fa. Brust Landmaschinen GmbH, 55624 Gösenroth zum Angebotspreis von insgesamt 13.990,00 € als wirtschaftlichstes Angebot erteilt.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 11

Nein-Stimmen: 0

Stimmenthaltungen: 0

Zu Punkt 5.2: Ersatzbeschaffung eines Salzstreuers für den New Holand Traktor des Bauhofes der Gemeinde Morbach

Sachverhalt:

Das mit dem Haushaltsplan 2023 beschlossene Fahrzeugkonzept enthält die Ersatzbeschaffung eines Salzstreuers für den im Jahr 2022 angeschafften New Holland Traktor des Bauhofes Morbach.

Für die Beschaffung eines Salzstreuers wurden drei Angebote eingeholt.

Nach Wertung der eingereichten Angebote erfüllen alle Salzstreuer die Anforderungen. Das wirtschaftlichste Angebot hat die Fa. Schmidt Aebi, 56070 Koblenz abgegeben. In Abstimmung mit dem Bauhof wird verwaltungsseitig empfohlen, den Zuschlag für den Erwerb eines Salzstreuers des Fabrikats Schmidt Traxos 0,9 an die Fa. Schmidt Aebi zu erteilen.

Beschluss:

Der Auftrag zur Lieferung eines Salzstreuers, Fabrikat Schmidt Traxos 0,9 für den Bauhof der Gemeinde Morbach wird auf der Grundlage des Angebotes der Fa. Schmidt Aebi, 56070 Koblenz zum Angebotspreis von insgesamt 14.678,53 € als wirtschaftlichstes Angebot erteilt.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 11

Nein-Stimmen: 0

Stimmenthaltungen: 0