Unterrichtungüber die Sitzung des Werkausschussesder GEMEINDE MORBACHam 23.03.2023

über die Sitzung des Werkausschusses der Gemeinde Morbach am 23.03.2023

- Öffentliche Sitzung -

Zu Punkt 2: Überwachung von Stauanlagen und Regenrückhaltung

Sachverhalt:

Die Gemeinde Morbach hat mit den Gemeindewerken in den letzten Jahrzehnten bereits vorausschauend gearbeitet und war auf die besonderen Regenereignisse der vergangenen Jahre entsprechend vorbereitet. Als Maßnahmen verfügt die Gemeinde Morbach, die Gemeindewerke Morbach und der Zweckverband HuMos aktuell über fünf große Regenrückhalteeinrichtungen (Bischofsdhron, 2x Morbach, 2x Rapperath), sogenannte Polder und weitere 18 Regenrückhaltebecken in Bischofsdhron, Gonzerath, Gutenthal, Haag, Merscheid, Morbach, Morscheid-Riedenburg und Wenigerath. Zwei weitere in Hundheim werden in diesem Jahr umgesetzt.

Alle diese Anlagen gilt es in einem ordnungsgemäßen Zustand zu halten, um deren Schutzfunktion jederzeit gewährleisten zu können. Für die großen Polder gibt es spezielle Prüf- und Überwachungsvorschriften, deren Einhaltung in sogenannten Polderbüchern nachgewiesen werden muss. Aber auch die Regenrückhaltebecken bedürfen regelmäßiger Kontrollen und Säuberungseingriffen.

Eine Zuständigkeit für die Überwachung stellt sich aktuell wie folgt da. Die Polder sind von der Gemeinde zu betreuen, wohingegen die Regenrückhaltebecken je nach Entstehungszeitpunkt von der Gemeinde oder den Gemeindewerken und vom Zweckverband HuMos, kontrolliert werden. Dieser Umstand führt dazu, dass die Prüfung und etwaige Arbeiten von unterschiedlichen Personen durchgeführt und unterschiedlich gehandhabt werden.

Um nun diese wichtige Infrastruktur vollständig, einheitlich und regelmäßig unter Kontrolle zu haben, arbeitet die Gemeinde Morbach, die Gemeindewerke Morbach und der Zweckverband HuMos aktuell an einer Vereinheitlichung der Kontrollen, der Dokumentation und der Maßnahmen. Angedacht ist, die Kontrollaufgabe und die Maßnahmeneinleitung an eine Person zu übertragen, die bei der Gemeinde beschäftigt sein könnte. Die anfallenden Personalkosten sollen je nach Aufgabenträgerschaft, auf die beteiligten Kostenträger, per Vereinbarung, verteilt werden.

Aktuell befindet sich das Projekt in der konkreten Ideenfindungs- und Ermittlungsphase. Unter anderem reift die Idee, die großen Stauanlagen mit Überwachungstechnik auszurüsten, die bereits bei den Gemeindewerken im Einsatz ist und eine gewisse Fernüberwachung zulässt. Dieselbe Technik wäre auch für die Drosselbauwerke der Regenrückhaltebecken in Gonzerath sinnvoll. Auch wird über die Verbesserung der Zuwegung zum Polder Erbach nachgedacht, da die Räumung des Einlaufgitters Probleme macht.

Welcher Stellenanteil nötig ist, um die Maßnahmen durchzuführen, wie die Kostenaufteilung genau aussehen soll und die Mobilität des Mitarbeiters sichergestellt werden kann, wird in den nächsten Sitzungen weiter berichtet.

Beschluss:

Die Verwaltung wird beauftragt, das Thema Stauanlagenüberwachung und Unterhaltung von Regenrückhaltebecken, wie beschrieben, fortzuführen, die Ideen weiter zu konkretisieren und den Entwurf einer entsprechenden Vereinbarung zu erarbeiten.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 11

Nein-Stimmen: 0

Stimmenthaltungen: 0

Zu Punkt 3: Notfallvorsorge im Bereich der Gemeindewerke; Planung von Funktechnik und Stromeinspeisepunkten

Sachverhalt:

Anlässlich der Sitzung des Werkausschusses vom 09.11.2022 wurde über die Auswirkungen eines länger andauernden Stromausfalls auf die Gemeindewerke als kritische Infrastruktur berichtet. Es wurden die Versorgungssicherheit und der Zeitraum abgeschätzt, in dem eine Versorgung der Bevölkerung möglich sein könnte. Auch wurde über die Verlängerung dieses Zeitraumes, über eine etwaige Notstromversorgung informiert.

In der Zwischenzeit wurden Lastgangmessungen mit eigenen Fachkräften durchgeführt, um die erforderlichen Größenordnungen an Aggregaten zu ermitteln, die notwendig sind, um länger versorgen zu können. Um einen externen Stromerzeuger an einen Hochbehälter anzuschließen, sind sogenannte Einspeisepunkte erforderlich. Hier wird ein Netztrennschalter in das vorhandene Stromversorgungsnetz installiert und eine „Einspeisesteckdose“ installiert, über die ein Stromgenerator den Notstrom einspeisen kann. Weiter wird ein Abschaltplan für nicht zwingend erforderliche Anlagen entwickelt, damit die Anschlussleistung nicht unnötig hoch ausgelegt wird.

Solche Einspeisepunkte machen auch für den Fall eines teilweisen Ausfalles in der Gemeinde Sinn, sogar wenn die Werke keine eigenen Aggregate haben, da auch die Feuerwehr, die Gemeinde und das THW entsprechende Geräte für partielle Notfälle vorhalten.

In einem größeren Ausfallszenario macht auch die Kommunikation zwischen der Verwaltung der Werke und den Außendienstmitarbeitern Probleme. Aktuell wird hier über Handys kommuniziert, die aber wenige Stunden nach einem Stromausfall nicht mehr funktionieren, da die Handymasten nicht dauerhaft mit Notstrom versorgt sind. Hier könnte eine Funkanlage Abhilfe schaffen.

Der Gemeinderat hat am 03.05.2022 die Anschaffung einer Funkanlage für das Ordnungsamt beschlossen. Diese Anlage hat einen sogenannten Repeater, der am Forstbetriebshof stationiert ist und den Funk innerhalb der Gemeinde Morbach störungsfrei und sicher verteilt. Entsprechende Ausleuchtungsversuche wurden im Vorfeld durchgeführt. Nach Auskunft des Ordnungsamtsleiters Marc Diedrich können die Gemeindewerke Morbach ebenfalls über diese Funkanlage funken, wenn entsprechende Handfunkgeräte angeschafft werden. Kosten pro Funkgerät liegen bei ca. 500,00 € pro Stück.

Ein Werkleitertreffen auf Landkreisebene, an dem auch Herr Jörg Teusch von der Stabsstelle Brand- und Katastrophenschutz des Landkreises teilnahm, hat ergeben, dass neben den Ordnungsämtern von Morbach und Bernkastel-Kues auch weitere Ordnungsämter die Anschaffung dieser Funkanlage planen, bzw. bereits in Umsetzung sind. Vorteil ist, dass über zusätzlich mobile Antennen im Notfall sogar die Kommunikation über die Gemeindegrenzen hinaus möglich ist. Die Verbandsgemeindewerke Bernkastel-Kues haben bereits die Beschaffung der entsprechenden Funkgeräte veranlasst.

Beschluss:

Der Werkleiter wird beauftragt, die Planung zur Umsetzung von notwendigen Einspeisepunkten für Strom voranzutreiben und die Anschaffung von Funkgeräten zur Nutzung des vorhandenen Funksystems des Ordnungsamtes zu planen und Mittel für beide Themen in etwaigen Wirtschaftsplänen vorzusehen.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 11

Nein-Stimmen: 0

Stimmenthaltungen: 0

Zu Punkt 4: Vergabeverfahren

Zu Punkt 4.1: Optimierung des Vergabewesens in der Gemeindeverwaltung Morbach / Evaluationsphase Umstellung Beschlussfassung des Leistungsverzeichnisses

Sachverhalt:

Zum Ende des Jahres 2022 endet die Evaluationsphase hinsichtlich der Umstellung der Beschlussfassung des Leistungsverzeichnisses. Diese werden derzeit testweise durch die jeweils zuständigen Gremien, vor Durchführung des Vergabeverfahrens, beschlossen.

Verwaltungsseitig wird empfohlen, aufgrund der positiven Erfahrungen und der nachfolgend aufgeführten Gründe, die Umstellung bei der Beschlussfassung dauerhaft fortzuführen.

Die vorherige Vorgehensweise bei der Beschlussfassung der Leistungsverzeichnisse gestaltete sich als ineffizient. Vor Durchführung des Vergabeverfahrens wurden die Leistungsverzeichnisse dem Ältestenrat, zur Information, weitergeleitet. Nach Durchführung des Vergabeverfahrens erfolgte die Beschlussfassung durch die Gremien, wobei eine echte Einflussnahme des zuständigen Gremiums nicht gegeben war. Der Zuschlag ist aufgrund des Vergabevorschlags dem wirtschaftlichsten Bieter, mit dem wirtschaftlichsten Angebot, zuzusprechen. Ein Beschluss entgegen des Vergabevorschlages kann weitreichende Folgen haben, wie z.B. bei zuwendungsfähigen Maßnahmen den Einbehalt von Fördermitteln oder Schadensersatzansprüche bei Nichtberücksichtigung des Erstbieters aus vergabefremden Erwägungen (z. B. kein ortsansässiger Bieter).

Probleme ergaben sich zudem bei den einzuhaltenden Fristen (Angebotsfrist, Submissionstermin, Bindefrist, Zuschlagsfrist), die an den Sitzungsdienstkalender angepasst werden mussten. Auftretende Veränderungen innerhalb des Vergabeverfahrens (z.B. Verlängerung der Angebotsfrist wegen kalkulationsrelevanten Bieterfragen zum Ende der Angebotsfrist, Verschiebung des Vergabeverfahrens wegen fehlender Unterlagen, Sitzungsverschiebungen) konnten zu Verzögerungen bei der Auftragsvergabe führen und zu Problemen mit der Bindefrist. Auch um die Einflussnahme der politischen Gremien auf das Vergabeverfahren deutlich zu optimieren (z.B. Höhe des Pflasters, Auswahl des Bodenbelags, Mitsprache bei zu wählenden Zuschlagskriterien, etc.), wurde verwaltungsseitig eine Umstellung der Beschlussfassung vorgeschlagen. Aufgrund der zuvor aufgeführten Gründe wurde eine Umstellung der Beschlussfassung, im Rahmen einer einjährigen Evaluationsphase, verwaltungsseitig favorisiert und dementsprechend beschlossen.

Das Jahr 2022 war aufgrund des Ukraine-Krieges von teilweise erheblichen Preissteigerungen und Materialengpässen geprägt. Hierdurch mussten einige Vergaben, deren Leistungsverzeichnisse bereits im Vorfeld von den Gremien beschlossen waren, aufgrund von erheblichen Kostensteigerungen (mehr als 20 % Abweichung von der Kostenschätzung) erneut in den Ausschüssen thematisiert werden.

Nach Ablauf der Evaluationsphase überwiegen aus Sicht der Verwaltung die positiven Argumente für eine dauerhafte Umstellung. Das Vergabewesen in der Gemeindeverwaltung Morbach kann hierdurch weiter optimiert werden. Verwaltungsseitig wird jedoch vorgeschlagen, den Fokus der Beschlussfassung nicht ausschließlich auf das Leistungsverzeichnis zu richten, sondern auf die dem Gremium vorgestellte Planung des jeweiligen Ingenieurbüros. Des Weiteren soll die Berichterstattung über die durchgeführten Vergaben optimiert werden. Diese Informationen sollen dem jeweils zuständigen Gremium zukünftig im Rahmen einer Mitteilungsvorlage vorgelegt werden.

Aufgrund der positiven Erfahrungen innerhalb des Jahres 2022, unter Berücksichtigung der aufgeführten Aspekten, die zu einer weiteren Optimierung des Vergabewesens führen sollen, wird verwaltungsseitig empfohlen, das umgestellte Verfahren bei der Beschlussfassung dauerhaft fortzuführen.

Beschluss:

Die beschlossenen Planungen (die in das Leistungsverzeichnis überführt wurden) und das Leistungsverzeichnis, werden durch die jeweils zuständigen Gremien, zur Ausschreibung freigegeben. Die Verwaltung wird ermächtigt, das Vergabeverfahren dementsprechend durchzuführen und den anschließenden Auftrag zu erteilen. Das Gremium wird nach Durchführung des Vergabeverfahrens, im Rahmen einer Mitteilungsvorlage, über die durchgeführte Vergaben (Anzahl der Bieter, Preise, etc.) informiert. Die Zuordnung zu den gemeindlichen Gremien erfolgt, entsprechend der Regelungen in der Hauptsatzung, auf der Grundlage der Kostenberechnung. Das zuständige Gremium wird bei einer Überschreitung der Kostenberechnung (von mehr als 20 Prozent) oder bei einem zulässigen, eingegangenen Nebenangebot, durch das sich die Bieterreihenfolge ändert, zur Entscheidung hinzugezogen. Gleiches gilt für den Fall, dass der wirtschaftlichste Bieter ein Nebenangebot abgegeben hat.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 9

Nein-Stimmen: 0

Stimmenthaltungen: 2

Zu Punkt 4.2: Hochbehälterauskleidung HB Ortelsbruch; Vorstellung Planung und Freigabe zur Ausschreibung

Sachverhalt:

Am 05.07.2022 haben Mitglieder des Werkausschusses und des Gemeinderates an der Exkursion zu den Hochbehältern der Gemeindewerke Morbach teilgenommen, um den Zustand und die Sanierungsbedarfe zu begutachten. Aus dieser Runde heraus reifte der Vorschlag die Auskleidung der Wasserkammern des Hochbehälters Ortelsbruch anzugehen. Beschlossen wurde dies durch den Werkausschuss am 07.09.2022 und den Gemeinderat am 12.09.2022.

Die Planungen sind abgeschlossen und werden dem Gremium vorgestellt und erläutert.

Beschluss:

Dem Gemeinderat wird empfohlen die vorgestellte Planung die in das Leistungsverzeichnis überführt wurde und zur Ausschreibung freizugegeben.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 8

Nein-Stimmen: 1

Stimmenthaltungen: 2

Zu Punkt 5: Vergaben

Zu Punkt 5.1: Vergabe der Filtermatrialsilos für den ZHB und den HB Ortelsbruch

Sachverhalt:

Auf Empfehlung des Werkausschusses vom 15.03.2022 beschloss der Gemeinderat am 22.03.2022 die Ausschreibung von zwei Filtermaterialsilos für den Zentralhochbehälter in Morbach und den Hochbehälter Ortelsbruch. Die Angebotsfrist endete am 10.08.2022 und brachte kein Angebot. Am 07.09.2022 wurde der Werkausschuss und am 12.09.2022 der Gemeinderat über die Empfehlung der Vergabestelle informiert, leistungsfähige Firmen direkt anzusprechen und um Angebote zu bitten, mit dem Ziel den Auftrag freihändig zu vergeben.

Die Verhandlungen brachten dann am 17.11.2022 ein Angebot zu Tage, welches die ursprüngliche (Vorkriegs-)Kostenschätzung (202.746,00 €) um 47 % (+ 95.816,00 €) überstieg. Eine Vergabe auf dieser Grundlage wurde verwaltungsintern ausgeschlossen.

Zwischenzeitlich verzeichnet der Markt Auftragsrückgänge, aber auch sinkende Stahlpreise, so dass die Kostenschätzung im Januar 2023 überarbeitet und mit dem Betrag von 247.579,00 € neu ermittelt wurde. Die daran anschließende erneute öffentliche Ausschreibung, die mit der Submission am 01.03.2023 endete, brachte zwei Angebote. Das wirtschaftlichste Angebot liegt bei 274.370,40 € und liegt somit 10,8 % (24.191,60 €) über der neuen Kostenschätzung und 71.624,40 € über der Vorkriegskosteschätzung des Jahres 2022.

Aus Resten der Vorjahre und Mitteln des Wirtschaftsplans 2023 stehen für die beiden Filtermaterialsilos 224.000,00 € zur Verfügung. Der übersteigende Betrag in Höhe von 50.370,40 € kann über vorhandene Mittel des Verrechnungskontos gedeckt werden.

Verwaltungsseitig wird vorgeschlagen, den Auftrag zur Errichtung der beiden Filtermaterialsilos gemäß des vorliegenden Angebots zu vergeben.

Beschluss:

Dem Gemeinderat wird empfohlen, den Auftrag zur Errichtung der beiden Filtermaterialsilos am Zentralhochbehälter Morbach und am Hochbehälter Ortelsbruch zum Angebotspreis von 274.370,40 € (netto) an die Firma WBH, Industriestraße 22, 54576 Hillesheim zu vergeben.

Beschlussergebnis:

Ja-Stimmen: 9

Nein-Stimmen: 0

Stimmenthaltungen: 0

Es fehlt: 1 (Tobias Martini)

Zu Punkt 6: Anfragen und Mitteilungen

Die Anwesenden erhalten ohne Aussprache davon Kenntnis, dass

• die Baustelleneinweisung zur Erschließung des Neubaugebietes Hundheim „Auf der Noh“ hat am 13.03.2023 stattgefunden und die Arbeiten in der KW 13/2023 beginnen.

  Nach Auftragserteilung hat die Firma Düpre ein Nachtragsangebot zur Verwendung von PVCU-Rohren anstatt von Betonrohren vorgelegt. Die Prüfung des Nachtragsangebotes durch das Ingenieurbüro ergab die technische Gleichwertigkeit mit der ausgeschriebenen Leistung. Die Kostenersparnis im Bereich Oberflächenentwässerung beträgt 59.980,15 € (brutto). Das Angebot wurde angenommen.

• der Auftrag zur Lieferung des Rechens der Kläranlage Morbach zum Angebotspreis von 94.207,54 € (brutto) an die Firma Grimmel Wassertechnik GmbH, Ober-Mörlen am 06.12.2022 vergeben wurde. Die Kostenschätzung lag bei 127.122,94 € (brutto). Insgesamt wurden 5 Angebote abgegeben.