Unterrichtung über die Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses der Gemeinde Morbach

- Öffentliche Sitzung -

Zu Punkt 1: Feststellungen zur Belegprüfung der Jahresrechnung 2019

Beschluss:

Es wird beschlossen, die Prüffeststellungen zur Jahresrechnung 2019 mit den Prüffeststellungen 2020 gemeinsam vorzunehmen.

Beschlussergebnis:

Zu Punkt 2: Feststellungen zur Belegprüfung der Jahresrechnung 2020

Beschluss:

Gemäß den Feststellungen der Belegprüfung 2018 in der Sitzung vom 10.12.2020 wird das Thema der gestiegenen Urlaubsrückstellungen von 2012 bis 2018 aufgegriffen. Nach Prüfung durch die Verwaltung hat sich ergeben, dass die Datenbasis seit Einführung der Doppik fehlerhaft und per heute nur mit einem unverhältnismäßigen Aufwand zu korrigieren ist. Der Fehler beruht darin, dass der herangezogene Mitarbeiterkreis nicht korrekt ist (u.a. finden Werksmitarbeiter Berücksichtigung in den Rückstellungen {eigener Abschluss}). Das Zustandekommen der Rückstellungen wird von Daniel Schäfer und Sebastian Gorges transparent dargelegt.

Der Ausschuss teilt die Auffassung, dass die Aufarbeitung der Rückstellungen einen unverhältnismäßigen Aufwand darstellt. Die Rückstellung ist eine „Vorsichtsposition“.

Nach den Darlegungen hat es den Anschein, dass die Rückstellungen aufgrund der Berücksichtigung von Werksmitarbeitern ggf. zu hoch ausgewiesen sind. Der Ausschuss ist der Auffassung, dass die Änderung und Aufarbeitung der Rückstellung keine signifikanten Auswirkungen auf die Jahresergebnisse haben wird.

Feststellung: Im Zuge der Nachfrage über die Entwicklung von Urlaubs- und Überstundenrückstellungen im Rahmen der Belegprüfung/Prüfung Jahresrechnung 2018 hat sich herausgestellt, dass die Ermittlung dieser Positionen auf einer fehlerhaften und teils nicht mehr nachzuvollziehenden Datenbasis beruht. Nach der ausführlichen Darlegung seitens der Verwaltung, ist der Rechnungsprüfungsausschuss der Auffassung, dass eine Neuermittlung der Rückstellungspositionen in einem unverhältnismäßigen Aufwand steht. Es wurde festgestellt, dass in der Liste zur Rückstellungsbildung einzelne Mitarbeiter der Werke berücksichtigt sind. Die Rückstellungsposition ist ggf. etwas zu hoch ausgewiesen. Eine Korrektur hätte nach Einschätzung des Ausschusses keine signifikante Auswirkung auf die Zahlen der Jahresrechnung.

Die Ermittlung der Urlaubs- und Überstundenrückstellung ist per 31.12.2021 auf ein korrektes Fundament zu stellen und fortan mit der notwendigen Sorgfalt zu ermitteln.

1. Straßenausbaumaßnahme Petrusstraße, Heinzerath

Der Rechnungsprüfungsausschuss führte eine vertiefte Prüfung der Unterlagen und Abrechnungen zur Straßenbaumaßnahme Petrusstraße in Heinzerath durch. Seitens der Verwaltung wurde dem Ausschuss umfangreiches Dokumentenmaterial zur Verfügung gestellt, mit dem sich Mitglieder des Ausschusses ausgiebig auseinandersetzten. Die Setzung dieses Schwerpunktes erfolgte insbesondere vor dem Hintergrund der laufenden Prüfungen zu Abrechnungsungereimtheiten im Zusammenhang mit besagtem Straßenausbau.

Im Zuge der Prüfung des Rechnungsprüfungsausschusses ergeben sich keine neuen Erkenntnisse zum Sachverhalt. Seitens des Rechnungsprüfungsausschusses besteht Einigkeit, dass nunmehr das Ergebnis des in dieser Angelegenheit eingeschalteten Sachverständigen abzuwarten ist.

Im Zuge der Baumaßnahmen wurden vom Ortsvorsteher mit den Baufirmen weitere Bautätigkeiten im Ortsbezirk besprochen, was zu einer Durchmischung von unterschiedlichen Maßnahmen führte. Dies führte u.a. bei der Abrechnung zu Durcheinander. Es wird gebeten diesen Sachverhalt bei der nächsten Ortsvorsteherdienstbesprechung nochmal anzusprechen.

2. Plankosten versus Angebote bei Baumaßnahmen

In den Prüfungsjahren 2019 und 2020 gab es verschiedene Baumaßnahmen, bei denen die angesetzten Plankosten im LV von den späteren Ist-Kosten deutliche Abweichungen aufzeigen. Die Abrechnung der Planungsleistung wird nach HOAI gemäß Plankosten abgerechnet.

Die Verwaltung wurde gebeten anhand des Neubaugebietes „Auf der Huhf“ einen Abgleich des Leistungsverzeichnisses mit Plankosten und der letztendlich eingereichten Angebote (Ist-Kosten) vorzustellen und zu erläutern. Dabei sollten insbesondere die Positionen mit größeren Unterschieden zwischen Planansatz und Ist-Kosten betrachtet werden.

Seitens der Bauverwaltung und Werke wurden in der Sitzung am 18.10.2022 die Regelungen der HOAI vorgestellt. Dabei wurden auch die Änderungen in den letzten Jahren sowie die geplanten Änderungen in der HOAI beleuchtet.

Anhand des Baugebietes Huhf wurden von ausgewählten Gewerken Plan- und Ist-Kosten gegenübergestellt. Das Verfahren des Zustandekommens von Plankosten wurde ausführlich dargestellt. Abweichungsgründe zwischen Plan- und Ist-Kosten wurden erläutert und in der Runde erörtert. Bei Bedarf wird eine Honorarprüfstelle angehört.

Die Vorgehensweise und Abhandlung war absolut nachvollziehbar. Der Ausschuss war sich einig, dass der Vortrag sehr aufschlussreich war und ggf. den Mitgliedern der Fachausschüsse präsentiert werden sollte, da er jede Menge Hintergrundwissen an den Tag brachte.

3. Getränkelieferverträge für Gemeindehäuser und gemeindliche Festplätze

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat sich die bestehenden Getränkelieferverträge und damit verbundene Einnahmen angeschaut.

Es gibt 4 Getränkelieferverträge (Haag, Hoxel, Morbach Baldenau-Halle, Morbach Ortelsbruch/Ölmühle) die ausgelaufen sind, aber stillschweigend fortgeführt werden.

Die meisten Getränkelieferverträge wurden vor mehr als 10 Jahren abgeschlossen. Dasfrühere Modell, über Getränkelieferverträge Einrichtungsgegenstände zu finanzieren, wird heute so nicht mehr praktiziert.

Die Einnahmen fließen den Einrichtungen in den Ortsbezirken zu.

Der Rechnungsprüfungsausschuss empfiehlt die Getränkelieferverträge auf den aktuellen Stand zu bringen und ggf. den Gegebenheiten anzupassen. Das Thema sollte mit den Ortsvorstehern entsprechend abgestimmt werden.

4. Bereich Tourist-Information

Der Rechnungsprüfungsausschuss hat sich mit Ein- und Ausgaben im Bereich der Tourist Information in den Jahren 2019 und 2020 beschäftigt. Hier wurden keine Auffälligkeiten festgestellt. Vielmehr werden die getätigten Maßnahmen und Ausgaben in die Wanderwegstrecken im Corona-Jahr 2020 anerkannt. Hier wurde viel gemacht, um Wegstrecken zu erschließen, instandzuhalten und aufzuwerten.

5. Gemeindliche Gebäude

Ein Schwerpunktthema des Rechnungsprüfungsausschusses war die Betrachtung der Kosten bezüglich der gemeindeeigenen Gebäude. Grundlage war eine von der Verwaltung detailliert aufbereitete Liste mit allen gemeindlichen Gebäuden. In dieser wurde das verwendete Heizmedium genannt, Energie- und Wasserverbräuche dargestellt sowie Aufwendungen für Unterhaltungsmaßnahmen und getätigte Investitionen aufgeführt.

Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung gemeindlicher Gebäude wurden ebenfalls offengelegt.

Auf dieser Basis konnten vertieft Belegprüfungen durchgeführt werden.

Die Verwaltung konnte viele Fragen direkt beantworten.

Die Baumaßnahme „Kino Heimat“ fiel in den Prüfungszeitraum. Hier stand Ralf Becker Rede und Antwort und erläuterte die Sachverhalte zur Zufriedenheit der Ausschussmitglieder.

Feststellungen:

Durch einen Defekt an der Heizung im Archäologiepark Belginum war der Energieverbrauch immens hoch. Es wird angeregt durch ein Monitoring System ungewöhnlich hohe Energieverbräuche zeitnah festzustellen und die Ursache zu identifizieren.

Einige Gebäude weisen hohe Energieverbräuche auf. Der Rechnungsprüfungsausschuss regt an, die energetisch schlechtesten Gebäude zu identifizieren und mit dem BLA eine Besichtigung durchzuführen. Seitens der Gemeinde sollte aus Sicht des Ausschusses in den nächsten Jahren in die Substanz der Gebäude investiert werden, so dass diese in einem ordentlichen Zustand erhalten bleiben. Dieser Punkt wurde in der Sitzung am 18.10.2022 mit der Bauverwaltung näher erläutert.

6. Jugendarbeit / Jugendparlament

Der Gemeinderat hat für die Erstellung eines Instagram Accounts für Jugendliche im Jahre 2020 10.000 Euro zur Verfügung gestellt. Dieses Budget ist komplett an die Werbeagentur Potvis geflossen.

Im Rahmen der Sitzung stellte uns der Jugendpfleger die Kampagne vor. Dem Ausschuss wurde der Instagram-Account und der Imagefilm präsentiert. Die Ausschussmitglieder regen in diesem Zusammenhang an, dass die „große Politik“ das Jugendparlament mehr mitnehmen möchte. Dem Jugendpfleger wurde angeboten, das Angebot an die Jugendlichen weiterzutragen, um die Jugendlichen für kommunalpolitische Ehrenämter zu gewinnen.

7. Interne Verrechnungen

In der Buchhaltung der Gemeindeverwaltung erfolgen viele interne Verrechnungen. Alle stichprobenartig herausgesuchten Belege wurden ordnungsgemäß und nachvollziehbar weiterbelastet.

8. Personalkosten

Die Entwicklung und Ausweisung der Personalkosten in den Prüfungsjahren ist nachvollziehbar.

Feststellung:

Die Konten für Personalkosten in den Planansätzen (Haushalt) sind andere als die tatsächlichen Buchungskonten. Dadurch ist ein Plan-Ist-Vergleich nicht immer möglich.

Die Verwaltung wird gebeten künftig Plan- und Ist Konten identisch zu halten.

9. Kosten aufgrund der Corona-Pandemie im Jahr 2020

Dem Rechnungsprüfungsausschuss wurden die angefallenen Extra-Kosten im Zuge der Corona zusammengestellt. Hier ergaben sich keine Auffälligkeiten oder Beanstandungen.

10. Belegprüfung durch verschiedene Konten

Über viele Konten hinweg wurden stichprobenartige Belegprüfungen vorgenommen. Es ergaben sich keine Auffälligkeiten oder Beanstandungen.

11. Prüfungszeitraum

In diesem Prüfungszyklus konnte mit der Bearbeitung von 3 Jahresabschlüssen zeitlich deutlich aufgeholt werden. Die Besprechung der JA zeigte, dass eine zeitliche Nähe des Abschlusses für Prüfungshandlungen bedeutend ist. Auch die Relevanz für die Gemeindehaushalte ist nicht unerheblich, da der JA die IST-Situation darstellt.

Im Idealfall sollte der JA des Vorjahres im Herbst geprüft werden.

Offen ist sind aktuell der JA 2021. Dieser soll mit dem JA 2022 im Herbst 2023 geprüft werden, um dann in diesem Zyklus fortzufahren.

Beschlussergebnis:

Zu Punkt 3: Prüfung Jahresrechnung 2018

Beschluss:

Dem Gemeinderat wird empfohlen, dem Bürgermeister, den Beigeordneten sowie den ehemaligen Beigeordneten für die vorliegende Jahresrechnung 2018 die Entlastung zu erteilen.

Beschlussergebnis:

Zu Punkt 4: Prüfung Jahresrechnung 2019

Beschluss:

Dem Gemeinderat wird empfohlen, dem Bürgermeister, den Beigeordneten sowie den ehemaligen Beigeordneten für die vorliegende Jahresrechnung 2019 die Entlastung zu erteilen.

Beschlussergebnis:

Zu Punkt 5: Prüfung Jahresrechnung 2020

Beschluss:

Dem Gemeinderat wird empfohlen, dem Bürgermeister, den Beigeordneten sowie den ehemaligen Beigeordneten für die vorliegende Jahresrechnung 2020 die Entlastung zu erteilen.

Beschlussergebnis: